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Kopfsache Transformation: Wie Asklepios seine Klinikverwaltung digitalisiert

Die Asklepios Kliniken setzen bei der Digitalisierung ihrer Verwaltung auf transformative Technologie. Und dabei neue Maßstäbe.

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Wie wird ein Ganzes größer als die Summe seiner Teile?

Zukäufe und schnelles Wachstum erzeugten bei den Asklepios Kliniken eine Vielfalt an Verwaltungssystemen. Das Management reagierte entschieden.

Die Geschichte der westlichen Medizin beginnt mit einem Eifersuchtsdrama. 
Eines Seitensprunges überführt, schickt der Gott Apollon seine hochschwangere Geliebte, eine griechische Prinzessin, in den Feuertod. Ihr gemeinsamer Sohn überlebt und wird vom reumütigen Apollon dazu ausersehen, zum Stammvater der Heilkunde großgezogen zu werden.

Der Name des Kindes: Asklepios.

Bis heute gehen Grundlagen der Chirurgie, der Medizin und gesunder Ernährung auf die griechische Asklepios-Sage zurück. Auf seinen Nachfahren Hippokrates von Kos schwören Ärztinnen und Ärzte bis heute ihren Berufseid.

Ein in Deutschland führender Klinikbetreiber trägt heute den Namen der antiken Sagengestalt und teilt sein Vermächtnis: die Asklepios Kliniken. Gegründet 1985, betreibt Asklepios heute rund 170 Gesundheitseinrichtungen, in denen jährlich mehr als 2 Millionen Menschen behandelt werden.

Krankenhäuser – ein blinder Fleck der Digitalisierung?

Freilich hat der moderne Klinikverband andere Herausforderungen zu meistern als der mythologische Namensgeber, die Digitalisierung der Medizin zum Beispiel. Diese war in der Antike noch kein Thema, befindet sich heute hingegen im Zentrum des Interesses von Wirtschaft, Politik und Gesellschaft. 

Der Innovationsdruck ist vor allem im Kliniksektor hoch. Das Krankenhaus gilt in Deutschland nach wie vor als ein Ort, an dem die Digitalisierung noch nicht ausreichend stattfindet. Vor allem die Verwaltung von Kliniken wird immer wieder als behäbig und verzagt kritisiert. 

Wer nach Digitalisierungsblockaden im Krankenhaussektor fragt, stößt auf wenig überraschende Diagnosen: unzureichende Investitionen, fehlendes Fachpersonal in IT-Abteilungen, mangelnde Datenstandards. 

Für Christian Egle, Leiter Gesundheitswesen bei EY, sind das nur Symptome der wirklichen Digitalisierungsblockade: „Krankenhäuser werden in der Regel modular um Fachbereiche und Gesellschaften erweitert. Oft betreiben diese Einzelgesellschaften eigene Verwaltungen samt eigener Verwaltungssysteme. Mit der Zeit entstehen Flickenteppiche. Standardisierung und Skaleneffekte werden unmöglich. Genau hier müssen Digitalisierungsinitiativen ansetzen: beim inneren, oft historisch entstandenen Durcheinander.“

Wer Synergien, integrierte Steuerung und transformative Anwendungen wolle, so Egle, müsse auf dem Weg der Digitalisierung unweigerlich Strukturen und Prozesse neu denken. 

Asklepios investiert anhaltend in die digitale Transformation

Als einer der ersten Klinikkonzerne im deutschsprachigen Raum haben sich die Asklepios Kliniken auf diesen Weg begeben. Asklepios wird auch in den kommenden Jahren anhaltend hohe Investitionen in die Digitalisierung der eigenen Kliniken tätigen. In den letzten Jahren ist eine Vielzahl digitaler Patientenangebote bereits an den Markt gegangen. 

Im Frühjahr 2019 richtete sich die Digitalisierungsinitiative von Asklepios dann nach innen. Starkes Wachstum der letzten Jahre und verschiedene Unternehmenszukäufe hatten auch hier zu einer komplexen Prozess- und Systemlandschaft geführt. 

Grund genug für das Management, einen entschiedenen Schritt in Richtung Harmonisierung, Vereinheitlichung und Skalierung zu gehen. 

Erster Klinikverbund auf neuestem SAP-Standard

Das Ziel: als erster Klinikverbund im deutschsprachigen Raum das Software-System S/4HANA von SAP in Betrieb zu nehmen – und damit die eigene Verwaltung mit völlig neuen Möglichkeiten der datengetriebenen Planung, Organisation und Materialbeschaffung auszustatten. 

„Wir wollten den Asklepios Kliniken ein neues, hochleistungsfähiges betriebswirtschaftliches Gehirn zur Verfügung zu stellen. Mit der Technologie von SAP und der Expertise von EY wollten wir für unsere Patienten, Kollegen und Lieferanten alle Möglichkeiten ausreizen, die uns Technologie heute bietet“, sagt Thomas Koschmieder, Programmmanager bei der Asklepios Service IT GmbH. 

Auf dem Weg zum neuen Gehirn notwendig: Aufräumen, Abreißen, Neudenken und Zusammenführen verworrener Strukturen, Prozesse und Datenstandards, die für Klinikverbände typisch sind.

 

Bild des Tomographieberichts auf einem Bildschirm
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Aufräumen, Abreißen, Neudenken

Das Asklepios-Team definierte betriebswirtschaftliche Prozesse grundsätzlich neu – und implementierte die technische Lösung in nur 18 Monaten.

In zwei Transformationswellen sollten alle 170 Gesellschaften von Asklepios auf ein gemeinsames ERP-System (Enterprise Resource Planning) umgestellt werden, angefangen bei den 76 Asklepios-Gesellschaften außerhalb Hamburgs – und das in nur knapp anderthalb Jahren. „IT follows Process“, das war die Maxime, nach der das Team von Henning Schneider, Chief Information Officer (CIO) bei Asklepios, die Veränderungsagenda für die 76 Klinikgesellschaften des ersten Transformationsprojektes gestaltet hat. 

„IT follows Process“

Bevor also nur ein Byte an neuer Software aufgespielt wurde, gingen Koschmieder und Schneider ins direkte Gespräch mit den eingebundenen Fachbereichen wie Einkauf, Finanzbuchhaltung und Controlling. „Ein Großteil unserer digitalen Transformation war ziemlich analog angelegt“, sagt Schneider. „Im direkten Gespräch und in Workshops mit den eingebundenen Bereichen haben wir etablierte, heterogene Strukturen beseitigt, neue Standardprozesse beschrieben und gemeinsam durchdacht. Erst auf dieser Basis wollten wir die technische Lösung umsetzen.“ 

Selbst für einen digitalen Vorreiter wie die Asklepios Kliniken kam das einer Revolution gleich. Waren doch bisher zwei Kern-SAP-Systeme und mehr als 20 Systeme anderer Anbieter in Betrieb – davon zahlreiche ohne Anbindung an die zentrale Buchhaltung. Einheitliche Prozessstandards existierten kaum, Reporting-Daten mussten häufig herausfordernd in das Data Warehouse übergeben oder sogar per Hand in Excel eingetragen werden.

Neun Arbeitspakete, 57 Stunden Endspurt

„Die zentrale Herausforderung war dabei, die Veränderungen in Prozessen, Organisationsweisen und Technologie laufend aufeinander abzustimmen – und die Vorteile der neuen Lösung immer wieder verständlich zu vermitteln“, sagt Koschmieder.

Aufgeteilt in insgesamt neun Pakete arbeiteten bei Asklepios in Spitzenzeiten bis zu 90 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an dem Projekt. Um die Beteiligten früh und stetig an das neue System zu gewöhnen, arbeiteten Koschmieder und Team nach dem Prinzip Agilität: Auf Entwicklungssprints folgten immer wieder Iterationen im laufenden Betrieb bis zur fertigen Lösung.

Nach einem 57-stündigen Zielsprint voller Tests und Abnahmen war es am 20. September 2020 so weit: Um 18.15 Uhr folgte die finale Systemabnahme. Das neue betriebswirtschaftliche Gehirn der ersten 76 Asklepios-Gesellschaften war live, verkabelt und einsatzbereit.

Porträt eines Arztes auf dem Hintergrund der chirurgischen Lampen. Medizin Konzept.
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Ein neues Gehirn für 76 Klinikgesellschaften

Vom neuen Managementsystem der Asklepios Kliniken profitiert nicht nur das Unternehmen. Auch den Patienten soll die Investition dienen.

Für Jos Töller, dessen Team das Asklepios-Projekt seitens EY betreut hat, zeichnet sich die Arbeit für die Asklepios Kliniken vor allem dadurch aus, dass sie sich über Skaleneffekte unmittelbar wirtschaftlich auswirkt: „Viele Verwaltungsaufgaben werden in Unternehmen nicht an jeder Stelle auch gleich ausgeführt. Asklepios hat sich getraut, alles einmal auf null zu setzen und Prozesse einheitlich zu gestalten. Gesammelt auf einer Plattform können dann selbst kleine Verbesserung große Auswirkungen auf die Effizienz einer Verwaltung haben, zum Beispiel wenn Dateneingaben automatisiert und standardisiert stattfinden.“

 „So entstehen für uns Skaleneffekte, durch die wir zusätzliche Spielräume für Investitionen in medizinische Ausrüstung und unser Personal gewinnen“, sagt Asklepios-CFO (Chief Financial Officer) Hafid Rifi. „Die voranschreitende Implementierung von SAP S/4HANA hilft uns, unsere Finanz- und Logistikprozesse vereinheitlichen, sie an End-to-End-Prozessen auszurichten und technologisch auf den aktuellen Stand zu bringen. Das ist ein essenzieller Schritt hin zur Digitalisierung und Standardisierung all unserer Prozesse im Konzern.“

Das heißt im Umkehrschluss auch: Je mehr Gesellschaften die Plattform nutzen, desto höher ist der Return on Investment in die Transformation der Asklepios-Verwaltung.

„Kosteneinsparungen und effiziente Prozesse sind nur eine Dimension davon, was Asklepios am Ende von seinem Investment in das neue System hat“, sagt Töller. Ein leistungsfähiges Finanzberichtswesen, so der Berater, vereinfacht zum Beispiel Unternehmenszukäufe und verkürzt Integrationszeiten.

Darüber hinaus kann die neue ERP-Plattform auch als Ausgangspunkt dafür dienen, weitere Prozesse im Unternehmen zu digitalisieren, Instandhaltung zum Beispiel oder Bezahlvorgänge gegenüber Kunden. „Über die Kernfunktionen eines ERP hinaus wird Asklepios in vielerlei Hinsicht von der Umstellung profitieren. Drittmarktfähigkeit, neue Geschäftsmodelle, Spiegeleffekte auf andere Bereiche – all das ist nun auf einem völlig neuen Niveau und viel schneller möglich“, fasst Töller zusammen.

ERP-Transformation nur der Anfang

Für die Asklepios-Führung ist die Plattformstrategie eine wesentliche Basis für die Umsetzung einer übergreifenden Idee davon, wie Digitalisierung im Konzern stattfindet. Bis 2022 sollen auch die fehlenden Hamburger Gesellschaften in das zentrale ERP auf SAP-S/4HANA-Basis integriert sein. Alle steuerungsrelevanten Daten werden auf einer zentralen Managementplattform verfügbar gemacht – abrufbar über auch in der Cloud nutzbare Technologie.

Vorhaben, mit denen für CIO Schneider die Reise in Richtung vollends digitaler Krankenhäuser erst beginnt: „Erst durch unsere aktuellen Transformationsprojekte wird es möglich, zukünftige Investitionen in Technologie entlang einer Plattform auszurichten: den Einsatz künstlicher Intelligenz zum Beispiel oder Automatisierung und Business Process Mining. Wir stehen erst am Anfang des Potenzials transformativer Technologie.“

Bereits wenige Wochen nach dem Go-live begann Asklepios damit, die nächsten Transformationsprojekte auf der geschaffenen Plattform durchzuführen – aber nicht generisch und linear, sondern ausgerichtet daran, welche weiteren Anwendungen und Produkte auf der skalierbaren Plattform nun am schnellsten den digitalen Reifegrad der Asklepios Kliniken weiter erhöhen. „Auf der neuen Plattform lassen sich weitere Projekte nun deutlich schneller bewegen und realisieren. Ein solches Vorgehen skizziert auch das Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG), mit dessen Vorgaben wir unsere Initiativen natürlich in Einklang bringen“, sagt Programmmanager Koschmieder.

Weitere Transformationsprojekte direkt im Anschluss

Im konkreten Fall von Asklepios wirkt sich die Arbeit an Verwaltungsstrukturen auch auf den Pflegebetrieb aus: Der Bedarf an Medikamenten, Atemmasken oder medizinischen Geräten lässt sich nun vor Ort präzise und in Echtzeit planen. Wie viele Plastikhandschuhe werden pro Woche verbraucht? Welche Medikamente werden gerade besonders oft verschrieben und verabreicht? Wo müssen die Lager mit persönlicher Schutzausrüstung bald gefüllt werden? All diese Fragen sind nun datengestützt ad hoc beantwortbar.

„In der Corona-Realität bedeutet ein neues, leistungsfähiges System für uns als Gesundheitsdienstleister: Wir können aktiv verhindern, dass wichtige Bestände an Schutzausrüstungen oder Medikamenten zur Neige gehen, wenn wir sie brauchen. Wir können Warenbestände zentral koordinieren und Bedarf antizipieren. So kommen unsere Investitionen in Technologie und Digitalisierung letztlich auch bei unserem medizinischen Personal und unseren Patienten an“, fasst CIO Schneider zusammen.

Eine klare Digitalstrategie schafft hier einheitliche Strukturen und ermöglicht neue Geschäftsmodelle. Moderne Lösungen und eine agile Organisation sind für Fachkräfte enorm attraktiv. Die neue technologische Plattform erlaubt transformative Anwendungen wie intelligente Automatisierung.

„Richtungsweisende Arbeit“

Mit dem im September 2020 abgeschlossenen Projekt zeigen die Asklepios Kliniken, dass digitale Transformation im Krankenhaussektor schon heute stattfindet und worin genau Mehrwert für Unternehmen, Mitarbeiter und Patienten bestehen kann.

Für EY-Gesundheitsexperte Christian Egle setzt Asklepios mit seiner Initiative Maßstäbe im Krankenhausmarkt: „Eine klare Digitalstrategie schafft hier einheitliche Strukturen und ermöglicht neue Geschäftsmodelle. Moderne Lösungen und eine agile Organisation sind für Fachkräfte enorm attraktiv. Die neue technologische Plattform erlaubt transformative Anwendungen wie intelligente Automatisierung. Der Blick auf die Asklepios Kliniken ist auch ein Blick in die nahe Zukunft des Gesundheitswesens. Wir sind stolz, mit EY ein Teil dieser richtungsweisenden Arbeit zu sein.“

Digitale Krankenhäuser, Datenanalysen, intelligente Automatisierung – die nächsten Kapitel in der Medizingeschichte scheinen vorverfasst. Eine Geschichte, die fernab jeder Technologie begann, mit einem Kind, aus dem ein reifer Erwachsener wurde: Asklepios.

Zumindest in der Sage.

 

Chirurgen, die während der Operation auf MRT-Scans schauen

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