El futuro de la movilidad internacional: ¿estamos preparados?

Por Jaime Sol, Socio responsable de People Advisory Services de EY

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Publicado en Capital Humano, febrero de 2018

Vivimos en un mundo inmerso en constante proceso de cambio. El mundo empresarial está experimentando un espectacular desarrollo por aspectos tales como la globalización, la evolución de población, la tecnología, la complejidad regulatoria y el entorno competitivo.

Las formas de trabajar están cambiando significativamente, y la movilidad internacional no se está quedando inmune a estos cambios. Al contrario, las nuevas formas de trabajo y de la relación empleado-empresa son las que primero emergen como consecuencia de este mundo global en el que vivimos. Y en este sentido, la movilidad internacional tiene que dar respuesta por ejemplo a empleados que están trabajando desde casa pero en otro país, o empleados que se desplazan como consecuencia de situaciones personales, sin avisar a sus organizaciones.

Para afrontar estos y otros desafíos similares, las empresas deben fomentar un espíritu colaborativo, ya que vivimos cada vez en un mundo más complejo y ya no sirven los departamentos internos que analizan los problemas en forma de silos. Dicha estrategia colaborativa mejora el rendimiento del programa de movilidad internacional y aumenta su rol en la organización, al pasar de una función reactiva y administrativa a un socio comercial estratégico.

En efecto, la gestión del impacto de la globalización actual y de la adaptación al mercado son unos de los principales desafíos para empresas, que hacen que tengan que movilizar su fuerza de trabajo para tener éxito. Más que nunca, las empresas consideran que poner a las personas correctas en el lugar correcto y en el momento adecuado para operar de manera efectiva y rentable es una de las principales ventajas competitivas que tienen, en un mundo cada vez más cambiante.

Sin embargo, si bien las organizaciones son conscientes de esos retos, muchas tienen problemas prácticos en la asignación internacional, problemas para contener los costes de movilidad, de asegurar que las políticas de movilidad internacional se cumplen, de cumplir con innumerables regulaciones cada vez más complejas y exigentes, o de controlar los riesgos asociados a los viajeros frecuentes.

Sin duda alguna, en los últimos años, el alcance y la complejidad de esos riesgos no han hecho más que aumentar. Tras la crisis financiera, los gobiernos han buscado nuevas fuentes de ingresos, incluidos los derivados de la movilidad internacional. Al mismo tiempo, las empresas han trabajado para minimizar y optimizar sus costes de expatriación, explorando nuevas estrategias tales como la localización, de forma que los expatriados pasan a ser remunerados bajo el paquete retributivo local del país de acogida, eliminando los beneficios asociados a la expatriación.

Un enfoque para hacer frente a estos desafíos es que los equipos internos de movilidad internacional colaboren de forma efectiva con otros equipos del mismo país y de otros países del mismo grupo al que pertenezcan. En este enfoque multidisciplinar, se analizan todos los factores que afectan a la expatriación antes de que se produzca el desplazamiento.

Data analytics para la mejora de la gestión del programa de movilidad internacional

En la década de los 90, un programa de movilidad internacional podía ser administrado fácilmente de forma aislada -de hecho, era difícil hacer lo contrario. Hoy en día, los distintos responsables de las distintas geografías de un grupo empresarial pueden colaborar a través de la tecnología con un repositorio central de datos que permiten obtener y gestionar una mayor información. Los departamentos de nómina pueden, por ejemplo, intercambiar datos más fácilmente, mientras que los datos relativos a los costes de la asignación pueden ser anticipados y presupuestados por adelantado, todos dando a las partes involucradas una visión más completa de su programa de movilidad internacional. Con la llegada del Data Analytics, las empresas pueden cuantificar con mayor precisión qué puestos necesitan cubrir a nivel internacional, qué perfiles dentro de la organización son los que mejor se adaptan a dichos puestos, así como una estimación de los costes en los que van a incurrir.

Mientras que las empresas han realizado grandes inversiones de Data Analytics para su negocio, para analizar mejor el comportamiento de los clientes y mejorar su experiencia, como forma de incrementar las ventas, son muy pocas las empresas que tienen datos fiables sobre sus empleados. Si trasladamos esto a la movilidad internacional, los programas que están tratando de generar informes y análisis de datos pueden ya tener la información que necesitan en otro lugar de la organización, con la correspondiente duplicidad de funciones, etc. La pregunta es, ¿cómo se puede identificar esta información, aislarla, trabajarla y ponerla a disposición de los departamento de expatriados de forma que se mejore la toma de decisiones?

Y aquí es donde está la gran oportunidad para que los equipos internos consigan acceder a esta información de empleados. Por ejemplo, el equipo de talento es un gran recurso para entender la demografía de los actuales expatriados y para aprender mejor de los potenciales expatriados del futuro. Sólo trabajando de forma colaborativa con las distintas áreas que conforman el departamento de recursos humanos, así como los departamentos de negocio, las organizaciones serán capaces de convertir el desafío digital en una oportunidad para el departamento de expatriados y que éste pueda demostrar su valor estratégico.

Data analytics para el cumplimiento de las obligaciones formales

Pero la brecha digital no sólo está afectando a las compañías en la gestión de su movilidad internacional, sino también a las cada vez más complejas obligaciones formales que se han impuesto por los distintos gobiernos. Los gobiernos tienen cada vez más acceso y comparten más datos con otros países en un esfuerzo para identificar y buscar ingresos.

Son cada vez más habituales los riesgos derivados de la expiración de permisos de trabajo, preparación de nóminas o falta de certificados de cobertura. La tecnología debe ayudar a prevenir estos riesgos, permitiendo introducir mecanismos de control que anticipen su posible existencia, pero también puede poner de manifiesto áreas de debilidad cuando diferentes equipos en varias áreas tratan de administrar poblaciones de expatriados. Las empresas a menudo se encuentran en una batalla por ponerse al día con el cada vez más agresivo enfoque de los gobiernos que cada vez tienen más fuentes de información disponibles para ellos.

Ejemplos de obligaciones de información impuestas por los gobiernos para obtener nuevas fuentes de datos sobre programas de movilidad son evidentes en los diferentes países. La obligación de presentar información en tiempo real es cada vez más habitual, como por ejemplo en el Reino Unido, donde las empresas deben informar cuando se realiza realmente el pago a un expatriado, en lugar de esperar al resumen anual.

La tecnología como solución a los viajeros frecuentes

Dentro de los riesgos de la movilidad internacional, destaca actualmente, por el cambio que se ha producido dentro de los programas de movilidad internacional de las empresas, la problemática de los denominados “viajeros frecuentes”. Muchas organizaciones confían en personas que viajan a distintos países por períodos cortos de tiempo. Estos viajes de negocios pueden crear riesgos de inmigración, societarios (establecimiento permanente), laborales y de imposición personal, dependiendo del lugares a los que se viaje, la duración de los mismos y actividades realizadas en los países de destino. Estos riesgos pueden sin duda alguna dañar la capacidad de hacer negocios en algunos regímenes.

Muchas empresas no tienen mecanismos para hacer un seguimiento de dónde están sus empleados y qué actividades están haciendo. Sólo con el uso de la tecnología se puede conseguir evitar la asunción de este tipo de riesgos. Con la información que exige BEPS, no hay duda de que aquellas organizaciones que no tienen un sistema o proceso para administrar a viajeros frecuentes tendrán que prestar especial atención a esta problemática en el corto plazo.

Conclusiones

En un futuro inmediato, Data Anlytics nos permitirá tomar mejores decisiones para mejorar nuestros procesos de movilidad internacional, la gobernanza de las políticas, el control de las obligaciones de información, la gestión de los riesgos, y atraer el mejor talento a las necesidades internacionales. Esto, único al conocimiento que ya tienen las funciones de movilidad hará que éstas se integren directamente en la estrategia de las organizaciones. Para ello será necesario:

  1. Mejora de los mecanismos de control:

    Contar con un marco de movilidad robusto comienza con tener una estrategia de movilidad clara y políticas aprobadas y apoyadas desde el primer nivel de la organización. Establecer estándares globales e integrar los procesos del ciclo de vida de la movilidad en las funciones de negocio proporciona eficiencias y permite excelencia operacional. Un componente clave de esto es entender que los datos, cuando se usan adecuadamente, pueden facilitar la implantación de procesos globales.

  2. La validez del dato:

    El acceso a datos detallados y de alta calidad es crítico para responder las necesidades del negocio. Sin embargo, antes de que las organizaciones puedan aprovechar los datos, primero necesitan identificar las preguntas que quieren responder (qué necesidades tienen). Sólo entonces, deben obtenerse los datos, como por ejemplo los datos del seguimiento de viajeros frecuentes, los del proceso de selección del expatriado, los de la gestión del talento y los de las del cumplimiento de las obligaciones fiscales, de seguridad social y de inmigración, de forma que sirvan para apoyar de manera efectiva a la gestión de la movilidad internacional.

  3. Nuevas competencias:

    Dado el poder de los datos en mejorar eficiencia operacional, en el cumplimiento de los desafíos para la regulación y en ayudar a impulsar la estrategia, la función de movilidad está cambiando para incluir explícitamente la responsabilidad sobre la integridad y calidad de los datos.

Comprender el rol de datos, su capacidad de análisis y la capacidad del resultado del análisis para llevarse a la práctica se están convirtiendo en parte del conjunto de competencias necesarias para que el programa de movilidad tenga éxito. Añadir estas competencias y criterios para su medición permitirán al departamento de movilidad internacional asociarse con el negocio y proporcionar un punto de vista diferente a través de los datos. Los datos y la tecnología apropiada, junto con los conocimientos técnicos para su utilización, permitirán al departamento de movilidad pasar de ser un departamento meramente administrativo a ser un socio estratégico del negocio.

Como lo describe Marcia Conner en The New Social Learning, "La capacitación y la experiencia a menudo brindan soluciones a los problemas ya resueltos. La colaboración aborda los desafíos que nadie ha superado antes". Afrontar la complejidad de la movilidad global no exige nada menos. ¿Estamos preparados?

 

Sobre el autor

EY - Jaime Sol  Jaime Sol  

Socio Responsable de People Advisory Services (PAS) de EY en España
Tel. +34 915 674 780