¿Cómo se han preparado los departamentos jurídicos de las empresas en Colombia para la nueva realidad?

Evidenciamos que la mayoría de los departamentos jurídicos no dedican tiempo a las tareas propias de la gestión del área legal. En la mayoría de los casos, estas labores sólo se ejecutan cuando la operación del día a día lo requiere, por ejemplo, cuando es necesario realizar la coordinación de proveedores de servicios o el archivo de documentos legales.

Esta visión reactiva se explica en gran parte por la falta de acercamiento a las buenas prácticas de gestión del departamento jurídico, pero estamos seguros de que a medida que exista más información como este reporte, las conversaciones acerca de innovación, tecnología y transformación en los equipos legales colombianos empezarán a tomar más protagonismo en la agenda de sus líderes.

No obstante, aunque el aumento de la carga de trabajo es una realidad, dos de cada tres líderes encuestados esperan una reducción o congelación del presupuesto del área, especialmente en nuevas contrataciones. Esto genera una presión importante en las áreas legales estudiadas en las que las tasas de crecimiento del equipo de trabajo no aumentan de forma proporcional a la complejidad y al volumen en la atención de las operaciones del negocio desde lo legal.

Sin embargo, evidenciamos que un equipo de trabajo más grande no siempre se traduce en mayor eficiencia y al final se podrían presentar las mismas dificultades en la operación, lo cual nos hace concluir que si el crecimiento del equipo de abogados, no se acompaña con una mejora en la gestión de procesos, se podría convertir en una solución paliativa de corto plazo.

La mayoría de los encuestados manifestaron su preocupación por la rápida transformación del modelo de operación de las empresas en las que trabajan, que ahora buscan la digitalización de las actividades que no requieran indispensablemente la presencialidad de los empleados. Esto ha generado algunos retos en la gestión del equipo de trabajo y la necesidad de comenzar, de forma prioritaria, con la transformación hacia una función legal empresarial más tecnológica.

Dentro de los comentarios recibidos nos llamó la atención la falta de digitalización de documentos esenciales para la gestión legal del día a día como contratos, acuerdos, alianzas y documentación asociada a controversias judiciales y extrajudiciales, entre otros. Así mismo, algunos líderes de las áreas legales encuestadas manifestaron su preocupación por la dificultad de gestionar la productividad del equipo, o incluso mantener los mismos niveles de motivación, dada la nueva dinámica de trabajo remoto de forma permanente.

Por esto, se requiere empezar a implementar dinámicas de trabajo que estén más enfocadas en la gestión por resultados y/o objetivos-clave, de tal forma que incentive y empodere a los abogados del equipo a administrar su tiempo, lo cual representa una oportunidad para poner en práctica mecánicas que habiliten la autogestión del equipo de trabajo como, por ejemplo, lo proponen los métodos ágiles de desarrollo de proyectos (agile project management).

Además de las restricciones presupuestales propias de la gestión financiera en época de pandemia, aproximadamente el 40% de los encuestados indicó que la razón por la cual no implementan soluciones de tecnología para el apalancamiento de un modelo de gestión más eficiente del área legal se debe principalmente a la falta de conocimiento de las herramientas que existen y cuáles se pueden implementar. Un número igual de encuestados tuvo una respuesta similar en relación con el desarrollo de proyectos de innovación legal dentro del área.

Esto nos permite afirmar que, aunque cada vez es más común encontrar eventos e información sobre tecnología e innovación legal en Colombia, falta un largo camino por recorrer cuando se trata de aterrizar estas conversaciones a la realidad de los negocios, que permita materializar la innovación en proyectos concretos y de fácil aplicación por los departamentos jurídicos del país.

Como lo hemos mencionado de forma reiterada en otras oportunidades, recomendamos que las conversaciones de tecnología e innovación para el equipo legal se aborden desde un marco de referencia como nuestro modelo EYM3 que ayude a identificar y priorizar cuáles herramientas pueden ser útiles para el área dada la naturaleza del modelo de operación actual y a crear un roadmap estructurado de transformación de la función legal a futuro.

Es importante entender que cada departamento jurídico tiene una realidad operativa que debe ser transformada para mejorar la prestación de su servicio, pero de una forma estructurada. Es un error pensar que lo que le funcionó a un equipo, por defecto, va a funcionar en otro. Para evitar este tipo de trampas mentales es que existen los análisis contra marcos de referencia establecidos que permitan identificar realmente las oportunidades de innovación y su respectiva priorización.

La transformación de la función legal empresarial hoy en día no es solo algo deseable para mejorar la dinámica de trabajo de los equipos de abogados en las organizaciones del país, sino que es una necesidad. 

Ahora más que nunca son requeridas las áreas legales con capacidad de dar respuesta y direccionamiento ágil de tal forma que puedan acompañar el acelerado ritmo que demandan las empresas para alcanzar sus objetivos de negocio en escenarios de incertidumbre económica y social como los que estamos viviendo actualmente.

Nuestras recomendaciones puntuales para generar momentum en la necesaria evolución de la función legal empresarial son:

• Es igual, o más importante, dedicar tiempo a la administración del departamento jurídico, así como a la solución de las necesidades legales de la organización.
  
  
• El talento humano del equipo legal necesita un modelo de administración y evaluación del desempeño basado en resultados y/o objetivos-clave.
  
  
• La innovación en la función legal va mucho más allá de contar con herramientas tecnológicas. También tiene que ver con cambiar y mejorar los métodos de gestión y los procesos del equipo de trabajo.
  
  
• Usar proveedores de servicios legales con un alto componente de tecnología en sus operaciones es crítico para mejorar la capacidad de respuesta del área, sin incrementar de forma exagerada los costos.