Aviso de privacidad – Yello

Mayo 2021

1.   Introducción

Este Aviso de privacidad tiene como objetivo describir las prácticas que sigue EY en relación con Yello (la "Herramienta") con respecto a la privacidad de todas las personas cuyos datos personales se tratan y conservan en la Herramienta. Este Reconocimiento de consentimiento debe leerse junto con la Declaración de privacidad de ey.com, y, en caso de cualquier conflicto con la Declaración de privacidad de ey.com, prevalecerán los términos de este Reconocimiento de consentimiento.  Lea atentamente este Aviso de privacidad. 

2.   ¿Quién es el responsable de administrar la Herramienta?

"EY" se refiere a una o más de las sociedades pertenecientes a Ernst & Young Global Limited ("EYG"), cada una de las cuales es una persona jurídica independiente y puede determinar los propósitos y los medios para el tratamiento de datos por derecho propio (es decir, actuar como responsable del tratamiento o en una capacidad similar). La entidad que actúa como responsable del tratamiento (o capacidad similar) al proporcionar esta Herramienta en la que se tratarán y conservarán sus datos personales es EY Global Services Limited, que licencia la Herramienta de RECSOLU, Inc., DBA Yello, 55 E. Monroe Suite 3600, Chicago, IL 60603. EY Global Services Limited comparte los datos personales de la Herramienta con una o más sociedades pertenecientes de EYG (consulte la sección 6 "Quién puede acceder a sus datos personales" que figura abajo).

La Herramienta está alojada en los servidores de Amazon Web Services en Irlanda y Fráncfort.

3.   Por qué necesitamos sus datos personales

La herramienta es un sistema basado en la nube que facilitará un mejor apoyo de los equipos de talento de EY a la empresa y respaldará los esfuerzos de contratación del campus de EY. La Herramienta tiene dos funcionalidades: (i) actuar como herramienta de contratación para la presentación de solicitudes de empleo; y (ii) actuar como grupo de solicitantes para puestos de trabajo.

Si es candidato o solicitante, sus datos personales que se tratan en la Herramienta se utilizan de la siguiente manera:

  • Crear cuenta;
  • Iniciar sesión en Yello;
  • Enviar invitaciones y gestión de eventos en el campus;
  • Presentar solicitudes de empleo;
  • Realizar entrevistas digitales;
  • Evaluar solicitudes de empleo;
  • Gestionar el desarrollo y la comunicación de los candidatos (por ejemplo, correos electrónicos de marketing con respecto a los candidatos/solicitantes que han optado por formar parte del grupo de talentos);
  • Seleccionar candidatos exitosos para el reclutamiento;
  • Programar entrevistas; y
  • Proporcionar información después de las entrevistas.

En el caso de los datos no sensibles, el tratamiento de sus datos personales es necesario a los fines de los intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o un tercero, salvo cuando frente a tales intereses prevalecen los intereses o derechos y libertades fundamentales del interesado que requiere la protección de sus datos personales. Los intereses legítimos específicos son:

  • Gestión de recursos humanos, incluidas revisiones de desempeño y contratación; y
  • Éxito de las prácticas de contratación de EY, incluido el abastecimiento, la contratación, la selección y el reclutamiento .

Tiene derecho a oponerse en cualquier momento, por motivos relacionados con su situación particular, al tratamiento de los datos personales que le conciernen en función de los intereses legítimos antes mencionados.

Trataremos sus datos personales sensibles sobre la base de su consentimiento. La provisión de sus datos personales a EY es opcional. Sin embargo, si no proporciona todos o parte de sus datos personales, es posible que no podamos cumplir con los fines del tratamiento. Tiene derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento.

Si es un usuario de EY de la Herramienta, sus datos personales que se tratarán en la Herramienta se utilizan de la siguiente manera:

  • Crear cuenta;
  • Iniciar sesión en Yello;
  • Crear vacantes de empleo y eventos;
  • Enviar invitaciones y gestión de eventos en el campus;
  • Realizar entrevistas digitales;
  • Evaluar solicitudes de empleo;
  • Gestionar la comunicación y el desarrollo de los candidatos; y
  • Seleccionar candidatos exitosos para el reclutamiento;
  • Programar entrevistas;
  • Proporcionar información después de las entrevistas; e
  • Identificar entrevistadores. 

El tratamiento de sus datos personales es necesario a los fines de los intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o un tercero, salvo cuando frente a tales intereses prevalecen los intereses o derechos y libertades fundamentales del interesado que requiere la protección de sus datos personales. Los intereses legítimos específicos son:

  • Gestión de recursos humanos, incluidas revisiones de desempeño y contratación; y
  • Éxito de las prácticas de contratación de EY, incluido el abastecimiento, la contratación, la selección y el reclutamiento .

Tiene derecho a oponerse en cualquier momento, por motivos relacionados con su situación particular, al tratamiento de los datos personales que le conciernen en función de los intereses legítimos antes mencionados.

Si es un representante del campus, sus datos personales que se trata en la Herramienta se utilizan de la siguiente manera:

  • Crear cuenta;
  • Iniciar sesión en la Herramienta;
  • Enviar invitaciones y gestión de eventos en el campus; Y
  • puede tratarse durante la selección de candidatos seleccionados para el reclutamiento.

El tratamiento de sus datos personales es necesario a los fines de los intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o un tercero, salvo cuando frente a tales intereses prevalecen los intereses o derechos y libertades fundamentales del interesado que requiere la protección de sus datos personales. Los intereses legítimos específicos son:

  • Gestión de recursos humanos, incluidas revisiones de desempeño y contratación; y
  • Éxito de las prácticas de contratación de EY, incluido el abastecimiento, la contratación, la selección y el reclutamiento .

Tiene derecho a oponerse en cualquier momento, por motivos relacionados con su situación particular, al tratamiento de los datos personales que le conciernen en función de los intereses legítimos antes mencionados.

4.   ¿Qué tipo de datos personales se tratan en la Herramienta?

Si es candidato o solicitante, la Herramienta trata estas categorías de datos personales:

  • Información del perfil del candidato (nombre, datos de contacto, información educativa, currículum vitae, idiomas hablados, preferencias geográficas, ubicación, trabajo solicitado / trabajo ofrecido, información sobre diversidad, fotografía);
  • Información del solicitante para una vacante de empleo específica, información de la entrevista (incluso a través de entrevistas en vídeo/rabadas), información de evaluación, información relacionada con los requisitos reglamentarios u operativos específicos del país;
  • Datos personales sensibles (origen racial y étnico, datos de salud, orientación sexual, identificadores públicos como información del visado, número de pasaporte y números de documentos nacionales de identidad); y
  • Los datos relacionados con condenas penales se recopilarán, pero solo en forma de "sí" o "no". No se tratará más información sobre condenas penales.

Estos datos se obtienen de las siguientes fuentes:

  • Socios de EY, empleados o contratistas (como referencia);
  • SuccessFactors / Employee Central;
  • SF Recruiting;
  • Los propios candidatos/solicitantes; y
  • Los datos de evaluación se obtendrán de otras herramientas de EY como CappFinity, Saville, Pymetrics y HireVue.

Si usted es un usuario de EY de la Herramienta, la Herramienta trata estas categorías de datos personales:

  • Datos de contacto del usuario (nombre, correo electrónico, número de teléfono, dirección)
  • Datos de la organización (ubicación, entidad legal de EY, departamento)
  • Detalles de inicio de sesión único

Estos datos se obtienen de las siguientes fuentes:

  • Socios de EY, empleados o contratistas y usted mismo;
  • SuccessFactors / Employee Central; y
  • SF Recruiting.

Si eres un representante del campus, la Herramienta trata estas categorías de datos personales:

  • Nombre, dirección de correo electrónico, cargo, número de teléfono, facultad/departamento universitario.

Estos datos se obtienen de las siguientes fuentes:

  • usted mismo; y
  • Sitios web de facultades/universidades o la propia facultad/universidad.

5.   Datos personales sensibles

Los datos personales sensibles son aquellos que revelan su origen racial o étnico, sus opiniones políticas, sus creencias religiosas o filosóficas, su afiliación sindical, sus datos genéticos, sus datos biométricos, sus datos sobre salud o sobre su vida u orientación sexual.

Si es candidato o solicitante, los siguientes datos personales sensibles se recogen y tratan en la Herramienta:

Yello trata los siguientes datos personales sensibles, de acuerdo con las regulaciones locales:

  • origen racial y étnico;
  • datos de salud;
  • orientación sexual;
  • identificadores públicos como información del visado, número de pasaporte y números de documentos nacionales de identidad; y
  • datos relacionados con condenas penales (tenga en cuenta que solo se registra un "sí" o "no" a través de la Herramienta en relación con condenas penales; no se registra más información o detalles de esas condenas).

Si es un usuario de EY de la Herramienta o un representante del campus, EY no recoge intencionalmente ningún dato personal confidencial de usted a través de la Herramienta. La intención de la Herramienta no es tratar dicha información.

6.   ¿Quién puede acceder a sus datos personales?

Las siguientes personas o equipos pueden acceder a sus datos personales desde la Herramienta:

GRUPO DE USUARIO

UBICACIÓN

PROPÓSITO

ACCESO

CANTIDAD

Empleados, socios y contratistas de EY


Global
Remitir a otras personas para trabajos y actuar como aprobadores ad hoc.
  • Tendrá acceso de escritura con la capacidad de crear una vacante de empleo para ser aprobada.  
  • Tendrá la capacidad de escribir para agregar referencias. 
  • Tendrá capacidad para aprobar las vacantes que se les envíen.
  • Solo tendrá acceso a los datos personales al convertirse en Gerente de reclutamiento de EY.
  • Tendrá acceso de lectura/escritura a los datos personales de otros usuarios de EY (por ejemplo, para asignar entrevistadores).
  • Tendrá acceso de solo lectura a los datos personales de los representantes del campus.
Aproximadamente 2.000 de estos usuarios (en total) podrían tener acceso a datos personales, pero esto estará sujeto a variaciones regionales, tipos de actividades de reclutamiento y cambios estacionales. Solo los usuarios autorizados con una razón de negocio válida tendrán acceso a los datos personales en Yello.

Gerentes de reclutamiento de EY

Global

Las personas de la empresa que, en última instancia, gestionarán este puesto y tomarán la decisión de reclutamiento.

  • Tendrá acceso de solo lectura a los datos personales de los candidatos/solicitantes, y acceso para ver las vacantes de empleo y aprobar ofertas para las vacantes de empleo en las que figuran como gerente de reclutamiento.
  • Tendrá acceso de lectura/escritura a los datos personales de otros usuarios de EY (por ejemplo, para asignar entrevistadores).
  • Tendrá acceso de solo lectura a los datos personales de los representantes del campus.

100.000 de estos usuarios (en total), pero no más de cuatro tendrán acceso a los datos personales para cualquier vacante de empleo determinada.

Contratadores

Global

Las personas responsables de gestionar el proceso general de abastecimiento, contratación, selección y reclutamiento.

  • Tendrá acceso de solo lectura a las vacantes de empleo, los datos personales de los candidatos/solicitantes y ofrecerá información para los trabajos para los que están contratando.
  • Como parte del proceso de selección, los contratadores tienen la capacidad de escribir notas en relación con el desempeño de un candidato/solicitante.  
  • Tendrá acceso de lectura/escritura a los datos personales de otros usuarios de EY (por ejemplo, para asignar entrevistadores).
  • Tendrá acceso de solo lectura a los datos personales de los representantes del campus.

1.800 de estos usuarios (en total), pero no más de diez tendrán acceso a los datos personales para cualquier vacante de empleo determinada..

Recruiting Talent Shared Services y Coordinadores de contratación

Global (específico para TSS: Canadá, Polonia, India, Filipinas, Sudáfrica, BeNe, China, Reino Unido)

Para apoyar el proceso de contratación, se les otorgan los roles Talent Transactional (TT) y/o Admin Hub

  • Tendrá acceso de solo lectura a las vacantes de trabajo, los datos personales de los candidatos/solicitantes y ofrecerá información para las vacantes de empleo que respaldan.
  • Tendrá acceso solo de lectura a los datos personales de otros usuarios de EY (por ejemplo, para asignar entrevistadores).
  • Tendrá acceso de solo lectura a los datos personales de los representantes del campus.

1.350 de estos usuarios (en total). Cada región tiene un número variable de Recruiting Talent Shared Services y Coordinadores de contratación, pero todas esas personas solo tendrán acceso a los datos personales de la región a la que respaldan. Existen políticas internas para limitar el acceso a los datos personales por parte de este grupo de usuarios.

Superusuario de abastecimiento

Global

Brindar apoyo de abastecimiento/contratación (p. ej., identificación de candidatos/solicitantes potenciales para varios roles, soporte de entrevistas)

  • Tendrá acceso de solo lectura/escritura a las vacantes de empleo, los datos personales de los candidatos/solicitantes y ofrecerá información para las vacantes de empleo que respaldan.
  • Tendrá acceso de lectura/escritura a los datos personales de otros usuarios de EY.
  • Tendrá acceso de solo lectura/escritura a los datos personales de los representantes del campus.

 150 (lo que representa un número limitado de usuarios en 150 países)

Global System Support

Canadá, India, Nueva Zelanda, EE. UU., Polonia

Otorgado a un número limitado de personas en EY para supervisar y administrar la herramienta a escala global, incluida la supervisión de las actividades de lanzamiento y soporte de SF Recruiting.

  • Tendrá acceso administrativo completo a los datos personales, los datos del sistema y la funcionalidad requerida para el soporte del sistema.

9

Global Reporting

EE. UU., India, Polonia

Proporciona soporte de informes globales.  Crear y administrar informes en todos los datos.

  • Tendrá acceso de solo lectura a los datos personales anonimizados necesarios para la creación de informes a escala mundial. Tiene permiso para crear y ejecutar informes.

 8

Candidatos/solicitantes

Global

Permitir que las personas expresen interés en EY y soliciten cualquier trabajo disponible.

  • Tendrá acceso a sus propios datos personales solo para crear, editar y eliminar datos en su perfil de candidato. Tendrá acceso para solicitar cualquier trabajo de EY publicado.
  • Tendrá acceso de solo lectura a los datos personales de los usuarios de EY (por ejemplo, nombres de sus entrevistadores).

Desconocido

Personal de soporte de Yello

EE. UU. Brindar soporte al sistema del proveedor según sea necesario.  
  • Tendrá acceso administrativo a los datos personales, los datos del sistema y la funcionalidad requerida para el soporte del sistema.
3 a 5

Los derechos de acceso que figuran arriba implican la transferencia de datos personales entre varias jurisdicciones (incluidas las jurisdicciones fuera de la Unión Europea) en las que opera EY (las ubicaciones de las oficinas de EY se detallan en https://www.ey.com/en_gl/locations). Puede acceder a una descripción general de las entidades de la red de EY que brindan servicios a clientes externos aquí (consulte la Sección 1 (Acerca de EY) - "Ver una lista de firmas miembro y afiliadas de EY"). EY trata sus datos personales en la Herramienta de acuerdo con la ley y los reglamentos profesionales aplicables en su jurisdicción. Las transferencias de datos personales dentro de la red de EY se rigen por las normas corporativas vinculantes de EY.

Transferimos o divulgamos los datos personales que recogemos a proveedores de servicios externos (y sus subsidiarias y afiliadas) a quienes contratamos para respaldar nuestros procesos auxiliares internos. Por ejemplo, contratamos a proveedores de servicios para que brinden, ejecuten y respalden nuestra infraestructura de TI (como administración de identidad, alojamiento, análisis de datos, respaldo, seguridad y servicios de almacenamiento en la nube) y para el almacenamiento y eliminación seguros de nuestros archivos impresos. Nuestra política es utilizar solo proveedores de servicios externos que estén obligados a mantener niveles adecuados de protección, seguridad y confidencialidad de datos, y que cumplan los requisitos legales aplicables para transferir datos personales fuera de la jurisdicción en la que se recogieron originalmente.

En la medida en que los datos personales se hayan vuelto anónimos de tal manera que usted o su dispositivo ya no sean identificables razonablemente, dicha información se tratará como datos no personales y no se aplicarán los términos de este Aviso de privacidad.

Para los datos recogidos en el Espacio Económico Europeo (EEE) o que se relacionan con personas en el EEE, EY requiere un mecanismo de transferencia apropiado según sea necesario para cumplir la ley aplicable. La transferencia de datos personales de la Herramienta a RECSOLU, Inc., DBA Yello se rige por un acuerdo entre EY y el proveedor de servicios que incluye cláusulas estándar de protección de datos adoptadas por la Comisión Europea.

7.   Retención de datos

Nuestra política es conservar los datos personales solo durante el tiempo que sean necesarios para los fines descritos en la sección "Por qué necesitamos sus datos personales". Los períodos de retención varían en diferentes jurisdicciones y se establecen de acuerdo con los requisitos de retención profesional y reglamentarios locales.

Para cumplir nuestros requisitos profesionales y legales, para establecer, ejercer o defender nuestros derechos legales y para fines de archivo e históricos, necesitamos retener información durante períodos de tiempo significativos.

A continuación, se detallan las políticas o procedimientos para la retención de datos personales en la Herramienta:

  • Si es candidato, solicitante o representante del campus,sus datos se mantendrán de acuerdo con las regulaciones de retención de su país. Una vez finalizado el período de retención de datos, sus datos personales se eliminarán o se anonimizarán (en cuyo caso sus datos dejarán de ser datos personales y no se le podrá identificar a partir de dichos datos anónimos).
  • Si es un usuario de EY de la herramienta, sus datos se mantendrán de acuerdo con la Política de registro de EY IT, la Política global de retención de registros de EY y el Programa de retención de países (CRS) relevante. Una vez finalizado el período de retención de datos, sus datos personales se eliminarán o se anonimizarán (en cuyo caso sus datos dejarán de ser datos personales y no se le podrá identificar a partir de dichos datos anónimos).

8.   Seguridad

EY protege la confidencialidad y la seguridad de la información que obtiene en el curso de su negocio. El acceso a dicha información es limitado y existen políticas y procedimientos diseñados para salvaguardar la información contra pérdida, uso indebido y divulgación indebida. Información adicional sobre nuestro enfoque hacia la protección de datos y la seguridad de la información está disponible en nuestro folleto Protegiendo sus datos.

9.   Control de sus datos personales

EY no transferirá sus datos personales a terceros (salvo a terceros externos que figuran en la sección 6 más arriba), a menos que tengamos su permiso o que la ley nos exija hacerlo.  

Tiene derecho legítimo a solicitar detalles de los datos personales que EY tiene sobre usted.

Para confirmar si sus datos personales se tratan en la Herramienta o bien para acceder a sus datos personales en la Herramienta o (si procede) para retirar su consentimiento, comuníquese con su representante habitual de EY o envíe su solicitud por correo electrónico a la siguiente dirección global.data.protection@ey.com.

10.  Oposición, rectificación, supresión, restricción de tratamiento o portabilidad de datos

Puede confirmar que sus datos personales son precisos y actuales. Puede oponerse al tratamiento de sus datos personales o solicitar la rectificación, la supresión, la restricción de tratamiento o una copia de portabilidad (de fácil acceso) de sus datos personales comunicándose con su representante habitual de EY o bien a través de un correo electrónico a la siguiente dirección global.data.protection@ey.com.

11.  Reclamaciones

Si tiene alguna inquietud relacionada con una supuesta violación de la a ley de privacidad o cualquier otra regulación, puede comunicarse con la oficina del responsable jurídico de EY (General Counsel's Office) o con un responsable global de privacidad (Global Privacy Leader) de EY, sito EN 6 More London Place, Londres, SE1 2DA (Reino Unido) o a través de correo electrónico a global.data.protection@ey.com o a través de su representante habitual de EY. Un responsable de privacidad de EY se encargará de investigar su reclamación y le proporcionará información sobre cómo se manejará y resolverá.

Si no está satisfecho con la forma en que EY resolvió su reclamación, tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos de su país. También puede remitir el asunto a un tribunal de jurisdicción competente. 

Ciertas sociedades pertenecientes a EY en países fuera de la Unión Europea (UE) han designado a un representante en la UE para que actúe en su nombre si realizan actividades de tratamiento de datos a las que se aplica el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE. Más información y los datos de contacto de estos representantes están disponible aquí.

12.  Contacto

Si tiene alguna duda o inquietud adicionales, comuníquese con su representante habitual de EY o bien envíe un correo electrónico a global.data.protection@ey.com.