Política de privacidad – Sitio de contratación Yello

Última actualización: Noviembre de 2022

1.   Introducción

Este Aviso de privacidad tiene como objetivo describir las prácticas que sigue EY en relación con Yello (la "Herramienta") con respecto a la privacidad de todas las personas cuyos datos personales se tratan y conservan en la Herramienta. Este Reconocimiento de consentimiento debe leerse junto con la Declaración de privacidad de ey.com, y, en caso de cualquier conflicto con la Declaración de privacidad de ey.com, prevalecerán los términos de este Reconocimiento de consentimiento.  Lea atentamente este Aviso de privacidad.

2.   ¿Quién es el responsable de administrar la Herramienta?

"EY" se refiere a una o más de las sociedades pertenecientes a Ernst & Young Global Limited ("EYG"), cada una de las cuales es una persona jurídica independiente y puede determinar los propósitos y los medios para el tratamiento de datos por derecho propio (es decir, actuar como responsable del tratamiento o en una capacidad similar). La entidad que actúa como responsable del tratamiento (o capacidad similar) al proporcionar esta Herramienta en la que se tratarán y conservarán sus datos personales es:

  • Para los datos personales del personal de EY: el responsable del tratamiento es la entidad de EY que lo emplea.
  • Para los datos personales de personal externo (incluidos clientes de EY): el responsable del tratamiento es la sociedad local de EY con la que el tercero tiene una relación.

Puede encontrar una lista de las sociedades y afiliadas locales de EY  en la Declaración de privacidad de ey.com.

El responsable del tratamiento antes mencionado comparte los datos personales de la Herramienta con una o más sociedades pertenecientes de EYG (consulte la sección 6 "Quién puede acceder a sus datos personales" que figura abajo).

La Herramienta está alojada en los servidores de Amazon Web Services en Irlanda y Fráncfort.

3. ¿Cómo procesa la Herramienta los datos personales?

La Herramienta es un sistema basado en la nube que facilitará un mejor apoyo de los equipos de talento de EY a la empresa y respaldará los esfuerzos de contratación del campus de EY. La Herramienta tiene dos funcionalidades: (i) actuar como herramienta de contratación para la presentación de solicitudes de empleo; y (ii) actuar como grupo de solicitantes para puestos de trabajo.

Si es candidato o solicitante, sus datos personales que se tratan en la Herramienta se utilizan de la siguiente manera:

  • Crear cuenta;
  • Iniciar sesión en Yello;
  • Enviar invitaciones y gestión de eventos en el campus;
  • Presentar solicitudes de empleo;
  • Realizar entrevistas digitales;
  • Evaluar solicitudes de empleo;
  • Gestionar el desarrollo y la comunicación de los candidatos (por ejemplo, correos electrónicos de marketing con respecto a los candidatos/solicitantes que han optado por formar parte del grupo de talentos);
  • Seleccionar candidatos exitosos para el reclutamiento;
  • Programar entrevistas; y
  • Proporcionar información después de las entrevistas.

En el caso de los datos no sensibles, el tratamiento de sus datos personales es necesario a los fines de los intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o un tercero, salvo cuando frente a tales intereses prevalecen los intereses o derechos y libertades fundamentales del interesado que requiere la protección de sus datos personales. Los intereses legítimos específicos son:

  • Gestión de recursos humanos, incluidas revisiones de desempeño y contratación; y
  • Éxito de las prácticas de contratación de EY, incluido el abastecimiento, la contratación, la selección y el reclutamiento.

Tiene derecho a oponerse en cualquier momento, por motivos relacionados con su situación particular, al tratamiento de los datos personales que le conciernen en función de los intereses legítimos antes mencionados.

Trataremos sus datos personales sensibles sobre la base de su consentimiento. La provisión de sus datos personales a EY es opcional. Sin embargo, si no proporciona todos o parte de sus datos personales, es posible que no podamos cumplir con los fines del tratamiento. Tiene derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento.

Si es un usuario de EY de la Herramienta, sus datos personales que se tratarán en la Herramienta se utilizan de la siguiente manera:

  • Crear cuenta;
  • Iniciar sesión en Yello;
  • Crear vacantes de empleo y eventos;
  • Enviar invitaciones y gestión de eventos en el campus;
  • Realizar entrevistas digitales;
  • Evaluar solicitudes de empleo;
  • Gestionar la comunicación y el desarrollo de los candidatos; y
  • Seleccionar candidatos exitosos para el reclutamiento;
  • Programar entrevistas;
  • Proporcionar información después de las entrevistas; e
  • Identificar entrevistadores. 

El tratamiento de sus datos personales es necesario a los fines de los intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o un tercero, salvo cuando frente a tales intereses prevalecen los intereses o derechos y libertades fundamentales del interesado que requiere la protección de sus datos personales. Los intereses legítimos específicos son:

  • Gestión de recursos humanos, incluidas revisiones de desempeño y contratación; y
  • Éxito de las prácticas de contratación de EY, incluido el abastecimiento, la contratación, la selección y el reclutamiento.

Tiene derecho a oponerse en cualquier momento, por motivos relacionados con su situación particular, al tratamiento de los datos personales que le conciernen en función de los intereses legítimos antes mencionados.

Si es un representante del campus, sus datos personales que se trata en la Herramienta se utilizan de la siguiente manera:

  • Crear cuenta;
  • Iniciar sesión en la Herramienta;
  • Enviar invitaciones y gestión de eventos en el campus; y
  • Puede tratarse durante la selección de candidatos seleccionados para el reclutamiento.

El tratamiento de sus datos personales es necesario a los fines de los intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o un tercero, salvo cuando frente a tales intereses prevalecen los intereses o derechos y libertades fundamentales del interesado que requiere la protección de sus datos personales. Los intereses legítimos específicos son:

  • Gestión de recursos humanos, incluidas revisiones de desempeño y contratación; y
  • Éxito de las prácticas de contratación de EY, incluido el abastecimiento, la contratación, la selección y el reclutamiento.

Tiene derecho a oponerse en cualquier momento, por motivos relacionados con su situación particular, al tratamiento de los datos personales que le conciernen en función de los intereses legítimos antes mencionados.

4.   ¿Qué tipo de datos personales se tratan en la Herramienta?

Si es candidato o solicitante, la Herramienta trata estas categorías de datos personales:

  • Información del perfil del candidato (nombre, datos de contacto, información educativa, currículum vitae, idiomas hablados, preferencias geográficas, ubicación, trabajo solicitado / trabajo ofrecido, información sobre diversidad, fotografía);
  • Información del solicitante para una vacante de empleo específica, información de la entrevista (incluso a través de entrevistas en vídeo/rabadas), información de evaluación, información relacionada con los requisitos reglamentarios u operativos específicos del país;
  • Datos personales sensibles (origen racial y étnico, datos de salud, orientación sexual, identificadores públicos como información del visado, número de pasaporte y números de documentos nacionales de identidad); y
  • Los datos relacionados con condenas penales se recopilarán, pero solo en forma de "sí" o "no". No se tratará más información sobre condenas penales.

Estos datos se obtienen de las siguientes fuentes:

  • Socios de EY, empleados o contratistas (como referencia);
  • SuccessFactors / Employee Central;
  • SF Recruiting;
  • Los propios candidatos/solicitantes; y
  • Los datos de evaluación se obtendrán de otras herramientas de EY como CappFinity, Saville, Pymetrics y HireVue.

Si usted es un usuario de EY de la Herramienta, la Herramienta trata estas categorías de datos personales:

  • Datos de contacto del usuario (nombre, correo electrónico, número de teléfono, dirección)
  • Datos de la organización (ubicación, entidad legal de EY, departamento)
  • Detalles de inicio de sesión único

Estos datos se obtienen de las siguientes fuentes:

  • Socios de EY, empleados o contratistas y usted mismo;
  • SuccessFactors / Employee Central; y
  • SF Recruiting.

Si es un representante del campus, la Herramienta trata estas categorías de datos personales:

  • Nombre, dirección de correo electrónico, cargo, número de teléfono, facultad/departamento universitario.

Estos datos se obtienen de las siguientes fuentes:

  • Usted mismo; y
  • Sitios web de facultades/universidades o la propia facultad/universidad.

5.   Datos personales sensibles

Los datos personales sensibles son aquellos que revelan su origen racial o étnico, sus opiniones políticas, sus creencias religiosas o filosóficas, su afiliación sindical, sus datos genéticos, sus datos biométricos, sus datos sobre salud o sobre su vida u orientación sexual.

Si es candidato o solicitante, los siguientes datos personales sensibles se recogen y tratan en la Herramienta:

Yello trata los siguientes datos personales sensibles, de acuerdo con las regulaciones locales:

  • origen racial y étnico;
  • datos de salud;
  • orientación sexual;
  • identificadores públicos como información del visado, número de pasaporte y números de documentos nacionales de identidad; y
  • datos relacionados con condenas penales (tenga en cuenta que solo se registra un "sí" o "no" a través de la Herramienta en relación con condenas penales; no se registra más información o detalles de esas condenas).

Si es un usuario de EY de la Herramienta o un representante del campus, EY no recoge intencionalmente ningún dato personal confidencial de usted a través de la Herramienta. La intención de la Herramienta no es tratar dicha información.

6. ¿Quién puede acceder a sus datos personales?

Las siguientes personas o equipos pueden acceder a sus datos personales desde la Herramienta:

  • Empleados, socios y contratistas de EY
  • Gerentes de reclutamiento de EY
  • Reclutadores
  • Recruiting Talent Shared Services y Coordinadores de contratación
  • Superusuario de abastecimiento
  • Global System Support
  • Global Reporting
  • Candidatos/solicitantes
  • Personal de soporte de Yello
  • Tata Consulting Services (TCS)
  • Equipo de soporte de TI de IBM

GRUPO DE USUARIOS

UBICACIÓN

PROPÓSITO

ACCESO

CANTIDAD

Empleados, socios y contratistas de EY

Global

Remitir a otras personas para trabajos y actuar como aprobadores ad hoc.

Tendrá acceso de escritura con la capacidad de crear una vacante de empleo para ser aprobada.  

Tendrá la capacidad de escribir para agregar referencias. 

Tendrá capacidad para aprobar las vacantes que se les envíen.

Solo tendrá acceso a los datos personales al convertirse en Gerente de reclutamiento de EY.

Tendrá acceso de lectura/escritura a los datos personales de otros usuarios de EY (por ejemplo, para asignar entrevistadores).

Tendrá acceso de solo lectura a los datos personales de los representantes del campus.

Aproximadamente 2000 usuarios (en total) podrían tener acceso a datos personales, pero esto estará sujeto a variaciones regionales, tipos de actividades de reclutamiento y cambios estacionales. Solo los usuarios autorizados con una razón de negocio válida tendrán acceso a los datos personales en Yello.

Gerentes de reclutamiento de EY

Global

Las personas de la empresa que, en última instancia, gestionarán este puesto y tomarán la decisión de reclutamiento.

Tendrá acceso de solo lectura a los datos personales de los candidatos/solicitantes, y acceso para ver las vacantes de empleo y aprobar ofertas para las vacantes de empleo en las que figuran como gerente de reclutamiento.

Tendrá acceso de lectura/escritura a los datos personales de otros usuarios de EY (por ejemplo, para asignar entrevistadores).

Tendrá acceso de solo lectura a los datos personales de los representantes del campus.

 100,000 usuarios (en total), pero no más de 4 tendrán acceso a datos personales para cualquier solicitud de trabajo determinada.

Reclutadores

Global

Las personas responsables de gestionar el proceso general de abastecimiento, contratación, selección y reclutamiento.

Tendrá acceso de solo lectura a las vacantes de empleo, los datos personales de los candidatos/solicitantes y ofrecerá información para los trabajos para los que están contratando.

Como parte del proceso de selección, los contratadores tienen la capacidad de escribir notas en relación con el desempeño de un candidato/solicitante.  

Tendrá acceso de lectura/escritura a los datos personales de otros usuarios de EY (por ejemplo, para asignar entrevistadores).

Tendrá acceso de solo lectura a los datos personales de los representantes del campus.

1800 usuarios (en total), pero no más de 10 tendrán acceso a datos personales para cualquier solicitud de trabajo determinada.

Recruiting Talent Shared Services y Coordinadores de contratación

Global (específico para TSS: Canadá, Polonia, India, Filipinas, Sudáfrica, BeNe, China, Reino Unido)

Apoyar el proceso de contratación, se les otorgan los roles Talent Transactional (TT) y/o Admin Hub

Tendrá acceso de solo lectura a las vacantes de trabajo, los datos personales de los candidatos/solicitantes y ofrecerá información para las vacantes de empleo que respaldan.

Tendrá acceso de solo lectura a los datos personales de otros usuarios de EY (por ejemplo, para asignar entrevistadores).

Tendrá acceso de solo lectura a los datos personales de los representantes del campus.

1350 usuarios (en total). Cada región tiene diferentes números de Recruiting Talent Shared Services y Coordinadores de contratación. pero estas personas solo tendrán acceso a los datos personales de la región a la que prestan apoyo. Existen políticas internas para limitar el acceso de este grupo de usuarios a los datos personales.

Superusuario de abastecimiento

Global

Brindar apoyo de abastecimiento/contratación (p. ej., identificación de candidatos/solicitantes potenciales para varios roles, soporte de entrevistas).

Tendrá acceso de lectura/escritura a las vacantes de empleo, los datos personales de los candidatos/solicitantes y ofrecerá información para las vacantes de empleo que respaldan.

Tendrá acceso de lectura/escritura a los datos personales de otros usuarios de EY.

Tendrá acceso de lectura/escritura a los datos personales de los representantes del campus.

150 (representa un número limitado de usuarios en 150 países)

Global System Support

Canadá, India, Nueva Zelanda, EE. UU. y Polonia

Otorgado a un número limitado de personas en EY para supervisar y administrar la herramienta a nivel global, incluida la supervisión de las actividades de lanzamiento y soporte de SuccessFactors Recruiting.

Tendrá acceso administrativo completo a los datos personales, los datos del sistema y la funcionalidad requerida para el soporte del sistema.

9

Global Reporting

EE. UU., Polonia e India

Proporcionar soporte de informes globales. Crear y administrar informes en todos los datos.

Tendrá acceso de solo lectura a los datos personales anonimizados necesarios para la creación de informes a escala mundial. Tiene permiso para crear y ejecutar informes.

 8

Candidatos/solicitantes

Global

Permitir que las personas expresen interés en EY y soliciten cualquier trabajo disponible.

Tendrá acceso a sus propios datos personales solo para crear, editar y eliminar datos en su perfil de candidato. Tendrá acceso para solicitar cualquier trabajo de EY publicado.

Tendrá acceso de solo lectura a los datos personales de los usuarios de EY (por ejemplo, nombres de sus entrevistadores).

Desconocido

Personal de soporte de Yello

EE. UU.

Brindar soporte al sistema del proveedor según sea necesario.

Tendrá acceso administrativo a los datos personales, los datos del sistema y la funcionalidad requerida para el soporte del sistema.

3 a 5

Tata Consulting Services (TCS)

México e India

Brindar soporte al sistema

Tiene acceso de lectura/escritura/edición y borrado de todos los datos personales de la Herramienta. Tiene acceso a una amplia gama de capacidades dentro del Centro de Administración

30

Equipo de soporte de IT de IBM

Canadá, China, República Checa, Hungría, India, Malasia, México, Oceanía, Filipinas, Polonia, Reino Unido, los Estados Unidos, Costa Rica y Australia

Proporcionar servicios de soporte de TI, incluidos servicios de soporte del sistema de talentos digital a la gerencia operacional y de liberación de los niveles 2 y 3

El equipo de soporte de TI de IBM tendrá acceso de lectura, actualización y adición.

El acceso a esta herramienta se proporcionará según la necesidad y la función.

 

Para el soporte de los niveles 2 y 3, se proporcionará acceso a 40 miembros (aprox.) del equipo de soporte de IT de IBM.

Los derechos de acceso que figuran arriba implican la transferencia de datos personales entre varias jurisdicciones (incluidas las jurisdicciones fuera de la Unión Europea) en las que opera EY (las ubicaciones de las oficinas de EY se detallan en https://www.ey.com/en_gl/locations). Puede acceder a una descripción general de las entidades de la red de EY que brindan servicios a clientes externos aquí (consulte la Sección 2 (Acerca de EY) - "Ver una lista de firmas miembro y afiliadas de EY"). EY trata sus datos personales en la Herramienta de acuerdo con la ley y los reglamentos profesionales aplicables en su jurisdicción. Las transferencias de datos personales dentro de la red de EY se rigen por las normas corporativas vinculantes de EY.

Transferimos o divulgamos los datos personales que recogemos a proveedores de servicios externos (y sus subsidiarias y afiliadas) a quienes contratamos para respaldar nuestros procesos auxiliares internos. Por ejemplo, contratamos a proveedores de servicios para que brinden, ejecuten y respalden nuestra infraestructura de TI (como administración de identidad, alojamiento, análisis de datos, respaldo, seguridad y servicios de almacenamiento en la nube) y para el almacenamiento y eliminación seguros de nuestros archivos impresos. Nuestra política es utilizar solo proveedores de servicios externos que estén obligados a mantener niveles adecuados de protección, seguridad y confidencialidad de datos, y que cumplan los requisitos legales aplicables para transferir datos personales fuera de la jurisdicción en la que se recogieron originalmente.

En la medida en que los datos personales se hayan vuelto anónimos de tal manera que usted o su dispositivo ya no sean identificables razonablemente, dicha información se tratará como datos no personales y no se aplicarán los términos de este Aviso de privacidad.

Para los datos recogidos en el Espacio Económico Europeo (EEE) o que se relacionan con personas en el EEE, EY requiere un mecanismo de transferencia apropiado según sea necesario para cumplir la ley aplicable. La transferencia de datos personales de la Herramienta a RECSOLU, Inc., DBA Yello, y de la Herramienta a TCS e IBM, están regidos por acuerdos entre EY y los proveedores de estos servicios que incluyen cláusulas estándar de protección de datos adoptadas por la Comisión Europea.

7. Retención de datos

Nuestra política es conservar los datos personales solo durante el tiempo que sean necesarios para los fines descritos en la sección "¿Cómo procesa la Herramienta los datos personales". Los períodos de retención varían en diferentes jurisdicciones y se establecen de acuerdo con los requisitos de retención profesional y reglamentarios locales.

Para cumplir nuestros requisitos profesionales y legales, para establecer, ejercer o defender nuestros derechos legales y para fines de archivo e históricos, necesitamos retener información durante períodos de tiempo significativos.

A continuación, se detallan las políticas o procedimientos para la retención de datos personales en la Herramienta:

  • Si es un candidato, solicitante o representante del campus, sus datos se conservarán de acuerdo con las políticas de retención de registros de EY. Una vez finalizado el período de retención de datos, sus datos personales se eliminarán o se anonimizarán (en cuyo caso sus datos dejarán de ser datos personales y no se le podrá identificar a partir de dichos datos anónimos). Si tiene alguna pregunta sobre nuestras prácticas de retención de datos, contáctenos a través del enlace incluido en la sección 12 a continuación.
  • Si es un usuario de EY de la herramienta, sus datos se mantendrán de acuerdo con la Política de registro de EY IT, la Política global de retención de registros de EY y el Programa de retención de países (CRS) relevante. Una vez finalizado el período de retención de datos, sus datos personales se eliminarán o se anonimizarán (en cuyo caso sus datos dejarán de ser datos personales y no se le podrá identificar a partir de dichos datos anónimos).

Una vez finalizado el período de retención de datos, sus datos personales se eliminarán.

8. Seguridad

EY protege la confidencialidad y la seguridad de la información que obtiene en el curso de su negocio. El acceso a dicha información es limitado y existen políticas y procedimientos diseñados para salvaguardar la información contra pérdida, uso indebido y divulgación indebida. Información adicional sobre nuestro enfoque hacia la protección de datos y la seguridad de la información está disponible en nuestro folleto ey-protegiendo sus datos-2018.pdf.

9. Control de sus datos personales

EY no transferirá sus datos personales a terceros (salvo a terceros externos que figuran en la sección 6 más arriba), a menos que tengamos su permiso o que la ley nos exija hacerlo.  

10. Sus derechos en relación con sus datos personales

Según la jurisdicción aplicable, puede tener ciertos derechos en relación con sus datos personales, incluidos los siguientes:

  • solicitar detalles de los datos personales sobre usted que EY procesa y acceder a los mismos;
  • solicitar que se corrijan sus datos personales, por ejemplo, si están incompletos o son incorrectos;
  • restringir u oponerse al tratamiento de datos personales o solicitar que se supriman sus datos personales;
  • recibir una copia de los datos personales que ha suministrado a EY en un formato estructurado, de uso común y legible en máquina que pueda volver a utilizar para sus propios fines (“portabilidad de datos”);
  • en los casos en que haya dado su consentimiento para que se procesen sus datos personales, el derecho a retirar su consentimiento;
  • el derecho a reclamar ante una autoridad de protección de datos (consulte la sección “Reclamaciones”).

Si tiene alguna pregunta sobre cómo EY procesa sus datos personales o sobre sus derechos relacionados con sus datos personales, envíe un correo electrónico a la siguiente dirección global.data.protection@ey.com.

11. Reclamaciones

Si tiene alguna inquietud relacionada con una supuesta violación de la a ley de privacidad o cualquier otra regulación, puede comunicarse con la oficina del responsable jurídico de EY (General Counsel's Office) o con un responsable global de privacidad (Global Privacy Leader) de EY, sito EN 6 More London Place, Londres, SE1 2DA (Reino Unido) o a través de correo electrónico a global.data.protection@ey.com o a través de su representante habitual de EY. Un responsable de privacidad de EY se encargará de investigar su reclamación y le proporcionará información sobre cómo se manejará y resolverá.

Si no está satisfecho con la forma en que EY resolvió su reclamación, puede tener derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos de su país. También puede tener derecho a remitir el asunto a un tribunal de jurisdicción competente. 

Ciertas sociedades pertenecientes a EY en países fuera de la Unión Europea (UE) y el Reino Unido han designado representantes en la UE y el Reino Unido, respectivamente, para que actúe en su nombre si realizan actividades de tratamiento de datos a las que se aplica el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE y/o el Reglamento General de Protección de Datos del Reino Unido (RGPD RU). Más información y los datos de contacto de estos representantes están disponible a continuación:

Representante de protección de datos de la UE | EY

Representante de protección de datos del Reino Unido (ey.com)

12. Contacto

Si tiene alguna duda o inquietud adicionales, comuníquese con su representante habitual de EY o bien envíe un correo electrónico a global.data.protection@ey.com.