Cómo la tecnología puede ayudar a los impuestos y las finanzas a impulsar la transformación del negocio

Las empresas están mostrando una clara intención de invertir en la transformación tecnológica fiscal, a pesar de la tendencia a los recortes presupuestarios. Según el EY 2021 CEO Imperative Study, el 61 % de las organizaciones dicen que sus estrategias de departamentos de impuestos ahora se centran en la inversión en datos; mientras que según EY 2022 Global Tax Technology and Transformation Survey Report, 84 % de las organizaciones planean invertir 2 millones de dólares o más en tecnología, con un promedio de 3.6 millones de dólares previsto para los próximos tres años.  

"Una hoja de ruta para la transformación es muy importante", dice Lee. "Una hoja de ruta no es más que un plan de juego, y no se inicia en nada sin un plan. Pero lo importante de una hoja de ruta es que esté basada en pruebas, que se realicen evaluaciones del estado actual y del impacto, y que se evalúen las distintas opciones de solución, todo ello para respaldar tu caso empresarial".

Y las hojas de ruta son cada vez más importantes con el avance de la tecnología. Hubo un tiempo en que la implantación de nuevos sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) solía implicar la planificación de grandes construcciones. El desafío entonces era que, para cuando el arduo proceso estaba terminado, todo, desde la normativa hasta los modelos de negocio y la propia tecnología, había avanzado. La tecnología moderna permite ahora a las empresas abordar estas implementaciones de forma más flexible, en bloques de construcción más pequeños. Pero esto también crea problemas.

"Muchas empresas implementarán herramientas como la automatización, para tratar de resolver un problema inmediato específico, sin mirar hacia adelante", dice Campbell. "Solo para descubrir más tarde que no se adapta realmente a la imagen más amplia".

Como ejemplo, Campbell recuerda que se le encargó la automatización de los procesos de una empresa compuesta por 15 unidades de negocio diferentes. Los datos fiscales se obtuvieron de una variedad de lugares diferentes, lo que agregó complejidad a disciplinas esenciales, como los precios de transferencia. El equipo de Campbell preguntó repetidamente de dónde procedían los datos, y finalmente descubrió que todos tenían el mismo punto de origen. Con esta información, el equipo pudo crear un único sistema automatizado, realizando sólo pequeños ajustes para cada uno de los 15 casos de uso.

"Esto ilustra la importancia de la hoja de ruta y el peligro de no tener esa visión más amplia", dice Campbell. "La empresa podría haber terminado con 15 automatizaciones diferentes, y eso habría sido muy costoso de crear y mantener. Esto es lo más importante que vemos: muchas empresas se pierden por tratar simplemente de solucionar el punto de dolor inmediato. Comprende de dónde provienen los datos antes de automatizar. Ahí es donde hay muchas oportunidades perdidas".

Armado con una hoja de ruta tecnológica eficaz, el departamento de impuestos tiene un potencial real para alinearse con las finanzas y convertirse en una fuerza impulsora de la transformación empresarial, mostrando a la organización en general cómo desarrollar un ecosistema integrado de tecnología emergente y madura. 

En última instancia, los impuestos se basan en información financiera. Las empresas pagan impuestos sobre la base de datos críticos que tienen un fundamento financiero – ya sea el beneficio o el valor de una transacción.

Para lograr el máximo impacto con tecnologías como la analítica de datos, el aprendizaje automático, la inteligencia artificial y la automatización inteligente, es necesario liberar y democratizar esos datos, para que se pueda acceder a ellos y aprovecharlos a todos los niveles, incluido el usuario final dentro de la función fiscal.

Hoy en día, las organizaciones ya no pueden permitirse un enfoque aislado de los datos.

"Dado el volumen de datos necesarios para los impuestos, en términos de eficiencia de los procesos, una única fuente de verdad es ahora una necesidad", dice Lee. "También es imprescindible en cuanto a la integridad de los datos, para apoyar las auditorías y las consultas". Cada vez más, vemos que las autoridades fiscales de todo el mundo realizan auditorías examinando los sistemas de origen, en lugar de hacer una auditoría de escritorio, por lo que las empresas no tienen la oportunidad de volver a presentar su información a la oficina de impuestos".

Para aprovechar los datos al máximo y crear esta fuente única de verdad, las organizaciones deberían considerar la posibilidad de invertir en arquitectura de IT, como el tejido de datos, y en sistemas ERP de próxima generación, incluido SAP S/4HANA. 

Cuando las empresas se embarcan en la implantación de nuevos sistemas ERP, las necesidades fiscales pueden acabar siendo una idea tardía. Sin embargo, el estudio de EY muestra la importancia de que la función fiscal trabaje junto a la financiera desde el inicio del proyecto.

Los departamentos de impuestos que sí trabajan con finanzas informan de forma abrumadora que sus datos de impuestos se sensibilizaron durante el proceso de implantación del ERP. La sensibilización de los datos por adelantado permite a los equipos obtener la información fiscal necesaria con mayor rapidez y utilizar esa información de forma estratégica en lugar de reactiva.

Sin una estrecha colaboración, tanto los equipos fiscales como los financieros se encuentran con altos niveles de ineficacia y costos adicionales a la hora de cumplir con los requisitos normativos y se exponen a mayores niveles de riesgo.

"Hace poco vimos un ejemplo del peor escenario posible, en el que los impuestos no participaban en absoluto en las discusiones de planificación", dice Campbell. "Bajo el nuevo sistema ERP, los departamentos de impuestos en realidad perdieron parte de los datos que tenían en el sistema antiguo y no pudieron reportar adecuadamente. Entonces hubo una gran disputa para tratar de averiguar cómo los impuestos obtendrían esa información. Y la eventual salida fue mucho más cara de lo que hubiera sido solo diseñarla bien desde el inicio".

Los últimos sistemas ERP han añadido nuevas capacidades específicas en materia de impuestos, mejorando la calidad de los datos así como los procesos a efectos fiscales, permitiendo así que el personal de impuestos se centre más eficazmente en actividades de valor añadido como la integración empresarial y la planificación fiscal. 

Según el EY 2022 Global Tax Technology and Transformation Survey Report, más de la mitad de los encuestados que han realizado una actualización de ERP en los últimos dos años creen que fue un éxito. El 53 % dijo estar en desacuerdo con la idea de que su reciente actualización de ERP no ha aportado todavía el valor esperado.

Dado que el 46 % de las empresas han completado recientemente o están planeando una importante actualización del ERP en los próximos dos años, los equipos de impuestos deben asegurarse de que han reservado un asiento en la mesa de implementación del ERP. Si no lo hacen, es posible que no se cumplan sus requisitos de informes. 

"Lo más importante será que los impuestos se comuniquen con las finanzas, para que se comprendan", dice Campbell. "Hemos mantenido talleres con los departamentos de impuestos y finanzas sentados en la misma sala y hablando de los problemas por primera vez. He visto muchos momentos eureka ahí".

“En un ejemplo específico, el equipo de finanzas dijo que nunca habían entendido lo que hacía el equipo de impuestos con los datos que solicitaban. Cuando el equipo de impuestos habló de lo que necesitaban, el equipo de finanzas se dio cuenta de que en realidad había otro informe que podían dar al departamento de impuestos, que sería exactamente lo que estaban buscando. El departamento de impuestos había estado tomando cinco informes diferentes y consolidándolos; el departamento de finanzas estaba hablando de una única fuente de datos que habían tenido todo el tiempo".

La perspectiva de una transformación multifuncional del ERP puede parecer desalentadora, por su potencial complejidad y costo. Si es así, recurrir a un asesor externo puede ser una forma eficaz y rentable de absorber la carga inevitable en términos de recursos y competencias, en lugar de retirar a un profesional de impuestos a tiempo completo del equipo y tener que cubrir su trabajo mientras dure el proceso. 

Un asesor externo también puede ofrecer una ayuda inestimable para aconsejar sobre las prácticas más destacadas y sobre cómo compararse con sus homólogos.

"A menos que la función fiscal cuente con alguien que haya pasado por varias transformaciones financieras de ERP en el pasado, va a ser muy difícil aplicar las mejores prácticas y ser capaz de identificar dónde están algunos de los riesgos y desafíos", dice Campbell. "Obtener apoyo externo te da la capacidad de agregar temporalmente a las personas que tienen la experiencia de atravesar transformaciones similares, potencialmente en la misma industria, para aportar opiniones sobre la práctica líder y la evaluación comparativa, y cómo defender los impuestos de la manera adecuada".

Con la creciente integración de las actividades fiscales y financieras, la continua infusión de tecnología y la dificultad de los departamentos de impuestos para encontrar nuevas contrataciones para hacer frente a la creciente carga de trabajo, habrá un enfoque significativo en asegurar que las empresas tengan el talento y los conjuntos de habilidades adecuados, tanto para permitir el cambio como para extraer todo el beneficio potencial.

Sólo en el ámbito fiscal, el 95 % de las empresas encuestadas espera que su personal fiscal necesite aumentar sus capacidades técnicas en materia de impuestos con conocimientos de datos, procesos y tecnología en los próximos tres años. No es una tarea sencilla. 

"No es razonable esperar que toda la profesión fiscal, que ya tiene un trabajo muy técnico, se convierta en experta en tecnología de la noche a la mañana", dice Lee. "Vamos a tener que tener en cuenta a las personas que tienen una formación más amplia, que podrían ser las personas de IT de finanzas, o todas las personas de IT". Pero la gente pura de IT tampoco necesariamente se ajusta a lo que se necesita. Me he encontrado con muchas personas de IT a las que les resulta difícil lidiar con los matices de los impuestos”.

La democratización de la tecnología compensará en cierta medida la carga tecnológica. Los profesionales del sector fiscal pueden aprovechar el hecho de que la IA y otras tecnologías de vanguardia se están incorporando de forma invisible en las herramientas que deben utilizar, por lo que no es necesario ser un profundo tecnólogo para prosperar en el puesto.

Pero eso sólo puede llegar hasta cierto punto. Una vez más, existe la posibilidad de subcontratar a un proveedor de servicios gestionados, o de colaborar con él, pudiendo asumir parte de la carga de recursos e introducir la experiencia necesaria en la función fiscal.

"Los impuestos e IT requieren una formación completamente diferente", dice Lee. "Es como decirle a un médico que quiere que sea ingeniero. Hay algo de física y química en ambas profesiones, pero son fundamentalmente diferentes, por lo que habrá que volver a capacitarse para combinarlas. Una forma de superar esos desafíos es trabajar con profesionales externos".

Campbell cita el ejemplo en el que los líderes de EY introdujeron un equipo de profesionales de datos para manejar la ingestión inicial de datos, lo que les permitió centralizar los datos, estandarizar el proceso e identificar dónde fue posible la automatización. Así podrían dejar que los profesionales de impuestos se centraran en hacer lo que mejor saben hacer.

"Ponemos ese trabajo de transformación de datos en manos de profesionales formados en datos", dice Campbell. "Y estamos dejando que el equipo de impuestos se centre en las determinaciones fiscales, aplicando la legislación fiscal a esos datos. En lugar de esperar que nuestros profesionales de impuestos sean también expertos en transformación de datos".

Otro aspecto clave es que, aunque la atención se centre en la automatización de los datos, las personas cualificadas siguen desempeñando un papel fundamental en el proceso. Se trata de que los profesionales de impuestos colaboren con las máquinas, en lugar de emprender una carrera contra ellas. En cualquier transformación financiera y fiscal, las personas deben seguir siendo el centro.

"Se necesita gente que ejecute la estrategia, que cree el plan de transformación y los sistemas, y que luego lo haga funcionar", dice Lee. "Sigue siendo necesario tener criterio. Y sigue siendo necesario gestionar las excepciones. Por eso los recursos humanos desempeñarán un papel importante en todos estos proyectos de transformación".

Con la transformación de toda la empresa como prioridad en la agenda de la C-suite, los CFO están deseosos de que tanto los impuestos como las finanzas se reinventen también. Quieren que sus funciones fiscales y financieras analicen su modelo operativo y aumenten la eficiencia, hagan más con menos y gestionen la analítica y el valor que sale de sus conjuntos de datos comunes. Desde el punto de vista presupuestario, saben que para cumplir estas prioridades tienen que invertir en innovación y tecnología.

Las últimas investigaciones de los equipos de EY apuntan a un acoplamiento mucho más estrecho entre los impuestos y las finanzas en este proceso de transformación, donde históricamente pueden haber sido más discretos.

Las funciones financieras y fiscales están bien asesoradas para integrar la agilidad y la sostenibilidad en sus modelos operativos. He aquí algunos pasos clave para lograrlo:

• La primera tarea es evaluar tu estado actual frente a los posibles impactos futuros y realizar un análisis de las deficiencias. Una parte clave de esto implica que las funciones se sienten juntas y se aseguren de que el departamento de finanzas entiende exactamente lo que el departamento de impuestos necesita y por qué.
• El cambiante entorno normativo supone un trabajo extra, que requiere el uso de una tecnología más potente. Se necesitan profesionales de impuestos con las habilidades necesarias, no sólo para manejar el volumen, sino para gestionar los pesados requisitos de datos junto con las herramientas automatizadas de vanguardia.
• Identificar el modelo operativo que mejor apoya la estrategia deseada. Puede tratarse de outsourcing, hybrid/co-sourcing, o de un rediseño de las funciones internas.
• Aprovechando sus sistemas empresariales, construyendo así un marco de datos común y estandarizado, el ecosistema resultante (al que los equipos de EY se refieren como la función inteligente de impuestos y finanzas) permitirá que los sistemas ERP, EPM y otras fuentes apuntalen todo el proceso "de registro a informe" de finanzas e impuestos.
• Construir el ecosistema de forma gradual. Debería empezar por aprovechar la pila tecnológica empresarial existente y construir sus modelos de datos para apoyar sus casos de uso. Juntos permitirán la mejora continua y ayudarán a impulsar el valor a largo plazo para la empresa.