Introducción
Este Aviso de Privacidad tiene la intensión de describir las prácticas que EY sigue con relación con el Sistema de EY Entrepreneur Of The Year™ (“EOY”) (“Sistema”) con respecto a la privacidad de los titulares cuyos Datos Personales son tratados y archivados en el Sistema.
¿Quién administra la Herramienta?
“EY” se refiere a una o más Firmas miembro de la red Global de firmas Ernst & Young Global Limited (“EYG”), cada una de las cuales es una entidad legal independiente y actúa por sí misma como Responsable de los Datos Personales. La entidad que está actuando como Responsable de los Datos Personales al proporcionar esta Herramienta en la que se tratan y archivan sus Datos Personales es EYGM Limited, una entidad global de EY. Además del Sistema, las siguientes herramientas de evaluación (“Herramientas de Evaluación”) son utilizadas por el personal de EY y los Jueces con el propósito de evaluar a los candidatos del Programa EY Entrepreneur Of The Year:
Estados Unidos y Canadá: Dinamarca: Resto del Mundo* |
Venue Admincontrol BoardPac |
*No todos los programas utilizan una Herramienta de Evaluación adicional
Ernst & Young LLP tiene la licencia de Venue por medio de Donnelly Financial Services y está hospedada en los servidores de Ensono, LP en Estados Unidos. Ernst & Young P/S tiene la licencia de Admincontrol por medio de Admincontrol AS y está hospedada en los servidores de Admincontrol en Noruega. EY Global Services Limited tiene la licencia de BoardPac por medio de BoardPac, Inc. y está hospedad en los servidores de Microsoft Azure servers en Irlanda.*No todos los programas utilizan una Herramienta de Evaluación adicional
Los Datos Personales contenidos en la Herramienta son compartidos por EYGM Limited con una o más Firmas miembro de EYG (ver abajo la sección de “¿Quién puede tener acceso a mis Datos Personales?”).
El Sistema esta hospedado en un servidor de Microsoft Azure localizado en la República de Irlanda.
¿Por qué necesitamos los Datos Personales?
El Sistema apoya a los equipos de administración de EOY para llevar a cabo el Programa de EOY.
Los Datos Personales que son tratados en el Sistema y las Herramientas de Evaluación son utilizados principalmente para soportar su nominación al Programa de EY Entrepreneur Of The Year.
Además, EY podrá, de tiempo en tiempo, usar los Datos Personales para los siguientes propósitos:
1. De manera agregada o anonimizada para los propósitos de investigación realizada exclusivamente por EY o en conjunto con otras organizaciones en temas relacionados con el emprendimiento.
2. Para invitar a ciertos Nominados a asistir a eventos selectos para Nominados de EY Entrepreneur Of The Year Nominees o Alumni que EY considera que pueden ser relevantes o beneficiosos para los emprendedores.
3. Para invitar a ciertos Nominados a participar en investigaciones o estudios de inteligencia de liderazgo que impacte a los emprendedores.
4. Para los propósitos de identificar y contactar a los Nominados que podrían potencialmente beneficiarse de los servicios que ofrece EY y/o introducirles a otros emprendedores o líderes empresariales que tienen un interés relevante en conocer a dichos Nominados.
5. Para el desarrollo y publicación de material de mercadotecnia, publicaciones promocionales, sitios web, publicaciones y cobertura en los medios, videos y otros materiales relacionados con el Programa de Entrepreneur Of The Year, independientemente de que dichos elementos sean para audiencia externa o interna.
La exactitud de los Datos Personales tratados en el Sistema deberá es mantenida por los equipos de administración del Programa EY Entrepreneur Of The Year Program de cada Programa de Entrepreneur Of The Year que se lleve a cabo. Una vez que se complete el Programa de EY Entrepreneur Of The Year, los Datos Personales en el Sistema y las Herramientas de Evaluación dejarán de ser actualizados.
En la forma de nominación de Entrepreneur of the Year (o para los Jueces, su material de evaluación) contenida en el sistema Client Relationship Management (CRM), solicitaremos su consentimiento para adicional su información de contacto. Usted es libre de proveer o no dicho consentimiento. Si opta por no consentir el envío de materiales de mercadotecnia no relacionados con EOY por parte de EY, usted puede retirar su consentimiento contactando al administrador de su Programa de EY Entrepreneur Of The Year.
EY se basa en lo siguiente para darle legitimidad al tratamiento de sus Datos Personales en el Sistema:
Nosotros tratamos sus Datos Personales basados en su consentimiento. La provisión de sus Datos Personales a EY es opcional. Sin embargo, si usted no otorga su consentimiento en la totalidad o parte de sus Datos Personales, podremos no estar en posibilidad de llevar a cabo los propósitos del tratamiento. Usted puede retirar su consentimiento en cualquier momento.
¿Qué tipo de Datos Personales se tratan en la Herramienta?
Datos Personales recolectados y tratados en el Sistema y las Herramientas de Evaluación relacionada con los Nominadores, Nominados, Patrocinadores, Jueces y Personal de EY que administra el Sistema y las Herramientas de Evaluación:
1. Nominadores, Nominados y Delegados de los Nominados
Datos Personales tratados en el Sistema y las Herramientas de Evaluación relacionados con los Nominadores y Nominados del Programa EY Entrepreneur Of The Year Program incluyendo su nombre, datos de contacto (email, teléfono del trabajo y dirección de trabajo), fotografía del Nominado e información relacionada con la compañía como puede ser el tiempo de trabajo en la compañía. Cuando el Nominado le encargue a un Delegado el completar la forma de nominación, los Datos Personales tratados en el Sistema y las Herramientas de estarán relacionados con el Delegado e incluirán su nombre, titulo, nombre de la compañía, correo y número de teléfono.
Los Nominados también podrán proporcionar Datos Personales como de sí mismos vía autenticación de LinkedIn. La autenticación de LinkedIn contendrá su nombre (Nombre y Apellido), email y foto de perfil de su LinkedIn. Un ID único generado por LinkedIn también será tratado. El ID de usuario de LinkedIn user ID será utilizado internamente para comprobar el método de autenticación. Cualquier entrada de usuario que tenga un ID de usuario de LinkedIn va a validad que el usuario haya sido validado por LinkedIn.
No es obligatorio que todos los campos de la forma de Nominación sean completados por el Nominador y los Nominados o Delegados de los Nominados. Por ejemplo, ambos, la fecha de cumpleaños (únicamente mes y año) y el género son campos opcionales. Estos podrán no ser recabados en general por algunos países a menos que el Nominado aplique a un premio de categoría especial. Los campos obligatorios serán marcados con un asterisco rojo.
EY podrá buscar información de algún Nominado o su compañía/organización para confirmar y complementar la información contenida dentro de su forma de nominación al programa de EY Entrepreneur Of The Year ("Background Checks"). Background Checks pueden incluir información obtenida de recursos públicos como redes sociales, historial crediticio, juicios públicos y otros registros disponibles, expedientes legales (en la medida en que lo permita la ley aplicable) o información proporcionada por terceros.
Además de los Datos Personales que son tratados en el Sistema y las Herramientas de Evaluación, la forma de nominación a EY Entrepreneur Of The Year también solicita a los Nominados 3 años de información financiera relativa a su compañía/organización, y se les solicita que proporcionen los siguientes datos de cada uno de esos años:
1. Ventas Anuales
2. Ingresos antes de Impuestos
3. Ganancias antes de Interés, Impuestos, Depreciación y Amortización (EBITDA)
4. Activos Totales
5. Patrimonio Total
Al proporcionar la información financiera anterior en el Sistema y las Herramientas de Evaluación para los propósitos del Programa EY Entrepreneur Of The Year, los Nominados confirman que: al proporcionar dicha información no incumple con ninguna obligación de confidencialidad o cualquier otro derecho legal de la compañía/organización a la que esté sujeta la información; han obtenido la información de manera autorizada legalmente, y tienen debida autorización de proporcionar a EY el derecho de utilizar dicha información para los propósitos relacionados con el programa EY Entrepreneur Of The Year.
1. Patrocinadores
Los campos de Datos Personales que son tratados en el sistema con relación a los Patrocinadores son principalmente en nombre de la compañía e información de contacto.
1. Jueces
Los Datos Personales tratados en el Sistema y las Herramientas de Evaluación relacionadas con los Jueces del Programa EY Entrepreneur Of The Year incluye su nombre e información de contacto (email, teléfono, dirección de la compañía), fotografía, biografía y nombre de su asistente.
1. Personal de EY
El Personal autorizado de EY usa los módulos de administración del Sistema y las Herramientas de Evaluación de Entrepreneur Of The Year Management. La información del Personal de EY mantenida en el Sistema incluye nombre, apellido, email y puesto en EY (e.g., Associate Director, Director, Partner). La información del Personal de EY que se tiene en las Herramientas de Evaluación es su nombre, apellido y email.
EY se basa en lo siguiente para darle legitimidad al tratamiento de sus Datos Personales en el Sistema:
Nosotros tratamos sus Datos Personales basados en su consentimiento. La provisión de sus Datos Personales a EY es opcional. Sin embargo, si usted no otorga su consentimiento en la totalidad o parte de sus Datos Personales, podremos no estar en posibilidad de llevar a cabo los propósitos del tratamiento. Usted puede retirar su consentimiento en cualquier momento.
Datos Personales Sensibles
Los Datos Personales Sensibles revelan su origen racial o étnico, sus opiniones políticas, sus creencias religiosas o filosóficas, afiliación sindical, datos genéticos, datos biométricos, datos relacionados con su salud o su vida u orientación sexual.
EY no recaba intencionalmente ningún Dato Sensible de usted en el Sistema, y no es la intención del Sistema el tratan esta información. Además, por favor considere que todos los campos de texto libre no deberán llenarse con Datos Personales excesivos (incluyendo Datos Sensibles) y/o información confidencial de sus clientes.
¿Quién tiene acceso a sus Datos Personales?
Sus Datos Personales pueden ser accesados en la Herramienta por las siguientes personas/equipos:
- Nominadores, Nominados y Delegados de los Nominados pueden accesar (leer, editar, imprimir) los Datos Personales relacionados con su propia nominación previo a que la forma sea subida al Sistema. Posterior a su sumisión, los Nominadores y Nominados podrán únicamente ver la nominación (leer únicamente). Los Nominadores, Nominados y Delegados de los Nominados no tienen acceso a las Herramientas de Evaluación.
- Los Jueces pueden accesar en el Sistema y las Herramientas de Evaluación a los Datos Personales relacionados con los Nominados que están juzgando. Los Jueces no son Personal de EY que accesará a los datos para ver y evaluar las nominaciones. Con la excepción del nivel EY World Entrepreneur Of The Year, los Jueces típicamente están localizados en la zona geográfica en donde el Programa particular de EY Entrepreneur Of The Year Program está ubicado. Los Jueces tienen únicamente permiso para leer la información de los Nominados durante el periodo de evaluación. Una vez que la evaluación se haya completado, el Juez dejará de tener acceso a la información de los Nominados.
- Los Patrocinadores no tendrán acceso al Sistema o las Herramientas de Evaluación; en algunos países podrán tener acceso a Datos Personales limitados (incluyendo el nombre de los Nominadores y Nominados, y en algunos casos a una copia de la forma de nominación en PDF o similar con información de contacto y financiera).
Los Patrocinadores también podrán tener acceso a la información financiera de la compañía/organización de los Nominados, mismas que estará organizada en niveles de banda. SAP America es el Patrocinados nacional del Programa EY Entrepreneur Of The Year en Estados Unidos y podrá tener acceso a la información de contacto de los Nominados en Estados Unidos con el propósito de contactarlos.
- El Personal de EY en todos los niveles están sujetos a varias reglas profesionales y aplicables a la Firma miembro que aplicarán a toda la información privada contenida durante el curso de su trabajo, y estas reglas aplican a información privada de los Nominados recolectada para el Programa EY Entrepreneur Of The Year. Generalmente, la información del Nominado está disponible para el personal de EY en base a su “necesidad de conocerla” (e.g., los Program Manager locales generalmente verán la información relacionada con los Nominados para el Programa en particular del que son responsables, Dependiendo de si es nacional o global, cada Manager podrá tener acceso a más información).
- El Soporte de TI de las Herramientas de Evaluación tendrá acceso únicamente en la medida en que sea necesario que preste soporte en las Herramientas de Evaluación.
Los derechos de acceso descritos anteriormente incluyen Datos Personales en distintas jurisdicciones (incluyendo jurisdicciones fuera de la Unión Europea) en las que EY opera (las ubicaciones de las oficinas de EY están enlistadas en www.ey.com/ourlocations ). Una perspectiva general de las entidades de la red EY que proveen servicios a clientes externos está disponible aquí (Ver Sección 1 (Acerca de EY) “View a list of EY member firms and affiliates”). EY va a tartar sus Datos Personales en la Herramienta de conformidad con la ley y regulaciones profesionales aplicables a su jurisdicción. Las transferencias de Datos Personales dentro de la Red EY están regidas por las Binding Corporate Rules de EY.
Nosotros transmitimos o revelamos los Datos Personales que recolectamos a terceros proveedores (y sus subsidiarias y afiliadas) quienes prestan servicios de soporte a nuestro proceso interno. Por ejemplo, contratamos a terceros proveedores para proporcionar, administrar y dar soporte a nuestra infraestructura de TI (tales como manejo, alojamiento y análisis de datos, copias, seguridad y servicios de almacenamiento en la nube) y para el almacenamiento y destrucción segura de nuestros documentos en versión impresa. Es nuestra política el usar únicamente terceros proveedores que estén obligados a mantener ciertos niveles apropiados de protección, seguridad y confidencialidad de datos, y que puedan cumplir con cualquier requisito legal para transferir los datos fuera de la jurisdicción en la que originalmente fueron recolectados.
Para los Datos recolectados en el Área Económica Europea (EEA por sus siglas en inglés) o aquella que se relaciona con individuos de la EEA, ET requiere un mecanismo de transferencia apropiado para la ley aplicable. La transferencia de Datos Personales de la Herramienta a Admincontrol está regida por un Contrato entre EY y el proveedor de servicios que previene la transferencia de Datos Personales fuera de la EEA sin consentimiento previo.
Retención de Datos
Nuestra política es retener los Datos Personales únicamente en la medida en la que sean necesarios para los propósitos descritos en la sección “¿Por qué necesitamos sus Datos Personales?”. El periodo de retención varía en distintas jurisdicciones ya que se establece en función de la regulación local y los requisitos profesionales de retención.
Con el propósito de cumplir con nuestros requisitos legales, establecer, ejercer o defender nuestros derechos legales de archivar y mantener un historial, requerimos retener la información por periodos significativos de tiempo.
Las políticas y/o procedimientos para la retención de Datos Personales en la Herramienta son:
Los Datos Personales en el Sistema, tales como la información de contacto de los participantes, será eliminada 10 años posteriores a que concluya el Programa de EY Entrepreneur Of The Year, o por el periodo que sea requerido en la ley local. A partir de la conclusiones de este periodo, la única información que será retenida de los participantes será su nombre, la compañía/organización con la que están asociados, el año en el que participaron en el Programa EY Entrepreneur Of The Year y el estatus que obtuvieron. Los administradores del Programa son frecuentemente cuestionados si cierta persona o compañía ha participado en Programa de EY Entrepreneur Of The Year y si ganaron el premio. Los datos serán eliminados de las Herramientas de Evaluación y el acceso será revocado después de que se concluya el periodo de evaluación de los Jueces.
Después de que concluya el periodo de retención de sus Datos Personales, estos serán eliminados.
Seguridad
EY protege la confidencialidad y seguridad de la información que obtiene en el curso de su trabajo. El acceso a dicha información está limitado, hay políticas y procedimientos establecidos y designados para salvaguardar la información de pérdida, mal uso y divulgación inapropiada. Información adicional acerca de nuestro enfoque respecto de la protección de Datos Personales y seguridad de la información está disponible en nuestro folleto denominado “Protecting your data”.
Controlando sus Datos Personales
EY no va a transferir sus Datos Personales a terceros (ajenos a aquellos señalados en la sección 6) a menos que tengamos su permiso o sea requerido por ley aplicable.
Usted podrá legalmente solicitarnos detalles de los Datos Personales que EY tiene de usted.
Para confirmar su sus Datos Personales son tratados en la Herramienta o accesar a sus Datos Personales en la Herramienta o (cuando sea aplicable) revocar su consentimiento, contacte a su representante usual de EY o mande una solicitud al email global.data.protection@ey.com
Rectificación, cancelación, omisión y portabilidad de los Datos Personales
Usted puede confirmar que sus Datos Personales sea correcto y actualizados. Usted puede solicitar rectificación, cancelación u omisión del tratamiento de sus datos o solicitar la portabilidad de una copia de sus Datos Personales a su representante de EY usual o al email global.data.protection@ey.com
Quejas
Si usted está ´reocupado respecto de una posible vulneración a la ley de privacidad u otra regulación, contacte EY’s Global Privacy Leader, Office of the General Counsel, 6 More London Place, London, SE1 2DA, United Kingdom o vía email a global.data.protection@ey.com o vía su representante usual de EY. Un líder de privacidad de EY investigará su queja y proveerá información de que será manejado y resuelto.
Si no está satisfecho con la manera en la que EY manejó su queja usted tiene derecho a quejarse con la autoridad de protección de datos de su país. También puede referirse a las cortes con jurisdicción competente.
Ciertas firmas EY en países fuera de la Unión Europea (UE) han establecido un representante en UE para actuar en su nombre si, y cuando, ellos tomen actividades de tratamiento de datos en donde aplique la Ley General de Protección de Datos (GDPR). Más información y los datos de contacto de estos representantes están disponibles aquí.
Contáctenos
Si tiene dudas o comentarios adicionales, contacte su representante usual de EY o mande un correo al email global.data.protection@ey.com
Mediante su aceptación electrónica, los términos contenidos en este Aviso de Privacidad se entienden como aplicables a usted a partir de la fecha de aceptación y continuarán siéndole aplicables por todo el periodo de su participación en el Programa de EY Entrepreneur Of The Year Program y posterior a dicho periodo, según la sección de Retención de Datos de este documento. Aquellos que no consientan lo establecido en el presente no podrán participar en el Programa de EY Entrepreneur Of The Year.
