7 minutos de lectura 2 abr 2020

¿Cómo enfrentar la crisis del COVID -19?: Prácticas y recomendaciones

Por

Jorge Acosta

Advisory Partner Leader, EY Perú

Líder de Asesoría de Negocios y Consultoría de EY Perú, experto en mejora de desempeño y gestión empresarial con más de 20 años de experiencia atendiendo a clientes de diversas industrias.

7 minutos de lectura 2 abr 2020
Publicado en Gestión 2 de abril del 2020  

La Encuesta Global de Riesgos 2020 de EY, realizada a directores y ejecutivos de todo el mundo, muestra que casi 4 de 5 encuestados declararon que sus organizaciones no están bien preparadas para enfrentar un evento de crisis.

Prácticas y Tips

La crisis actual que ha generado el COVID-19 ha llevado a más de un tercio de la población mundial en algún nivel de reclusión y a que más del 90% de empresas a nivel global hayan interrumpido sus cadenas de suministros, generando una abrupta desaceleración económica. Es que esta situación ha tomado por sorpresa al mundo, con importantes implicancias para la salud personal, la continuidad del negocio y el orden económico mundial. La Encuesta Global de Riesgos 2020 de EY, realizada a directores y ejecutivos de todo el mundo, muestra que casi 4 de 5 encuestados declararon que sus organizaciones no están bien preparadas para enfrentar un evento de crisis.

En nuestro país se han tomado drásticas medidas de emergencia sanitaria necesarias para controlar la expansión del Coronavirus. Esto afecta, sin duda alguna, la operación de nuestras empresas y con ello nuestra economía; sin embargo, es nuestra obligación priorizar la salud y seguridad de nuestros colaboradores, clientes, proveedores y la sociedad en general, así como trabajar para la pronta reactivación económica, una vez que las medidas puedan reducirse.

Al igual a que ha ocurrido a nivel global, esta crisis ha tomado a muchas empresas en nuestro país sin planes continuidad o de gestión de crisis. Las empresas que si tienen planes de continuidad de negocios o de gestión de crisis, deben adaptar los mismos a medida que la crisis se sostiene y cambia, para mitigar poder su impacto. En este sentido, las organizaciones deben establecer un plan, que les permita gestionar el “NOW” (Ahora - crisis actual), “NEXT” (Siguiente evolución de la crisis) y el “BEYOND” (“DESPUES “de la crisis).

  • Controlar el AHORA (NOW), responder.  Las organizaciones deben priorizar la continuidad de la operación en aquellas áreas cuya interrupción tiene un alto impacto en su negocio y sus resultados, pero que aún no están bajo control; por tanto, necesitan definir acciones inmediatas que les permitan “Tomar el Control”.
  • En NEXT debemos mantenernos bajo la presión de la SIGUIENTE etapa de la crisis, estabilizar y recuperar: Una vez terminada la etapa inicial de la crisis, se deben tomar acciones para resistir durante el periodo que dure la crisis, adaptándose a los cambios y evolución de la misma para sostener a la Compañía bajo la presión.
  • BEYOND  es prepararnos para el DESPUES de la crisis y transformar: Una vez que esta haya llegado a su fin deberán tomarse acciones para reorganizar y preparar a la empresa para un nuevo comienzo, para un nuevo nivel de normalidad, dado que muchos cambios y acciones que se hayan tomado se quedarán permanentemente, por lo que seguramente habrá que redefinir el modelo de negocios para aprovechar las oportunidades que esa nueva coyuntura presente.

Priorización de acciones en crisis

NOW
Tomar el control
Posibles eventos
 
• El plan de crisis eventualmente fallará.
• Las personas clave del equipo eventualmente no estarán disponibles.
• Las interrupciones en el lugar de trabajo aumentarán dramáticamente.
Algunas acciones a considerar
 
• Asegurar el capital de trabajo y la liquidez.
• Recursos y capacidad redundante para aprender y operar funciones y roles ante ausencias de personas clave.
• Reforzar la infraestructura y equipos con capacidad suplementaria y sistemas reduntantes.
• Establecer gobierno para priorizar y tomar decisiones en crisis.
NEXT
Mantener bajo presión
Posibles eventos
 
• La crisis sostenida ha creado nuevas áreas críticas.
• Hay planes de contingencia disponibles solo para funciones críticas.
• Cambios en los ingresos y la planificación.

Algunas acciones a considerar
 
• Monitorear cambios para adaptar las estrategias constantemente y mantener capacidades para administrar problemas en áreas críticas como la falta de liquidez y la interrupción de la cadena de suministros.
• Prepare su operación para los cambios que puedan requerir el gobierno.
• Reinventar y activar fuentes de ingresos alternativas.



BEYOND
Reorganizar - nuevo comienzo
Posibles eventos
 
• La crisis ha terminado: comienza la restauración.
• La recuperación es posible y está en progreso.
• Puede existir un segundo y tercer brote.
 
 
Algunas acciones a considerar
 
• Reinventar y rediseñar procesos centrales en un mundo posterior a COVID19.
• Aprovechar las pácticas líderes probadas durante la crisis, por ejemplo la gestión de riesgos de proveedores.
• Mejore los planes de gestión de crisis con las lecciones aprendidas.
• Aproveche la interrupción para ejecutar un cambio a gran escala.
• Institucionalizar cambios alineados con la estrategia del negocio, por ejemplo el teletrabajo.

Hemos identificado 9 frentes de trabajo clave para la resiliencia organizacional y gestión de continuidad de negocios y de crisis, donde determinamos las acciones y planes de acción para el NEXT, NOW y BEYOND. Si bien cada una de las estrategias o tácticas para lograr esto dependerá de la industria y de las capacidades de la empresa, hemos identificado algunas acciones que son comunes en varias industrias con distintos matices. 

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¿Qué opciones debo considerar para mitigar mi pérdida financiera?

En épocas de crisis se debe hacer seguimiento continuo a las brechas de capital de trabajo. La cadena de pagos (por lo tanto, su caja) está siendo fuertemente afectada por la interrupción de las operaciones, por lo que se debe anticipar a un potencial quiebre y definir la forma de financiamiento de esas brechas:

Hemos observado que las empresas utilizan diferentes medidas para asegurar su liquidez: (i) Mayor utilización de sus líneas de crédito, (ii) revisar y priorizar sus pagos, revisando los términos con sus proveedores, difiriendo compras o pagos en función su urgencia para la operación, entre otras acciones. En este contexto, la cobranza se vuelve fundamental y se debe tratar de acelerar los cobros dado que muchos clientes también se verán afectados por la crisis. Cuando enfrentamos una crisis queda clara la interdependencia de las empresas, clientes, proveedores, colaboradores, entidades financieras. En este sentido, cualquier renegociación de pagos debe evitar perjudicar de forma relevante a las diferentes contrapartes para no dañar las relaciones comerciales a medio plazo.

¿Cómo puedo proteger de manera efectiva y segura la salud y el bienestar de mis trabajadores?

Es importante establecer las medidas para identificar los focos potenciales de infección, los protocolos para tratarlos y proteger al resto del personal, el mantenimiento y seguimiento de los grupos de personas de riesgo, la comunicación interna acerca de la crisis y las acciones de seguridad que la organización sigue, son algunos ejemplos de acciones que se siguen para tomar el control. Lo siguiente es establecer los protocolos para que el personal pueda trabajar de forma segura como el uso de mascarillas, procedimientos de desinfección periódica, procedimientos para equipos de reemplazo.

¿Cómo puedo administrar mi marca y relacionarme con mis clientes cuando la interacción humana se percibe como peligrosa?

Para la gestión de la demanda, se debe mantener informado a los clientes de las acciones que la organización está realizando para mantener seguras las operaciones y cuáles son los procedimientos que se seguirán para atenderlos de manera segura. Varias empresas han desarrollado nuevos canales de atención y venta al público, en muchos casos digitales que permiten seguir operando de forma segura, pero se presentan riesgos de seguridad de información, capacidad de operación de sistemas y de capacidad de la red distribución. El incremento del uso de los canales de venta digitales conlleva a que el modelo de distribución cambie, y que se evalúe continuamente el performance para ajustarlo. En el caso de la venta minorista, la capacidad de operación de las tiendas cambia, debido al surtido de productos, al aforo permitido, a la cantidad de personal disponible para atención en tienda, a las medidas de seguridad que se deben mantener. Se debe hacer un análisis del consumo de productos y disponibilidad de los mismos. En épocas de crisis los hábitos de consumo tienden a cambiar sobre la base de la disponibilidad de los productos.

¿Cómo cambio rápidamente cuando mis proveedores, materias primas y opciones de entrega ya no son viables?

Como todos podemos observar, en la situación actual, la cadena de suministro se ve seriamente afectada: quiebres de stock, capacidad limitada de reposición, centros de distribución cerrados, incapacidad de recibir o enviar productos o insumos, son algunos de los muchos problemas. Es importante ante todo identificar los productos y materiales críticos para los procesos comerciales o productivos de la empresa, entender sus interrelaciones y las capacidades de los proveedores. Muchas empresas, con el objetivo de reducir costos, desarrollaron estructuras centralizadas y redujeron el número de proveedores. Ante la crisis, deben diversificar proveedores y buscar productos sustitutos, no sólo por el riesgo de la escasez de los productos sino por el riesgo de que los proveedores no tengan capacidad y pueda eventualmente paralizar sus operaciones por la pandemia. La centralización de almacenes y centros de distribución, dificulta responder a los requerimientos de los puntos de entrega ante un evento en un almacén. Aquellos que no han podido desarrollar centros de distribución alternativos diversificados geográficamente, se han visto en la obligación de distribuir su stock en los almacenes de las tiendas o fábricas, cambiando los patrones logísticos que se seguían, como: cambios en almacenamiento, en las rutas de distribución, en las capacidades en los puntos de entrega de los proveedores.

¿Cómo las decisiones gubernamentales pueden afectar o ayudar a mi compañía?

El gobierno emite constantemente medidas y normas para gestionar los riesgos de la pandemia. No sólo regula el estado de emergencia y las actividades que se pueden realizar, afectando la operación de las compañías, también emite normas que buscan aliviar las presiones que la interrupción de operaciones afecta la economía, en ámbitos como incentivos y normas tributarias. La empresa debe designar un responsable para hacer seguimiento a las medidas emitidas por el gobierno. Establecer reuniones periódicas para evaluar las oportunidades de apoyo del gobierno y las organizaciones de todo el país y la forma en que pueden servir mejor a las circunstancias individuales de su situación. Debe evaluar las responsabilidades legales que se generan en la aplicación de las normas que limitan la operación y establecer los controles para su cumplimiento.

Muchas de las medidas adoptadas por nuestras organizaciones durante esta crisis se convertirán en prácticas usuales, cambiaran los modelos de operación, la forma de trabajo será más ágil y colaborativo, se cambiarán los modelos de negocio. Muchas empresas serán fuertemente afectadas por el impacto de la crisis en sus operaciones, aquellas que mejor se adapten a los cambios de mercado y nuevos modelos de operación, serán los nuevos líderes. El COVID-19 llegó para cambiar nuestras vidas y nuestras empresas.

Ejemplos de acciones en Gestión Financiera ante una situación de crisis

NOW
Tomar el control: Responder
  1. Determinar las brechas de capital de trabajo en crisis y su financiamiento.
  2. Priorizar la liquidez (disponible).
  3. Enviar a factoring las cuentas pendientes de cobro.
  4. Revisar la aplicabilidad del subsidio del 35% por parte del Estado para empresas que emplean trabajadores con sueldos menores a S/1500.
  5. Revisar la viabilidad de diferir la declaracion y pago de impuestos, en función de las normas publicadas por SUNAT por el estado de emergencia.
NEXT
Gestionar la presión:
Estabilizar y recuperar
  1. Explorar programas de ayuda y asistencia del gobierno. 
  2. Priorizar o diferir pagos a proveedores y reguladores.
  3. Gestionar el cobro de seguros, de aplicar.
  4. Revisar las proyecciones financieras constantemente.
BEYOND
Reorganizar para un nuevo comienzo: Transformar
  1. Innovar - reducir costos operativos: RPA y mejora de procesos.
  2. Transformar el ciclo de ingresos.

Respondiendo a COVID-19

La coyuntura mundial está desafiando muchos aspectos del negocio. Para ayudarlos a afrontar estos retos, ponemos a su disposición información relevante para responder a la volatilidad y construir la resiliencia en las organizaciones.

 

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Resumen

El COVID19 ha tomado por sorpresa al mundo. El sector empresarial se ha visto afectado por una interrupción abrupta de sus operaciones.

Acerca de este artículo

Por

Jorge Acosta

Advisory Partner Leader, EY Perú

Líder de Asesoría de Negocios y Consultoría de EY Perú, experto en mejora de desempeño y gestión empresarial con más de 20 años de experiencia atendiendo a clientes de diversas industrias.