6 minutos de lectura 24 mar. 2020

Ideas para gestionar algunos de los nuevos desafíos en situaciones de crisis

Por Rafael Huamán

Forensic & Integrity Services Leader, EY Latin America Region

Experto en prevención e investigación de fraudes. Profesor apasionado. Hombre de familia.

6 minutos de lectura 24 mar. 2020

Ideas para gestionar algunos de los nuevos desafíos en situaciones de crisis 

  1. ¿Qué opciones debemos considerar frente a pérdidas financieras y daños emergentes?:  Reclamos de Seguros

    Las situaciones de crisis pueden generar un impacto en las operaciones de la Compañía, como la interrupción del negocio, la pérdida de ingresos o los costos adicionales. ¿Estamos llevando un registro ordenado de cada uno de estos impactos, sobrecostos y daños? ¿Hemos evaluado la naturaleza de nuestras coberturas? ¿Contamos con información para iniciar un proceso de reclamo de seguros? Si bien la calificación del COVID-19 como “pandemia” y las medidas gubernamentales adoptadas para desacelerar su propagación podrían considerarse como “caso fortuito o de fuerza mayor”, es importante que cada caso sea analizado de manera particular.

    ● Analice la cobertura de las pólizas de seguros e identifique las opciones de recuperación disponibles.
    ● Lleve un registro para proteger y preservar información cuya naturaleza es útil para cuantificar impactos o daños, como, por ejemplo: información física, transaccional, contable, comunicaciones electrónicas, entre otras.
    ● Documente las actividades extraordinarias de mitigación de impacto implementadas por la Compañía: trabajo remoto, medidas de protección y salubridad adicional.
    ● Documente lo relacionado al evento: interrupción total o parcial, pérdidas en la cadena de suministro, entre otros.
    ● Cuantifique y documente el importe de la potencial pérdida, analizando escenarios y extensiones de plazos.

  2. ¿Es posible que enfrentemos situaciones de controversias frente a incumplimientos de compromisos de o hacia terceros?: Litigios y/o Disputas contractuales

    En épocas de crisis existen situaciones de incumplimiento que pueden ser consideradas producto del evento de fuerza mayor, donde ninguna de las partes tiene responsabilidad frente a la situación. Sin embargo, cada caso requiere un análisis de carácter contractual y legal. ¿Tenemos identificados aquellos compromisos que pueden presentar situaciones de incumplimientos de o hacia terceros? 

    ● Haga un inventario de compromisos contractuales vigentes con clientes, proveedores y socios de negocio, clasificando aquellos que tienen su origen en la potencial situación de fuerza mayor y aquellos que no.
    ● Evalúe potenciales reclamos comerciales de clientes y potenciales incumplimientos de proveedores y/o socios de negocio.
    ● Identifique todas las fuentes de información disponibles que permita realizar estimaciones o cuantificaciones frente a incumplimiento con o de terceros.
    ● Proteja y preserve la información identificada: contratos, acuerdos comerciales, información contable y electrónica.
    ● Evalúe costos adicionales que imposibiliten o hagan excesivamente costoso cumplir con las obligaciones contractuales.
    ● Cuantifique el importe de una potencial pérdida.


  3. ¿Las medidas adoptadas pueden generar brechas que nos expongan a cyber ataques o fraudes?: Cyber forensics – Incident response

    El aislamiento social obligatorio ha conllevado a activar opciones de trabajo en remoto. Las Compañías han activado de forma inmediata canales de conexión adicionales, usualmente acompañados de la remoción de controles, otorgamiento de permisos adicionales y mayor autonomía de decisión. En este escenario, ¿somos conscientes de que esas medidas necesarias para seguir operando pueden generar brechas e incrementar el riesgo de cyber ataques o fraudes? Los profesionales de tecnología y seguridad de las Compañías deben trabajar activamente en la protección de la operación en situaciones de crisis, siendo los datos uno de sus activos más valiosos.

    ● Proteja, almacene y realice pruebas de las copias de seguridad en ambientes distintos a las redes utilizadas por la Compañía, pensando en cómo hacer frente a secuestros o pérdida de información en el contexto actual.
    ● Los equipos de tecnología deben estar alerta y monitorear la actividad de Internet para restringir el acceso a sitios no seguros.
    ● Evalúe la activación de controles adicionales para que los colaboradores no utilicen dispositivos electrónicos personales para realizar labores sensibles o de riesgo, ya que estos no están afectos a las medidas de control de los dispositivos corporativos (por ejemplo, antivirus, conexiones seguras, entre otros).
    ● Asegúrese de tener medios de comunicación de contingencia para contactar a todos sus colaboradores en caso la Compañía sea víctima de un ciberataque o de caídas de los recursos actuales.
    ● Promueva el uso del canal de denuncias para reportar situaciones de incumplimiento, mal uso o alerta.
    ● Refuerce la cultura de protección de información; a través de cursos en línea sobre seguridad y la inclusión de recomendaciones generales como parte de las comunicaciones regulares con sus empleados.

  4. ¿En el contexto actual de aislamiento social y trabajo remoto, cómo debemos reaccionar frente a situaciones de abuso en las posiciones de confianza, intencionalidad en el mal uso de recursos o autonomías, y/o fraudes internos o externos?: Investigaciones & Data analytics

    En el actual escenario de trabajo remoto, ¿cómo debemos reaccionar frente a situaciones de abuso en las posiciones de confianza, intencionalidad en el mal uso de recursos o autonomías, y/o fraudes internos o externos? El Análisis de Datos se torna una actividad clave para ser ejecutada de forma remota, analizando grandes volúmenes de datos generados en la Compañía con el objetivo de identificar patrones y señales de alerta.

    ● Identifique las fuentes de información y establezca protocolos para la descarga y protección oportuna de la información de la Compañía.
    ● Ejecute pruebas analíticas asociadas a potenciales situaciones de incumplimiento: fraude interno, conflicto de interés, robo, soborno o corrupción privada.
    ●  Monitoree activa y periódicamente a través de alertas los nuevos patrones relacionados con situaciones de riesgo, en particular cuando los procesos pasan por variantes debido al trabajo remoto. Utilice herramientas que permitan visualizar la información de una manera gráfica y dinámica que le permita tomar decisiones oportunas.

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Resumen

En el contexto actual de crisis, los procesos naturales de una compañía pueden verse afectados, por ello es necesario tener en cuenta una serie de consideraciones para actuar de forma certera y eficiente: ¿cuáles son las opciones frente a posibles pérdidas financieras y daños emergentes?, ¿es posible que enfrentemos situaciones de controversia frente a incumpliento de compromisos?, ¿cómo reaccionar frente a situaciones de abuso en posiciones de confianza en un contexto de trabajo remoto?, ¿estamos más expuestos a fraudes o cyber ataques?

Acerca de este artículo

Por Rafael Huamán

Forensic & Integrity Services Leader, EY Latin America Region

Experto en prevención e investigación de fraudes. Profesor apasionado. Hombre de familia.