Las estructuras de software de equipo permiten que varios usuarios colaboren en la misma tarea o reconciliación, lo que es especialmente útil para el entorno actual. En la solución adecuada, los usuarios también pueden adjuntar documentación y acceder a lo que se hizo en períodos anteriores, de modo que una nueva persona o incluso un trabajador temporal tenga la información accesible y consolidada en un solo lugar para su continuidad, incluso si una persona clave no puede trabajar.
Las comunicaciones pueden tener lugar dentro de soluciones de software de equipo para que una fuente de la verdad se preserve más fácilmente. Una solución debe permitir que los archivos se transfieran de forma segura, los empleados no necesitan ir a múltiples lugares para obtener datos. Con los elementos clave y los KPIs definidos y medidos, usted tiene una manera de determinar si está en camino o fuera de camino.
Establecer prioridades
Con más claridad sobre cómo se puede formar un equipo en estas circunstancias, se necesita un camino crítico centrado en abordar los elementos de más alto riesgo, ya que se enfrentan a recursos tensos y a posibles retos tecnológicos. Comprenda sus riesgos y priorícelos en consecuencia para que el enfoque del equipo no se deshilache o se centre en preocupaciones de bajo impacto.
Recomendamos:
- Escrutando cómo las actividades generales del equipo se relacionan con hitos más amplios en el cierre. Esas actividades pueden centrarse en el cierre de los libros auxiliares y el libro mayor, por ejemplo. Considerar todas las dependencias como procesos a nivel de entidad que dependen de pasos locales.
- Evaluar los riesgos asociados con actividades cercanas como reconciliaciones, registros diarios y otras tareas como controles. Aprender lo que se pueda de los auditores internos y externos y cómo se estructuran los controles para identificar los elementos de alto riesgo como prioridades.
- Evaluar y hacer cumplir los umbrales de materialidad para reducir las actividades.
- Nombrar a alguien para que supervise la lista de verificación de cerca como un control secundario para asegurarse de que no se pasen por alto los pasos.
- Revisar el plan de cierre virtual con los auditores para solicitar aportes y sugerencias. Determinar si se puede hacer algo extra para apoyar el proceso de auditoría.
Eficiencia en el equipo remoto
Elegir una solución que permita crear reglas de negocio para impulsar la eficiencia, y que pueda ayudarlo a poner en funcionamiento sus cuentas prioritarias de alto riesgo con información sobre fechas de vencimiento y frecuencia.
Por ejemplo, una funcionalidad que debería ser prioritaria le permitiría establecer frecuencias y niveles de revisión basados en criterios definidos por la empresa. Tal vez algunas de sus cuentas tengan menos volatilidad que otras y no necesiten ser revisadas todos los meses, o tal vez tenga cuentas de saldo cero que puedan ser autocertificadas.
Una solución de gestión de tareas puede utilizarse para documentar, apoyar y aprobar cualquier tarea o actividad. Por ejemplo, muchas empresas gestionan procesos y procedimientos en documentos de Word y utilizan hojas de cálculo y carpetas para aprobar tareas individuales.
El mejor software de gestión de tareas puede establecer fácilmente tareas ad hoc o recurrentes para el seguimiento y la certificación. Los usuarios pueden normalmente poner en pie el módulo en horas o días.
Duradero — y próspero
Es comprensible que el objetivo sea cerrar los libros contables, y las consideraciones a largo plazo estarán en el horizonte. Pero algunos de estos esfuerzos le mostrarán el camino a seguir para convertirse en una función más optimizada, de modo que cuando COVID-19 se convierta en un mal recuerdo, estará trabajando mejor que nunca, en mejores circunstancias.