27. august 2020
ey-man-working-on-computer.jpg

Koroonaaeg ja kaugtöö näitasid inimeste juhtimise tulevikusuunda

Autor: Indrek Lepner

EY Eesti personalijuht

Kirglik personalijuht, kes tegeleb personaliosakonna kõikide, nii operatiivsete kui ka strateegiliste ülesannetega. Armastab vabal ajal tennist mängida.

27. august 2020

Tööandjad pidid nuputama, kuidas kollektiivse kaugtöö olukorras parimal viisil kliente teenindada ja kuidas oma töötajaid ootamatus olukorras toetada. Töötajad aga pidid leidma tasakaalu kodukontoris töötamise ja isikliku elukorralduse vahel. 

Kogu kontorit hõlmava kaugtöö tingimustes on eriti oluline roll täita juhtidel, kelle ülesanne on tagada, et kogu töö klientidega sujuks ja et ka töötajad oleks hoitud. Viisime eriolukorra välja kuulutamisel läbi küsitluse töötajate hulgas, et kaardistada peamised kaugtööga seotud murekohad. Välja joonistus neli põhilist teemat: töökeskkonna loomine kodustes tingimustes; produktiivsuse hoidmine; töötajate infoväljas hoidmine ning suhtlemise ja ühtekuuluvustunde hoidmine. Alljärgnevalt ülevaade, milliseid praktikaid EY-s koroonaajal kasutasime ja milliseid lahendusi leidsime.   

Töökeskkond kodustes tingimustes

Olime kollektiivsele kaugtööle üleminekuks küllaltki hästi valmis, kuna kõikidel meie töötajatel on sülearvutid ja tagatud eemalt ligipääs EY süsteemidele. Lisaks võimaldas tööandja töötajatel koju viia monitorid, et oleks mugavam tööd teha (eelkõige pikemat teksti lugeda ja mahukamaid tabeleid analüüsida). Kuna mõned töötajad avaldasid soovi kasutada oma töötooli kodukontoris, pakkusime kõigile välja võimaluse, et tööandja toob nende tooli koju. Samuti suurendasime vajadusel töötajate EY võrgus olevate mobiiltelefonide andmemahtu. Inimesed kohanesid muutustega üsna hästi ning nüüd peame vaatama, kuidas kõik kontorisse taas tagasi saada. Sügisel on meil plaan läbi arutada ja kokku leppida, milline on meie jaoks nn. uue aja paindlik töökorraldus. Nii tagasiside küsitlus kui ka vestlused töötajatega näitavad, et ka edaspidi oodatakse suuremat paindlikkust ja rohkem valikuid töötegemise aja, koha ja viisi osas.

Produktiivsuse hoidmine

Meie jaoks oli oluline hoida ka kriisiperioodil produktiivsust, et kõik projektid valmiksid tähtajaks ja saaks õigeaegselt klientidele üle antud. Kriisiajal ei saa juhtida tavapärasel moel.

Individuaalset lähenemist oli tavapärase olukorraga võrreldes märksa rohkem vaja. Osade töötajate puhul võimaldab kaugtöö produktiivsust tõsta, sest puuduvad avatud kontorile omased segavad faktorid nagu kolleegide rääkimine taustal, möödujate tervitused ja küsimused jms. Teiste jaoks võib aga kodus töötamine olla väga keeruline ja produktiivsus hoopis langeb. Eelkõige puudutab see väikeste lastega töötajaid, kellel puudub võimalus eraldi toas tööle keskenduda.

EY andis juhtidele olukorraga toimetulemiseks järgmised soovitused: proovige töökoormust tiimis ümber jagada; andke rohkem aega pooleliolevate ülesannete ja projektide lõpetamiseks; leppige kokku töötajale paremini sobivas tööajas; leppige vajadusel kokku puhkuse kasutamine väljaspool põhipuhkuse graafikus kokkulepitut; lubage erandkorras töötajal kontoris tööd teha. 

Informatsiooni jagamine

Õigeaegne ja piisav informeerimine on kriisisituatsioonis võtmeküsimus ning tuleb arvestada, et osa infost kaob inimese jaoks kontorist eemal olles ära. Suurendasime tavaolukorras üks kord kuus toimunud infokoosolekute sagedust. Leppisime kokku, et hakkame kaugtöö perioodil tegema kõigile töötajatele suunatud virtuaalseid koosolekuid iga kahe nädala tagant. Seal jagasime kogu ettevõtet puudutavat infot, sest just ebastabiilsel ajal on oluline, et töötajad oleksid kursis, kuidas ettevõttel tervikuna läheb ning millised teemad on üleval erinevates osakondades. Oluline, et räägitaks ausalt ja avatult ettevõtte finantsilisest toimetulekust kui ka sellest, kas turuolukord võib mõjutada meie töökohti ja sissetulekuid.  Mõistagi on koosolekutel ka töötajatel võimalus tõstatada küsimusi ja olulistel teemadel kaasa rääkida.

Osakondade koosolekud jätkusid virtuaalselt ning juhtidel soovitasime teha tiimiga koosolekuid iga nädal, et täpsustada prioriteete, selgitada ootusi kiiresti muutuvates oludes ning anda töötajatele laiemat taustainfot osakonna kohta. Igal juhil oli võimalus leida endale sobiv formaat koosoleku läbiviimiseks, arvestades üksuse suurust ning enda ja tiimi eelistusi. Mitmed juhid tõid välja, et virtuaalsete koosolekute puhul oli oluline, et osalejad hoiaksid kaamerad sees. See aitas hoida suhtlemisel ehedust ning paremini tajuda üksteise emotsioone. Samuti toodi välja, et tavapärasest enam pöörasid juhid ka töistel koosolekutel tähelepanu isiklikele teemadele. Kui valitsus lõpetas eriolukorra, siis viis üks meie juhtidest oma tiimi väikesele rattamatkale loodusesse, et tiimina üheskoos olla peale pikka isolatsiooni perioodi.

Samuti kutsusime töötajaid üles üksteisega aktiivselt suhtlema. Näiteks tegema ühiseid kohvipause MS Teamsi vahendusel. Kui alguses tundusid sellised väikesed arvutiekraani vahendusel toimuvad vestlused kuidagi võõrad, siis peagi muutusid need paljude jaoks täiesti loomulikuks igapäevatöö osaks. Seda mitte ainult kolleegidega Eestis, vaid ka Baltikumis.   

Suhtlemine ja ühtekuuluvustunne

Sunnitud kaugtöö perioodil on suhtlemine ja personaalse kontakti hoidmine iga töötajaga kriitilise tähtsusega. Juhtidel soovitati iga töötajaga vestelda vähemalt kord nädalas 15-30 minutit ja mitte vaid otseselt tööd puudutavatel teemadel. Inimlik ja soe vestlus võiks täita järgmisi eesmärke: saada infot, kuidas läheb töötajal ja tema perel, kas nende tervis on korras ja kuidas sujub igapäevane elukorraldus; uurida, kas on tekkinud mingeid muresid või takistusi, mis segavad tööülesannete täitmist ning kuidas neid koos ületada; jagada, kuidas juhil endal läheb nii isiklikus kui tööalases perspektiivis. Inimesed tahavad rääkida endast ja ka kuulda, kuidas teistel läheb. Sellist isiklikku kontakti ei asenda mitte ükski tsentraalselt juhitud HR programm.

Töötajate kaasatuse ja tiimitunde hoidmiseks korraldasime ka kriisiajal erinevaid üritusi, mille korraldamisel pidasime oluliseks interaktiivset formaati. See aitab hoida koostegemise tunnet. Näiteks viisime läbi erinevatel teemadel viktoriine, kus töötajad registreerisid ennast 2-3-liikmeliste meeskondadena ja võistlesid omavahel. Üks viktoriinidest oli suunatud oma kolleegide tundmaõppimisele. Olime ette valmistanud põnevaid küsimusi inimeste hariduse, hobide, lemmikloomade jms kohta (loomulikult nende nõusolekul), mis aitasid kaastöötajaid paremini tundma õppida ja mõista ning liitsid inimesi isiklikul tasandil.

Traditsioonid ja uued algatused

EY-s on aastaid tegutsenud Sparkle grupp, mis hõlmab töötajaid erinevatest osakondadest. Grupp saab kokku iga kuu ja arutab, kuidas ettevõtte töökeskkonda paremaks muuta.  Jätkasime seda traditsiooni ka koroonakriisi ajal ning palusime MS Teamsi kaudu esinema lavakoomik Sander Õiguse. Sander rääkis naljategemise köögipoolest ja tõi värvikaid näiteid oma kogemusest. Sanderi andis meile soovituse, et häid nalju ei saa  kunstlikult  välja mõelda. Elu ise pakub meile igal sammul materjali heade naljade loomiseks. Lihtsalt tuleb märgata, kirja panna ja hakata huvitavaid seoseid looma. Stand-up etenduse publiku hulgas olijana puudub meil üldjuhul teadmine, milline on etenduse lavale toomiseks vajalik eeltöö ja protsess. Virtuaalne kohtumine Sanderiga võimaldas meil üheskoos aru saada, kuidas käib ühe hea nalja tegemine ning mõista ka seda, et meiegi kliendid ei pruugi olla põhjalikult kursis meie tööprotsesside üksikasjadega. Sander jättis kohtumise lõpul aega ka küsimuste jaoks, et tekiks suhtlemine ja väikesed arutelud. Meie inimesed kasutasid aktiivselt võimalust küsimusi esitada. Nende küsimuste abil saime näiteks teada, et edukas stand-up etendus sõltub pigem põhjalikust eeltööst ja suurest harjutamisest, kui kohapeal improviseerimisest.  

Koroonaaja suurimaks ürituseks kujunes aga Tõnis Niinemetsa spetsiaalselt meie ettevõttele loodud ühetunnine originaalprogramm. Uudne idee sündis, kui üks valdkonnajuht soovis oma meeskonnale lõõgastavat fun-üritust, ent otsustasime, et sellest võiksid osa saada kõik töötajad, et uudses olukorras kogunenud pingeid leevendada. Ja mis võiks olla selleks parem, kui hea nali, mis ka veel isiklikult puudutab? Etendus toimus EY kontoris, kus töötajad ei olnud saanud pikalt ise käia. Tõnis Niinemets viibis füüsiliselt meie kontoris ning kõik said Zoomi kaudu talle otse-eetris kaasa elada ja kontorit läbi koomiku pilgu näha. Tõnis käis kontoris ringi, tegi nalju meie ärivaldkonna, ettevõtte ja inimeste kohta. Ettevõtte poolt andsime tegijatele korraliku sisendi, mille baasilt mõtteid koguda ja nalju kokku panna. Seesugune personaalne lähenemine meeldis meie inimestele väga, see etendus rääkis meist endist ja oli kosutav ka enda üle naerda.

Kriisiaja kolm sammast

Koroonaaegne kogemus tõi selgelt välja kolm olulist ülesannet, mille edukast täitmisest sõltub tööprotsesside sujuvus.  Esiteks, tööandja ülesanne toetada töötajaid kodustes tingimustes töökeskkonna loomisel ning jagada regulaarselt kogu ettevõtet puudutavat infot virtuaalsetel kontorikoosolekutel. Teiseks, juhtide suutlikkus korraldada tööd nii, et ühelt poolt säiliks produktiivsus ja saavutataks püstitatud eesmärgid ning teiselt poolt arvestataks võimalikult palju töötajate personaalsete vajaduste ja olemasolevate tingimustega. Samuti on erakordselt oluline juhtide roll oma tiimide kooshoidmisel ja iga tiimiliikmega personaalse kontakti hoidmisel. Kolmandaks, töötajate kaasamine ja ühtekuuluvustunde hoidmine läbi regulaarselt toimuvate interaktiivsete virtuaalsete ürituste on see, mis aitab muutlikes olukordades vastu pidada ja hoiab vaimu värskena.  

EY sai kriisiga hästi hakkama. Tuleb tunnistada, et tänu IT-võimekusele oli meil ka hea lähtepositsioon. Milliseid muutusi kogetu pikemas perspektiivis kaasa toob, see veel selgub ja sisend muutusteks alles kujuneb. Personalitöös on  võimalik, et võtame suuna suuremale paindlikkusele, kuna näha on, et kodustöötamine on mõistlikus ulatuses pidevalt võimalik ning suveperioodil võiks see kindlasti leida veelgi enam rakendamist. Nii töötajate kui tööandjate jaoks on paindlikkus jõudnud täiesti uuele tasemele. See nõuab töötajate poolt suurema vastutuse võtmist oma isikliku ja tööelu juhtimisel. Samuti esitab suurem paindlikkus täiendavad nõudmised juhtidele- kuidas tööd efektiivselt korraldada ja tiimitunnet hoida. HR-i poolelt on meie rolliks töötajate teadlikkust tõsta, juhte nõustada ja vajadusel vastavaid koolitusi korraldada.

Viide

Kuidas ettevõtted saavad aidata kaugtööperioodil hoida töötajaid motiveerituna ja produktiivsena samal ajal andes edasi vajalikku informatsiooni ning leides võimalusi hoida töökultuuri.

 

 

Sellest artiklist

Autor: Indrek Lepner

EY Eesti personalijuht

Kirglik personalijuht, kes tegeleb personaliosakonna kõikide, nii operatiivsete kui ka strateegiliste ülesannetega. Armastab vabal ajal tennist mängida.