7 minute read 13 tammikuuta 2020
Close up of man hand with digital tablet analyzing stock market graph at night

Yöni tietohallintojohtajana – Kolme tyypillistä virhettä, jotka yritysjohto tekee

By

Teemu Nymander

EY Finland, Government, Infrastructure and Health, Technology Lead for Advisory

Digitaalisen muutoksen ammattilainen, joka keskittyy hallinnon, infrastruktuurin ja terveydenhoidon tehokkuuden parantamiseen. Intohimoinen matkustaja vapaa-ajalla.

7 minute read 13 tammikuuta 2020
Samankaltaisia aiheita Liikkeenjohdon konsultointi

Näytä julkaisut

Suomalaisissa yrityksissä ajaudutaan usein kolmeen tyypilliseen ongelmaan it:n hyödyntämisessä. Pahimmillaan käy niin, että it-investoinneista ei saada juurikaan hyötyä. Nämä ongelmat ovat onneksi korjattavissa.

Näin yhtenä vuodenvaihteen välipäivänä unta, että olin yrityksen tietohallintojohtajana. Syy oli ehkä se, että olen niin monen tietohallintojohtajan kanssa urani aikana työskennellyt. Tämä sai miettimään, mihin asioihin tarttuisin, jos itseni tuollaisesta tehtävästä löytäisin.

Totuus on, että suomalaisissa yrityksissä on kolme erittäin yleistä ongelmaa. En itse asiassa tiedä yhtään yritystä, jossa kaikki kolme asiaa olisivat kunnossa. Ehkäpä juuri siksi en aamulla tuntenut oloani kovin levänneeksi. Nämä haasteet ovat kuitenkin korjattavissa, ja niissä piilee myös merkittäviä mahdollisuuksia.

1. Uuden teknologian hyödyt jäävät rajallisiksi "lista-ajattelun" vuoksi

Monessa yrityksessä syntyy vaikutelma, että on olemassa jonkinlainen lista uusista teknologioista, jotka pitää saada kuitattua käyttöön otetuiksi. On käynnistetty robotiikkahanke, otettu käyttöön koneoppimista ja tekoälyä, siirrytty vauhdilla pilveen ja lohkoketjutkin ovat pilotoitavana. Tämä on ihan ymmärrettävää – eihän kukaan halua jäädä jälkeen teknologian kehityksestä.

Tällainen lähestymistapa voi kuitenkin johtaa vakavaan ongelmaan. Asioita tehdään enemmän tai vähemmän sattumanvaraisesti vain teknologian itsensä vuoksi. Usein jää selvittämättä, mitkä oikeasti olisivat hyödyllisimpiä ja tärkeimpiä käyttökohteita.

Hyvä esimerkki tästä ovat älykkäät automaatio- ja robotiikkaratkaisut. Onko yritykselle luotu systemaattiset kriteerit, joilla arvioidaan, millaisissa tehtävissä robotiikasta saadaan suurimmat hyödyt? Priorisoidaanko robotiikka esimerkiksi tehtäviin, jotka koskettavat mahdollisimman isoa joukkoa työntekijöitä, vaativat paljon rutiinia ja tarkkuutta, ja ovat loogisesti mallinnettavissa? Löydetäänkö siis systemaattisella läpikäynnillä ne alueet, joilla voidaan säästää eniten ihmisten aikaa rutiininomaisista tehtävistä ja parantaa työn laatua? Vai onko käynyt niin, että robotiikkaratkaisuja on otettu käyttöön enemmän tai vähemmän satunnaisesti?

Toinen kuvaava esimerkki on lohkoketju. Ennen sen käyttöä kannattaa kysyä sarja kysymyksiä. Tarvitaanko monen eri osapuolen välistä vahvennettua tietokantaa ja lokia? Onko osapuolilla ristiriitaisia etuja tai onko heidän välillään luottamuspulaa? Ovatko säännöt yksiselitteiset, ja pysyvätkö ne muuttumattomina? Jos vastaus yhteenkin kysymyksistä on ei, lohkoketjun sijasta kannattaa todennäköisesti käyttää muuta ratkaisua. Samanlaista tarkkaa harkintaa tarvitaan esimerkiksi pilveen siirtymisessä ja tekoäly- ja koneoppimisratkaisuissa.

Asian ydin on se, että mille tahansa uudelle teknologialle kannattaa luoda selvät kriteerit, joiden avulla nähdään, missä liiketoiminnan prosesseissa ja muutostarpeissa tämä teknologia toisi mahdollisimman suuret hyödyt. Muuten tehdään helposti vääriä asioita, ja kalliit investoinnit menevät hukkaan. Systemaattisella lähestymistavalla löydetään toisaalta parhaat mahdollisuudet uuden teknologian hyödyntämiseen.

2. Yksi laiminlyönti voi viedä suurenkin hankkeen hyödyt

Olen vuosien varrella nähnyt monessa yrityksessä valitettavan tilanteen. Yrityksessä on otettu käyttöön esimerkiksi uusi toiminnanohjausjärjestelmä, mutta valtavasta investoinnista ei ole saatu hyötyä läheskään siinä mittakaavassa kuin mihin olisi ollut edellytykset. Syy on ollut se, että tavoiteltuja hyötyjä on projektin jälkeen seurattu ja mitattu vain vähän, jos lainkaan.

Järjestelmällä on saatettu hakea esimerkiksi kokonaisnäkyvyyttä varastotilanteeseen. Tavoite on ollut saada toimituksia nopeammiksi, varastojen kokoa pienemmiksi ja pääomia parempaan käyttöön. Kun tilannetta on analysoitu vuosi pari käyttöönoton jälkeen, yllätys on kuitenkin ollut suuri. Toimitusajat eivät ole nopeutuneet eivätkä varastojen kokonaismäärät pienentyneet – päinvastoin ne ovat saattaneet kasvaa.

Monesti luotetaan siihen, että mittarit näyttävät automaattisesti paremmilta, kun uudet ratkaisut ovat käytössä. Usein näin ei tapahdu, vaikka edellytykset olisivat olemassa. Ongelma ei tyypillisesti ole teknologiassa tai välttämättä edes prosesseissa vaan mittaamisessa, omistajuudessa ja päätöksentekokyvyssä.

Olennaista on se, että jälkiseurantaan ja tulosten mittaamiseen varataan riittävästi resursseja. Näin voidaan huomata, missä hyödyt jäävät tavoitteista ja miksi, jolloin havaittuja ongelmia voidaan korjata. Tässä on keskeistä, että näillä asioilla on selvä omistajuus, ja että omistajat voivat johtaa päätöksentekoa havaintojen mukaisesti. Uskonkin, että yrityksillä on aivan valtava potentiaali saada enemmän irti nykyisistä it-järjestelmistä.

3. Suomalaisista yrityksistä puuttuu usein keskeinen ylimmän johdon rooli

Suomalaisissa yrityksissä on kiinnostava ero verrattuna esimerkiksi yhdysvaltalaisiin yrityksiin. Suomessa yritysten johdosta puuttuu yleensä operatiivisen johtajan eli COO:n tehtävä. Tämä on mielestäni yksi syy edellä mainittuihin ongelmiin.

Haaste on se, että tietohallintojohtajalla ei ole luonnollista vastinparia, joka varmistaisi että it-investoinneista saadaan tavoiteltu hyöty. Toimitusjohtajilla ei aika riitä prosessien ja operatiivisen toiminnan seuraamiseen. Talousjohtajien fokus on pääosin talouden tunnusluvuissa.

Yrityksessä olisi siksi hyvä olla henkilö, jonka pääasiallinen tehtävä on varmistaa, että operatiiviset toiminnot ovat kunnossa ja että niillä on esimerkiksi omistaja ja toimivat mittarit. Se tekisi myös tietohallintojohtajan työstä selkeämpää, ja yritys saisi todennäköisesti hyödynnettyä paremmin teknologian valtavia mahdollisuuksia.

Jos vielä pääsen jatkamaan öistä työtäni tietohallintojohtajana, yritän keskittyä ainakin näihin kolmeen asiaan. Ehkäpä heräisin sen vuoksi levänneempänä seuraavalla kerralla.

 

Juttu on julkaistu alunperin Kauppalehden Vieraskynä-palstalla 13.1.2020.

Yhteenveto

Suomalaisissa yrityksissä ajaudutaan usein kolmeen tyypilliseen ongelmaan it:n hyödyntämisessä. Pahimmillaan käy niin, että it-investoinneista ei saada juurikaan hyötyä. Nämä ongelmat ovat onneksi korjattavissa.

Tästä artikkelista

By

Teemu Nymander

EY Finland, Government, Infrastructure and Health, Technology Lead for Advisory

Digitaalisen muutoksen ammattilainen, joka keskittyy hallinnon, infrastruktuurin ja terveydenhoidon tehokkuuden parantamiseen. Intohimoinen matkustaja vapaa-ajalla.

Lisää aiheesta Liikkeenjohdon konsultointi