8 minuutin lukuaika 2 huhtikuuta 2020
graphs on tablet

Miten yhtiön hallinto voidaan järjestää poikkeusolosuhteiden aikana? Vinkit yhtiökokouksen ja hallituksen kokousten järjestämiseen

Kirjoittajat

Sonja Wuori

EY Finland, EY Law, Corporate Law, Senior Legal Counsel, LL.Lic.

Kokenut yhtiö- ja liikejuridiikan osaaja. Erityisenä kiinnostuksen kohteena osakeyhtiölain kiemuroiden sovittaminen tukemaan käytännön yritystoimintaa. Luonnossa liikkumista rakastava 5 lapsen äiti

Pekka Kärkkäinen

EY Finland, EY Law, Corporate Law, Senior Legal Counsel

Kokenut juridiikan moniosaaja, vastuualueena yhtiöoikeus. Tärkeintä on aina vastata asiakkaiden tarpeisiin kokonaisvaltaisesti ja kysyä oikeat kysymykset. Jääkiekkoa harrastava kulinaristi.

8 minuutin lukuaika 2 huhtikuuta 2020
Samankaltaisia aiheita Lakipalvelut COVID-19

Koronapandemia on tuonut mukanaan kokoontumisrajoituksia, jotka kohdistuvat ongelmalliseen ajankohtaan osakeyhtiöiden vuosikalenterin näkökulmasta. Kevään aikana valtaosalla yhtiöistä on järjestettävänä yhtiökokous tilinpäätöksen vahvistamiseksi sekä mahdollisesta osingonjaosta päättämiseksi. Koronapandemia vaikuttaa myös yhtiöiden taloudellisen tilanteen arviointiin, mikä on huomioitava erityisesti osingonjakopäätöksessä. Tässä tilanteessa onkin tärkeää muistaa ne mahdollisuudet, joita osakeyhtiölaki tarjoaa yhtiöille poikkeusolosuhteiden aikana.

Yhtiökokus etäkokouksena

 

Tämänhetkinen hallituksen suositus on, että julkisia yli kymmenen henkilön tilaisuuksia tulisi välttää. Yksiselitteistä tulkintaa sille, onko yhtiökokous julkinen tilaisuus, ei ole. Oikeusministeriön antamien ohjeistusten mukaan yhtiökokous on julkinen tilaisuus, mutta on arvioitava tapauskohtaisesti, voidaanko kokousta pitää poikkeuksellisesti yksityisenä kokouksena ja turvaako kokouksen järjestäminen kaikkien osapuolten tasavertaisen osallistumismahdollisuuden.

Vaihtoehtoisten kokoontumistapojen kartoittaminen tulee monelle yhtiölle eteen kuitenkin paitsi kokoontumisrajoitusten, myös esimerkiksi karanteenin piirissä olevien osakkeenomistajien tai hallitusten jäsenten osalta.

Osakeyhtiölaki sallii yhtiökokoukseen osallistumisen etäyhteyden avulla, jos asiasta on erillinen määräys yhtiöjärjestyksessä. Vaikkei määräystä olisikaan, hallitus voi päättää etäosallistumismahdollisuudesta, jollei yhtiöjärjestys tätä nimenomaisesti kiellä. Etäosallistumisen mahdollisuudesta on myös mainittava erikseen kokouskutsussa. Yhtiökokouksen kokouspaikan osalta vaatimus on, että kokous pidetään yhtiön kotipaikassa, mutta vaatimus ei estä kokoukseen osallistumista sähköisesti. Erittäin painavista syistä yhtiökokous voidaan järjestää myös muualla kuin yhtiön kotipaikassa.

Osakeyhtiölaki ei määrittele ehtoja sille, miten sähköinen osallistuminen tulee toteuttaa, kunhan osakkeenomistajien osallistumisoikeus ja ääntenlaskenta voidaan selvittää tavallisessa yhtiökokouksessa noudatettavia menettelyjä vastaavalla tavalla. Vaihtoehtoisia tapoja ovat näin ollen esimerkiksi puhelinkokous tai verkkoyhteyden avulla järjestetty kokous.

Kokouskutsussa huomioitavaa

Osakeyhtiölaki asettaa raamit yhtiökokouskutsun lähettämisen ajankohdalle, mutta yhtiöiden yhtiöjärjestykset voivat antaa tarkentavia ehtoja kutsun lähettämisestä. Mikäli kutsu yhtiökokoukseen on jo lähetetty eikä kokousta ole vielä pidetty, muuttuneista kokousjärjestelyistä tulee ilmoittaa osallistujille uuden kutsun muodossa. Osakeyhtiölaki ei sääntele yhtiökokouskutsun peruuttamisesta, mutta oikeuskirjallisuudessa on katsottu, että kutsun lähettäjä voi perua kutsun. Mikäli etäyhteys järjestetään eikä tästä ole ollut mainintaa kokouskutsussa, voi osakkeenomistaja vedota kutsussa olevaan muotovirheeseen.

Yhtiökokouksen järjestäminen sähköisenä kokouksena ei ole ongelmallista, kun osakkeenomistajia on vähäinen määrä. Pienille ja keskisuurille yhtiöille, joilla on vähän osakkeenomistajia eikä heidän kontaktoimisensa näin ollen aiheuta suurta työmäärä, sähköisen kokouksen järjestäminen on helpompaa. Pörssiyhtiöillä ongelmaksi nousee todennäköisemmin kaikkien osakkeenomistajien tavoittaminen sähköisen yhteyden muodostamiseksi.

Pörssiyhtiöiden ja yhtiöiden, joilla on suuri määrä osakkeenomistajia, on luonnollisesti haastavampaa järjestää kokous sähköisesti, mikäli kokouksessa tehtävät päätökset edellyttävät äänestämistä. Tällöin on mahdollista käyttää asiamiehiä tai siirtää äänestettävät päätökset tehtäväksi jatkokokoukseen, jonka pitämisessä on noudatettava osakeyhtiölain määräaikoja. Pörssiyhtiöiden osalta on myös huomioitava, että jos äänestys toteutetaan sähköisesti, on osakkeenomistajalla oikeus saada vahvistus äänten vastaanottamisesta.

On myös hyvä muistaa, että mikäli kaikki osakkeenomistajat ovat kokouksessa tehtävistä päätöksistä yksimielisiä, päätökset voidaan tehdä erillistä kokousta järjestämättä. Pienissä yhtiöissä tämä on usein käyttökelpoinen vaihtoehto, jos osakkeenomistajat jo etukäteen pystyvät keskenään sopimaan tehtävistä päätöksistä. Jos päätökset tehdään kokousta järjestämättä, päätöksistä laaditaan pöytäkirja vastaavaan tapaan kuin jos ne olisi tehty erillisessä kokouksessa.

Yhtiökokouksen ajankohta

Osakeyhtiölain mukaan varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, jollei yhtiön yhtiöjärjestyksessä ole tätä lyhyempää määräaikaa kokouksen pitämiselle. Oikeuskäytännön mukaan yhtiökokous voidaan pitää laillisesti myös tämän ajankohdan jälkeen, mutta myöhässä pidetyn yhtiökokouksen osalta esille voivat nousta erilaiset vahingonkorvausvastuut. Hallitus on vastuussa siitä, että yhtiökokous kutsutaan asianmukaisesti koolle ja vastaa lähtökohtaisesti koolle kutsumisen laiminlyönnistä aiheutuvasta vahingosta.

Koronapandemian aikana olosuhteet ovat kuitenkin poikkeukselliset ja täten vahingonkorvausvastuun realisoitumista myöhästyneen yhtiökokouksen osalta voidaan pitää epätodennäköisenä. Hallituksen päätös olla kutsumatta yhtiökokousta koolle on kuitenkin punnittava tarkoin. Päätös on hyvä dokumentoida selkeästi, jotta myöhemmiltä todisteluongelmilta vältytään.

Lisäksi, jos tilinpäätöksen ilmoittaminen kaupparekisteriin viivästyy, on tästä usein seurauksena erilaisia sanktioita, pahimmassa tapauksessa yhtiön rekisteristä poistaminen. Jos tilinpäätös ilmoitetaan kaupparekisteriin myöhässä, ilmoituksesta peritään ylimääräinen käsittelymaksu.

Hyväksytty tilinpäätös antaa tärkeää informaatiota yhtiön sidosryhmille ja yleisölle sekä vaikuttaa osakkeiden vaihdantaan. Useita taloudellisia mittareita on sidottu tilinpäätökseen ja sen perusteella mm. sijoittajien ja yleisön on mahdollista arvioida yhtiön taloudellista asemaa yleisemminkin. Hallituksen onkin pyrittävä järjestämään yhtiökokous, mikäli se on suinkin mahdollista vaarantamatta osallistujien terveyttä tai rikkomatta valtion poikkeustilaohjeistusta.

Hallituksen kokous

Toisin kuin yhtiökokousten osalta, osakeyhtiölaissa ei ole säännöksiä hallituksen kokouspaikasta tai -tavasta. Näin ollen hallituksen kokous on lähtökohtaisesti mahdollista toteuttaa sähköisesti. Koronapandemian myötä hallituksen kokouksen osalta ongelmaksi saattaa muodostua toimivaltaisen hallituksen muodostaminen, mikäli hallituksen jäsenistä kaikki eivät voi osallistua kokoukseen edes etäyhteyden välityksellä. Varsinaisten jäsenten ollessa estyneitä osallistumaan, varajäsenet voivat osallistua kokoukseen heidän sijastaan, jotta saadaan muodostettu toimivaltainen hallitus. Sen sijaan yksittäisen hallituksen jäsenen ei ole mahdollista esimerkiksi valtakirjalla valtuuttaa ulkopuolista henkilöä osallistumaan sijaisenaan hallitustyöskentelyyn. Hallituksen toimintakyvyn kannalta onkin tärkeätä huolehtia siitä, että hallituksessa on käytettävissä yhtiöjärjestyksen edellyttämä määrä varsinaisia jäseniä sekä varajäseniä.

Mikäli yhtiöllä on tytäryhtiöitä ulkomailla, on hyvä pitää mielessä, että kokousten järjestämistä koskevat sääntelyt vaihtelevat maittain ja sähköisten kokousten järjestäminen ei välttämättä ole mahdollista kaikissa maissa.

Yhtiöoikeudellisten asiakirjojen allekirjoittaminen sähköisesti

Osakeyhtiölain mukaisten pöytäkirjojen ja muiden asiakirjojen allekirjoittaminen ei myöskään edellytä fyysistä kokoontumista eikä pöytäkirjoja tarvitse fyysisesti kierrättää allekirjoitusten keräämiseksi. Yhtiöoikeudelliset asiakirjat voidaan allekirjoittaa pätevästi myös sähköisessä muodossa. Allekirjoitus voidaan toteuttaa joko sähköisen allekirjoittamisen palveluiden kautta tai vastakappalein, mikäli allekirjoittajia ei ole kohtuuttoman suurta määrää. Vastakappalein tapahtuva allekirjoittaminen toteutetaan siten, että jokainen allekirjoittaja lähettää omalla allekirjoituksellaan varustetun allekirjoitussivun esimerkiksi kokouksen puheenjohtajalle tai sihteerille, joka kokoaa pöytäkirjan lopullisen version lisäämällä allekirjoitussivut pöytäkirjaan. Sähköisen allekirjoittamisen käyttämisessä tulee ainoastaan varmistaa se, että allekirjoituksen alkuperä voidaan tarvittaessa myöhemmin todistaa.

Osingonjaosta päättäminen ja johdon vastuu

Tilinpäätöksen vahvistamisen yhteydessä yhtiöt joutuvat päättämään, maksavatko ne osakkeenomistajilleen osinkoa. Osingonjakopäätös tulee tehdä maksukykytestin mukaisesti (OYL 13:2) eli varoja jaettaessa tulee olla tieto siitä, ettei varojen jakaminen aiheuta yhtiölle maksukyvyttömyyttä. Osingonjakaminen vastoin maksukykytestiä voi johtaa yhtiön johdon vahingonkorvausvelvollisuuteen osakeyhtiölain 22 luvun vahingonkorvaussäännösten mukaisesti, mikäli varojenjako loukkaa yhtiön velkojien oikeuksia.

Maksukyvyn arvioinnin osalta on oleellista, että arvio ei perustu yksinomaan taseessa näkyvään jakokelpoisen pääoman määrään, vaan maksukykyyn vaikuttavat myös yhtiön talouden kehitysnäkymät. Maksukyvyn ja siten osingonjaon perusteena tulee olla laajempi yleiskuva yhtiön taloudellisesta kehityksestä. Osakeyhtiölaki ei edellytä yhtiön johdolta erillistä dokumentaatiota maksukyvyn määrittämiselle, mutta se voi olla suositeltavaa etenkin, jos taloudellinen tilanne vaikuttaa yleisesti epävakaalta tai olosuhteet ovat muuttuneet olennaisesti tilikauden päättymisen jälkeen. Erityisen suositeltavaa dokumentointi on nyt, kun koronapandemian pitkäaikaisia taloudellisia vaikutuksia on vielä mahdotonta arvioida.

Osingonmaksukyky on aina arvioitava erikseen päätöksentekohetkellä ja vastuu tämän arvion tekemisestä on yhtiön johdolla, jolla luonnollisesti on paras näkymä yhtiön taloudelliseen tilanteeseen.  Mikäli yhtiön taloudellinen tilanne on ehtinyt muuttua kokouskutsun lähettämisen jälkeen, yhtiökokous voi päättää olla jakamatta osinkoa, vaikka hallitus olisi osingonjakoa ehdottanut.

Poikkeussääntelyä luvassa

Koronapandemian poikkeustila kokoontumisrajoituksineen jatkuu Suomessa ainakin 13.5. saakka. Oikeusministeriö twiittasi jo aiemmin, että poikkeussääntelyä osakeyhtiöiden vuosittaisiin velvollisuuksiin liittyen tullaan antamaan, mikäli rajoituksen jatkuvat. Näin ollen myös Suomeen tullaan säätämään poikkeuslakeja, jotka liittyvät yhtiökokousten järjestämisvastuuseen ja mahdollisesti myös varojenjakoon.

Saamiemme tietojen mukaan Oikeusministeriö on siirtänyt lainsäädäntöhankkeen valmistelun eteenpäin suppealle lausuntokierrokselle ja lakiehdotus tultaneen antamaan eduskunnalle viikolla 16.

Konserniyhtiöiden osalta tulee huomioida, että myös useissa muissa maissa on käynnistetty lainsäädäntöhankkeita poikkeuslaeiksi koronapandemian myötä asetettujen rajoitteiden johdosta. Esimerkiksi Ranskassa on säädetty kolmen kuukauden määräajan pidennys tilinpäätöksen ilmoittamiseen. On hyvä selvittää, onko konserniyhtiön kotivaltiossa tällaisia poikkeuslakeja ja jos ei, mitä mahdollisuuksia on käytännössä toteuttaa vuosittaiset velvollisuudet ja mitkä ovat mahdolliset sanktiot, jos yhtiö ei koronapandemian vuoksi pysty noudattamaan esimerkiksi erilaisia määräaikoja. 

Seuraamme poikkeuslakien säätämistä ja muita viranomaisten ohjeistuksia sekä Suomessa että ulkomailla ja tiedotamme muutoksista ajantasaisesti.

EY:n asiantuntijoilla on monipuolista kokemusta erilaisista tavoista järjestää kokouksia ja autamme mielellämme yhtiön hallinnon järjestämisessä myös poikkeusolojen aikana. Lisäksi laaja kansainvälinen lakimiesverkostomme on käytettävissänne, mikäli tarvitsette apua liittyen esimerkiksi Suomen ulkopuolella olevien konserniyhtiöidenne kysymyksiin.

Yhteenveto

Olethan yhteydessä, mikäli toivot apua kokouksien järjestämisessä, valmistelussa tai muissa yhtiöoikeudellisissa kysymyksissä.

Tästä artikkelista

Kirjoittajat

Sonja Wuori

EY Finland, EY Law, Corporate Law, Senior Legal Counsel, LL.Lic.

Kokenut yhtiö- ja liikejuridiikan osaaja. Erityisenä kiinnostuksen kohteena osakeyhtiölain kiemuroiden sovittaminen tukemaan käytännön yritystoimintaa. Luonnossa liikkumista rakastava 5 lapsen äiti

Pekka Kärkkäinen

EY Finland, EY Law, Corporate Law, Senior Legal Counsel

Kokenut juridiikan moniosaaja, vastuualueena yhtiöoikeus. Tärkeintä on aina vastata asiakkaiden tarpeisiin kokonaisvaltaisesti ja kysyä oikeat kysymykset. Jääkiekkoa harrastava kulinaristi.

Lisää aiheesta Lakipalvelut COVID-19