Verkon tietosuojakäytäntö – Taleon rekrytointisivusto

26. elokuuta 2019

Johdanto

Tämän tietosuojalausunnon tarkoituksena on kuvata käytäntöjä, joita EY noudattaa globaalissa rekrytointihallintajärjestelmässä (”järjestelmä”) kaikkien järjestelmän käyttäjien tietosuojan suhteen.

Olemme EY:llä keskittyneet asianmukaisten tietosuojakäytäntöjen toteuttamiseen suojataksemme yksityisyyttäsi ja henkilötietojasi. Uskomme, että vapaasta tiedonkulusta hyötyvät kaikki, kun tietoja kerätään ja käytetään vastuullisesti. EY on siksi ottanut tehtäväkseen antaa kattavat tiedot siitä, kuinka käytämme henkilötietojasi tässä järjestelmässä, ja kertoa oikeuksistasi tässä suhteessa.

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä järjestelmässä, ota yhteyttä EY:n tietosuojatiimiin.

EY ei kerää henkilötietojasi, jos vain vierailet EY:n urasivustollamme, paitsi rajoitetusti käyttämällä evästeitä alla kuvatun mukaisesti. Me voimme kuitenkin kerätä sinusta tietoja, jos haet mainostettua työpaikkaa EY:llä ja luot järjestelmässä ehdokasprofiilin. Huomaa, että EY.com-sivustolla saattaa olla linkkejä muihin sivustoihin, kuten EY:n ylläpitämiin sivustoihin, joita tämä seloste ei koske.

  • Oletko kiinnostunut työskentelemään EY:llä?

    Tässä osassa selitetään, kuinka henkilötietojasi käytetään, kun lähetät tietoja järjestelmään.

    Henkilötietojen antaminen on aina valinnaista. Huomaa kuitenkin, että jos kieltäydyt antamasta meille henkilötietojasi tai kiellät käsittelemästä niitä järjestelmässä, se voi johtaa siihen, että rekisterinpitäjä ei pysty suorittamaan rekrytointiin liittyviä toimia tässä verkkoympäristössä. Sinä voit lähettää hakemuksesi suoraan kotimaasi EY:n rekrytoijalle. Voit ottaa yhteyttä EY:n rekrytoijaan suoraan sähköpostitse tai puhelimitse. Yhteystiedot kaikille EY:n jäsenyrityksille löytyvät täältä.

  • Kuka on järjestelmän rekisterinpitäjä?

    Henkilötietojesi rekisterinpitäjä on EY:n jäsenyritys, joka vastaa ilmoitetusta työtehtävästä ja jolle lähetät hakemuksesi. Tiedot hakemuksestasi vastaavasta EY:n jäsenyrityksestä löytyvät urasivustoltamme (Careers site) EY.com:issa.

    EY:n jäsenyritykset voivat olla yhteisvastuussa henkilötiedoistasi, jos jätät hakemuksia useille EY:n jäsenyrityksille järjestelmän kautta.

  • Kuka hallitsee järjestelmää?

    EY Global Services Limited ("EYGS"), osakeyhtiö Englannissa ja Walesissa, kotipaikan osoite 6 More London Place, London SE1 2DA, United Kingdom, rekisterinumero 5483856, lisensoi järjestelmän Taleo Corporationilta, osoite 4140 Dublin Boulevard Suite 400 , Dublin, California 94568 (“Taleo”). Taleo hallinnoi järjestelmää EYGS:n ja EY:n jäsenyritysten puolesta maailmanlaajuisesti. Järjestelmää isännöivät palvelimet ovat Taleon omistamia ja ne sijaitsevat Yhdysvalloissa. Taleo on sertifioinut Yhdysvaltain kauppaministeriön hallinnoiman EU:n ja Yhdysvaltojen Privacy Shield -järjestelyn, joka tarjoaa organisaatioille mekanismin noudattaa EU:n tietosuojavaatimuksia siirrettäessä henkilötietoja Euroopan unionista Yhdysvaltoihin.

    EYGS voi jakaa järjestelmään antamiasi tietoja rekrytointia varten yhden tai useamman EY:n jäsenyrityksen kanssa, jotka sijaitsevat ympäri maailmaa (katso alla olevaa kohtaa Miksi tarvitsemme henkilötietojasi?). EYGS toimii yhteisenä rekisterinpitäjänä kunkin EY:n jäsenyrityksen puolesta, joka ilmoittaa työpaikasta EY.com:in urasivustolla.

  • Kuka voi käyttää tietojasi?

    Pääsyä henkilötietoihisi rajoitetaan vain niitä tarvitseviin henkilöihin. Kaikkien EY:n jäsenyritysten rekrytointihenkilöstöillä on pääsy profiiliisi tietokannassa, ja ne pystyvät yhdistämään tietosi nykyisiin avoimiin työpaikkoihin.

    Taleo voi käyttää henkilötietojasi, joita se tarvitsee toiminnassaan, mutta se ei välttämättä jaa tietoja saamatta ensin lupaa EYGS:iltä. Meidän on ehkä jaettava ajoittain henkilötietojasi Taleon lisäksi muille kolmansille osapuolille. Jaamme henkilötietosi kuitenkin vain seuraavista syistä:

    • Kun on välttämätöntä käyttää ulkopuolista palveluntarjoajaa rekrytointipalvelujen suorittamiseksi tai laajentamiseksi, kuten teemme nykyään Taleon kanssa.
    • Kun olet nimenomaisesti pyytänyt sitä.
    • Tuomioistuimen määräyksestä tai jos muussa laissa tai lainsäädännössä sitä vaaditaan.
  • Henkilötietojen siirto

    EY:llä on kattava globaali henkilötietosuojan noudattamisohjelma, joka koostuu EU: n hyväksymistä sitovasta yrityssäännöstä sekä Yhdysvaltojen kauppaministeriön hallinnoiman EU:n ja USA:n Privacy Shield -ratkaisun sertifioinnista. EY jakaa henkilötietoja vain kolmansille osapuolille, jotka ovat sopineet kirjallisesti tarjoavansa henkilötietosuojan riittävän tason.

  • Miksi tarvitsemme henkilötietojasi?

    Henkilötietojasi käsitellään globaalissa rekrytoinnin hallintajärjestelmässä, jotta EY:n rekrytointitiimit voivat harkita ja hallita ilmoitettua työpaikkaa koskevaa hakemustasi ja ottaa sinuun yhteyttä. EY käyttää henkilötietojasi jäsenyritysten globaalin rekrytointiohjelman hallinnointiin. Tähän sisältyy rekrytointikampanjoiden suunnittelu ja seuranta sekä se, että työnhakijalle ilmoitetaan ajoittain ajankohtaisista avoimista työpaikoista.

  • Evästeet

    EY.com:in urasivusto käyttää evästeitä. Eväste on tekniikka, jonka avulla sivusto voi tallentaa tietoja ("tunniste") selaimessasi, ja niitä käytetään vain, kun olet sivustolla. Evästeitä ei käytetä sellaisten henkilöiden henkilöllisyyden määrittämiseen, jotka vain vierailevat sivustolla. Evästeet auttavat meitä myös seuraamaan liikennemuotoja, jotta voimme tietää miten voimme parantaa sivustoamme kävijöillemme.

    Jos et halua vastaanottaa evästettä sivustolta, voit määrittää selaimesi asetukset ilmoittamaan evästeestä sitä vastaanotettaessa, jotta voit päättää haluatko hyväksyä sen vai et (katso selaimesi asetuksista miten sen tehdään). Huomaa kuitenkin, että jos estät evästeet selaimessasi, et voi käyttää täysin kaikkia sivuston ominaisuuksia.

  • Henkilökohtainen profiili ja hakemuksen eteneminen

    Vastuullasi on varmistaa, että toimitat tarkkoja tietoja järjestelmään ja pidät ne ajan tasalla. Tämä voidaan tehdä "Ehdokasprofiilin" avulla. Ehdokasprofiili vaatii sisäänkirjautumista varten voimassa olevan sähköpostiosoitteen lisäksi muita tietoja, joista osa on pakollisia. Pakolliset tiedot merkitään asianmukaisesti. Voimme kommunikoida kanssasi sähköpostiosoitteesi avulla, jos ansioluettelosi ja/tai toivomuksesi vastaavat työmahdollisuuksia tai jos valitset työpaikkailmoituksia koskevien automaattisten ilmoitusten vastaanottamisen mistä tahansa EY:n jäsenyrityksestä.

    Ehdokasprofiilisi avulla voit myös käyttää järjestelmää ja seurata hakemuksesi etenemistä tai halutessasi muuttaa henkilötietojasi.

  • Työnhaku kotimaan ulkopuolella

    Jos haluat hakea työpaikkaa kotimaasi ulkopuolelta, saatamme joutua esittämään kysymyksiä, jotka ovat ominaisia työpaikan sijaintimaalle. Tämä johtuu siitä, että meidän on esitettävä tiettyjä lisäkysymyksiä ennen kuin voimme tarjota henkilölle työtä, tietyissä maissa. Nämä kysymykset ovat merkityksellisiä ja tarpeellisia ilmoitetulle työtehtävälle sekä yhdenmukaisia EY:n arvojen kanssa.

  • Työnhaku Puolassa

    Kun haet työtä Puolassa, sopimuksesi ja suostumuksesi otetaan vastaan tietosuojausta koskevan Puolan tietosuojalain, 29. elokuuta 1997, mukaisesti. U. Nr 133, poz. 883.

  • Työnhaku Meksikossa

    Kun haet työtä Meksikossa, sopimuksesi ja suostumuksesi otetaan vastaan henkilötietojen suojausta koskevan, 6. heinäkuuta 2010 annetun liittovaltion lain mukaisesti, joka koskee yksityisen sektorin hallussa olevien henkilötietojen suojausta. Lisätietoja on seuraavalla verkkosivulla www.ey.com/mx.

  • Työnhaku Malesiassa

    Kun haet työtä Malesiassa, sopimuksesi ja suostumuksesi otetaan vastaan Henkilötietolain 2010 (laki 709) mukaisesti. Lisätietoja on seuraavalla verkkosivulla: http://www.ey.com/MY/en/Home/EY-personal-data-notice-english

  • Työnhaku Japanissa

    Kun haet työtä Japanissa, lisätietoja henkilötietojen käsittelystä löytyy täältä.

  • "Lähetä tieto tästä työstä ystävälle"

    Voit halutessasi välittää järjestelmässä ilmoitetun avoimen työpaikan ystävälle. Voit tehdä tämän napsauttamalla "SHARE"-linkkiä, joka löytyy jokaisesta työkuvauksesta. Kun käytät tätä toimintoa, saatamme tarvita sähköpostiosoitteesi ja vastaanottajan (ystäväsi) sähköpostiosoitteen. Keräämme nämä tiedot, jotta voimme välittää työnkuvauksen ja sähköpostiosoitteesi, jotta tietoja ei käsitellään roskapostina. Ottaessamme yhteyttä ystävääsi hänelle toimitetaan täydelliset tiedot siitä, kuinka hänen tietojaan käytetään, etenkin hänen oikeuksistaan, ja tiedot EY:n rekisterinpitäjänä toimivasta EY-yrityksestä tämän selosteen mukaisesti.

  • Tietojen säilytys

    Henkilötietojen säilytystä järjestelmässä koskevat politiikat ja/tai menettelyt ovat seuraavia:

    Vain GDPR-maissa:

    Voit pyytää milloin tahansa, että tietosi poistetaan järjestelmästä. Henkilötietosi säilyvät järjestelmässä niin kauan kuin olet ilmaissut olevasi kiinnostunut EY:stä tai varmistanut työpaikan EY:llä. Huomaa kuitenkin, että tietojasi ei säilytetä kauemmin kuin 18 kuukautta viimeisestä yhteydenpidosta sinuun. Annamme sinulle mahdollisuuden valita uudelleen 18 kuukauden välein. Jos et halua jatkaa tietojesi säilytystä, ne poistetaan järjestelmästä.

    Joissakin maissa sovelletaan erilaista säilytysjaksoa:

    6 kuukautta: Saksa ja Intia
    12 kuukautta: Itävalta, Sveitsi, Ruotsi, Norja, Tanska, Islanti, Suomi ja Alankomaat
    24 kuukautta: Ranska
    36 kuukautta: Albania, Bosnia ja Hertsegovina, Bulgaria, Kroatia, Kypros, Tšekin tasavalta, Viro, Kreikka, Unkari, Kosovo, Latvia, Liettua, Makedonian entinen Jugoslavian tasavalta Makedonia, Malta, Moldova, Montenegro, Puola, Romania, Serbia, Slovakia, Slovenia ja Turkki

    Kaikissa muissa maissa:

    Voit pyytää milloin tahansa, että tietosi poistetaan järjestelmästä. Tietosi säilyvät järjestelmässä niin kauan kuin jatkat aktiivista toimintaa EY:n työtehtävissä. Henkilötietojasi ei kuitenkaan säilytetä enempää kuin 36 kuukautta hakuprosessin päättymisestä. Tässä vaiheessa voimme ottaa sinuun yhteyttä ilmoittaaksemme, että tietosi poistetaan järjestelmästä, ellet anna meille muita ohjeita.

  • Henkilötietojen erityiskategoriat

    Me emme yritä kerätä sinulta rekrytointiprosessin alkuvaiheissa henkilötietojen erityisryhmiä (näitä kutsutaan myös ”arkaluonteisiksi henkilötiedoiksi”). Henkilötietojen erityisryhmiin kuuluvat tiedot, joista ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittiset mielipiteet, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys, geneettiset tai biometriset tiedot luonnollisen henkilön yksiselitteistä tunnistamista varten tai terveyttä koskevat tiedot, luonnollisen henkilön seksuaalista käyttäytymistä ja suuntautumista koskevat tiedot ja joissain tapauksissa sosiaaliturvatunnukset tai taloudelliset tiedot.

    Saatamme joutua keräämään sinulta erityisryhmiä koskevia henkilötietoja rekrytointiprosessin myöhemmässä vaiheessa, jos paikalliset työlait tai -määräykset vaativat meitä niin tekemään. Jos annat meille henkilötietojen erityisryhmiin kuuluvia tietoja hakemuksesi tukena tai osana henkilökohtaista profiiliasi, silloin hyväksyt, että voimme käyttää näitä tietoja paikallisten sovellettavien lakien tai asetusten ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

    Ehdokasprofiilisi sisältää vapaita tekstiruutuja. Jos annat meille henkilötietoja hakemuksessasi tai osana hakijaprofiiliasi, älä sisällytä niihin mitään henkilötietojen erityisryhmiin kuuluvia tietoja. Jos annat meille nämä tiedot, silloin hyväksyt, että voimme käyttää näitä tietoja sovellettavan paikallisen lain tai asetusten ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

  • Suosittelijat

    Jos annat tietoja kolmansista osapuolista tai suosittelijoista, olet vastuussa heidän suostumuksensa saamisesta ja siitä, että he tietävät, että heidän tietonsa välitetään EY:n verkkoon ja että se käyttää niitä.

  • Henkilötietojen valvonta

    EY ei kerää tai käytä tällä sivustolla saatuja henkilötietoja niiden levittämiseksi tai myymiseksi ulkopuolisille toimijoille kuluttajamarkkinoinnin tarkoituksiin tai isäntäpostituksiin kolmansien osapuolten puolesta.

    Sinulla on laillinen oikeus pyytää saada tietää mitä henkilötietoja meillä on sinusta. Tarjoamme sinulle mahdollisuuden varmistaa järjestelmän avulla, että ehdokasprofiilisi henkilötiedot ovat oikeita ja ajan tasalla. Voit pyytää kopion henkilötiedoistasi tai niiden oikaisua, poistamista tai käsittelyn rajoittamista lähettämällä sähköpostia EY:n tietosuojatiimille.

  • Turvallisuus

    EY on sitoutunut varmistamaan, että järjestelmässä käsiteltävät henkilötiedot säilytetään turvallisesti ja on ottanut käyttöön hyväksyttyjä teknisiä toimenpiteitä ja turvallisuuskäytäntöjä koskevia standardeja suojatakseen hallussaan olevia tietoja:

    • Luvaton pääsy.
    • Väärä käyttö tai paljastaminen.
    • Luvaton muokkaus.
    • Lainvastainen tuhoaminen tai vahingossa tapahtuva häviäminen.

    EY:n henkilöstöllä ja kolmansilla osapuolilla, joita EY pyytää käsittelemään henkilötietojasi, on velvollisuus kunnioittaa tietojesi luottamuksellisuutta.

  • Lapset

    Tätä sivustoa ei ole tarkoitettu lasten käyttöön. Ymmärrämme lasten tietojen suojaamisen tärkeyden etenkin verkkoympäristössä, emmekä tietoisesti kerää tai ylläpidä tietoja lapsista.

  • Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

    EY voi muuttaa tätä tietosuojaselostetta tarpeen mukaan. Huomaa, että uuden tietosuojaselosteen käyttöönotto voi kestää jopa 30 työpäivää, jos siihen tehdään muutoksia. Tarkista tämä sivu säännöllisesti, jos haluat seurata muutoksia.

  • Valitukset

    Jos olet huolestunut EY:n väitetystä yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön tai jonkun muun määräyksen rikkomisesta, voit ottaa yhteyttä EY:n lakiasiainjohtajaan ja/tai EY:n globaaliin tietosuojajohtajaan osoitteessa 6 More London Place, London, SE1 2DA, United Kingdom tai EY:n tietosuojatiimiin. EY:n tietosuojajohtaja tutkii valituksesi ja antaa sinulle tietoja sen käsittelystä.

    Jos et ole tyytyväinen tapaan, jolla EY on ratkaissut valituksen, sinulla on oikeus tehdä valitus maasi tietosuojaviranomaiselle. Voit myös saattaa asian toimivaltaisen tuomioistuimen käsiteltäväksi.

  • Ota yhteyttä

    Jos sinulla on kysyttävää tai et tunne, että huolenaiheitasi on käsitelty tässä tietosuojaselosteessa, ota yhteyttä tavalliseen EY:n edustajaasi tai EY:n tietosuojatiimiin