Le pilotage des établissements d’enseignement supérieur à l’heure du numérique

Paris, le 26 septembre 2019

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Depuis la première édition de notre étude nationale en 2014, plusieurs progrès notables ont été observés en matière de pilotage dans le domaine de l’enseignement supérieur et de la recherche. EY a dévoilé, à l’occasion d’un colloque organisé sur le pilotage des universités, les résultats de la seconde édition d’une étude dédiée à l’évolution du pilotage des établissements de l’enseignement supérieur, dressant ainsi un panorama des opportunités de gouvernance et de management.

Parmi les grands enseignements de l’étude :

Le pilotage est au cœur des préoccupations depuis ces dernières années : 95% des Universités interrogées déclarent avoir mis en place une telle structure dédiée au pilotage ; et 67% des établissements inscrivent le pilotage dans leur gouvernance. Les établissements ont également investi de façon significative ces dernières années dans les systèmes d’information décisionnels et dans l’accompagnement au changement qui permet d’instaurer un réel dialogue de gestion interne.

Les nouvelles dynamiques (évolutions internes, rapprochements et fusion, politiques de site, création d’universités européennes) génèrent de nouvelles attentes (efficience renforcée, prise en considération croissante de l’évaluation de la qualité du service rendu, réalisation d’économies d’échelle et soutenabilité financière).

Quatre facteurs clés d’une maturité ont été identifiés : l’institutionnalisation de la fonction de pilotage, le renforcement des compétences en matière de pilotage, le développement des systèmes d’information décisionnels et une démarche d’accompagnement au changement auprès de l’ensemble de la communauté universitaire.

Dans le domaine des fonctions de support, les universités ont réalisé des progrès importants depuis notre précédente étude en 2014, dans les domaines des ressources humaines, de la finance et des systèmes d’information. La plupart des universités ont ainsi mis en place des services facturiers pour gagner en performance dans leur gestion financière, et 45% des universités disposent désormais d’un comité d’audit. Toutefois, alors même que la masse salariale est le poste le plus significatif de leur budget, les universités ne parviennent pas à mettre en œuvre une réelle démarche prévisionnelle des effectifs, des emplois et des compétences.

Surtout, le cœur de métier de l’université ne bénéficie pas pleinement du développement du pilotage. Si des efforts ont été consentis pour mieux piloter l’offre pédagogique, plus de la majorité des universités déclarent encore ne pas disposer d’outils pour piloter leur recherche, y compris leurs relations avec leurs partenaires et les organismes de recherche.

L’étude montre également que des démarches de stratégie numérique sont mises en œuvre au sein des établissements, mais l’impact sur la transformation des universités restent encore marginal. Les universités ont certes dématérialisé de façon accrue leurs processus, mis en place des systèmes d’information décisionnels, ou bien encore des approches de « data mining » mais les progrès restent encore modestes.

Enfin les fusions d’universités constituent des opportunités pour améliorer le pilotage, à la condition d’anticiper les conséquences sur les systèmes d’information et les historiques de données.

« Cette nouvelle édition de l’étude montre les efforts importants consacrés par les Universités à la modernisation de leur fonctionnement et de leur pilotage. Les progrès sont importants : ainsi, les systèmes d’information décisionnels qui n’apparaissaient pas en 2014, lors de la première édition de notre étude, sont désormais en cours de développement dans plusieurs établissements. Mais des activités majeures pour les universités, comme la recherche ou la valorisation, sont aujourd’hui très peu outillées et les établissements déclarent en faire leur priorité. Enfin les stratégiques numériques ont été déployées mais avec des effets encore modestes, y compris en matière d’innovation pédagogique » déclare Jérôme Mourroux, directeur associé EY.