Chapitre #1
L’automatisation
Comment la RPA peut aider les administrations.
L’automatisation des processus ou RPA (Rotobics Process Automation) est une façon de répondre à de nombreuses exigences : amélioration de l’efficacité, contrôle accru, aide à la prise de décision et meilleures relations avec les usagers. En cette période de plafond d’emploi, elle libère également un temps précieux que les agents peuvent consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. En combinant différentes technologies de RPA, l’automatisation permet par exemple d’élaborier des cockpits financiers qui facilitent le suivi des créances, des dettes, des coûts et des services prestés, et optimisent la gestion prévisionnelle.
Qu’est-ce que la RPA ?
La Robotics Process Automation est une technologie d’automatisation des processus. Concrètement, il s’agit d’un logiciel informatique utilisant des règles de gestion pour exécuter des processus prévisibles répondant à des règles de gestion normées. Il est construit en concertation avec les directions concernées. Le logiciel simule les actions de l’agent, utilisant l’interface utilisateur. Il peut recueillir des informations ou modifier des données. La mise en place de cet outil non invasif sur le plan informatique est simple : il peut être superposé aux systèmes existants et permet la création de plateformes compatibles et évolutives.
Nombreux bénéfices et retour sur investissement immédiat
- Élimination de tâches manuelles fastidieuses et sources potentielles d’erreurs (par exemple, saisie automatique de données)
- Amélioration de la qualité de vie au travail (élimination, pour les agents, de tâches répétitives et chronophages)
- Meilleures relations avec les citoyens (envoi automatique d’informations, notification RPA combinée avec un chatbot)
- Simplification et dématérialisation des processus, gestion documentaire électronique
Chapitre #2
L’analyse de données
Comment utiliser intelligemment les données récoltées.
Complémentaire à la RPA, mais pas indissociable, l’analyse de données permet de franchir un pas supplémentaire, en exploitant intelligemment les données détenues par les services publics. En d’autres termes, en plus de réduire les coûts, elle peut apporter une aide précieuse pour une prise de décision objective, mieux documentée et prospective – parfois même prédictive.
Où sont les « data » ?
En réalité, beaucoup de données sont déjà présentes au sein des services administratifs. La phase d’automatisation et de numérisation les mettra plus facilement à la disposition des outils d’analyse. Elles peuvent également être acquises auprès de fournisseurs externes ou d’autres organismes publics ou parapublics.
Comment fonctionne l’analyse de données ?
L’analyse de données est davantage un état d’esprit à développer, même si elle repose sur une méthodologie bien pensée, articulée autour de 4 piliers :
- Collecte des données
Identification et collecte des données jugées utiles sur base de la stratégie choisie. - Réconciliation
Contrôle de la qualité des données et élaboration de tableaux de bord permettant de les réconcilier. - Analyse
Enrichissement des données, cartographie, indicateurs clés de performance, analyse par groupe cible. - Visualisation
Extraction des connaissances, identification de nouvelles tendances et dynamiques.
L’automatisation et l’analyse de données sont devenues incontournables pour les services publics soucieux d’offrir aux entreprises et aux citoyens-clients – à court et à long terme – des services rapides, qualitatifs et au meilleur coût.
Chapitre #3
Case study
Cas pratique de RPA et d’analyse de données dans le secteur public.
Problématique :
Du fait de la non-migration des outils, des agents saisissaient manuellement d’importants volumes de données normées concernant des dossiers de subvention.
Conséquence : un retard important dans le traitement des dossiers.
Solution proposée par EY :
Conception et mise en place d’une solution d’automatisation et d’un outil d’analyse pour réaliser en un temps réduit une opération de saisie qui aurait pris plusieurs mois en cas de saisie manuelle.
Conséquence : optimisation du coût de l’opération, réduction des erreurs et analyse ayant permis de dégager certaines tendances sectorielles.
Résultats :
- Durée du projet : 3 mois
- 3 ateliers de travail avec l’agent en charge du processus pour concevoir le robot logiciel
- 15 jours/hommes pour développer le robot et le tester
- 1,04 jour pour saisir 300 dossiers au lieu de 150 jours/hommes
Conclusion :
- Projet innovant et valorisé au sein de l’administration
- Analyse débouchant sur des conclusions prédictives ayant mené à un réajustement proactif du processus d’attribution des subventions
Comment EY peut aider
Systèmes et processus
Les équipes Financial Accounting Advisory Services (FAAS) associent les connaissances d’EY en matière de comptabilité, d’informatique, d’analyse et de processus pour vous aider à accroître votre efficacité, votre efficience et votre excellence opérationnelle
Analyse de données pour le reporting
Les données constituent l’un des principaux moteurs de la croissance de votre entreprise. Les entreprises dépendent de plus en plus de la collecte, de l’analyse et de la mise au point de connaissances à partir de données.
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Résumé
Suite aux exigences grandissantes des citoyens et à la raréfaction des moyens, c’est devenu un devoir moral pour le secteur public de prendre le train de l’automatisation et de l’analyse des données. Découvrez comment EY peut aider les services publics à résoudre la difficile équation entre efficience maximale et utilisation rationnelle des budgets.
