La quarantaine, synonyme de déduction pour frais de bureau à domicile?

Si vous faites maintenant du télétravail, vos coûts supplémentaires seront-ils déductibles?

De David Robertson et Laura Jochimski, EY Cabinet d’avocats

Si vous engagez des dépenses supplémentaires parce que vous êtes obligé de faire du télétravail pendant la pandémie de COVID-19, pourrez-vous déduire les montants en cause aux fins de l’impôt sur le revenu? Les frais de bureau — comme le loyer, l’électricité et la papeterie — engagés par les employeurs sont des dépenses d’entreprise déductibles. Ainsi, compte tenu de l’isolement physique obligeant des milliers d’employés à télétravailler, ces employés ne devraient-ils pas eux aussi pouvoir déduire ces dépenses?

En bref, les employés peuvent-ils déduire de leur impôt sur le revenu le coût d’un nouveau bureau ou d’une nouvelle chaise? Non. Qu’en est-il d’une partie de leur loyer? Peut-être. Le gouvernement instaurera-t-il de nouvelles règles de manière à permettre expressément les déductions des dépenses d’employé, comme celles pour l’achat de bureaux ou d’écrans d’ordinateur supplémentaires et le loyer, pendant la pandémie de COVID-19? Nous devrons attendre pour le savoir.

Le paragraphe 8(2) de la Loi de l’impôt sur le revenu (la « LIR ») renferme une règle générale selon laquelle, à moins qu’une dépense ne soit expressément prévue à l’article 8, elle n’est pas déductible dans le calcul du revenu d’emploi de l’employé.

Le paragraphe 8(1) énumère les circonstances limitées très précises dans lesquelles des dépenses peuvent être déduites dans le calcul du revenu d’emploi d’une personne. En ce qui concerne les frais de bureau à domicile, les sous-alinéas 8(1)i)(ii) et (iii) permettent à un employé de déduire le loyer de bureau ainsi que le coût des fournitures qui ont été consommées directement dans l’exercice des fonctions de son emploi.

Concrètement, ces sous-alinéas ont été interprétés comme permettant la déduction d’une somme raisonnable au titre du loyer (somme proportionnelle à l’espace de la maison consacré au travail) et des fournitures qui sont consommables — comme les stylos, le papier et d’autres articles. Si l’employé est propriétaire de son domicile, néanmoins, aucune disposition ne permet la déduction des intérêts hypothécaires.

Cela dit, même en ce qui concerne les dépenses qui relèvent des sous-alinéas 8(1)i)(ii) ou (iii), il existe d’autres restrictions.

Autre approche possible : allocation pour frais de bureau à domicile versée par l’employeur

Au lieu de demander à un employé d’engager les frais de bureau à domicile comme condition d’emploi, certains employeurs préfèrent verser une allocation à leurs employés qui sont tenus de faire du télétravail de manière à couvrir les coûts additionnels engagés par ces derniers.

Cette solution comporte un certain nombre d’avantages.

D’abord, l’employeur peut déduire cette allocation dans le calcul de son revenu imposable pour autant que le montant est raisonnable.

Par ailleurs, à condition que l’allocation soit versée pour couvrir des articles qui sont assujettis à la TPS/TVH (comme les frais de téléphone et d’Internet, ou les fournitures de bureau) et non des articles non taxables (comme le loyer), l’employeur peut recouvrer une partie de l’allocation sous forme de crédit de taxe sur les intrants (si les activités de l’employeur consistent à vendre des produits et services assujettis à la TPS/TVH).

Par exemple, si une allocation de 100 $ est versée à un employé domicilié en Ontario pour des fournitures de bureau, l’employeur pourrait avoir droit à un crédit de taxe sur les intrants de 11,50 $ pour ce qui est de la TVH notionnelle incluse dans l’allocation (100 $ x 13/113). Ainsi, l’allocation de 100 $ ne coûterait en réalité à l’employeur que 88,50 $.

Avec la pandémie, il sera intéressant de voir si l’ARC, le ministère fédéral des Finances et le gouvernement du Canada prennent des mesures pour aider les employés dont les frais de bureau à domicile ne sont pas remboursés, en élargissant ou en assouplissant les règles actuelles en matière de déductibilité des dépenses d’employé ou la façon dont elles sont appliquées. En attendant, voici les points à retenir.

Cinq principaux éléments à prendre en considération dans la situation actuelle

1. Les règles permettent la déduction de certains frais de bureau à domicile si votre contrat d’emploi vous oblige à faire du télétravail et que vous « accomplissez principalement » vos fonctions d’emploi à votre domicile. Par le passé, l’ARC a déclaré que « principalement » correspondait à un seuil de 50 %, mais elle n’a pas précisé s’il s’agissait de 50 % d’une année (soit 6 mois) ou si une courte période pendant laquelle vous êtes tenus de faire du télétravail à temps plein remplirait les conditions, comme dans le cas de l’actuelle pandémie.
2. Les déductions en vertu des règles actuelles de l’article 8 de la Loi de l’impôt sur le revenu sont limitées. Le coût d’articles comme le mobilier et le matériel informatique ne peut être déduit (ni amorti, même en partie). Par contre, les éléments qui sont consommables — dont les fournitures de bureau, les appels interurbains, les factures de chauffage, et la partie du loyer relative à votre bureau à domicile — peuvent être déduits s’ils constituent une condition de votre emploi et que votre employeur en atteste et vous remet le formulaire T2200.
3. Absence de double déduction. Vous ne pouvez pas bénéficier d’une déduction si votre employeur couvre déjà ces dépenses, soit en vous remboursant directement, soit en vous versant une allocation raisonnable.
4. Gardez une trace de vos dépenses. Avoir une trace documentaire des dépenses est essentiel pour prouver qu’elles ont été engagées. C’est vrai selon les règles actuelles, et cela le restera si le gouvernement instaure de nouvelles règles permettant la déduction des frais de bureau à domicile dans le cas précis de la COVID-19. Quoi qu’il en soit, soyez diligent et conservez tous les reçus associés à la période pendant laquelle vous devez faire du télétravail.
5. Demandez à votre employeur de remplir le formulaire (T2200) de l’ARC qui est requis pour déduire les frais de bureau à domicile.

Pour en savoir plus sur EY Cabinet d’avocats, veuillez consulter le site eylaw.ca.

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