10 minuta/e čitanja 17. ruj. 2019.
Young people working in modern office

Pet koraka za upravljanje razdvajanjem ugovora prilikom dezinvestiranja

Učinkovito upravljanje razdvajanjem ugovora dobavljača treće strane i kupaca presudan je zadatak za glavne financijske direktore (CFO) i voditelje lanca nabave.

T
ipično dezinvestiranje uključuje stotine ili tisuće ugovora s dobavljačima i kupcima koji moraju biti ispravno dodijeljeni kompaniji koja se dezinvestira (DivestCo). Bilo da se radi o izdvajanju i prodaji dijela poslovanja ili o besporeznom izdvajanju, razdvajanje ugovora može potrajati i do 12 mjeseci, tako da bi kompanije trebale započeti postupak čim odrede imovinu za dezinvestiranje. Razdvajanje ugovora također bi trebalo biti najvažnije pitanje za timove za nabavu, jer više od 84% globalnih organizacija očekuje dezinvestiranje u naredne dvije godine, prema EY Global Studiji o korporativnom dezinvestiranju 2019.

Učinkovito upravljanje razdvajanjem ugovora dobavljača treće strane i kupaca presudan je zadatak za glavne financijske direktore (CFO) i voditelje lanca nabave. Nedostatak koordinirane strategije među funkcijama može dovesti do značajnih rizika s usklađivanjem i visokim troškovima razdvajanja, uključujući eskalaciju jednokratnih i samostalnih troškova. U ekstremnim slučajevima može doći do negativnog utjecaja na vremenski rok poslova i kontinuitet poslovanja.

Iz iskustva u olakšavanju transakcija spajanja i preuzimanja proizašlo je nekoliko vodećih praksi tijekom životnog ciklusa razdvajanja ugovora. Organizacijama koje vrše dezinvestiranje dobro bi došlo uspostavljanje tijeka rada za razdvajanje ugovora i korištenje te prakse kako bi se omogućio kontinuitet poslovanja.

Prepoznajte rizike rano u životnom ciklusu razdvajanja

Organizacije često podcjenjuju višefunkcijske i vanjske ovisnosti, kao i trud potreban za upravljanje ugovornim opterećenjem. Kako bi se najbolje riješile takve složenosti, potrebno je započeti s razdvajanjem ugovora rano u procesu dezinvestiranja nalaženjem pravog rukovodstva dobavljača i kupaca, pravnih i funkcionalnih timova koji će omogućiti čiste DivestCo sporazume za Prvi dan.

Među pitanjima koja je potrebno uzeti u obzir:

  • Višefunkcijske ovisnosti: Razdvajanje ugovora višefunkcijskog je karaktera i zahtijeva usku suradnju različitih odjela. Iako se obično očekuje da odjel nabave provede razdvajanje ugovora s dobavljačem, poslovne funkcije, poput informacijske tehnologije (IT) i ljudskih resursa (HR), moraju odrediti tehnički opseg ugovora. Izrada i slanje obavijesti dobavljačima, praćenje odgovora i usklađivanje sa zakonima u slučaju pregovora zahtijevaju značajnu suradnju između funkcija.
  • Vanjske ovisnosti: Također je uobičajeno vidjeti da veliki dobavljači, posebno dobavljači tehnološkog softvera, djeluju u vrijeme transakcije. Nepravodobno rješavanje njihovih ugovora, može ugroziti ritam postupka razdvajanja. To također može rezultirati nepredviđenim financijskim ili regulatornim zaprekama, jer ugovorni uvjeti mogu onemogućiti dodjelu imovine ili operacionalizaciju tranzicijskih usluga među entitetima koji se razdvajaju.
  • Razina uloženog napora: Kako bi smanjili troškove transakcije, organizacije mogu same preuzeti te napore i izvršiti ih ručno. Kod velikih transakcija takav pristup često stvara dodatna opterećenja i iznenađenja u posljednji trenutak. Pojedine funkcije možda nemaju znanje ili iskustvo pregledavanja ugovora i odlučivanja o nužnim radnjama. Korištenje napredne analitike i iskusnih vanjskih pružatelja usluga može pomoći u smanjenju dijela ovog rizika.
  • Utvrđivanje kritičnih značajki ugovora: U nekim slučajevima organizacije već dobrano zađu u postupak razdvajanja ugovora prije nego što odvoje potrebno vrijeme za utvrđivanje „kritičnih“ značajki koje treba izdvojiti iz ugovornih dokumenata. Zbog toga, svi uključeni timovi moraju provoditi preinake.
  • Usklađivanje ključnih događaja i predložaka: Timovi zaduženi za posao trebaju osigurati da je njihov tim za radni tijek ugovora upoznat i usklađen s kupoprodajnim ugovorom (SAPA) kako bi razumjeli koliko vremena imaju na raspolaganju i komunicirali žurnost cijeloj organizaciji.

Korak 1: Uspostaviti upravljanje radnim tijekom razdvajanja ugovora

Jedan od prvih koraka u životnom ciklusu razdvajanja ugovora je uspostava zasebnog tijeka rada s višefunkcijskim vodstvom iz pravnih područja, područja nabave i drugih, s jednim vlasnikom koji je odgovoran za isporuku programa.

Nekoliko vodećih praksi uspostavljanja i održavanja upravljanja razdvajanjem ugovora uključuju:

  • Višefunkcijski inicijalni sastanak za razdvajanje ugovora radi usklađivanja uloga, odgovornosti i tijeka rada, uključujući tko će prikupljati ugovore i gdje će biti pohranjeni radi dostupnosti
  • Središnji pratitelj kojim upravlja tim za razdvajanje ugovora s doprinosima poslovnih dionika
  • Tjedne stanke za rješavanje ugovornih rizika koji se javljaju
  • Upravljačka ploča statusa ugovora radi pružanja sažetog pregleda tjednog napretka
  • Procjena bi li vanjska podrška koristila transakciji

    Opseg i složenost postupka razdvajanja ugovora ovisit će o transakcijama. Za velike transakcije razina napora često je izvan ograničenih resursa organizacije. Sljedeći kriteriji mogu se uzeti u obzir pri procjeni bi li vanjska podrška koristila transakciji:

    • Broj ugovora u opsegu
    • Vrsta pohrane i održavanja ugovora
    • Stupanj pomiješanih ugovora između DivestCo i matičnog društva
    • Dostupnost internih stručnjaka koji mogu izdvojiti ključne uvjete i odredbe radi raspoređivanja ugovora
    • Propusna širina resursa

Korak 2: Uspostavite pravi opseg i temelj

Kao i kod bilo kojeg velikog programa razdvajanja, potrebno je procijeniti, odobriti i dokumentirati ukupni obim tijeka rada razdvajanja ugovora. Stvaranje popisa obuhvaćenih ugovora može biti zahtjevan posao. Tim za transakcije mora izdvojiti vrijeme potrebno za koordinaciju traženja i provjere obuhvaćenih ugovora u organizaciji. Važno je da vodstvo svih funkcija potvrdi da nijedan njihov ugovor ne nedostaje u opsegu razdvajanja i da su svi ugovori zastupljeni. Sve veći broj društava koristi alate tehnologije spajanja i preuzimanja, uključujući EY Capital Edge, radi olakšavanja tog procesa.

  • Organizacije trebaju identificirati ugovore iz više izvora

    • Ugovori dobavljača kojima upravljaju timovi za nabavu i pravni timovi ili koje se prati pod izdacima za nabavu koristeći izvještaje o dospjelim računima (AP) i narudžbenicama (PO)
    • Ugovori s klijentom za koje su odgovorni prodaja ili marketing, a koji mogu uključivati trgovinske sporazume ili ograničene ugovorne odredbe i uvjete
    • Lokacije za proizvodnju i distribuciju za lokalne ugovore zasnovane na objektima
    • Dobavljači povezani s aplikacijama i infrastrukturnim inventarom kojim upravljaju IT i druge poslovne funkcije DivestCo-a
    • Dodatni resursi, uključujući financijske timove i timove za upravljanje dobavljačima te izvještaje

Korak 3: Utvrdite prioritete i usredotočite se na kritične odnose

Nakon izrade cjelokupnog popisa ugovora, sljedeći korak je utvrđivanje prioriteta na temelju ugovorenog iznosa i drugih kvalitativnih mjera, poput poslovne važnosti Prvog dana i odnosa s dobavljačem ili kupcem. Kategorizacija omogućuje timu za razdvajanje ugovora da dodijeli prioritet vremena i resursa ugovorima važnim za transakciju. Za ugovore koji se smatraju "kritičnim", kreiranje profila dobavljača, formuliranje scenarija "što ako" i utvrđivanje kvantitativnih i kvalitativnih pregovaračkih poluga omogućit će glatko razdvajanje.

Dobavljačima tehnologije može biti potreban posebantretman. Za razliku od drugih sektora, organizacije tehnološkog sektora obično imaju široku primjenu u odnosu na treće strane i infrastrukturni otisak te se mogu uvelike oslanjati na vanjske dobavljače tehnologije kako bi svoje proizvode stavili na tržište. U tipičnim postupcima dezinvestiranja, neki dobavljači tehnologije teže iskazivanju veće pregovaračke moći, pa razdvajanje ugovora postaje izazov. Pozivajući se na probleme s provedbom ugovornih promjena i s administrativnim troškovima, dobavljači mogu odgoditi osiguravanje prava tranzicije, kumulacije i dodjele ili inzistirati na kupnji privremenih licencija radi podrške periodu sporazuma o tranzicijskim uslugama (TSA).

Kako bi se uhvatili u koštac s takvim pitanjima, organizacije bi trebale dati prioritet ovim dobavljačima u cjelokupnom procesu razdvajanja ugovora i surađivati s predstavnicima dobavljača kako bi se osigurala nužna prava razdvajanja. Moguća opcija je korištenje „sporazuma o premišćivanju“ - putem kojih matično društvo i dobavljači slažu mijenjaju ugovor kako bi ovlastili DivestCo da ili koristi sjedišta za licenciranje ili koristi usluge kao prolaz za ostatak ugovora. Po izvršenju sporazuma o premošćivanju, DivestCo je često obavezan sklopiti novi ugovor izravno s dobavljačem tehnologije.

Korak 4: Provedite analizu ugovora i dovršite odredbe Prvog dana

Analiza ugovora ključni je i složeni posao koji uključuje pregled odredbi ugovora kako bi se utvrdilo koja su prava ugovorno dostupna ili koji se zahtjevi moraju poštivati. Na primjer, ugovorne odredbe mogu obuhvaćati prava dodjele, promjenu kontrole, zahtjeve za obavijestima, TSA (dezinvestiranje ili pravo korištenja), prava kumulacije i raskida.

Vidjeli smo da sporazumi uglavnom nisu centralno locirani. Oni su raspoređeni po organizacijskim jedinicama, zemljopisnim lokacijama i pojedincima. To čini postupak analize ugovora teškim i sklonim pogreškama. Stoga se savjetuje da funkcijska područja poduzimaju proaktivne mjere u pogledu sklapanja svih ugovora i sporazuma.

Uključite ključne dionike organizacije koji mogu pomoći u pružanju ulaznih podataka potrebnih za formaliziranje raspolaganja ugovorom, uglavnom vođeni operativnim modelom Prvog dana.

Korak 5: Izvršite komunikaciju s trećom stranom i uspostavite DivestCo kako bi uspjeli

Nakon što se utvrde razlike između ugovornih prava i raspolaganja Prvog dana, može početi proces komunikacije kupca i dobavljača, s naglaskom na kritičnim ugovorima.

  • Pravni odjel treba izraditi predloške obavijesti o dodjeli i dostaviti ih funkcijama za prilagodbu. Često je potrebno više formata koji pokrivaju različite scenarije, poput potpune ili djelomične dodjele, samo obavijesti ili izričitog pristanka dobavljača.
  • Za dobavljače koji zahtijevaju djelomičnu dodjelu, odredite imovinu i povezane troškove, uključujući softverske licencije, telekomunikacijsku i IT opremu, privremene radnike, nekretnine te ostale elemente koji će se prenijeti na DivestCo.
  • Za kritične dobavljače Prvog dana utvrdite rizik ukoliko prava na dodjelu ugovora nisu osigurana i izradite rezervne planove kako biste osigurali kontinuitet poslovanja nakon Prvog dana.

Ovaj se korak može pokazati složenim s obzirom na ovisnosti o vanjskim dionicima. Dobavljači ili kupci možda neće pravovremeno odgovoriti, prihvatiti bilo kakvu komunikaciju i odobriti tražena prava. U najgorem slučaju, neki dobavljači mogu iskoristiti ovu priliku za naplatu jednokratne naknade za dopuštanje dezinvestiranja ili ustupanje prava, ili povećati naknadu za licenciranje kako bi nadopunili svoj tijek prihoda. Slično tome, neki kupci mogu pokušati iskoristiti transakciju i povećati svoje honorare ili promotivne naknade.

Stoga je važno za tijek rada razdvajanja ugovora pratiti sve odgovore dobavljača i kupca, odgovarati i intenzivirati prema potrebi. Ako se ispravno planira i izvrši, svi relevantni ugovori su ili dodijeljeni, kumulirani ili spremni za omogućavanje tranzicijskih usluga prema planu.

  • Studija slučaja: Razdvajanje 950 ugovora pri u postupku dezinvestiranja potrošačkih proizvoda

    Klijent srednje razine potrošačkih proizvoda nedavno je dezinvestirao nesredišnji odjel. Jedno od najsloženijih pitanja bilo je razdvajanje više od 950 ugovora. Nekoliko tjedana prije zaključnog razdoblja, tim se susreo s problemima, kao što su nedostatak jasnog upravljanja i dodjele odgovornosti, što je rezultiralo propuštenim ključnim događajima. EY tim koji je pomagao menadžmentu preporučio je voditeljskom timu da je formalna struktura upravljanja presudna za definiranje funkcijskih uloga, odgovornosti, tijeka rada, ključnih događaja i stanke za izvješćivanje. Slijedom toga, uz uspostavljanje formalne upravljačke strukture, voditeljski tim također je povećao specijaliziranu vanjsku potporu kako bi se ubrzao proces analize, pregleda i raspolaganja ugovorima. Ključne komponente ovog postupka uključivale su pomoć u utvrđivanju sadrži li svaki ugovor dijeljeni ili ekskluzivni proizvodni asortiman s DivestCo-om i je li treća strana ugovorno tražila pristanak o dodjeli.

    Po završetku analize ugovora, tim je započeo izradu i slanje dopisa o dodjeli trećim stranama. Međusobna funkcijska koordinacija bila je presudna kako bi se osiguralo da obavješćivanje vodi jedna funkcija, čak i kad je više funkcija obično komuniciralo s trećom stranom. Ovo je omogućilo da jednu poruku pošalje jedna točka za kontakt i izbjegavanje dupliciranja posla ili neodašiljanja dopisa o dodjeli. Višestruke treće strane željele su povoljnije uvjete i tražile od tima da pregovara kako bi se postigao dogovor. Ukratko, angažirani tim za upravljanje ugovorima predvođen pravnim savjetnicima bio je od presudne važnosti za pružanje ispravnih smjernica tijekom složenog postupka razdvajanja ugovora.

 

Kao što je gore istaknuto, razdvajanje ugovora ključni je čimbenik uspješnog Prvog dana za matično društvo i DivestCo. Također je jedan od rijetkih radnih tijekova u upravljanju razdvajanjem, gdje željeni ishodi ovise o pravoj razini angažmana više unutarnjih i vanjskih dionika. Međutim, u ranim fazama vrlo često postoji ograničeno prepoznavanje prava zadržanih od strane kupaca i dobavljača kako bi se stvorila suglasnost o dodjeli ugovora ili omogućile tranzicijske usluge, kao i vrijeme koje je potrebno za pregovaranje o nužnim pravima dezinvestiranja.

Kašnjenje pri započinjanju postupka razdvajanja ugovora i te posljedično kašnjenje ključnih događaja, može imati značajne negativne posljedice na strukturiranje sporazuma o tranzicijskim uslugama (TSA), vrijeme izlaska, postizanje sinergije i odnose trećih strana. Korištenje vodećih praksi navedenih gore može pomoći u pojednostavljivanju procesa i optimiziranju opterećenja resursa tijekom životnog ciklusa posla. Proaktivno uključivanje odgovarajućih dionika na početku kako bi se uskladili u postupku razdvajanja i u vezi ključnih događaja mogu omogućiti matičnom društvu i DivestCo-u jednostavnije razdvajanje, minimalnu složenost tijekom razdoblja TSA-a, a u nekim slučajevima čak i raniji izlaz iz TSA-a.

Sažetak

Učinkovito upravljanje razdvajanjem ugovora dobavljača treće strane i kupaca presudan je zadatak za glavne financijske direktore (CFO) i voditelje lanca nabave. Nedostatak koordinirane strategije među funkcijama može dovesti do značajnih rizika s usklađivanjem i visokim troškovima razdvajanja, uključujući eskalaciju jednokratnih i samostalnih troškova. U ekstremnim slučajevima može doći do negativnog utjecaja na vremenski rok poslova i kontinuitet poslovanja.