Korak 3: Utvrdite prioritete i usredotočite se na kritične odnose
Nakon izrade cjelokupnog popisa ugovora, sljedeći korak je utvrđivanje prioriteta na temelju ugovorenog iznosa i drugih kvalitativnih mjera, poput poslovne važnosti Prvog dana i odnosa s dobavljačem ili kupcem. Kategorizacija omogućuje timu za razdvajanje ugovora da dodijeli prioritet vremena i resursa ugovorima važnim za transakciju. Za ugovore koji se smatraju "kritičnim", kreiranje profila dobavljača, formuliranje scenarija "što ako" i utvrđivanje kvantitativnih i kvalitativnih pregovaračkih poluga omogućit će glatko razdvajanje.
Dobavljačima tehnologije može biti potreban posebantretman. Za razliku od drugih sektora, organizacije tehnološkog sektora obično imaju široku primjenu u odnosu na treće strane i infrastrukturni otisak te se mogu uvelike oslanjati na vanjske dobavljače tehnologije kako bi svoje proizvode stavili na tržište. U tipičnim postupcima dezinvestiranja, neki dobavljači tehnologije teže iskazivanju veće pregovaračke moći, pa razdvajanje ugovora postaje izazov. Pozivajući se na probleme s provedbom ugovornih promjena i s administrativnim troškovima, dobavljači mogu odgoditi osiguravanje prava tranzicije, kumulacije i dodjele ili inzistirati na kupnji privremenih licencija radi podrške periodu sporazuma o tranzicijskim uslugama (TSA).
Kako bi se uhvatili u koštac s takvim pitanjima, organizacije bi trebale dati prioritet ovim dobavljačima u cjelokupnom procesu razdvajanja ugovora i surađivati s predstavnicima dobavljača kako bi se osigurala nužna prava razdvajanja. Moguća opcija je korištenje „sporazuma o premišćivanju“ - putem kojih matično društvo i dobavljači slažu mijenjaju ugovor kako bi ovlastili DivestCo da ili koristi sjedišta za licenciranje ili koristi usluge kao prolaz za ostatak ugovora. Po izvršenju sporazuma o premošćivanju, DivestCo je često obavezan sklopiti novi ugovor izravno s dobavljačem tehnologije.
Korak 4: Provedite analizu ugovora i dovršite odredbe Prvog dana
Analiza ugovora ključni je i složeni posao koji uključuje pregled odredbi ugovora kako bi se utvrdilo koja su prava ugovorno dostupna ili koji se zahtjevi moraju poštivati. Na primjer, ugovorne odredbe mogu obuhvaćati prava dodjele, promjenu kontrole, zahtjeve za obavijestima, TSA (dezinvestiranje ili pravo korištenja), prava kumulacije i raskida.
Vidjeli smo da sporazumi uglavnom nisu centralno locirani. Oni su raspoređeni po organizacijskim jedinicama, zemljopisnim lokacijama i pojedincima. To čini postupak analize ugovora teškim i sklonim pogreškama. Stoga se savjetuje da funkcijska područja poduzimaju proaktivne mjere u pogledu sklapanja svih ugovora i sporazuma.
Uključite ključne dionike organizacije koji mogu pomoći u pružanju ulaznih podataka potrebnih za formaliziranje raspolaganja ugovorom, uglavnom vođeni operativnim modelom Prvog dana.
Korak 5: Izvršite komunikaciju s trećom stranom i uspostavite DivestCo kako bi uspjeli
Nakon što se utvrde razlike između ugovornih prava i raspolaganja Prvog dana, može početi proces komunikacije kupca i dobavljača, s naglaskom na kritičnim ugovorima.
- Pravni odjel treba izraditi predloške obavijesti o dodjeli i dostaviti ih funkcijama za prilagodbu. Često je potrebno više formata koji pokrivaju različite scenarije, poput potpune ili djelomične dodjele, samo obavijesti ili izričitog pristanka dobavljača.
- Za dobavljače koji zahtijevaju djelomičnu dodjelu, odredite imovinu i povezane troškove, uključujući softverske licencije, telekomunikacijsku i IT opremu, privremene radnike, nekretnine te ostale elemente koji će se prenijeti na DivestCo.
- Za kritične dobavljače Prvog dana utvrdite rizik ukoliko prava na dodjelu ugovora nisu osigurana i izradite rezervne planove kako biste osigurali kontinuitet poslovanja nakon Prvog dana.
Ovaj se korak može pokazati složenim s obzirom na ovisnosti o vanjskim dionicima. Dobavljači ili kupci možda neće pravovremeno odgovoriti, prihvatiti bilo kakvu komunikaciju i odobriti tražena prava. U najgorem slučaju, neki dobavljači mogu iskoristiti ovu priliku za naplatu jednokratne naknade za dopuštanje dezinvestiranja ili ustupanje prava, ili povećati naknadu za licenciranje kako bi nadopunili svoj tijek prihoda. Slično tome, neki kupci mogu pokušati iskoristiti transakciju i povećati svoje honorare ili promotivne naknade.
Stoga je važno za tijek rada razdvajanja ugovora pratiti sve odgovore dobavljača i kupca, odgovarati i intenzivirati prema potrebi. Ako se ispravno planira i izvrši, svi relevantni ugovori su ili dodijeljeni, kumulirani ili spremni za omogućavanje tranzicijskih usluga prema planu.