Hogyan navigálhat helyesen az állandó változások időszakában?

Egy nemzetközi szintű közegészségügyi vészhelyzet olyan emberi tragédia, amely példátlan zavarokat és kockázatokat okoz a kormányoknak és a vállalkozásoknak. A gyárak teljes vagy részleges bezárásától az ellátási láncok zavaráig, a cash flow stresszig számos megrázkódtatás éri a cégeket. 4 olyan intézkedéscsoportot azonosítottunk, amelyek mentén a megváltozott körülmények ellenére visszaszerezhető a kontroll.

Több nemzet, köztük Magyarország is felkészült rá, hogy a gazdaság nehéz helyzetbe kerül. Ezek az országok ösztönző intézkedéseket vezettek be vagy terveznek a hatás enyhítése érdekében.

A folyamatban lévő válság közepette a vállalatok irányítása során nem egy olyan kulcsfontosságú probléma vetődik fel, amelyekre a vezetőknek gondolniuk kell. Meg kell határozniuk az üzleti tevékenység átalakításának lépéseit és ki kell dolgozniuk egy helyreállítási tervet.

1. Prioritásként kell kezelni az emberek biztonságát és folyamatos elkötelezettségüket

Alapvető fontosságú a munkavállalók biztonságának és jólétének biztosítása a jelenlegi helyzetben. Az emberek a munkáltatójuktól, a közösségüktől és a kormányzati vezetőiktől várnak útmutatást. Aggályaik nyílt és átlátható módon történő kezelésének nagy súlya van abban, hogy megőrizzük bizalmukat, és biztosítsuk az üzleti tevékenység folytonosságát.

Az egyik olyan változtatás, amelyet a vállalatok először elvégeztek, az a rugalmas munkavégzési lehetőségek és más olyan szabályozások kezdeményezése vagy kibővítése, amelyek lehetővé teszik az emberek számára, hogy távolról és biztonságosan dolgozzanak. Ágazattól függően a vállalatok át akarják majd szervezni a munkacsoportokat és újra kell allokálniuk az erőforrásokat, valamint a munkavállalói jóléti programokat. Szabályozásokat kell továbbá kialakítaniuk a biztonságos munkakörnyezet támogatása érdekében. Ezenkívül a vállalatok rendszeresen tájékoztatást kell, hogy adjanak munkavállalóik számára, összhangban a kormányzat és az egészségügyi hatóságok aktuális előírásaival, hogy segítsék az alkalmazottakat, miközben ők és a szervezet küzdenek a válsággal.

Finom egyensúlyt igényel azon módszerek megtalálása, amelyekkel újra megteremthető a szokásos üzleti környezet képe, minimalizálva a szervezetet érő zavarokat. Ahol nem lehetséges a távmunka vagy más rugalmas munkavégzési formák bevezetése, és a vállalkozások számára elkerülhetetlen, hogy munkavállalóik a telephelyen dolgozzanak, vagy közvetlen kapcsolatban kell lenniük az ügyfelekkel, ott fontos a fertőzés elleni védekezési intézkedések bevezetése, amely a legtöbb hazai cégnél megtörtént.

A különböző állami és helyi önkormányzatok által bevezetett mobilitási korlátozások miatt megnövekedett költségek hatásaival kell számolniuk a cégeknek. Azoknak a vállalatoknak, amelyek olyan egyedi kihívásokkal szembesülnek, amelyekre a már kiadott konkrét előírások nem terjednek ki, útmutatást kell kérniük az önkormányzatoktól. 

2. Kommunikáció az érdekelt felekkel

Világos, átlátható és kellő időben történő kommunikációra van szükség az ügyfelek, az alkalmazottak, a beszállítók, a hitelezők, a befektetők és a szabályozó hatóságok folyamatos támogatásának biztosítása érdekében.

Munkavállalók. Az alkalmazottak esetében a tájékoztatásnak egyensúlyt kell találnia az elővigyázatosság és a szokásos üzleti gondolkodásmód fenntartása között.

Ügyfelek. A vállalatok szeretnék folyamatosan tájékoztatni partnereiket a termékek vagy szolgáltatások szállítását érintő hatásokról. Ha a szerződéses kötelezettségeket nem lehet teljesíteni a beszállítói vagy termelési zavar miatt, akkor fontos a nyílt kommunikáció, az ütemtervek felülvizsgálata, vagy a „vis maiorra”, illetve „természeti csapásra” vonatkozó záradékokra történő hivatkozás. Ez a proaktív fellépés segítséget nyújt a vevői kötelezettségszegésekkel járó büntető kártérítések vagy kötelezettségek enyhítéséhez.

Beszállítók. A vállalatoknak rendszeres kapcsolatot kell tartaniuk az alvállalkozóikkal annak érdekében, hogy aktuális információk legyenek róla, hogy képesek-e az áruk szállítására és a szolgáltatások teljesítésére a válság idején. Tájékoztatást kell adniuk arra vonatkozóan, hogy milyen helyreállítási terveik vannak, hogy a vállalat időben megfontolhassa az alternatív ellátási lánccal kapcsolatos lehetőségeket.

Hitelezők és befektetők. A társaságok a kölcsönszerződések feltételeinek felülvizsgálatára fognak törekedni, hogy azonosítsák az érzékeny adósságokat és elkerüljék az alapvető technikai fizetésmulasztásokat. Ennek a lépésnek további előnye, hogy lehetőséget adnak a befektetőknek a hitelezőkkel folytatott párbeszéd és kommunikáció proaktív irányítására a meglévő feltételek vagy a refinanszírozási megállapodások esetlegesen szükséges módosításaival kapcsolatban.

Kormány és szabályozó hatóságok. Az érdekelt felekkel folytatott kapcsolattartás során a vállalatoknak folyamatos egyeztetésre kell törekedniük jogi osztályaikkal. Így tudják biztosítani, hogy az esetleg kötelezettségekre vagy lehetőségekre megfelelően tudnak reagálni.

3. Az üzleti folytonosság stratégiájának átalakítása

A legtöbb vállalkozás, ágazattól függően, már érzi a változást vagy hamarosan komoly zavarokat fog tapasztalni szokásos üzleti tevékenységéhez képest. Fennakadás érheti az ellátási láncokat, előfordulhat, hogy termelési kötelezettségvállalásait több cég csak nehezen vagy nem is tudja teljesíteni a jelenlegi helyzetben. Mindezt befolyásolja, hogy jelentős változások léptek fel a fogyasztói igények és viselkedések terén – gondoljunk csak a tartós élelmiszerek felvásárlására - amelyek fokozottan érintik például a kiskereskedelmet -, vagy a vakcinafejlesztésre, ami a gyógyszergyárak prioritásait rajzolta újra.

E kihívások kezelésének elősegítése érdekében a vállalatok a következőkre törekednek majd:

A rövid távú likviditás értékelése. A vállalatok azonnali pénzforgalom-ellenőrzési fegyelmet akarnak majd bevezetni, amely lehetővé teszi számukra a cash-flow nyomás előrejelzését és az időben történő beavatkozást. Ezenkívül fontos figyelni a működőtőke helyzetét, különös tekintettel a követelések beszedésére és a készletfelhalmozás kezelésére. Lényeges továbbá a kreativitás és a proaktív beavatkozás a működőtőke-ciklus megkönnyítése érdekében. Egy válság során kiemelt a jelentősége annak, hogy a vállalatok rendszeres kapcsolatot tartsanak a beszállítókkal a lehetséges kockázatok azonosítása érdekében.

A pénzügyi és működési kockázatok becslése, és az ezekre történő gyors reagálás. A vállalatoknak figyelemmel kell kísérniük a közvetlen költségek esetleges emelkedését, hogy szükség esetén be tudjanak avatkozni és újratárgyalhassák a válság előtt kialkudott feltételeket. Azok a szervezetek, amelyek lassan reagálnak, vagy nem képesek új feltételekben megegyezni partnerükkel, növelik kitettségüket a pénzügyi stressznek, ami hosszú távú következményekkel járhat. 

A vállalatok akár stressztesztekkel is ellenőrizhetik beszállítóikat – különös tekintettel az első- és másodvonalas partnereikre. Ez különösen fontos az olyan ágazatokban, mint például az autóipar és a gyógyszeripar, amelyek nagymértékben függenek a harmadik feles beszállítóktól.

Folyamatosan felügyelni kell az ellátási láncot. Alternatívákat kell keresniük azoknak a vállalatoknak, amelyek alkatrészeket vagy anyagokat szereznek be a válság által jelentősen érintett területen működő beszállítóktól. Az ilyen gyors lépések, mint például kapacitások vagy gyártótevékenységek áthelyezése átmeneti erőforrást teremtenek az ügyfelekkel szemben fennálló kötelezettségek teljesítésére. Azoknak a vállalatoknak, amelyek gyorsan reagáló gyártórendszerekkel vannak kapcsolatban, amelyek azonnali vásárlási döntéseket tesznek lehetővé, vagy laza szerződéses megállapodásaik vannak különféle szolgáltatásokat nyújtókkal és logisztikai szolgáltatókkal, mérlegelniük kell a kezdeti zavarokat és a válság utáni forgatókönyveket is, tekintettel arra, hogy a kereslet később hirtelen növekedhet.

Meg kell határozni, hogy a jelenlegi helyzet hogyan befolyásolja a céges költségvetéseket és az üzleti terveket. A vállalatok stresszteszttel vizsgálhatják több forgatókönyv pénzügyi terveit, hogy megértsék a teljesítményre gyakorolt lehetséges hatást, és felmérjék, hogy az milyen hosszú ideig folytatódhat. Ha a hatás jelentős, és a korábbi költségvetési feltételezések és üzleti tervek már nem relevánsak, a cégeknek felül kell vizsgálniuk ezeket az agilitásuk fenntartása érdekében. Ahol az üzleti tevékenységre jelentős befolyást gyakorol a válság, ott mérlegelni kell a minimális működési követelményeket, ideértve a munkaerőhöz, a kereskedőkhöz, a földrajzi elhelyezkedéshez és a technológiához kapcsolódó legfontosabb függőségeiket. 

Felmerül a folyamatos üzleti műveletek rövid távú tőkeigényének kérdése is. Az értékelés eredményeinek függvényében a vállalatoknak számba kell venniük a tőkeemelés, az adósság-refinanszírozás vagy a bankok és befektetők által nyújtott kiegészítő hitel-támogatás lehetőségét, akár a kormányzat által nyújtott szakpolitikai támogatásokat. Ugyanakkor a cégeknek felül kell vizsgálniuk az általános működési költségeket is, és mérlegelniük kell a nem alapvető kiadásaik visszafogását vagy csökkentését.

4. Építsen ellenálló képességet

Miután a vállalatok megszilárdították a stresszteszteken alapuló stratégiáikat és tájékoztatták az érdekelt feleket az esetleges új irányokról, a felülvizsgált terveket kell végrehajtaniuk, miközben figyelemmel kísérik a továbbra is alakuló helyzetet. A felsővezetésnek időben be kell jelentenie a tervtől való lényeges eltéréseket, hogy partnerei további intézkedéseket tehessenek az újabb negatív hatások elkerülése érdekében.

Fontos lesz felmérni, hogyan működnek a meglévő stratégiák. Ha hiányosságokat találnak, meg kell határozni a kiváltó okokat, legyen szó a cselekvés időszerűségéről, az infrastruktúra hiányáról vagy a külső környezeti problémákról. Ezt követően felül kell vizsgálni az új belső iránymutatások bevezetésének lehetőségét a megszerzett tapasztalatok alapján, valamint megszilárdítani a vészhelyzeti tervek bevezetését az ellenálló képesség kiépítése és a jövőbeli válságok hatékonyabb kezelése érdekében.