Hogyan segíti a szervezeteket a belső ellenőrzés a bizalomépítésben?

9 perces olvasási idő 12 aug. 2020
Szerző

Esi Akinosho

EY Global Advisory Internal Audit Leader

Global Leader in value-driven Internal Audit innovation, Passionate about diversity in business. Travel enthusiast. Avid mystery fiction reader. Wife. Mother.

Közreműködők
9 perces olvasási idő 12 aug. 2020
Kapcsolódó témák Üzleti tanácsadás Risk

Az új technológiák megjelenésével a belső ellenőrzési funkcióknak egy lépéssel a digitális átalakulás előtt kell járniuk és fenn kell tartaniuk a szervezeten belüli bizalmat.

N apjaink üzleti környezetében a transzformáció és a bizalom kéz a kézben jár. A cégek helyesen teszik, amikor a formabontó technológiák előretörését kihasználva átalakítják működésüket – kiaknázzák az adatokban rejlő erőt, újragondolják rendszereiket és folyamataikat, illetve új üzleti modelleket dolgoznak ki. Tekintettel az érintettek széles körére és a befektetők, ügyfelek, munkavállalók, beszállítók, hatóságok és általánosságban a nyilvánosság nagy befolyására, egy szervezet sikere szempontjából a legalapvetőbb tényező a bizalom.

Természetéből adódóan a belső ellenőrzés, mint független bizonyosságot adó funkció, fontos szerepet játszik abban, hogy az átalakulással párhuzamosan a szervezet egy bizalomra építő márkát tudjon felépíteni.

Azonban a bizalom megőrzése érdekében a belső ellenőrzésnek egy sokkal jelentősebb tanácsadói funkciót kell majd betöltenie, ahogyan a komplexitás és a diszrupció egyre fokozódik az üzleti életben. Nagyobb rálátást kell biztosítania azokra a kockázatokra, amelyek egy szervezet életében felmerülhetnek. Ezek alatt nem csak azokat a megelőzhető, kedvezőtlen kockázatokat kell érteni, amelyek hagyományosan a belső ellenőrzés hatáskörébe tartoztak, hanem azokat a kedvező, például az innovációval kapcsolatban felmerülő üzleti lehetőségeket is, amelyekről a menedzsmentnek tudnia kell. De ide tartoznak azok a külső, például a demográfiai eltolódással, klímaváltozással vagy globalizációval kapcsolatos kockázatok is, amelyek nagy valószínűséggel be fognak következni a társaság ráhatása nélkül.

A jövőben a „bizonyosság” szó mást jelent majd. Nem lesz majd elég csupán a pénzügyi és működési kockázatokkal kapcsolatban megnyugvást biztosítani. A korábbi gyakorlattal ellentétben a menedzsment azt is elvárja majd, hogy a belső ellenőrzési funkció a kockázatkezeléssel kapcsolatban is bizonyossággal szolgáljon. De vajon hogyan tud a belső ellenőrzési funkció lépést tartani az üzleti transzformációval és továbbra is a bizalom letéteményese maradni?

A válasz az, hogy a belső ellenőrzési funkció többé már nem újítható meg apránként úgy, ahogy a múltban.  Holisztikus és megtervezett átalakulásra van szükség – egy olyan változásra, ami pozitív irányba mozdítja el a terület teljes életciklusát és az azt körülvevő működési környezetet. A funkcióknak sokkal adatvezéreltebbé kell válniuk, jobban ki kell aknázniuk a feltörekvő technológiákat, több dinamikus folyamatra van szükség és egy sokkal rugalmasabb munkaerő modellre kell építeniük. A HR stratégiákat, a folyamatokat és a technológiát az átalakulás valamennyi fázisában meg kell kérdőjelezni egy, a környezet egészére nézve jól működő diszrupció kialakítása érdekében.

Természetesen nem reális elvárás, hogy ez a holisztikus változás egyetlen ősrobbanással következzen be – sok cég számára az úton elindulni is kihívás. A megoldást egy olyan hosszú távú terv felállítása jelenti, ami menet közben könnyen elérhető célok kitűzését is magában foglalja és ami jó alapul szolgálhat gyors győzelmek bezsebelésére. Ezek a gyors győzelmek felhasználhatók az átalakulás korai sikereinek demonstrálására és ezáltal meghozhatják a kedvet a komplexebb, stratégiaibb természetű tételek bevezetésérére. A transzformáció technológiai vívmányokkal társított egyedi viselkedéses változásokból áll, ami lehet kicsi és célzott, nagy és stratégiai, vagy akár mindkettő.

Mikor érdemes változtatni azon, hogyan dolgozunk?

Hogyan épít bizalmat a belső ellenőrzés a változáson keresztül?

Tudjon meg többet

Milyen szempontok figyelembevételével kezdjék meg tehát a szervezetek a belső ellenőrzési funkciójuk átalakítását?

  1. Technológiai/működési modell: Első lépésként a technológia szerepét érdemes mérlegelni, illetve annak használatát és hatását a belső ellenőrzés működési modelljén belül. A legfontosabb kérdés az, hogyan járul hozzá a technológia a jelenlegi funkció jobb működéséhez, például hogyan tudja rugalmasabbá tenni a folyamatokat, hogyan képes kiváltani az ismétlődő feladatokat, növelni a lefedettséget vagy jobb rálátást biztosítai.

    A technológia számos lehetőséget kínál a belső ellenőrzés teljes életciklusának továbbfejlesztésére a kockázatértékeléstől kezdve az ellenőrzés megtervezésén át a végrehajtásig és a jelentés elkészítéséig. Itt nem csak a manuális ellenőrzések agilisabb módon történő végrehajtásáról van szó. Azonosítsuk azokat a folyamatokat, ahol lehetőség nyílik az analitika, robotika és optikai karakterfelismerő eszközök hasznosítására a kontrollok tesztelése és a folyamatok monitorozása során. Fedezzük fel és használjuk ki azokat a kollaborációs eszközöket, amelyek segítségével az információgyűjtés gyorsabbá tehető és az output úgy szervezhető, hogy az egy folyamatos kockázatértékelési folyamatot eredményez. Fejlesszük a jelentéstétel folyamatát a digitalizáció révén. A hosszabb távú vagy nehezebb feladatok, például a mesterséges intelligencia és a folyamatbányászat  kapcsán vegyük fontolóra a teljes cég bevonását nem csak a nagyobb rálátás érdekében, de azért is, hogy kikövezzük az utat a bizalomra épülő kapcsolataink számának gyarapítása felé.
  2. Tehetséges munkaerő: A munkatársak szerepe nem csak a belső ellenőrzés, de annak átalakítása szempontjából is alapvető fontosságú. Fel kell tenni a kérdést, hogy vajon a jövőben is ugyanazokra a készségekre lesz szükség, mint amelyek jelenleg rendelkezésre állnak? Egyre globalizáltabb, felgyorsult világunkban már nem elég, ha a belső ellenőrzési feladatokat egy fix készségekkel rendelkező, ugyanabban az irodában ülő csapat végzi. A szervezeteknek egy olyan rugalmas emberi erőforrás modellre van szükségük, amely készségek széles választékával bíró, sokszínű és mobilis munkaerőre épít. Az egyes területek olyan gyorsan végrehajtható intézkedésekkel kezdhetik a munkát, mint például a munkaerőfelvételi források bővítése, rotációs munkaerő-modell megvalósítása a cégen belül, harmadik fél szolgáltatókkal való együttműködés kiegészítő készségek biztosítása céljából, vagy olyan testreszabott tréning és tapasztalatszerzési programok kidolgozása, amelyek a humán és technikai készségek fejlesztésére irányulnak.

Itt nem csak a manuális ellenőrzések agilisabb módon történő végrehajtásáról van szó. Azonosítsuk azokat a folyamatokat, ahol lehetőség nyílik az analitika, robotika és optikai karakterfelismerő eszközök hasznosítására a kontrollok tesztelése és a folyamatok monitorozása során.

Nem lesz két egyforma transzformáció, és most még fontosabb, hogy minden döntés mögött szervezeti összhang álljon. A cégbe vetetett bizalom fenntartása érdekében most van itt az ideje annak, hogy a belső ellenőrzési funkciók elkezdjék megtervezni saját diszrupciójuk folyamatát.

Az, hogy a jövőt miként határozzuk meg, folyamatosan formálódik, ahogy újabb és újabb technológiák jelennek meg és egyre több belső ellenőrzési funkció indul el a változás útján, hogy egy lépéssel a diszrupció előtt járjon és a szervezeten belül továbbra is képes legyen fenntartani a bizalmat.

Tudjon meg többet a belső ellenőrzésről itt .

Összefoglalás

A belső ellenőrzésnek egy sokkal jelentősebb tanácsadói funkciót kell majd betöltenie a jövőben az érintetti körök szervezetbe vetett bizalmának megtartása érdekében. Nagyobb rálátást kell majd biztosítania egy szervezet életében felmerülő kedvezőtlen vagy kedvező, illetve külső kockázatokra egyaránt.

A cikkről

Szerző

Esi Akinosho

EY Global Advisory Internal Audit Leader

Global Leader in value-driven Internal Audit innovation, Passionate about diversity in business. Travel enthusiast. Avid mystery fiction reader. Wife. Mother.

Közreműködők
Kapcsolódó témák Üzleti tanácsadás Risk