Entreprise Magazine, Luxembourg, September 2017

TVA : Fichier d’Audit Informatisé de l’AED

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Avec l’objectif d’automatiser les procédures d’audit TVA, et ainsi améliorer la qualité et l’efficacité des contrôles tout en réduisant les coûts tant pour l’assujetti que pour l’Administration de l’Enregistrement et des Domaines (« AED »), la production – sur demande de l’Administration - d’un fichier électronique reprenant l’ensemble des données comptables a été rendue obligatoire pour la plupart des assujettis TVA soumis au plan comptable normalisé luxembourgeois (« PCN »). Ainsi, le rapport d’activité émis par l’AED pour l’année 2016 fait état d’un recours plus poussé aux outils informatiques permettant le contrôle électronique des comptabilités. Or, force est de constater que tous les assujettis ne sont pas prêts à faire face à cette obligation.

C’est dans ce cadre que le 5 mai dernier, la Chambre de Commerce, en collaboration avec l’AED, House of Entrepreneurship – One-Stop Shop ainsi qu’EY Luxembourg, a organisé une conférence afin de rappeler aux entreprises leurs obligations en matière de TVA et de faire le point sur les objectifs et attentes de l’AED concernant l’obligation de soumission de ce fichier appelé « Fichier d’Audit Informatisé de l’AED » ou « FAIA ».

Pour rappel, en vertu de la loi TVA, l’AED peut, lors d’un contrôle, demander aux personnes assujetties à la TVA, dont la comptabilité existe sous format électronique, de lui fournir toutes les données nécessaires à son contrôle suivant les modalités techniques qu’elle détermine. Dans ce cadre, l’Administration requiert des assujettis d’être à même de lui fournir toutes les données comptables de façon structurée dans un fichier sous format XML.

FAIA est obligatoire pour tous les assujettis qui établissent leur comptabilité de manière informatisée et conformément aux règles du PCN, à l’exception des plus petites entreprises1. Il n’est donc pas applicable, pour l’instant, aux entreprises du secteur financier qui ne sont pas soumises au PCN. Ce fichier structuré a été établi sur base des recommandations de l’OCDE relatives au Standard Audit File for Tax (« SAF-T») et s’inscrit dans une volonté des administrations fiscales d’évoluer vers une utilisation accrue de la digitalisation.

Cette obligation légale n’est pas nouvelle à Luxembourg. Après l’amendement de la loi TVA en décembre 2008 et la publication d’une recommandation en novembre 2009, la production du FAIA a été rendue obligatoire à compter du 1er janvier 2011. L’AED a publié des dispositions d’application très précises disponibles sur le site internet.

En pratique, on constate que l’Administration demande de plus en plus souvent des fichiers FAIA en lieu et place des traditionnels documents papier.

De plus, dans le cadre de la réforme fiscale de 2017, l’amende journalière qui peut être imposée notamment en cas de retard dans la fourniture de ce fichier a été augmentée à un maximum de 25.000 euros (précédemment 1.000 euros). Par ce moyen, l’Administration souhaite dès lors pouvoir obtenir ce fichier de façon plus systématique que par le passé.

Durant la conférence du 5 mai, Monsieur Pereira, Inspecteur à l’AED, a rappelé l’obligation de soumission de ce fichier, l’ensemble des dispositions applicables ainsi que les raisons et avantages y relatifs. Madame Zeippen, Associée auprès du département TVA d’EY Luxembourg, a consacré la 2ème partie de l’exposé à de l’évolution de la digitalisation des administrations fiscales au niveau mondial, et en particulier en Europe, à un comparatif de l’avancement des administrations sur cette voie ainsi qu’aux implications en matière de TVA.

En effet, si en Europe, le Luxembourg et le Portugal ont été les pays précurseurs dans le développement du SAF-T, la tendance à la digitalisation a été ensuite suivie, à des niveaux de développement différents, par plusieurs administrations fiscales d’autres Etats européens.

Tandis que le dépôt électronique des déclarations et le dépôt électronique des données comptables sont déjà en vigueur dans de nombreux Etats, l’objectif à terme est de supprimer l’obligation de dépôt de déclarations TVA et de les remplacer par la fourniture d’une extraction comptable structurée et complète permettant aux administrations fiscales d’automatiser leurs contrôles et ainsi de les effectuer de façon plus rapide et efficace, et ce aussi au bénéfice des entreprises.

La conférence a ensuite été suivie de deux workshops visant respectivement à couvrir de façon plus détaillée les aspects TVA (notamment les risques d’erreurs les plus fréquemment rencontrés ainsi que l’analyse TVA d’un fichier FAIA) et les aspects informatiques (dont l’extraction, la transformation et la validation des données comptables conformément aux dispositions prévues par l’Administration).

Notons par ailleurs que du rapport d’activité pour l’année 2016 publié par l’AED, il ressort notamment que les recettes issues des régularisations TVA effectuées suite aux contrôles ont augmenté de plus de 35 millions d’euros, ce qui représente une croissance de plus de 30% par rapport à 2015. Il y est également mentionné que le nombre de contrôles effectués sur base d’un fichier FAIA a été augmenté de 21% par rapport à 2015. Il ne fait dès lors nul doute que FAIA est au centre des attentions de l’AED.

La mise en conformité du système comptable afin de pouvoir extraire un fichier FAIA conforme peut conduire à certaines contraintes pour les assujettis et le respect de ces obligations peut imposer un travail non négligeable. Néanmoins, une fois le système comptable adapté et les procédures de contrôle mises en place, le FAIA constitue également une base facilitant l’analyses des donnes et ainsi notamment la détection de risques potentiels.

La mise en place de FAIA peut être aussi l’occasion de revoir les codes TVA utilisées par l’assujetti pour catégoriser ses achats et ventes et, au-delà de la codification, de vérifier si les opérations sont correctement analysées et reportées dans les déclarations.

L’expérience d’EY Luxembourg indique qu’il est rare que les systèmes d’information puissent fournir de manière instantanée et sans adaptation un fichier FAIA conforme aux exigences de l’Administration. La mise en conformité au régime FAIA est donc un projet à lui seul qui implique la mise en place d’une équipe pluridisciplinaire composée de spécialistes TVA, de comptables et d’informaticiens afin d’évaluer la capacité des systèmes informatiques de l’entreprise à collecter et traiter correctement les informations et de les transmettre dans le fichier FAIA. Cette équipe devra tout d’abord établir la meilleure stratégie d’extraction des données, soit en adaptant les systèmes existant, soit en mettant en place la solution informatique appropriée. Elle devra aussi tester la validité et l’authenticité des informations. Enfin, après évaluation de ces données, il lui sera possible de produire le fichier FAIA et de valider sa structuration. Au-delà du travail de pure mise en conformité avec les exigences de l’Administration, il sera alors possible d’analyser la situation TVA de l’assujetti et d’identifier des opportunités d’améliorations de la gestion de la TVA au sein de l’entreprise.

Le développement de FAIA et le recours massif à l’électronique sont en train de changer le paysage fiscal conduisant les administrations et les assujettis vers de nouveaux types de contrôles. Les entreprises doivent s’y préparer en adoptant une approche transversale combinant les aspects fiscaux, comptables et informatiques afin de s’adapter aux exigences du FAIA. Si cette approche est correctement menée, elle peut également conduire à une réorganisation de la fonction TVA au sein de l’entreprise induite par l’amélioration de la nature des contrôles, permettre d’éviter des risques TVA qui peuvent être substantiels et d’identifier des opportunités d’améliorations. La contrainte peut donc, paradoxalement, avoir aussi beaucoup de conséquences positives.



1Il s’agit des assujettis immatriculé sous le régime de la déclaration annuelle simplifiée, ceux ayant un chiffre d’affaires annuel inférieur à € 112,000, et ceux effectuant moins d’approximativement 500 opérations par an.