Nieuwe landenlijst voor buitenlandse dagvergoedingen

In het Belgisch Staatsblad van 15/2/2023 werd een nieuwe landenlijst gepubliceerd met de dagvergoedingen voor buitenlandse zakenreizen. Wat moet je hierover weten en wat is er nieuw ?

De laatste update van de landenlijst was al geleden van 2018. Deze zogenaamde landenlijst bevat de forfaitaire bedragen die een vennootschap aan zijn werknemer of bedrijfsleider mag betalen voor bedrijfsmatige verplaatsingen in het buitenland van minstens 10 uur.  Bij verplaatsingen van meer dan één dag telt de dag van vertrek en aankomst voor een halve dag. De vergoeding dekt de kleine kosten zoals maaltijden, drank, vervoer ter plaatse en kleine uitgaven. Deze forfaitaire vergoedingen voor dienstreizen in het buitenland zijn voor de ontvanger een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever en voor 100% aftrekbaar bij de werkgever.

Met ingang van het inkomstenjaar 2022 moeten deze bedragen opgenomen worden op de individuele loonfiches, ongeacht de vergoedingen al dan niet overeenkomstig 'ernstige normen' zijn vastgesteld. De fiscus heeft dus wel zicht op hoeveel er aan de werknemer is betaald.

Hoeveel bedraagt deze forfaitaire vergoeding?

Deze hangt af van het land en bedraagt bijvoorbeeld voor onze buurlanden: 

Nieuw is dat de ontbijtkosten niet meer in deze forfaits vervat zitten: men spreekt voortaan specifiek over de lunch- en dinerkosten. Voorheen moest de vergoeding forfaitair met 15% verminderd worden als de vennootschap deze ten laste nam.   De ontbijtkosten worden nu expliciet tot de hotelkosten gerekend. Deze kunnen vermoedelijk nog steeds terugbetaald worden op basis van de werkelijke kosten per nacht op basis van bewijsstukken. Het is niet duidelijk of daar een maximum voor zal gelden. De lijst bevat historisch een tweede tabel met de zogenaamde logementsvergoeding die voor de ambtenaren wel als maximum geldt. In het verleden verwees de fiscale administratie enkel naar de dagelijkse forfaitaire vergoedingen en niet naar de maximale logementsvergoeding. De administratieve circulaire zal hier uitsluitsel over moeten geven.