Hoofdstuk #1
Automatisering
Hoe RPA de overheidssector kan helpen.
De automatisering van processen, of Robotics Process Automation (RPA), komt tegemoet aan tal van vereisten: verbeteren van de efficiëntie en controle, helpen bij de besluitvorming en het verbeteren van de relatie met gebruikers. Bovendien maakt automatisering kostbare tijd vrij die de ambtenaren kunnen besteden aan taken met een grotere toegevoegde waarde. Niet onbelangrijk met het huidige tewerkstellingsplafond. Zo kan een overheidsdienst verschillende RPA-technologieën met elkaar combineren. Dankzij die automatisering kan de dienst bijvoorbeeld financiële cockpits uitwerken die de opvolging van schuldvorderingen, schulden, kosten en gepresteerde diensten vergemakkelijken en het beheersysteem optimaliseren.
Wat is RPA?
Robotics Process Automation is een technologie voor het automatiseren van processen. Concreet gaat het om software die gebruikmaakt van allerlei beheerregels om voorzienbare processen uit te voeren volgens genormeerde beheerregels. De software wordt gebouwd in overleg met de betrokken directies en simuleert de acties van de ambtenaar door gebruik te maken van de gebruikersinterface. Bovendien kan de software informatie verzamelen of gegevens wijzigen. De implementatie van deze tool, die op IT-vlak geen al te grote wijzigingen vraagt, verloopt heel eenvoudig: hij kan boven op de bestaande systemen worden geïnstalleerd en biedt de kans om compatibele en evolutieve platformen te creëren.
Tal van voordelen en onmiddellijk rendement
- Geen vervelende, manuele taken en menselijke fouten meer (door bijvoorbeeld de geautomatiseerde ingave van gegevens)
- Betere levenskwaliteit op het werk (ambtenaren hoeven geen repetitieve en tijdrovende taken meer te doen)
- Betere relaties met de burger (automatisch versturen van informatie, RPA-meldingen in combinatie met een chatbot)
- Vereenvoudigde en digitale processen, elektronisch documentenbeheer
Hoofdstuk #2
Gegevensanalyse
De verzamelde gegevens intelligent gebruiken.
Gegevensanalyse bestaat naast en als aanvulling op RPA, maar is er niet onlosmakelijk mee verbonden. Het biedt de kans om nog een stapje verder te gaan en de gegevens waarover de overheidsdiensten beschikken, intelligent te gebruiken. Gegevensanalyse kan niet alleen de kosten drukken, maar ook van grote waarde zijn om objectief, beter gedocumenteerd en vooruitziend – soms zelfs voorspellend – beslissingen te treffen.
Waar bevinden zich die 'data'?
In werkelijkheid beschikken de administratieve diensten al over heel wat gegevens. De automatiserings- en digitaliseringsfase maakt ze sneller beschikbaar voor de analysetools. Ze kunnen ook worden opgevraagd bij externe gegevensleveranciers of andere openbare of parastatale instellingen.
Hoe werkt gegevensanalyse?
Gegevensanalyse is in de eerste plaats een mentaliteit die moet groeien, maar ze gaat wel altijd uit van een goed overdachte methodologie die steunt op vier pijlers:
- Verzameling van gegevens
Identificatie en verzameling van gegevens die nuttig zijn op basis van de gekozen strategie. - Harmonisering
Controle van de kwaliteit van de gegevens en uitwerking van dashboards om ze te harmoniseren. - Analyse
Verrijking van de gegevens, cartografie, kritieke prestatie-indicatoren, analyse per doelgroep. - Visualisering
Kennisextractie en identificatie van nieuwe trends en ontwikkelingen.
Voor overheidsdiensten die bedrijven en burgers – hun klanten – op korte en lange termijn snelle, kwaliteitsvolle en goedkopere diensten willen aanbieden zijn automatisering en gegevensanalyse onmisbaar en de bouwstenen voor een succesvolle dienstverlening.
Hoofdstuk #3
Case study
Praktische toepassing van RPA en gegevensanalyse in de overheidssector.
Probleem:
Vroeger konden ambtenaren hun tools niet uitwisselen en moesten ze grote hoeveelheden genormeerde gegevens over subsidiedossiers manueel ingeven.
Gevolg: grote achterstand in de behandeling van de dossiers.
Oplossing van EY:
Uitwerken en invoeren van een automatiseringsoplossing en analysetool om gegevens snel in te voeren, een proces dat manueel verschillende maanden in beslag zou hebben genomen.
Gevolg: optimalisatie van de kosten van die operatie, minder fouten en analyse van de gegevens waaruit bepaalde sectortrends naar boven zijn gekomen.
Resultaten:
- Duur van het project: 3 maanden
- 3 workshops met de bevoegde ambtenaar om de robotsoftware uit te werken
- 15 mandagen om de robot te maken en uit te testen
- 1,04 dag om 300 dossiers in te geven in plaats van 150 mandagen
Besluit:
- Innoverend en beproefd project binnen de administratie
- Analyse met predictieve conclusies, wat heeft geleid tot een proactieve aanpassing van het subsidietoekenningsproces
Hoe EY kan helpen
Systemen en processen
Financial Accouting Advisory Services (FAAS) combineert EY accounting, IT, analytische en proceskennis om uw efficiëntie, effectiviteit en operationele uitmuntendheid te helpen verbeteren.
Data-analyse voor reporting
Data zijn een van de belangrijkste factoren voor uw bedrijfsgroei. Bedrijven zijn steeds meer afhankelijk van het verzamelen, analyseren en ontwikkelen van inzichten uit data.
Nieuwsbrieven EY België
Schrijf u in voor één van onze nieuwsbrieven en blijf op de hoogte van de nieuwste inzichten, events en meer.
Samenvatting
Door de toenemende eisen van de burger en de schaarser wordende middelen is het een morele plicht van de overheidssector geworden om op de trein van de automatisering en de gegevensanalyse te springen. Ontdek hoe EY overheidsdiensten kan helpen om het moeilijke vraagstuk van maximale efficiëntie en rationele inzet van budgetten op te lossen.
