12 minuten leestijd 14 dec 2018
Vrouw raakt verlichting aan

Hoe de auditcommissie meer overzicht en inzicht krijgt dankzij technologie

Vijf ervaren leden van auditcommissies bespreken de impact van technologische ontwikkelingen op hun bedrijven.

Technologie transformeert de manier waarop bedrijven zaken doen en genereert zowel nieuwe risico's als nieuwe kansen. De technologische ontwikkeling luidt bovendien een nieuw tijdperk in voor auditing. Dankzij krachtige nieuwe tools en technieken kan de inzet van technologie bij het auditproces een betere assurance en unieke inzichten opleveren. Welke gevolgen heeft de technologische ontwikkeling voor de auditcommissie?

De meest ingrijpende gevolgen hebben de nieuwe technologieën die worden ingezet bij de audit zelf, vanwege de diepgaande inzichten die ze de auditcommissies verschaffen. Met name bij data-analyse vindt een transformatie plaats in de manier waarop audits worden uitgevoerd, omdat auditors zich niet langer hoeven te beperken tot het controleren van kleine steekproeven. Ze kunnen nu veel grotere steekproeven en zelfs volledige datasets controleren.

"In het verleden zouden we een steekproef van de beschikbare data hebben getest om te zien of bijvoorbeeld het reis- en onkostenbeleid werd nageleefd", zegt Dave Dillon, voorzitter van de auditcommissie van het multinationale conglomeraat 3M en van de Amerikaanse spoorwegmaatschappij Union Pacific. "Maar nu, in de digitale wereld, kunnen de meeste bedrijven elke afzonderlijke onkostendeclaratie laten nakijken omdat de meerkosten hiervoor zo laag zijn".

Een andere waardevolle toepassing van data-analyse wordt gebruikt bij het opsporen van fraude. Julie Brown, COO en CFO van het luxemerk Burberry en voorzitter van de auditcommissie van de farmaceut Roche: "Om aanwijzingen voor mogelijke fraude of manipulatie in de boeken te vinden, kun je in de journaalposten bijvoorbeeld zoeken naar posten die zijn geboekt in het weekend, buiten kantooruren of door medewerkers die dit normaal gesproken niet doen".

Ze vervolgt: "Met behulp van data-analyse kan een auditor heel gemakkelijk risico's herkennen en de tests aanpassen om herberekeningen uit te voeren voor gebieden met een verhoogd risico. In de detailhandel kan de auditor data-analyse bijvoorbeeld gebruiken om de verwachte voorraadaanvulling te berekenen op basis van de veroudering van de voorraad. De uitkomsten kunnen dan worden vergeleken met de daadwerkelijke voorraadaanvullingen door de klant. Dit is een uitstekende manier om analytische top-down datacontroles uit te voeren".

Dit wordt bevestigd door Nasser Munjee, voorzitter van de auditcommissies van vijf Indiase ondernemingen. "De rol van zowel de financiële controle als de interne audit is de afgelopen drie of vier jaar enorm versterkt door het gebruik van technologie", zegt hij. "Er is veel meer toezicht en voorspellende controle gekomen".

Het lijdt geen twijfel dat data-analyse de auditcommissie toegang geeft tot waardevolle inzichten die eerder niet beschikbaar waren. "We kunnen de uitkomsten van de data-analyse bekijken om te begrijpen waarom iets is gebeurd", zegt dr. Maurice Ngai, voorzitter van de auditcommissie van China Communications Construction Company en andere beursgenoteerde bedrijven in China. "Daarna kunnen we vragen stellen aan het management".

"Data-analyse maakt een beter gefundeerde discussie tussen de auditcommissie en de auditor mogelijk", stelt Andrew Gambier, Head of Audit & Assurance bij de wereldwijde accountantsorganisatie ACCA, "en alles waardoor de auditcommissie beter kan reflecteren op zijn eigen onafhankelijkheid en de rol die de commissie vervult in de governance, is buitengewoon nuttig".

Hoe de auditcommissie meer overzicht en inzicht krijgt dankzij technologie
(Chapter breaker)
1

Hoofdstuk 1

De waarde van data

Hoe de technologie het toezicht en de fraudedetectie ten goede komt

Om betere audits te kunnen uitvoeren, hebben we echter niet alleen technologische tools van hogere kwaliteit, maar ook een betere kwaliteit datasets nodig. Munjee merkt op dat nog maar weinig ondernemingen over hun gegevens beschikken in een vorm die geschikt is voor effectieve analyse. Dit is een terrein waarop auditcommissies werken aan verandering.

"Veel auditcommissies moeten een hoop tijd investeren om het management zover te krijgen dat er een geschikte database wordt geïmplementeerd", zegt hij. "Dit is cruciaal voor de financiële controle, omdat systemen voor risicomanagement afhankelijk zijn van betrouwbare gegevens".

Brown is het daarmee eens. "Je moet zorgen dat je een goede database hebt, of een set gegevens met bijbehorende basisregels, zodat een gegevensextractie zinvolle informatie oplevert", zegt ze. "Het is heel belangrijk dat een goede kwaliteit data wordt gebruikt als input voor welke analyse dan ook. Wat je uit de technologie haalt, is nooit beter dan wat je erin stopt".

 
Dankzij data-analyse kan de discussie tussen de auditcommissie en de auditor op een hoger kwaliteitsniveau worden gevoerd.
Andrew Gambier
Head of Audit & Assurance, ACCA

Ze voegt eraan toe dat de juiste mindset cruciaal is om data-analyse met succes te kunnen toepassen in het auditproces. "De overstap van de traditionele modellen voor auditing en gegevensverzameling naar een model met data-analyse vereist een andere set vaardigheden, gekoppeld aan inzicht in de manier waarop de outputs en de gegevens kunnen worden gebruikt", zegt ze. "Daarom is het belangrijk dat mensen worden getraind om data als een bedrijfsmiddel te behandelen en dat de teams in de business achter de culturele verschuiving gaan staan, zodat de datapool op nieuwe en innovatieve manieren kan worden benut".

De druk op ondernemingen om hun data goed te beveiligen, verklaart waarom het cyberrisico prominent op de agenda van de auditcommissie staat. Steve West, voorzitter van de auditcommissie van het Amerikaanse technologiebedrijf Cisco, zegt dat zijn auditcommissie het cyberrisico tijdens 'deep dive'-bijeenkomsten evalueert en de cyberrisico-omgeving monitort met behulp van een dashboard, dat gemeenschappelijk wordt gebruikt met de rest van het bestuur. Cybersecurity is ook een topprioriteit voor Munjee: "Omdat ze vroeg of laat zullen worden gehackt, moeten bedrijven hun verdediging op orde hebben, of ze dat nu leuk vinden of niet".

Het potentieel van AI

Sommige ondernemingen beginnen ook gebruik te maken van artificial intelligence (AI). "Het wordt toegepast", bevestigt West, "maar het lijkt om een langzame ontwikkeling te gaan".

Hij denkt dat AI de 'volgende frontlinie' is voor de auditwereld, na data-analyse. Een mogelijke toekomstige toepassing van AI is de analyse van ongestructureerde data zoals e-mails, berichten op sociale media en audio-opnamen van telefonische vergaderingen om te zoeken naar aanwijzingen voor fraude. Een ander voorbeeld is de extractie van essentiële informatie uit grote aantallen (huur)contracten.

Dillon is van mening dat AI nu al meer logica toevoegt aan de "redelijkheidstoets" waarmee de geldigheid van boekhoudkundige informatie wordt beoordeeld. "In het verleden keken auditors naar statistische afwijkingen en stelden ze zichzelf de vraag of die redelijk waren en of ze de afwijkingen konden verklaren", zegt hij. "Tegenwoordig kun je met behulp van AI meer analyses van 'redelijkheid' maken dan vroeger mogelijk was. Daardoor krijg je de beschikking over een beter gefundeerde beoordeling van de kwaliteit van de gegevens".

Andere opkomende technologieën die een potentiële transformatie voor auditing kunnen inhouden, zijn bijvoorbeeld procesautomatisering met robots, waarbij werkdocumenten worden gegenereerd die direct gereed zijn voor auditing, en drones, die de auditor een effectieve methode bieden voor inventarisatie op afgelegen locaties.

Samen met data-analyse en AI kunnen deze technologieën in de toekomst de kwaliteit van de audit aanmerkelijk verbeteren. "Auditors doen hun uiterste best om duidelijk te krijgen hoe ze technologie kunnen inzetten voor het verbeteren van hun audits", zegt Gambier.

Hoe de auditcommissie meer overzicht en inzicht krijgt dankzij technologie
(Chapter breaker)
2

Hoofdstuk 2

Steun van de expert

Waarom de aanwezigheid van een technologiespecialist in het bestuur lonend is

Moet er, gezien het belang van de digitalisering voor de bedrijfsstrategie en de processen, in elke auditcommissie en in elk bestuur altijd minimaal één gespecialiseerd lid aanwezig zijn dat zich volledig toelegt op technologie?

"Noch Burberry, noch Roche heeft een niet-uitvoerende bestuurder voor de digitale of technologische portefeuille", meldt Brown. "Maar we hebben wel mensen die gespecialiseerd zijn in of een achtergrond hebben in digitale technologie. Het is onderdeel van de vaardigheden van het bestuur".

West: "Je moet iemand in het bestuur hebben, of misschien wel meerdere mensen, die vertrouwd zijn met technologie en die de juiste vragen kunnen stellen. Vragen zoals: 'Hoe kunnen we gebruikmaken van blockchain?' en: 'Zouden we AI kunnen toepassen om beter toezicht te houden op onze uitgaven?'"

Een andere optie voor besturen die naast de auditcommissie beter toezicht op de technologie willen houden, is het oprichten van een speciale digitale commissie. Het lijkt er echter niet op dat dit vaak gebeurt.

"Geen van de ondernemingen waar ik heb gewerkt, heeft een digitale commissie", zegt Dillon. "Ik kan begrijpen dat je zo'n commissie nodig hebt als je bedrijf op een specifieke, strategische manier gebruikmaakt van digitale technologie, maar daarbuiten zie ik er de noodzaak niet zo van in. Ik denk wel dat er behoefte is aan een bestuurslid met een sterkere technologische achtergrond dan de andere leden".

Het is belangrijk dat mensen worden getraind om data te behandelen als een bedrijfsmiddel.
Julie Brown
COO/CFO van Burberry en voorzitter van de auditcommissie van Roche

De leden van de auditcommissie moeten weten wat de mogelijkheden van de technologie zijn, zonder dat ze zelf technologische experts hoeven te zijn. Hetzelfde geldt voor de financiële leiders van nu. "Als CFO hoef je geen expert in technologie te zijn, omdat de organisatie daarvoor andere mensen heeft, zoals datawetenschappers", zegt Brown. "Maar je moet begrijpen wat de technologie kan doen, en je moet kunnen zien wanneer iets goed is".

"Ik zou zeggen dat technologische vaardigheden redelijk belangrijk zijn", zegt Gambier. "Het grootste voordeel ontstaat als er een visie is over de wijze waarop technologie kan worden gebruikt om iets op een andere manier te doen. Een voorbeeld daarvan is de maandafsluiting. Is er een manier om delen van dat proces te automatiseren, zodat de informatie sneller en met minder moeite beschikbaar kan komen?"

Ngai stelt dat uiteindelijk alle financiële leiders de disruptieve digitale veranderingen zullen moeten omarmen. "Het is overal", zegt hij, "dus financiële leiders moeten hun teams voorbereiden op de uitdagingen waarmee dit gepaard gaat, en ze moeten begrijpen hoe ze bij hun besluitvorming gebruik kunnen maken van big data".

"Ze moeten ook met andere afdelingen in de onderneming samenwerken, niet alleen om de juistheid en volledigheid van de data te garanderen, maar ook om te bekijken hoe de efficiëntie en de winstgevendheid van de onderneming hiermee verbeterd kunnen worden".

 
Hoe de auditcommissie meer overzicht en inzicht krijgt dankzij technologie
(Chapter breaker)
3

Hoofdstuk 3

Wat nu?

Hoe de technologie de auditcommissie in de toekomst nog meer kan helpen

De verandering zet zich door, maar hoewel opkomende technologieën het potentieel hebben om zowel de audit als de werkwijze van de auditcommissie nog verder te transformeren, is deze transformatie vooralsnog werk in uitvoering. De technologie heeft nog niet alle antwoorden in huis voor de problemen waarmee auditcommissies worden geconfronteerd. Wat biedt de technologie nu nog niet, wat auditcommissies wel graag zouden willen?

"Oordeelsvermogen", zegt Ngai direct. "Ons werk gaat gepaard met een heleboel oordeelsvorming en technologie kan daarbij helpen. De technologie kan kwesties aan het licht brengen die mogelijk van cruciaal belang zijn voor de toekomstige resultaten van het bedrijf. Daardoor kunnen we hierop anticiperen, in plaats van af te wachten tot er iets gebeurt. Daarnaast denk ik dat tijdige communicatie met externe auditors een ander gebied is waar nieuwe technologieën van pas kunnen komen".

Munjee zoekt het in vereenvoudiging. "De dingen zijn te complex en de technologische ontwikkelingen gaan zo snel dat de menselijke geest niet goed kan bijhouden wat er allemaal gebeurt. Is er een tool die de dingen eenvoudiger kan maken, zodat wij het allemaal wat duidelijker kunnen zien?"

Als je in een bestuur zit dat niet echt naar technologie kijkt en de impact ervan niet goed begrijpt, zit je met een flink probleem.
Steve West
Voorzitter van de auditcommissie van Cisco

Naar alle waarschijnlijkheid krijgen auditcommissies al op korte termijn zicht op technologische tools die een oplossing bieden voor deze (en andere) uitdagingen.

"Het tempo van de technologische verandering is verbluffend", zegt West. "Ik doe dit werk al 30 jaar, nog vóór het internet, en ik denk dat de snelheid van de verandering alleen maar verder zal toenemen. Als je in een bestuur zit dat niet echt naar technologie kijkt en niet goed begrijpt wat de impact is, en hoe je als gevolg van technologie buitenspel kunt komen te staan, zit je met een flink probleem.

Brown meent dat er mogelijk een auditverplichting voor algoritmen gaat komen, doordat het gebruik van technologie steeds verder in organisaties doordringt en de risico's van het gebruik van opkomende technologieën steeds beter worden begrepen. Het toezicht op dat auditproces valt op natuurlijke wijze binnen de bevoegdheid van de auditcommissie. "Ik weet zeker dat dit een belangrijke taak zal worden voor auditcommissies", zegt ze.

"Digitale technologie ontwikkelt zich net zo goed binnen auditing als waar dan ook", concludeert Dillon. "Er is geen sprake van een eindspel. Het gaat erom dat je begrijpt hoe het vandaag is en hoe het morgen zal zijn".

  • About the interviewees

    Julie Brown is COO and CFO of Burberry and Audit Chair of Roche. She was previously Group CFO of Smith & Nephew and interim Group CFO of AstraZeneca.

    Dave Dillon is an independent director and Audit Committee Chair for 3M and Union Pacific. He is also a director of MRIGlobal. Previously he was Chairman and CEO of The Kroger Co

    Andrew Gambier is Head of Audit and Assurance within the Professional Insights team at global accountancy body ACCA. A qualified auditor, he leads ACCA’s policy on audit and assurance matters.

    Nasser Munjee is Audit Committee Chair of Cummins, ABB, HDFC, Tata Motors and Tata Chemicals. He is also Chairman of Tata Motors Finance and DCB Bank.

    Dr. Maurice Ngai is the founder and Group CEO of SWCS Corporate Services Group. He is Audit Committee Chair of China Communications Construction Company and several other listed companies in China.

    Steve West is an independent board director and Audit Committee Chair for Cisco. He also sits on the board of D-Wave Systems and is General Manager and Founding Partner of Emerging Company Partners LLC.

     

De standpunten van derden in deze publicatie zijn niet noodzakelijkerwijs de standpunten van EY Global of aangesloten bedrijven. Bovendien moeten deze standpunten worden gezien in de context en tijd waarin ze zijn geuit.

Samenvatting

De steeds verder gaande ontwikkeling van technologie, met name op het gebied van data-analyse, geeft auditcommissies een breder en dieper inzicht in hun bedrijven dan ooit tevoren. We spraken met vijf leden van auditcommissies om te ontdekken op welke manieren zij gebruikmaken van technologie en met welke uitdagingen dit gepaard gaat.

Over dit artikel

Related topics Audit Auditkwaliteit