10 minuten leestijd 4 jun. 2021

Wat kunnen auditcommissies met audit quality indicators?

Auteurs
Martijn de Jong

EY Nederland Senior Manager Assurance

Positief, betrouwbaar. Inhoudelijk sterk. Professionele ondersteuning aan audit teams en klanten bij de invulling van corporate governance, niet-financiële informatie en langetermijnwaardecreatie.

Auke de Bos

EY Nederland Partner Assurance

Teamplayer, Integer. Energiek. Draagt vanuit zijn bestuurlijke positie doorlopend bij aan de actieve rol die accountants in de maatschappij vervullen.

10 minuten leestijd 4 jun. 2021

Auditcommissies spelen een belangrijke rol in het borgen van de kwaliteit van de accountantscontrole. Audit quality indicators (AQI’s) kunnen op verschillende momenten in dit proces ondersteuning bieden aan auditcommissies.

Het gebruik van AQI’s heeft de volgende voordelen:

  • Het verbetert de interactie tussen bestuur, raad van commissarissen, auditcommissie en accountant.
  • Het verduidelijkt de verwachtingen en verantwoordelijkheden ten aanzien van controlekwaliteit.
  • Het verbetert de kennis en betrokkenheid bij het proces van de accountantscontrole voor alle leden van de auditcommissies.

Auditcommissies spelen een belangrijke rol in het borgen van de kwaliteit van de accountantscontrole. Auditcommissies adviseren de raad van commissarissen over de voordracht van de externe accountant en zij monitoren de wettelijke controle van de jaarrekening. De raad van commissarissen geeft met hulp van de auditcommissie zijn visie op het controleplan, op de belangrijkste bevindingen van de controle en op de controleverklaring (inclusief de key audit matters). De commissarissen evalueren tot slot het functioneren en de onafhankelijkheid van de accountant. Audit quality indicators (AQI’s) kunnen op verschillende momenten in dit proces ondersteuning bieden aan auditcommissies.

AQI’s staan volop in de schijnwerpers. Vanaf september 2020 zijn onder leiding van de kwartiermakers, die zijn aangesteld door de minister van financiën naar aanleiding van het rapport van de Commissie Toekomst Accountancysector (CTA), werkgroepen aan de slag gegaan om AQI’s te bepalen.[1] AQI’s kunnen een bijdrage leveren aan de (leidende) rol van de auditcommissie zoals de Autoriteit Financiële Markten (AFM) die ziet voor auditcommissies. In haar recente rapport over de rol van auditcommissies bij Organisaties van Openbaar Belang deelt de AFM aanbevelingen om auditcommissies te versterken in hun rol bij controle jaarrekening.

Dit artikel bevat handvatten voor auditcommissies om concreet met AQI’s aan de slag te gaan.[2]

Auditcommissies, controlekwaliteit en AQI’s

Toezichthouders, beroepsorganisaties en accountantsorganisaties leggen steeds meer nadruk op het meten van controlekwaliteit. Het CTA-rapport uit 2020 stelt: ‘Om de kwaliteit van de wettelijke controles beter inzichtelijk te maken en de komende jaren te toetsen dienen op korte termijn AQI’s voor alle relevante niveaus te worden vastgesteld. Deze moeten eenduidig zijn, (centraal) publiek beschikbaar en gecontroleerd door de toezichthouder’.

AQI’s kunnen dus voor meerdere partijen in de keten toegevoegde waarde hebben. Aangezien auditcommissies verantwoordelijkheden hebben ten aanzien van de aanstelling en het beoordelen van de accountant, is het belang van AQI’s hierbij onmiskenbaar. De auditcommissie kan lastig inschatten waaraan de accountant zijn aandacht besteedt en in welke mate dit is afgestemd met het bestuur en met andere betrokkenen. AQI’s dragen bij aan het oplossen van dit probleem, omdat AQI’s belangrijke aspecten van de controle meetbaar maken. AQI’s zijn een hulpmiddel dat inzicht creëert en samenwerking kan stimuleren tussen accountant, bestuur en auditcommissie. AQI’s kunnen auditcommissies ondersteunen bij het objectief evalueren van het functioneren van de accountant, ten aanzien van controlekwaliteit.

 

Het gebruik van AQI’s heeft de volgende voordelen:

  1. Het verbetert de interactie tussen bestuur, raad van commissarissen, auditcommissie en accountant.
  2. Het verduidelijkt de verwachtingen en verantwoordelijkheden ten aanzien van controlekwaliteit.
  3. Het verbetert de kennis en betrokkenheid bij het proces van de accountantscontrole voor alle leden van de auditcommissies.
  4. Het verbetert coördinatie en samenwerkingen in de uitvoering van de controle door de accountant.
  5. Het voorziet de auditcommissie van kwalitatieve en kwantitatieve informatie ter beoordeling van het functioneren van de accountant.
Onderzoek toont aan dat de meeste auditcommissies voorstander zijn van een op maat gemaakte set indicatoren bij het zoeken naar en beoordelen van de accountant.
Auke de Bos
EY Nederland Partner Assurance

U wilt AQI’s gaan gebruiken. En nu?

Er bestaat geen lijst met standaard-AQI’s. Onderzoek toont aan dat de meeste auditcommissies voorstander zijn van een op maat gemaakte set indicatoren bij het zoeken naar en beoordelen van de accountant. Het selectieproces met betrekking tot adequate AQI’s is dus essentieel en het bepalen van de juiste set indicatoren is een iteratief proces.[3] Het is belangrijk dat auditcommissies AQI’s selecteren die voldoen aan hun behoeften en zijn afgestemd op de specifieke situatie. Bijvoorbeeld: bij een initiële controle door een nieuwe accountant is de aandacht voor de gekozen controleaanpak veel groter dan in het vijfde jaar van de controle.

Auditcommissies kunnen zichzelf periodiek de volgende vijf vragen stellen als ze AQI’s (willen) gebruiken:

  1. Wat is het doel van het inzetten van AQI’s? Bijvoorbeeld: verbeteren inzicht in huidige accountant, selecteren nieuwe accountant, etc.
  2. Bij welke verantwoordelijkheid/welk onderwerp bestaat de meeste behoefte aan AQI’s? Waar is de huidige informatievoorziening ontoereikend?
  3. Zijn er aspecten van de huidige of ‘inkomende’ accountant die extra aandacht verdienen?
  4. Is de inzet van AQI’s gericht op de ‘harde’ kant (informatievoorziening) of de ‘zachte’ kant (communicatie en interactie) van de accountantscontrole?
  5. Op welke manier kunnen AQI’s worden gebruikt om de keten van bestuur, accountant en raad van commissarissen te versterken?

De accountant kan helpen bij het opstellen van een overzicht met relevante AQI’s. De lijst kan naar behoefte worden aangevuld door de auditcommissie. Het is wel goed om te beseffen dat een lijst met kwantitatieve indicatoren niet per se het meest geschikt is voor het beoordelen van de meer kwalitatieve aspecten van de accountant en de accountantscontrole. Het aangaan van de dialoog is hierbij zeker waardevol.

Praktische aandachtspunten voor het eerste gebruik van AQI’s:

  1. Houdt het proces begrijpelijk en beheersbaar voor alle betrokkenen. Een pragmatische instelling is belangrijker dan in het eerste jaar te ambitieus te willen zijn.
  2. Begin klein: selecteer vijf tot tien AQI’s om mee te beginnen.
  3. Gebruik informatie die beschikbaar is op basis van eerdere processen, evaluaties en initiatieven. En/of gebruik informatie die eenvoudig beschikbaar kan worden gemaakt door de onderneming en/of de accountant.

Waar vindt u houvast?

Diverse toezichthouders hebben inmiddels AQI-sets opgesteld. Die zijn echter niet specifiek gericht op auditcommissies. In Canada is wel een AQI-publicatie beschikbaar met een focus op de auditcommissie.[4] De AQI’s uit het Canadese model zijn onderverdeeld in vijf typen: (1) engagement team indicators (die zeggen iets over de kwaliteit en de samenstelling van het controleteam); (2) audit executive indicators (die zijn gericht op de uitvoering van de controle); (3) management indicators (die hebben betrekking op de interne beheersing van de gecontroleerde organisatie); (4) firm level indicators (die gaan over de kwaliteit van de accountantsorganisatie); en (5) client service indicators (die zijn gericht op de kwaliteit van de communicatie en de toegevoegde waarde van de accountant). Er zijn dus meerdere typen AQI’s, op meerdere niveaus, waaronder dus óók factoren binnen de organisatie zelf. Dit benadrukt het belang van de ketenbenadering en van ieders verantwoordelijkheid daarin.

Wij hebben de Canadese AQI-set als uitgangspunt genomen en die aangepast op basis van de Nederlandse verantwoordelijkheden van auditcommissies.

De werkzaamheden van de accountant en de daaraan gekoppelde verantwoordelijkheden van de auditcommissie vormen de basis voor onze AQI-lijst. In onderstaande figuur zijn de werkzaamheden van de accountant in de binnenste cirkel weergegeven. Deze werkzaamheden zijn gebaseerd op de wettelijke controle. In de buitenste cirkel staan de verantwoordelijkheden van de auditcommissie opgenomen op het gebied van de accountantscontrole.

 

Fasen van de wettelijke controle door de accountant en de verantwoordelijkheden van de auditcommissie ten aanzien van de accountant(s)controle

Fasen van de wettelijke controle door de accountant en de verantwoordelijkheden van de auditcommissie ten aanzien van de accountant(s)controle
  1. Continu monitoren onafhankelijkheid van de accountant

    Het beoordelen en monitoren van de onafhankelijkheid van de accountant is belangrijk in het kader van good governance en is de eerste stap in de cirkel. Zowel de accountant zelf als de auditcommissie dragen hier een verantwoordelijkheid. Enerzijds is de accountant transparant over wat hij/zij in haar rol wel mag/kan doen. Anderzijds is het de verantwoordelijkheid van de auditcommissie om de onafhankelijkheid van de accountant te monitoren en vast te stellen, mede op basis van AQI’s.


  2. Selectie, (her)benoeming en jaarlijkse evaluatie
    Voor de selectie en benoeming van de accountant zijn meerdere AQI’s relevant, bijvoorbeeld de partnerbetrokkenheid en de digitalisering van de controle. Auditcommissies zouden zich, met name bij een evaluatie en (her)benoeming ook moeten verdiepen in de ‘management indicators’ aangezien de kwaliteit van de interne beheersing mogelijk impact heeft op de eisen die aan de accountant(scontrole) worden gesteld.

    De auditcommissie rapporteert jaarlijks aan de raad van commissarissen over het functioneren van en de ontwikkelingen in de relatie met de externe accountant. In deze fase gaat het om de totaalbeoordeling van het functioneren van de accountant. Deze beoordeling is veel ‘rijker’ dan bij de selectie, aangezien dan ook AQI’s met betrekking tot de ‘audit executie’ en de ‘client service’ meegenomen kunnen worden. Het verhaal achter de AQI’s is hier heel belangrijk.


  3. Bespreken controle-aanpak

    Ten aanzien van de planning en inrichting van de controle zijn de hardere indicatoren van belang, zoals controle-uren per risico en tijdsbesteding per fase van de controle. Maar het gaat onder andere ook om de gehanteerde materialiteit en de reikwijdte van de controle.


  4. Kennisneming en opvolging tussentijdse bevindingen

    Gedurende het controleproces is het belangrijk dat de auditcommissie de vinger aan de pols houdt (bijvoorbeeld op basis van de interimcontrole). Relevante AQI’s zijn bijvoorbeeld de effectiviteit en de tijdigheid van de communicatie tussen de accountant en de auditcommissie. In het kader van de client service indicators is het ook belangrijk dat de accountant rapporteert over belangrijke ontwikkelingen op het gebied van verslaggevingsstandaarden.


  5. Kennisnemen en bespreking uitkomsten controle

    De laatste fase van de controle betreft de evaluatie van de uitkomsten en het trekken van conclusies. De accountant zal de uitkomst van de controle rapporteren via het accountantsverslag en de controleverklaring. De AQI’s liggen hierbij vooral op het gebied van de schriftelijke en mondelinge communicatie. 
 

AQI-suggesties

Als aanvulling op de hierboven beschreven AQI’s per fase hebben wij de AQI’s die de auditcommissie kunnen ondersteunen als tabel opgenomen in het eerdergenoemde MAB-artikel. Deze tabel is gebaseerd op de hierboven genoemde werkzaamheden van de accountant en de verantwoordelijkheden van de auditcommissie daarbij.

 

Aan de slag!

AQI’s bieden mogelijkheden voor het meten en evalueren van de kwaliteit van de accountantscontrole. De auditcommissie krijgt door de AQI’s betere informatie voor beslissingen ten aanzien van de accountantscontrole. De tips in dit artikel vormen een goed startpunt voor auditcommissies om met AQI’s aan de slag te gaan.

Het is hierbij belangrijk om AQI’s in perspectief te plaatsen, bijvoorbeeld door naar de ontwikkeling van de AQI’s in de tijd te kijken. De interpretatie van het getal of de trend maakt het verschil. Het gaat dus vooral om de beoordeling van de ‘getallen’ die worden gepresenteerd. Om echt een goed beeld te krijgen van de controlekwaliteit moet zeker naar het verhaal achter de AQI’s worden gekeken.

Het verdient aanbeveling om in het rvc-verslag melding te maken van het gebruik van AQI’s. Door het delen van deze informatie met belanghebbenden wordt de kennis en waarde van AQI’s vergroot.

Tenslotte adviseren we auditcommissie om met hun accountant in overleg te treden wanneer ze willen starten met AQIs.

We sluiten af met enkele aandachtspunten en aspecten die van belang zijn bij de selectie van de juiste AQI’s. Wij wensen u veel succes met het selecteren van adequate AQI’s!

Praktische aandachtspunten en aspecten die van belang zijn bij de selectie van de juiste AQI’s:

  • De unieke aard van de onderneming.
  • De onderdelen van de onderneming met een significant ‘audit risk’.
  • De onderdelen van de accountantscontrole waarover meer informatie/transparantie gewenst is.
  • Onderwerpen die belangrijk zijn voor de auditcommissie ten aanzien van het beoordelingen van het functioneren van de accountant.
  • Thema’s die terugkomen in rapporten/onderzoeken van externe toezichthouders, zoals de AFM.
  • Actuele thema’s die invloed hebben op de accountantscontrole, zoals COVID-19 en Brexit.
  • AQI’s die de accountant en/of het bestuur (onderling) gebruiken.
  • De mate waarin de accountant in staat is om informatie te delen op basis waarvan goede gesprekken gevoerd kunnen worden.
  • Informatie die is opgenomen in de transparantieverslagen van accountantsorganisaties.
  • De uitkomsten van de jaarlijkse evaluatie van het functioneren van de accountant.

De volledige MAB uitgave waar dit artikel op is gebaseerd vindt u hier. Voor nader contact over dit onderwerp kunt u contact opnemen met Auke de Bos of Martijn de Jong. 

 

Voetnoten:

[1] Richting de zomer van 2021 wordt hierover een publieke consultatie verwacht.

[2] Dit artikel is een beknopte versie van ons artikel in het Maandblad voor Accountancy en Bedrijfseconomie: https://mab-online.nl/article/62761/

[3] Er zijn meerdere internationale bronnen die ter inspiratie kunnen worden gebruikt. Wij verwijzen daarvoor graag naar onze recente MAB-publicatie.

[4] CPAB (Canadian Public Accountability Board (2018) Audit Quality Indicators Final Report. https://www.cpab-ccrc.ca/docs/default-source/thought-leadership-publications/2018-aqi-final-report-en.pdf?sfvrsn=5af68dba_12

 

Samenvatting

AQI’s bieden mogelijkheden voor het meten en evalueren van de kwaliteit van de accountantscontrole. De auditcommissie krijgt door de AQI’s betere informatie voor beslissingen ten aanzien van de accountantscontrole. De tips in dit artikel vormen een goed startpunt voor auditcommissies om met AQI’s aan de slag te gaan.

Over dit artikel

Auteurs
Martijn de Jong

EY Nederland Senior Manager Assurance

Positief, betrouwbaar. Inhoudelijk sterk. Professionele ondersteuning aan audit teams en klanten bij de invulling van corporate governance, niet-financiële informatie en langetermijnwaardecreatie.

Auke de Bos

EY Nederland Partner Assurance

Teamplayer, Integer. Energiek. Draagt vanuit zijn bestuurlijke positie doorlopend bij aan de actieve rol die accountants in de maatschappij vervullen.