4 minuten leestijd 24 jun 2020
Hoe we met smart working € 5 miljard kunnen besparen

Hoe we met smart working € 5 miljard kunnen besparen

Door

EY Nederland

Multidisciplinaire organisatie voor zakelijke diensten

4 minuten leestijd 24 jun 2020

Hoe ziet onze werksituatie eruit na afloop van de anderhalvemetereconomie? Gaan we weer massaal naar kantoor of werken we meer dan ooit vanuit huis?

Voor organisaties is het zinvol om hiervoor beleid te ontwikkelen. Daarbij kunnen zij gebruikmaken van een nieuw model dat de financiële impact van smart working in kaart brengt.

In een half mei 2020 verzonden e-mail heeft Twitter-topman Jack Dorsey zijn medewerkers laten weten dat zij, als ze dat willen, ‘voor altijd’ thuis mogen werken. Een opmerkelijke beslissing waarvan we moeten afwachten in welke mate andere (tech)bedrijven dit voorbeeld zullen volgen. Zeker is wel dat een dergelijke ingrijpende maatregel voor organisaties in tal van sectoren niet is weggelegd. Verpleegkundigen, vrachtwagenchauffeurs en baliemedewerkers kunnen hun werk nou eenmaal onmogelijk vanuit huis verrichten.

Voor veel andere beroepen is dat wel degelijk een reële mogelijkheid, zo blijkt in de periode na het uitbreken van het coronavirus. Tot verbazing van veel werkgevers heeft het thuiswerken zelfs vaak een positieve stimulans op de productiviteit. En werknemers zijn dolblij dat ze verlost zijn van die eeuwige files en er quality time met het gezin voor terugkrijgen. Het is dan ook logisch dat veel organisaties zich nu afvragen hoe dat straks moet na afloop van de anderhalvemetereconomie. Gaan we dan weer massaal naar kantoor of zetten we juist in op smart working?

Integraal beeld

Om organisaties te helpen die vraag te beantwoorden, hebben we bij EY het Waardecreatiemodel ontwikkeld. Dit model becijfert de impact die de invoering van slimme werkconcepten voor een organisatie heeft. Die impact kan zowel negatief als positief zijn en wordt in acht categorieën gemeten voor werknemers, werkgevers en de samenleving als geheel. Denk aan metingen op het gebied van reiskosten, productiviteit en CO2-uitstoot. Met elkaar geven de uitkomsten een integraal beeld van de maatschappelijke én financiële effecten die smart working voor een organisatie heeft.

Hoewel ons model voorafgaand aan de coronacrisis is ontwikkeld, heeft het daardoor niet aan kracht ingeboet. Misschien zou het voor sommige organisaties wenselijk zijn om de meetcategorie ‘werkstress’ toe te voegen aan het model. Dagenlang videobellen en je bekeken voelen, kan immers best belastend zijn. Het model is flexibel genoeg voor zo’n modificering met aanvullende parameters. Veel organisaties kunnen echter uitstekend uit de voeten met de huidige inrichting van het waardecreatiemodel. Zij willen bijvoorbeeld weten hoeveel besparingen op vierkante meters kantooroppervlak ze kunnen realiseren. Of wat slimme werkconcepten voor gevolgen hebben voor de kosten die gemoeid zijn met woon-werkverkeer en zakelijk afgelegde kilometers. Maar ook welke nieuwe investeringen er nodig zijn in bijvoorbeeld IT-infrastructuur, laptops en online verbindingen.

Het waardecreatiepotentieel voor Nederland kan volgens onze berekeningen oplopen tot maar liefst 5 miljard euro.

Monetair gecalculeerd

In het Waardecreatiemodel berekenen we de impact van de invoering van slimme werkconcepten ten opzichte van de oude situatie. De uitkomst is weliswaar monetair gecalculeerd, maar kan niet direct gezien worden als een hard bedrag. Het is veel meer een kwantitatief onderbouwde verwachting, opgesteld aan de hand van externe data. Voor woon-werkverkeer maken we bijvoorbeeld gebruik van CBS-gegevens voor de verschillende vervoersmodaliteiten. Als een bedrijf dergelijke gegevens zelf standaard bijhoudt, kunnen we die in het model importeren. Daarmee wint de tool nog eens extra aan kracht. Het is net als met de weersverwachting: hoe beter het model, des te beter de voorspelling.

Zoals hierboven al is geconstateerd, is smart working voor sommige beroepsgroepen (voorlopig nog) een illusie. Ook veel organisaties zullen wellicht denken dat slimme werkconcepten als gevolg van het karakter van de bedrijfsvoering onhaalbaar zijn. Dat is waarschijnlijk te pessimistisch gedacht. In ons model onderscheiden we vijf type werknemersprofielen waarmee we de effecten van slim werken hebben gekwantificeerd.

Het model neemt bijvoorbeeld mee dat zogenoemde ‘kenniswerkers’ meer geschikt zijn om vanuit huis te werken.

Financieel voordeel

Kenniswerkers vind je in elke organisatie – en bij EY werken er toevallig een heleboel. Wij doen nu zelf intern onderzoek om te achterhalen met welke frequentie medewerkers vanuit huis werken. Vervolgens gebruiken wij ons model om door te rekenen wat de effecten zijn als al onze kenniswerkers een of anderhalve dag extra vanuit huis gaan werken.

Dat we de komende jaren allerlei vormen van smart working steeds meer zullen omarmen, is geen al te gewaagde veronderstelling. Want de keuze voor alternatieve werkpatronen, zo wijst ons model uit, is positief voor alle betrokkenen. Werkgevers, samenleving en vooral werknemers hebben er baat bij. Het waardecreatiepotentieel voor Nederland kan volgens onze berekeningen oplopen tot maar liefst 5 miljard euro. Reden te meer voor organisaties om serieus na te denken over de implementatie van slimme werkconcepten. Uw werknemers blij, het milieu een stukje schoner en uw organisatie een financieel voordeel.

Samenvatting

Hoe ziet onze werksituatie eruit na afloop van de anderhalvemetereconomie? Gaan we weer massaal naar kantoor of werken we meer dan ooit vanuit huis? Voor organisaties is het zinvol om hiervoor beleid te ontwikkelen. Daarbij kunnen zij gebruikmaken van het Waardecreatiemodel dat de financiële impact van slimme werkconcepten in kaart brengt. 

Het waardecreatiepotentieel voor Nederland kan oplopen tot maar liefst 5 miljard euro.

Over dit artikel

Door

EY Nederland

Multidisciplinaire organisatie voor zakelijke diensten