Hoe we met smart working € 5 miljard kunnen besparen

Hoe ziet onze werksituatie eruit na afloop van de anderhalvemetereconomie? Gaan we weer massaal naar kantoor of werken we meer dan ooit vanuit huis?

Voor organisaties is het zinvol om hiervoor beleid te ontwikkelen. Daarbij kunnen zij gebruikmaken van een nieuw model dat de financiële impact van smart working in kaart brengt.

In een half mei 2020 verzonden e-mail heeft Twitter-topman Jack Dorsey zijn medewerkers laten weten dat zij, als ze dat willen, ‘voor altijd’ thuis mogen werken. Een opmerkelijke beslissing waarvan we moeten afwachten in welke mate andere (tech)bedrijven dit voorbeeld zullen volgen. Zeker is wel dat een dergelijke ingrijpende maatregel voor organisaties in tal van sectoren niet is weggelegd. Verpleegkundigen, vrachtwagenchauffeurs en baliemedewerkers kunnen hun werk nou eenmaal onmogelijk vanuit huis verrichten.

Voor veel andere beroepen is dat wel degelijk een reële mogelijkheid, zo blijkt in de periode na het uitbreken van het coronavirus. Tot verbazing van veel werkgevers heeft het thuiswerken zelfs vaak een positieve stimulans op de productiviteit. En werknemers zijn dolblij dat ze verlost zijn van die eeuwige files en er quality time met het gezin voor terugkrijgen. Het is dan ook logisch dat veel organisaties zich nu afvragen hoe dat straks moet na afloop van de anderhalvemetereconomie. Gaan we dan weer massaal naar kantoor of zetten we juist in op smart working?

Integraal beeld

Om organisaties te helpen die vraag te beantwoorden, hebben we bij EY het Waardecreatiemodel ontwikkeld. Dit model becijfert de impact die de invoering van slimme werkconcepten voor een organisatie heeft. Die impact kan zowel negatief als positief zijn en wordt in acht categorieën gemeten voor werknemers, werkgevers en de samenleving als geheel. Denk aan metingen op het gebied van reiskosten, productiviteit en CO₂-uitstoot. Met elkaar geven de uitkomsten een integraal beeld van de maatschappelijke én financiële effecten die smart working voor een organisatie heeft.

Hoewel ons model voorafgaand aan de coronacrisis is ontwikkeld, heeft het daardoor niet aan kracht ingeboet. Misschien zou het voor sommige organisaties wenselijk zijn om de meetcategorie ‘werkstress’ toe te voegen aan het model. Dagenlang videobellen en je bekeken voelen, kan immers best belastend zijn. Het model is flexibel genoeg voor zo’n modificering met aanvullende parameters. Veel organisaties kunnen echter uitstekend uit de voeten met de huidige inrichting van het waardecreatiemodel. Zij willen bijvoorbeeld weten hoeveel besparingen op vierkante meters kantooroppervlak ze kunnen realiseren. Of wat slimme werkconcepten voor gevolgen hebben voor de kosten die gemoeid zijn met woon-werkverkeer en zakelijk afgelegde kilometers. Maar ook welke nieuwe investeringen er nodig zijn in bijvoorbeeld IT-infrastructuur, laptops en online verbindingen.