Moet de fiscale wereld de transformatie volgen of deze juist helpen vormgeven?

Door

Jay Nibbe

EY Global Vice Chair – Markets

Innovative and forward-thinking go-to-market leader helping EY clients worldwide achieve their goals. Technology enthusiast and part-time wine producer.

11 minuten leestijd 17 mei 2018
Related topics Digital Vertrouwen

Op basis van technologische en politieke trends wordt de fiscale praktijk volledig getransformeerd. Voor veel bedrijven betekent dit dat ze hun werkwijze grondig moeten herzien.

Hoe staat uw fiscale afdeling ervoor?

Kan uw fiscale afdeling de talloze veranderingen in uw organisatie een beetje bijbenen? Loopt u voorop met inzichten in ontwikkelingen in de wet- en regelgeving en een frisse kijk op nieuwe bedrijfsstrategieën om optimale beslissingen te kunnen nemen? Menigeen zal fiscale afdelingen niet direct een voortrekkersrol op het gebied van transformatie toedichten, maar toch vervullen ze die wel degelijk.

Het traditionele beeld van de in een achterafkantoortje opgesloten medewerker die de hele dag met gegevens, spreadsheets en formulieren in de weer is om ervoor te zorgen dat er aan de verplichtingen wordt voldaan, komt dan ook allang niet meer overeen met de wijze waarop fiscale professionals bij grote organisaties tegenwoordig werken.

Sterker nog: de belastingexperts moeten nu hechter dan ooit met hun organisaties verbonden zijn. Zij zijn namelijk onmisbaar wanneer er essentiële zakelijke beslissingen worden genomen. Fiscale afdelingen moeten snel en proactief kunnen reageren op de vraag naar meer transparantie en informatie vanuit belastingautoriteiten. Deze hebben zelf doorgaans al grote investeringen gedaan en hun digitale hulpmiddelen voor het in realtime verzamelen en analyseren van bedrijfsgegevens geüpgraded. 

Dit betekent dat uw fiscale afdeling niet kan achterblijven en ook zal moeten transformeren. De manier waarop er intern met fiscale aangelegenheden wordt omgegaan, moet worden geoptimaliseerd door te investeren in mensen, processen en technologie die zorg dragen voor een rechtstreekse relatie met zowel de diverse geledingen van uw organisatie als de belastingautoriteiten. Deze investeringen stellen uw fiscale professionals in staat om met digitale hulpmiddelen hun eigen gegevens te benutten voor het verwerven van nieuwe inzichten en het verhogen van de efficiëntie. Bovendien kunnen zij dankzij de transformatie relaties met meerdere interne en externe stakeholders opbouwen, zodat de fiscale afdeling zich altijd kan aanpassen aan de veranderende marktdynamiek.

Als u uw benadering van fiscale aspecten niet transformeert, verliest u in toenemende mate de aansluiting met de zakelijke realiteit. Het wordt dan steeds moeilijker om aan alle vereisten te voldoen én om de zakelijke doelstellingen van uw bedrijf te halen.

Voor een effectieve digitale belastingstrategie is een uitgebalanceerde combinatie nodig van diverse aspecten: Hoe benaderen we nieuwe technologieën? Welke persoonlijke vaardigheden zijn onmisbaar? Hoe gaan we om met big data? Hoe geven we samenwerking en beheer vorm? Enz.

Man die met een 3D-printer werkt
(Chapter breaker)
1

Hoofdstuk 1

De aanjagers van verandering in de fiscale sector

Veranderende markten en wet- en regelgeving

Bij EY zien we een aantal belangrijke trends die de groeiende digitalisatie van belastinggerelateerde processen versnellen:

Veranderende markten

Technologie verandert alles. En wanneer de manier verandert waarop we zaken doen en met klanten omgaan, heeft dit vaak onverwachte gevolgen voor de wijze waarop de bijbehorende activiteiten worden belast.

 "We zien dat heel veel bedrijven op dit moment goederen en services bundelen", constateert mijn collega Nick Muhlemann, Operating Model Effectiveness Partner bij EY APAC. "Denk bijvoorbeeld aan services die voorheen niet werden geleverd, zoals met betrekking tot diagnostiek en analyse. Door het concept waarbij een bundel met goederen en services wordt verkocht, ontstaat een compleet nieuw fiscaal kader."

Ook processen zijn aan veranderingen onderhevig. Veranderingen die weer kunnen fungeren als katalysator voor vergelijkbare veranderingen in de fiscale administratie. Mijn collega Edvard O Rink, Operating Model Effectiveness Leader bij EY APAC en werkzaam in Singapore, stelt zichzelf bijvoorbeeld de vraag: "Hoeveel waarde kan worden toegeschreven aan een algoritme in plaats van aan menselijk handelen?"

"Door technologie, van 3D-printen tot robotica en artificial intelligence, zal de manier waarop bedrijven werken, steeds blijven veranderen en dat geldt ook voor de manier waarop waarde wordt gecreëerd. Dit vereist nieuwe interpretaties en toepassingen van fiscale regels", aldus Edvard.

Albert Lee, Tax Technology & Transformation and Digital Tax Leader bij EY APAC en werkzaam in Hongkong, vertelt dat er wordt geprobeerd belastingsystemen aan te passen. "Veel belastingsystemen zijn ontworpen om tastbare goederen te belasten, in een wereld waarin mensen niet veel reisden en zaken veel meer op fysieke locaties werden geregeld. Maar de wereld is de afgelopen tijd veel virtueler geworden: mensen en entiteiten hebben geen eenduidige vestigingsplaats meer en het is veel moeilijker geworden om een duidelijk antwoord te geven op vragen over fiscale wet- en regelgeving die voorheen weinig haken en ogen kenden."

Omdat belastingautoriteiten en fiscale afdelingen van bedrijven met hun huidige instrumentarium niet in staat zijn producten en werkwijzen adequaat te beoordelen en hierover te rapporteren, moet de implementatie van nieuwe technologieën en processen de hoogste prioriteit krijgen.

Het regelgevingslandschap

Ook trends in beleid en in wet- en regelgeving die door deze veranderende markten zijn geïnspireerd, werken door.

Het zijn immers niet alleen bedrijven die hun bedrijfsmodellen en bedrijfsactiviteiten moeten herzien als gevolg van nieuwe technologieën. Ook belastingautoriteiten hebben steeds vaker toegang tot de hulpmiddelen die nodig zijn om de belastinginning te transformeren. Dit betekent dat belastingplichtige bedrijven zich hieraan moeten aanpassen. "Belastingautoriteiten zijn in staat big data te verwerken en ze verwachten dat eerlijk gezegd ook van bedrijven. Wij hebben geconstateerd dat deze hun auditactiviteiten opschroeven en ook vaker een audit aanvragen", vertelt de in Houston werkzame Carolyn Bailey, Digital Tax Administrator Leader bij EY Americas.

Volgens Clare Franklin, Connected Tax Transformation Solution Leader bij EY Switzerland en werkzaam in Zurich, heeft dit een aanzienlijke en waarschijnlijk blijvende verschuiving ingeluid in de manier waarop wordt gedacht over de relatie tussen belasting en bedrijfsactiviteiten en over de behoefte aan transparantie rondom deze activiteiten. "Bedrijven passen zich aan de nieuwe eisen op handhavingsgebied aan. Dat heeft een enorme impact op álles: van personeel en toeleveringsketen tot de handelsactiviteiten zelf", zegt ze.

Dit komt vooral goed naar voren op mondiaal niveau, nu steeds meer landen de aanbevelingen van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO) implementeren om te voorkomen dat entiteiten belasting ontwijken met strategieën gebaseerd op grondslaguitholling en winstverschuiving die gebruikmaken van de mazen in de internationale fiscale regels. Daarnaast heeft de Europese Unie een aantal stappen ondernomen met als doel meer transparantie op belastinggebied te creëren en ervoor te zorgen dat digitale handel wordt belast in het land waar deze plaatsvindt, niet in het land waar de computerservers zich bevinden.

We zien ook dat trends in regionale fiscale regels in toenemende mate invloed hebben op bedrijfsprocessen. Via de overkoepelende fiscale wetgeving van de regering-Trump is het Amerikaanse belastingtarief voor bedrijven bijvoorbeeld voor het eerst in 30 jaar verlaagd tot een tarief onder het gemiddelde van de OESO. Dit soort veranderingen kan invloed hebben op de beslissing waar bedrijfsactiviteiten het beste kunnen worden uitgevoerd.

Ook het groeiende wantrouwen van het grote publiek jegens bedrijven, in combinatie met betere methoden om gegevens te verzamelen, heeft in veel landen geleid tot strengere handhaving van de rapportageregels. "Belasting- en douaneautoriteiten wereldwijd vragen om ongekend grote hoeveelheden gegevens van bedrijven", constateert mijn in Sao Paulo gevestigde collega Sergio Fontenelle Marquez, EY Assessoria Empresarial Ltda, Zuid-Amerika. "We leven in een compleet nieuwe wereld die helemaal rondom gegevens is opgebouwd."

Professional die een telefoon gebruikt
(Chapter breaker)
2

Hoofdstuk 2

De vorm van verandering

Digitale belasting- en gegevensanalyse

Technologie staat op een aantal bijzondere manieren aan de voet van veranderingen in de fiscale sector. Dit zijn enkele van de meest zichtbare trends waar fiscaal managers nu al mee bezig zijn en die de komende jaren een steeds grotere rol zullen gaan spelen:

Digitale belastingheffing

In ons recente onderzoek naar belastingtechnologie en transformatie geeft 84% van de ondervraagde organisaties aan dat technologie de belangrijkste factor is bij het verbeteren van de effectiviteit van de fiscale processen. Naarmate het externe landschap verandert, moeten ook de interne fiscale processen worden aangepast, anders gaat de aansluiting verloren. Fiscaal professionals moeten zich wellicht assertiever opstellen in hun organisatie om ervoor te zorgen dat veranderingen daadwerkelijk worden doorgevoerd.

Het is nu eenmaal de realiteit dat de overheid al een heel eind op weg is op het gebied van digitale belastingheffing. Het indienen van de belastingaangifte was vroeger vooral een kwestie van arbeidsintensieve controle en het aanleveren van hele stapels papier bij de belastingautoriteiten, die alle informatie vervolgens verder moesten verwerken. Maar dankzij de digitalisering van zakelijke financiële processen zullen de fiscale autoriteiten in de zeer nabije toekomst veel intensiever bij bedrijven betrokken zijn. Sterker nog: veel belastingautoriteiten werken al digitaal. En ze verwachten hetzelfde van belastingplichtigen, met als belangrijkste reden dat digitaal aangeleverde gegevenssets direct kunnen worden geanalyseerd om de relevante informatie te verzamelen.

"We zien dat overheden over steeds meer informatie beschikken. Ze zijn dus niet meer alleen afhankelijk van de belastingaangifte", vertelt Lee. "Nieuwe wettelijke bepalingen stellen belastingautoriteiten in staat bij personen en bedrijven grote hoeveelheden gegevens op te vragen, informatie uit te wisselen met andere fiscale organen en vervolgens hun eigen analyses uit te voeren om het te betalen bedrag vast te stellen."

Gegevensanalyse

Bailey ziet de opkomt van analyseplatforms voor fiscale gegevens, zoals ons eigen EYKeySpace, als een andere belangrijke transformatietrend in de sector.

Daren Campbell, Tax Technology and Data Analytics Leader bij EY Americas, memoreert het gebruik van dergelijke platforms bij een multinational die hiermee 350 entiteiten in meer dan 70 landen beheert.

Bij EY hebben we voor dit bedrijf een tool voor het combineren van gegevens geïmplementeerd waarmee we de benodigde informatie transformeren en consolideren in een datawarehouse. Dit heeft de processen aanzienlijk versneld.

"Aan de ene kant hebben de digitale hulpmiddelen het proces voor het samenstellen van de belastingaangifte vereenvoudigd en de hiervoor benodigde tijd sterk verminderd. Aan de andere kant bieden ze ook de mogelijkheid analyses uit te voeren en de resultaten hiervan gedetailleerd te visualiseren. Zo kunnen inefficiënte stappen in het proces worden opgespoord, kansen voor optimalisatie van de fiscale planning worden geïdentificeerd en de fiscale risico's effectief worden beheerd", legt Campbell uit. "De analysemogelijkheden van het bedrijf houden nu gelijke tred met de steeds uitgebreidere gegevensanalyse door de belastingautoriteiten."

Robotic Process Automation (intelligente automatisering)

De term Robotic Process Automation (RPA) verwijst naar de vervanging van menselijke arbeid (vaak bestaande uit tijdrovende, repetitieve taken) door digitale processen. Dit kan een enorme impact hebben op de manier waarop fiscale afdelingen functioneren.

Sharda Cherwoo, Tax Intelligent Automation and Robotic Process Automation Leader bij EY in New York, vertelt hoe een klant met behulp van bots de verkoopprocessen heeft gemoderniseerd en fiscale software inzet om de efficiency te verbeteren en kosten te besparen.

"We hebben het volledige proces, inclusief het afdrukken van de aangiften, geautomatiseerd met behulp van RPA. Het bedrijf heeft voor de aangiften nu 60% minder tijd nodig. Dat scheelt echt enorm. De vrijgekomen tijd wordt nuttig besteed om analyses uit te voeren, de verkoopgerelateerde processen te stroomlijnen en een goede fiscale planning op te stellen. Deze technologische oplossing heeft de klant dus aanzienlijke meerwaarde gebracht."

In China stelde het Shanghai Tax Services-team een RPA-oplossing voor om het proces voor het indienen van de btw-aangifte te automatiseren bij een klant van EY op het gebied van financiële technologie. 

Vrouw die tegen een smartwatch praat
(Chapter breaker)
3

Hoofdstuk 3

De nieuwe fiscale professional

Kenmerken van de fiscale professional van de toekomst

Van oudsher zijn fiscale afdelingen conservatief ingesteld en eerder reactief dan proactief als het gaat om het implementeren van innovaties. Susan Pitter, Deputy-Tax bij EY Global, is dan ook van mening dat er een totaal andere mindset en een nieuwe benadering nodig zijn.

"Fiscale afdelingen verzamelen in realtime financiële gegevens, berekenen op basis van de gerealiseerde omzet de verschuldigde belasting en dienen vervolgens de aangifte in. Dat is in wezen een historisch document", vertelt Pitter. "Fiscale afdelingen zijn dan ook doorgaans meer gefocust op het vastleggen van zaken uit het verleden dan op het aanjagen van toekomstgerichte transformatie. Dat moet veranderen."

Lee constateert dat de huidige digitale stagnatie bij fiscale afdelingen deels voortkomt uit gebrek aan ervaring: "Ze zijn het gewoon niet gewend om in infrastructuur te investeren. De fiscale professional van de toekomst moet op de hoogte zijn van de technologische mogelijkheden en deze soepel kunnen toepassen. Ook goede communicatieve eigenschappen zijn een must. De fiscale professional is niet langer een grijze muis in een achterafkantoortje. Hij of zij beschikt over uitstekende intermenselijke vaardigheden en draagt de fiscale visie met verve organisatiebreed uit."

De vier belangrijkste eigenschappen van de fiscale professional van de toekomst

Hoe ziet de fiscale professional van de toekomst eruit als we naar de nieuwe uitdagingen kijken? In mijn optiek zijn de volgende vier eigenschappen essentieel:

  1. Technologische vaardigheden: Als de belastinginning in de toekomst grotendeels wordt vormgegeven en mogelijk gemaakt door technologie, moet de volgende generatie fiscale professionals vaardig kunnen omgaan met alle relevante digitale tools, waaronder analysesoftware, AI en RPA, en deze ook promoten. Fiscale afdelingen die op zoek zijn naar nieuwe medewerkers, moeten zich niet alleen richten op fiscaal juristen, accountants, boekhouders en andere specialisten met een 'traditionele' achtergrond, maar hun blik verbreden. Ook getalenteerde mensen uit de wereld van wetenschap, engineering en wiskunde, en andere technisch onderlegde professionals, zijn onontbeerlijk.
  2. Vaardigheid met realtime gegevensanalyse: Een ander gevolg van de bredere implementatie van innovatieve fiscale technologie in uw belastinggerelateerde activiteiten is dat de fiscale afdeling steeds vaker realtime toegang tot uw ERP-systemen nodig heeft. Omdat de fiscale professional van de toekomst niet meer alleen verantwoordelijk is voor het aanleveren van historische gegevens bij de fiscale autoriteiten, moet deze ook over de vaardigheden beschikken om financiële gegevens in realtime te analyseren. Hiervoor worden technologieplatforms en processen ingezet die gelijktijdige analyses mogelijk maken ten behoeve van risicobeheer en strategische besluitvorming.
  3. Uitstekende sociale vaardigheden: Voor een effectieve transformatie van uw belastinggerelateerde processen moeten uw fiscale professionals uit het al genoemde achterafkantoortje komen en de vaardigheden ontwikkelen om binnen de operationele bedrijfseenheden veranderingen te initiëren, te stimuleren en af te dwingen. Alleen zo kan het belastingaspect optimaal worden meegenomen in de planning en de dagelijkse praktijk.  Fiscale afdelingen moeten hun werkzaamheden zo goed mogelijk afstemmen op de operationele plannen en essentiële stakeholders overtuigen van de meerwaarde van de 'Connected Tax'-benadering. Ze moeten vooruitdenken en een innovatieve invalshoek kiezen.
  4. Het vermogen om te reageren op opkomende trends: De digitalisering van de fiscale processen is maar een minuscuul onderdeel van de grote structurele transformaties die de digitale revolutie in elke branche en elke sector teweegbrengt. Hoe worden medewerkers in de 'gig economy' belast? Waar worden producten belast die via nieuwe, digitale kanalen zijn gemaakt en geleverd? Welke potentiële trends in de wet- en regelgeving hebben mogelijk invloed op de manier waarop belasting wordt geïnd en fiscale aspecten worden beheerd? Het is belangrijk dat de fiscale professionals van de toekomst zowel deze trends als de transformatieprocessen scherp in de gaten houden. Bovendien moeten ze ervoor zorgen dat uw fiscale afdeling altijd één stap verder is dan die van uw concurrenten.

We leven en werken in dynamische tijden waarin alle onderdelen van uw bedrijf optimaal moeten functioneren. Niet alleen om de uitdagingen van alle transformaties het hoofd te bieden, maar ook om de ongekende kansen hiervan te benutten. Bedrijven die hun fiscale afdeling transformeren, moeten nieuwe operationele processen inrichten, nieuwe technologieën implementeren en nieuwe professionele vaardigheden ontwikkelen. Deze zijn noodzakelijk om in de wereldwijde digitale economie de veranderende gegevensstromen in goede banen te leiden, effectief gegevens te analyseren en te voldoen aan de gegevensvereisten. De wereld van nu is alweer heel anders dan die van vijf jaar geleden. En hetzelfde geldt voor de fiscale realiteit. Maar het is een betere wereld die meer wordt gewaardeerd. Fiscale afdelingen die de veranderingen omarmen en investeren in de 'Connected Tax'-professional, zijn uiteindelijk het beste toegerust voor een succesvolle toekomst.

 Connected Tax van EY richt zich op positionering van de fiscale afdeling als strategische partner van de directie. Wij helpen u synergie te ontwikkelen tussen de diverse geledingen van uw bedrijf, relevante stakeholders, fiscale autoriteiten en de gegevens die cruciaal zijn voor het transformeren van uw bedrijf. Klik hier voor meer informatie.

Samenvatting

Bedrijven investeren in belastingprofessionals, fiscale processen en belastinggerelateerde technologie om de werkwijze van hun fiscale afdeling beter af te stemmen op de operationele processen en de vereisten van overheidsinstellingen.

Over dit artikel

Door

Jay Nibbe

EY Global Vice Chair – Markets

Innovative and forward-thinking go-to-market leader helping EY clients worldwide achieve their goals. Technology enthusiast and part-time wine producer.

Related topics Digital Vertrouwen