5 minuten leestijd 7 apr 2020
handen die werken aan een laptop

Hoe behoud je een integriteitscultuur tijdens de coronapandemie?

Door

Andrew Gordon

EY Global Forensic & Integrity Services Leader

Global Forensics Leader focusing on helping organizations build their integrity agenda so they better anticipate and mitigate risk.

5 minuten leestijd 7 apr 2020

Hoe kunnen organisaties hun integriteit beschermen in deze moeilijke periode waarin het coronavirus een verhoogd risico op fraude en onethisch gedrag met zich meebrengt?

We bevinden ons midden in de snelste transformatie die de wereldeconomie ooit heeft ondergaan. Door de coronapandemie kunnen miljarden mensen niet naar hun werk en zijn ze gedwongen om thuis te blijven. Miljoenen mensen dreigen hun baan te verliezen en overheden werken dag en nacht om financiële en medische steun te bieden. Ook de werkprocessen van organisaties worden zwaar op de proef gesteld.

Medewerkers van bedrijven over de hele wereld proberen productief te blijven en hun taken te vervullen vanaf externe locaties. Werkgevers zijn bezorgd over de gezondheid en het welzijn van hun personeel, maar vragen zich ook af of hun organisatie het wel zal overleven. In deze context moeten bedrijven de verleiding weerstaan om hun controlemechanismen, systemen, governance en integriteitscultuur opzij te schuiven om zich te kunnen aanpassen aan de nieuwe realiteit van de coronacrisis.

In een crisisperiode nemen de risicofactoren voor fraude toe doordat bedrijven en particulieren meer financiële druk ervaren, interne controlemechanismen worden afgezwakt en mensen sneller rechtvaardiging vinden voor hun acties. Voor alle vormen van fraude moeten drie elementen aanwezig zijn: druk, gelegenheid en rationalisatie (ook wel bekend als de fraudedriehoek). De coronacrisis brengt alle drie elementen – en meer – met zich mee.

De pandemie heeft een grote potentiële impact op het vermogen om effectief toezicht te houden. Hierdoor ontstaat meer ruimte voor crimineel en onethisch gedrag. Het gevaar bestaat dat governanceprocessen, controlemechanismen en toezicht op het gedrag van medewerkers en management worden versoepeld ten behoeve van de bedrijfscontinuïteit. Tegelijkertijd komt de bredere integriteitscultuur van de organisatie onder druk te staan, waarbij het principe 'het doel heiligt te middelen' wordt toegepast.

Bedrijven moeten de verleiding weerstaan om hun controlemechanismen, beheersystemen, governance en integriteitscultuur opzij te schuiven om zich te kunnen aanpassen aan de nieuwe realiteit van de coronacrisis.

Overheidssteun en fraude

Door de COVID-19-crisis verdwijnen miljoenen banen en is er sprake van een ernstige economische neergang. Deze ontwikkelingen kunnen worden aangegrepen om eerder ondenkbare acties te rechtvaardigen. Tegelijkertijd bieden de ongekende hoeveelheden staatssteun ter ondersteuning van bedrijven en particulieren talloze nieuwe mogelijkheden voor fraude en verduistering.

Daarnaast neem het risico van cybermisdaad toe doordat complete sectoren hun medewerkers vanuit huis laten werken. We hebben al verontrustende meldingen gezien van phishing-e-mails waarin ontvangers werd verzocht om niet-bestaande quarantaineboetes te betalen, of om een frauduleuze factuurbetaling, corrigerende boekingen of andere transactie van een administratieve of financiële afdeling goed te keuren.

Soms gaat het om oude trucs in een nieuw jasje, maar er worden ook ingenieuze nieuwe manieren ontwikkeld om thuiswerkers te bedriegen. Sommige hackers sturen berichten met bijlagen die zogenaamd essentiële informatie of links naar overheidswebsites bevatten, maar in plaats daarvan kwaadaardige bedoelingen hebben (clickbait). Meer geavanceerde pogingen zijn gericht op het verkrijgen van bedrijfsgeheimen of het omzeilen van beveiligingssystemen via medewerkers die op afstand inloggen.

Bedrijven proberen onder deze omstandigheden te blijven functioneren, ook omdat wetenschappers en overheden aangeven dat het nog maanden kan duren voordat de zaken terugkeren naar 'normaal'. Het enorme aantal thuiswerkers dwingt bedrijven om snel de nodige veranderingen en aanpassingen uit te voeren.

Het is belangrijk dat bedrijven hun aandeelhouders, klanten, leveranciers, investeerders en medewerkers ervan kunnen overtuigen dat er voldoende veerkracht is om ook op langere termijn te overleven.

Zolang de gebruikelijke persoonlijke verificatie in supply chains onmogelijk blijft, zullen bedrijven meer moeten vertrouwen op elektronische of digitale processen, of op lokale contractanten. In deze tijden van crisis is het onderhouden van een integriteitscultuur belangrijker dan ooit.

Bedrijven die integriteit hoog in het vaandel houden zullen zich meer dan ooit onderscheiden, terwijl bedrijven die dit niet doen na de crisis ter verantwoording zullen worden geroepen.

Het belang van integriteit als differentiator

Volgens sommigen is dit het moment om de aandacht voor integriteit naar achteren te schuiven, omdat het voortbestaan van bedrijven en het economisch herstel de meeste aandacht vragen van de bedrijfswereld. In werkelijkheid zullen de spanningen van de crisis en het mogelijk grillig verlopende herstel het belang van integriteit voor de zakelijke relaties en risicobeheersing van organisaties juist onderstrepen.

Bedrijven die integriteit hoog in het vaandel houden, zullen zich meer dan ooit onderscheiden, terwijl bedrijven die dit niet doen na de crisis ter verantwoording zullen worden geroepen door onverbiddelijke stakeholders.

Zakelijke leiders moeten daarom goed nadenken over het samenstellen en onderhouden van een integriteitsagenda voor hun organisatie, die vier hoofdpunten moet bevatten: governance, cultuur, controlemechanismen en -procedures, en op gegevens gebaseerde inzichten. Op basis daarvan moeten ze een aantal belangrijke vragen stellen:

     
  1. Zijn onze gedragsrichtlijnen helder en consistent en worden ze op een adequate manier aangeboden?
  2. Wat kunnen we nog meer doen om te zorgen voor een passende toon vanuit de bedrijfstop?
  3. Is er nog sprake van een effectieve functiescheiding op plekken waar veel banen verloren zijn gegaan en begrijpt het management het belang van extra toezicht in de tussentijd?
  4. Welke processen zijn er om te bepalen wanneer managementschattingen een grens overschrijden en leiden tot onjuiste financiële verslaggeving?
  5. Welke processen zijn er om schending van leningvoorwaarden te voorkomen?
  6. Als winstdoelstellingen niet langer haalbaar zijn, wat is dan het proces om te verzekeren dat inkomsten niet voortijdig worden geboekt, kosten correct worden toegerekend en voorzieningen of overlopende posten niet worden opgeblazen om doelen in een latere periode te realiseren?
  7. Hoe kunnen we onze mensen het beste aanmoedigen om het juiste te doen als ze, binnen de context van deze crisis, voor nieuwe financiële of ethische dilemma's komen te staan?
 

Met name auditcommissies moeten in deze tijd alert zijn op de toegenomen frauderisico's. Ze moeten overleggen met zowel interne als externe auditors en nagaan of verscherpte auditprocessen nodig zijn om de groeiende kans op fraude, omkoping, corruptie, witwassen en economische criminaliteit in bredere zin te beperken.

Voorbereiding op een terugkeer naar groei

Deze crisis zal voorbijgaan. Verreweg de meeste bedrijven hebben passend en eerlijk gereageerd op de uitdagingen waarmee ze zijn geconfronteerd en hebben hun klanten, leveranciers en medewerkers met respect behandeld. Organisaties moeten echter ook kijken naar de toekomst en ervoor zorgen dat ze zowel nu als straks hoge integriteitsnormen blijven hanteren.

 

Naarmate de overheidssteun wordt afgebouwd en de concurrentie weer op gang komt, zal de samenleving meer dan ooit letten op verantwoorde manieren van ondernemen. Zonder effectieve antwoorden op de vragen hierboven zal het moeilijk zijn om in deze bijzondere tijd een passende integriteitscultuur te handhaven. De kans is groot dat fraude en ethische kwesties in de komende drie, zes of twaalf maanden aan het licht zullen komen.

Dit is het moment om strenge normen na te leven, te erkennen dat deze situatie nieuwe ethische risico's met zich meebrengt en de basis te leggen voor een hernieuwde zakelijke groei die wordt ondersteund door een geschikte integriteitscultuur.

Samenvatting

De coronapandemie heeft een grote potentiële impact op het vermogen van bedrijven om effectief toezicht te houden, waardoor meer ruimte ontstaat voor crimineel en onethisch gedrag. Andrew Gordon, EY Global Forensic & Integrity Services Leader, roept bedrijven op om de verleiding te weerstaan om hun controlemechanismen, beheersystemen, governance en integriteitscultuur opzij te schuiven om zich te kunnen aanpassen aan de nieuwe realiteit van de coronacrisis. Hij stelt zeven vragen die organisaties kunnen helpen om in deze moeilijke tijd hun integriteitscultuur te handhaven.

Over dit artikel

Door

Andrew Gordon

EY Global Forensic & Integrity Services Leader

Global Forensics Leader focusing on helping organizations build their integrity agenda so they better anticipate and mitigate risk.