Is uw pensioenadministratie klaar voor de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel? Is uw pensioenadministratie klaar voor de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel?

Auteurs
Eva Wierenga

EY Nederland Senior Manager Financial Services

Kundig. Enthousiast. Betrokken. Biedt klanten een luisterend oor en een heldere blik op de actualiteit en toegankelijkheid van pensioenregelingen.

Steven Spiessens

EY Nederland Partner Assurance

Klantgericht. Pragmatisch. Heeft altijd oog voor de brede context waarin Pensioenfondsen opereren.

Jennifer van Eekelen

EY Nederland Associate Partner Financial Services

Bescheiden. Specialistisch. Oplossingsgericht. Wordt gezien als de ‘ghostbuster’ van risk- en governance-uitdagingen.

4 minuten leestijd 20 aug. 2020
Related topics Pensioenen

De conversie naar een nieuw pensioensysteem is niet zonder risico’s. Het venijn zit in de details en dan vooral in de kwaliteit van data.

In het kort:

  • Nu is het moment om oog te hebben voor datakwaliteit in de eigen pensioenadministratie om de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel soepel en zonder risico’s te laten verlopen.
  • Onvoldoende datakwaliteit kan leiden tot onjuiste pensioenaanspraken voor deelnemers en reputatieverlies voor pensioenuitvoerders.

Pensioenuitvoerders zijn wettelijk verantwoordelijk voor de volledige en juiste administratie en vaststelling van pensioenaanspraken en -rechten. Voor een efficiënte en effectieve uitvoering van pensioenadministraties is het daarom altijd belangrijk om de kwaliteit van data te borgen. Dit is niet alleen belangrijk voor de pensioenuitvoerder zelf, maar ook voor werkgevers en vooral de deelnemers. Voor pensioenuitvoerders (zoals pensioenfondsen, verzekeraars en premiepensioeninstellingen) is het van belang het pensioenbeheer zo te organiseren dat de pensioenadministratie beheersbaar blijft. Daarnaast moet de pensioenadministratie voldoende flexibiliteit bieden om veranderingen te kunnen doorvoeren.

Met het afronden van de gesprekken tussen het kabinet en de sociale partners over de uitwerking van het vorig jaar afgesloten pensioenakkoord, staat vast dat het Nederlandse pensioenlandschap een grote verandering te wachten staat. Daarmee is een belangrijke mijlpaal bereikt op weg naar een nieuw, duurzaam en houdbaar pensioenstelsel. Transparantie voor deelnemers is een belangrijk doel. 

Invaren oude aanspraken

Bij de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel worden in beginsel alle reeds opgebouwde pensioenaanspraken en -rechten overgezet naar het nieuwe stelsel (het zogenoemde ‘invaren’). Dit betekent dat het nieuwe pensioenstelsel niet alleen van invloed is op het nog op te verwerven pensioen in de toekomst, maar ook op het pensioen dat deelnemers in het verleden al hebben opgebouwd. De opgebouwde pensioenaanspraken worden omgezet in een pensioenkapitaal dat in de toekomst meebeweegt met de ontwikkelingen in de economie. Dit betekent dat het eindkapitaal in uitkomst kan fluctueren, zowel positief als negatief. Vanwege het belang van de juistheid van het pensioen moeten deelnemers (waaronder ook gewezen deelnemers, gepensioneerden en andere aanspraakgerechtigden) en werkgevers erop kunnen vertrouwen dat de pensioenadministratie op correcte wijze wordt uitgevoerd. Dit stelt hoge eisen aan de datakwaliteit van pensioengegevens.

Het invaren van bestaande pensioenaanspraken en -rechten in een nieuwe regeling is een transitie. Bij transities in het verleden is gebleken dat dergelijke conversies niet zonder risico’s zijn. Hierbij is de datakwaliteit van de pensioenadministratie van de reeds opgebouwde pensioenaanspraken een belangrijke risicofactor. De ervaring leert  dat het venijn vaak in de details zit. Uit onderzoek door DNB naar de robuustheid van pensioenadministraties, blijkt dat complexiteit in pensioen- en overgangsregelingen kan leiden tot een verhoogde kans op fouten in de berekening van pensioenaanspraken. Ook blijkt uit het DNB-onderzoek dat in sommige gevallen de pensioenuitvoering plaatsvindt met verouderde IT-systemen. Daarnaast ontbreken in de aansturing van het pensioenbeheer soms concrete resultaatafspraken om de uitvoer van de pensioenadministratie goed te kunnen monitoren en evalueren. Dit vergroot de kans op fouten in de berekening van pensioenaanspraken. 

Het is van essentieel belang dat pensioenuitvoerders de risico’s in de eigen pensioenadministratie kennen.

Volledig en verifieerbaar

Pensioenuitvoerders moeten in staat zijn het opgebouwde pensioen (op basis van de pensioenadministratie) altijd volledig en verifieerbaar na te kunnen rekenen. Onze ervaring bij conversies van pensioenadministraties, en daarbij uitgevoerde controles op de datakwaliteit, is dat pensioenuitvoerders hier niet altijd toe in staat zijn. Redenen hiervoor kunnen variëren van het niet beschikken over de volledige pensioenadministratie van de vorige pensioenuitvoerder (historische brondata) tot het onjuist of niet tijdig verwerken van mutaties (al dan niet met behulp van handmatig opgestelde spreadsheets). Ook het gebruik van onjuiste of onvolledige gegevens en het onjuist toepassen van rekenregels kan een oorzaak zijn.

Goede datakwaliteit is voor pensioenuitvoerders een randvoorwaarde om snel te kunnen reageren op veranderende marktomstandigheden. Bovendien is datakwaliteit van belang om transparant te kunnen zijn in de communicatie naar bijvoorbeeld deelnemers of de toezichthouder. Datakwaliteit kan tevens bijdragen aan verbetering van de reputatie en het vertrouwen van deelnemers door minder fouten. De impact voor deelnemers kan groot zijn als pensioenadministraties niet op orde zijn. Het is derhalve van essentieel belang dat pensioenuitvoerders de risico’s in de eigen pensioenadministratie kennen. En ook: welke maatregelen nodig zijn om deze risico’s te beheersen? 

Voorkom reputatieverlies

Op meerdere momenten kan er aanleiding zijn om de kwaliteit van de pensioenaanspraken en de onderliggende gegevens in de pensioenadministratie op juistheid te toetsen. Bijvoorbeeld bij een collectieve overdracht van pensioenaanspraken, liquidatie van een pensioenfonds of een verandering van pensioenadministrateur. In dergelijke gevallen is het zinvol om na te gaan of de pensioenopbouw nog in overeenstemming is met de toezeggingen aan deelnemers. Worden de juiste aanspraken overgedragen en zijn die op de juiste wijze berekend?

Dat is tevens aan de orde als een pensioenuitvoerder de oude pensioenaanspraken inbrengt in bijvoorbeeld de nieuwe pensioenregeling. Tegen de achtergrond van de afspraken in het Pensioenakkoord zullen dergelijke situaties zich in de toekomst frequenter voordoen. Op meerdere momenten kan het daarom wenselijk of zelfs noodzakelijk zijn de administratiegegevens van pensioenaanspraken op kwaliteit te toetsen. Hierbij gaat de voorkeur uit naar een aanpak die actuariële kennis combineert met ervaring op het gebied van audit, risk en systemen en processen.

Het is nu het moment om oog te hebben voor datakwaliteit in de eigen pensioenadministratie om de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel soepel en zonder risico’s te laten verlopen! Onvoldoende datakwaliteit kan leiden tot onjuiste pensioenaanspraken voor deelnemers en reputatieverlies voor pensioenuitvoerders. Zoals bijna altijd is ook hier voorkomen beter dan genezen.

Samenvatting

Het is nu het moment om oog te hebben voor datakwaliteit in de eigen pensioenadministratie om de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel soepel en zonder risico’s te laten verlopen! Onvoldoende datakwaliteit kan leiden tot onjuiste pensioenaanspraken voor deelnemers en reputatieverlies voor pensioenuitvoerders. Zoals bijna altijd is ook hier voorkomen beter dan genezen.

Over dit artikel

Auteurs
Eva Wierenga

EY Nederland Senior Manager Financial Services

Kundig. Enthousiast. Betrokken. Biedt klanten een luisterend oor en een heldere blik op de actualiteit en toegankelijkheid van pensioenregelingen.

Steven Spiessens

EY Nederland Partner Assurance

Klantgericht. Pragmatisch. Heeft altijd oog voor de brede context waarin Pensioenfondsen opereren.

Jennifer van Eekelen

EY Nederland Associate Partner Financial Services

Bescheiden. Specialistisch. Oplossingsgericht. Wordt gezien als de ‘ghostbuster’ van risk- en governance-uitdagingen.

Related topics Pensioenen