Web-privacybeleid - Yello Aanwervingssite

Mei 2021

1. Inleiding

Deze Privacykennisgeving is bedoeld om de praktijken te beschrijven die EY volgt in verband met Yello ("Tool") met betrekking tot de privacy van alle personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt en opgeslagen in de Tool. Deze Privacykennisgeving dient samen met de ey.com Privacyverklaring te worden gelezen, en in geval van tegenstrijdigheid met de ey.com Privacyverklaring zullen de voorwaarden van deze Privacykennisgeving prevaleren. Lees deze Privacyverklaring zorgvuldig door.

2. Wie beheert het instrument?

"EY" verwijst naar een of meer van de lidfirma's van Ernst & Young Global Limited ("EYG"), die elk een afzonderlijke juridische entiteit zijn en die de doeleinden en middelen voor gegevensverwerking op zichzelf kunnen bepalen (d.w.z. optreden als gegevensbeheerder of in een vergelijkbare hoedanigheid) . De entiteit die optreedt als verwerkingsverantwoordelijke (of in een gelijkaardige hoedanigheid) door deze Tool te verstrekken waarop uw persoonsgegevens verwerkt en opgeslagen zullen worden, is EY Global Services Limited, die de Tool in licentie heeft van RECSOLU, Inc., DBA Yello, 55 E. Monroe Suite 3600, Chicago, IL 60603. De persoonsgegevens in de Tool worden door EY Global Services Limited gedeeld met een of meer lidfirma's van EYG (zie "Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens" sectie 6 hieronder).

De tool wordt gehost op servers van Amazon Web Services in Ierland en Frankfurt.

3. Waarom hebben wij uw persoonsgegevens nodig?

De Tool is een cloud-based systeem waarmee de EY Talent Teams de business beter kunnen ondersteunen en de campus recruitment inspanningen van EY kunnen ondersteunen. De Tool heeft twee functionaliteiten: (i) fungeren als een wervingstool voor het indienen van sollicitaties; en (ii) fungeren als een pool van sollicitanten voor functierollen.

Als u een kandidaat of sollicitant bent, worden uw persoonsgegevens die in de Tool worden verwerkt, als volgt gebruikt:

  • Account aanmaken;
  • Inloggen in Yello;
  • Versturen van uitnodigingen voor, en beheren van, campus evenementen;
  • Indiening van sollicitaties;
  • Het afnemen van digitale interviews;
  • Beoordeling van sollicitaties;
  • Beheer van nurturing en communicatie met kandidaten (bijvoorbeeld marketingmails met betrekking tot de kandidaten/sollicitanten die hebben gekozen voor de talentpool);
  • Selectie van succesvolle kandidaten voor aanwerving;
  • het plannen van interviews; en
  • Het geven van updates na interviews.

Voor niet-gevoelige gegevens is de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verantwoordelijke voor de verwerking of van een derde, behalve wanneer deze belangen moeten wijken voor de belangen of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene die de bescherming van persoonsgegevens vereisen. De specifieke legitieme belangen zijn:

  • Personeelsbeheer, met inbegrip van functioneringsgesprekken en aanwerving; en
  • Succes van EY's wervingspraktijken, waaronder sourcing, werving, selectie en indienstneming.

U hebt het recht om te allen tijde, op grond van redenen die verband houden met uw bijzondere situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van bovengenoemd(e) rechtmatig(e) belang(en).

Wij verwerken uw gevoelige persoonsgegevens op basis van uw toestemming. Het verstrekken van uw persoonsgegevens aan EY is facultatief. Indien u echter uw persoonsgegevens of een deel daarvan niet verstrekt, kunnen wij de doeleinden van de verwerking mogelijk niet uitvoeren. U hebt het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken.

Als u een EY-gebruiker van de Tool bent, worden uw persoonsgegevens die in de Tool verwerkt worden, als volgt gebruikt:

  • Account aanmaken;
  • Inloggen in Yello;
  • Creatie van jobaanvragen en evenementen;
  • Versturen van uitnodigingen voor, en beheren van, campus evenementen;
  • Het afnemen van digitale interviews;
  • Beoordeling van sollicitaties;
  • het begeleiden en communiceren van kandidaten; en
  • Selectie van succesvolle kandidaten voor aanwerving;
  • Interviews plannen;
  • het verstrekken van updates na interviews; en
  • Identificeer de ondervragers.

De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen die door de verantwoordelijke voor de verwerking of door een derde worden nagestreefd, behalve wanneer deze belangen moeten wijken voor de belangen of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen. De specifieke legitieme belangen zijn:

  • Personeelsbeheer, met inbegrip van functioneringsgesprekken en aanwerving; en
  • Succes van EY's wervingspraktijken, waaronder sourcing, werving, selectie en indienstneming.

U hebt het recht om te allen tijde, op grond van redenen die verband houden met uw bijzondere situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van bovengenoemd(e) rechtmatig(e) belang(en).

Indien u een campusvertegenwoordiger bent, worden uw persoonsgegevens die in de Tool worden verwerkt, als volgt gebruikt:

  • Account aanmaken;
  • Aanmelden bij de Tool;
  • het versturen van uitnodigingen voor, en het beheren van, evenementen op de campus; en
  • kunnen worden verwerkt tijdens de selectie van succesvolle kandidaten voor aanwerving.

De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen die door de verantwoordelijke voor de verwerking of door een derde worden nagestreefd, behalve wanneer deze belangen moeten wijken voor de belangen of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen. De specifieke legitieme belangen zijn:

  • Personeelsbeheer, met inbegrip van functioneringsgesprekken en aanwerving; en
  • Succes van EY's wervingspraktijken, waaronder sourcing, werving, selectie en indienstneming.

U hebt het recht om te allen tijde, op grond van redenen die verband houden met uw bijzondere situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van bovengenoemd(e) rechtmatig(e) belang(en).

4. Welk type persoonsgegevens wordt in de Tool verwerkt?

Als u een kandidaat of sollicitant bent, verwerkt de Tool deze persoonsgegevenscategorieën:

  • Profielgegevens van de kandidaat (naam, contactgegevens, opleidingsinformatie, cv, gesproken talen, geografische voorkeur, plaats, aangevraagde/aangeboden baan, informatie over diversiteit, foto);
  • Informatie over sollicitanten voor een specifieke vacature, informatie over sollicitatiegesprekken (ook via video/opgenomen gesprekken), informatie over beoordelingen, informatie over landspecifieke wettelijke of operationele vereisten;
  • Gevoelige persoonsgegevens (ras en etnische afkomst, gezondheidsgegevens, seksuele geaardheid, overheidsidentificatiemiddelen zoals paspoortnummers, visumgegevens en nationale identiteitsnummers); en
  • Gegevens in verband met strafrechtelijke veroordelingen worden verzameld, maar alleen in de vorm van een "ja" of een "nee". Er zal geen verdere informatie over strafrechtelijke veroordelingen worden verwerkt.

Deze gegevens zijn afkomstig van:

  • EY Partners, werknemers of contractanten (als doorverwijzing);
  • SuccessFactors/Werknemer Centraal;
  • SF rekrutering;
  • Kandidaten/sollicitanten zelf; en
  • Beoordelingsgegevens zullen worden ingevoerd vanuit andere EY-instrumenten, zoals CappFinity, Saville, Pymetrics en HireVue.

Als u een EY-gebruiker van de Tool bent, verwerkt de Tool deze categorieën van persoonsgegevens:

  • Contactgegevens gebruiker (naam, e-mail, telefoonnummer, adres)
  • Organisatorische gegevens (plaats, EY rechtspersoon, afdeling)
  • Details eenmalige aanmelding

Deze gegevens zijn afkomstig van:

  • EY Partners, werknemers of contractanten en uzelf;
  • SuccessFactors/Werknemer Centraal; en
  • SF rekrutering.

Als u een campusvertegenwoordiger bent, verwerkt de Tool deze persoonsgegevenscategorieën:

  • Naam, e-mailadres, titel, telefoonnummer, faculteit/universiteit.

Deze gegevens zijn afkomstig van:

  • uzelf; en
  • Websites van hogescholen en universiteiten of van de hogeschool/universiteit zelf.

5. Gevoelige persoonsgegevens

Gevoelige persoonsgegevens zijn gegevens over uw ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, vakbondslidmaatschap, genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over uw gezondheid of gegevens over uw seksleven of seksuele geaardheid.

Als u een kandidaat of sollicitant bent, worden de volgende gevoelige persoonsgegevens verzameld en verwerkt in de Tool:

Yello verwerkt de volgende gevoelige persoonsgegevens, in overeenstemming met de plaatselijke regelgeving:

  • ras en etnische afstamming;
  • gezondheidsgegevens;
  • seksuele geaardheid;
  • overheidsidentificatiemiddelen zoals paspoortnummers, visumgegevens en nationale identiteitsnummers; en
  • gegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen (let op: via de tool wordt alleen een "ja" of "nee" geregistreerd met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen - er wordt geen verdere informatie of nadere informatie over die veroordelingen geregistreerd).

Als u een EY-gebruiker bent van de Tool of een campusvertegenwoordiger, verzamelt EY niet opzettelijk gevoelige persoonsgegevens van u via de Tool. Het is niet de bedoeling van de Tool om dergelijke informatie te verwerken.

6. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden in de Tool geraadpleegd door de volgende personen/teams:

                                                                                             
Gebruikersgroep Plaats Doel Toegang Bedrag
Werknemers, partners en contractanten van EY Wereldwijd Andere personen doorverwijzen voor banen en optreden als ad hoc goedkeurder.
  • Krijgt schrijftoegang met de mogelijkheid om een goed te keuren vacature aan te maken.
  • Zal de mogelijkheid hebben om verwijzingen toe te voegen.
  • Zal de mogelijkheid hebben om aanvragen goed te keuren die naar hen worden gestuurd.
  • krijgt alleen toegang tot persoonsgegevens wanneer hij een EY Hiring Manager wordt.
  • Krijgt lees-/schrijftoegang tot de persoonsgegevens van andere EY-gebruikers (bv. om interviewers toe te wijzen).
  • krijgt "read only"-toegang tot de persoonsgegevens van de vertegenwoordigers van de campus.
 
Ongeveer 2 000 van dergelijke gebruikers (in totaal) zouden toegang kunnen hebben tot persoonsgegevens, maar dit zal afhankelijk zijn van regionale verschillen, soorten inleenactiviteiten en seizoensgebonden veranderingen. Alleen gemachtigde gebruikers met een geldige zakelijke reden zullen toegang hebben tot de persoonsgegevens in Yello.

EY Hiring Managers

Wereldwijd

De perso(o)n(en) van de onderneming die uiteindelijk deze functie zal (zullen) beheren en de beslissing zal (zullen) nemen om iemand in dienst te nemen.

  • krijgt alleen leestoegang tot de persoonsgegevens van kandidaten/sollicitanten, en toegang om vacatures te bekijken en aanbiedingen goed te keuren voor de vacatures waarvoor hij als aanwervende manager is aangesteld.
  • Krijgt lees-/schrijftoegang tot de persoonsgegevens van andere EY-gebruikers (bv. om interviewers toe te wijzen).
  • krijgt "read only"-toegang tot de persoonsgegevens van de vertegenwoordigers van de campus.
 

100.000 van dergelijke gebruikers (in totaal), maar niet meer dan 4 zullen toegang hebben tot de persoonsgegevens voor een bepaalde sollicitatie.

Aanwervers

Wereldwijd

De personen die verantwoordelijk zijn voor het beheer van het algemene sourcing-, wervings-, selectie- en aanwervingsproces.

  • krijgt alleen-lezen-toegang tot vacatureverzoeken, de persoonsgegevens van kandidaten/sollicitanten en informatie over aanbiedingen voor de banen waarvoor zij werven.
  • Als onderdeel van het selectieproces kunnen recruiters aantekeningen maken bij de prestaties van een kandidaat/sollicitant.
  • Krijgt lees-/schrijftoegang tot de persoonsgegevens van andere EY-gebruikers (bv. om interviewers toe te wijzen).
  • krijgt "read only"-toegang tot de persoonsgegevens van de vertegenwoordigers van de campus.
 

1800 dergelijke gebruikers (in totaal), maar niet meer dan 10 zullen toegang hebben tot de persoonsgegevens voor een bepaalde sollicitatie.

Aanwerving van talent Gemeenschappelijke diensten en aanwervingscoördinatoren

Wereldwijd (specifiek voor TSS: Canada, Polen, India, Filipijnen, Zuid-Afrika, BeNe, China, VK)

Ter ondersteuning van het aanwervingsproces krijgen de Talent Transactional (TT) en/of Admin Hub rollen

  • krijgt alleen leestoegang tot de vacatures, de persoonsgegevens van de kandidaten/sollicitanten en de informatie over de offertes voor de vacatures die zij ondersteunen.
  • krijgt alleen-lezen-toegang tot de persoonsgegevens van andere EY-gebruikers (bv. om interviewers toe te wijzen).
  • krijgt "read only"-toegang tot de persoonsgegevens van de vertegenwoordigers van de campus.
 

1350 van dergelijke gebruikers (in totaal). Elke regio heeft een verschillend aantal Recruiting Talent Shared Services en Recruiting Coordinators, maar al deze mensen zullen alleen toegang hebben tot de persoonsgegevens in de regio die zij ondersteunen. Er bestaan interne beleidsmaatregelen om de toegang tot persoonsgegevens door deze gebruikersgroep te beperken.

Sourcing Super User

Wereldwijd

Ondersteuning bieden bij sourcing/recrutering (bv. identificatie van potentiële kandidaten/sollicitanten voor diverse functies, ondersteuning bij sollicitatiegesprekken)

  • Krijgt lees-/schrijftoegang tot vacatures, de persoonsgegevens van kandidaten/sollicitanten en offerte-informatie voor vacatures die zij ondersteunen.
  • Krijgt lees-/schrijftoegang tot de persoonsgegevens van andere EY-gebruikers.
  • Krijgt lees-/schrijftoegang tot de persoonsgegevens van de campusvertegenwoordigers.
 

150 (dit vertegenwoordigt een beperkt aantal gebruikers in 150 landen)

Wereldwijde systeemondersteuning

Canada, India, Nieuw-Zeeland, VS, Polen

Toegekend aan een beperkt aantal personen bij EY om toezicht te houden op het instrument en het op mondiaal niveau te beheren, met inbegrip van toezicht op SF Recruiting-ondersteuning en release-activiteiten.

  • krijgt volledige administratieve toegang tot persoonsgegevens, systeemgegevens en functionaliteit die nodig is voor systeemondersteuning.
 

9

Wereldwijde verslaggeving

VS, India, Polen

Biedt wereldwijde ondersteuning op het gebied van rapportage. Voor het maken en beheren van rapporten over alle gegevens.

  • Krijgt alleen leestoegang tot geanonimiseerde persoonsgegevens die nodig zijn voor het maken van rapporten in het algemeen. Heeft toestemming om rapporten te maken en uit te voeren.
 

8

Kandidaten/aanvragers

Wereldwijd

Personen de mogelijkheid bieden hun belangstelling voor EY kenbaar te maken en op openstaande vacatures te solliciteren.

  • Alleen toegang tot hun eigen persoonsgegevens om gegevens op hun kandidatenprofiel aan te maken, te bewerken en te verwijderen. Hebben toegang om te solliciteren op geplaatste EY-vacatures.
  • krijgt alleen leestoegang tot de persoonsgegevens van EY-gebruikers (bv. namen van hun interviewers).
 

Onbekend

Yello Ondersteunend personeel

US

Systeemondersteuning bieden aan verkopers, indien nodig.

  • Krijgt administratieve toegang tot persoonsgegevens, systeemgegevens en functionaliteit die nodig is voor systeemondersteuning.
 

3 tot 5

Tata Consulting Services (TCS)

Mexico en India

Systeemondersteuning bieden

  • Heeft lees/schrijf/bewerk/verwijder toegang tot alle persoonlijke gegevens in de Tool. Heeft toegang tot een reeks mogelijkheden binnen het Admin Center.
 

~30

 

De hierboven beschreven toegangsrechten impliceren de overdracht van persoonsgegevens in verschillende rechtsgebieden (waaronder rechtsgebieden buiten de Europese Unie) waarin EY actief is (de kantoorlocaties van EY staan vermeld op www.ey.com/ourlocations). Een overzicht van de entiteiten van het EY-netwerk die diensten verlenen aan externe cliënten, is hier te vinden (zie deel 1 (Over EY) - "Bekijk een lijst van bij EY aangesloten kantoren en gelieerde ondernemingen"). EY zal uw persoonsgegevens in de Tool verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en beroepsvoorschriften in uw rechtsgebied. Op de doorgifte van persoonsgegevens binnen het EY-netwerk zijn de Binding Corporate Rules van EY van toepassing.

Wij dragen de persoonsgegevens die wij verzamelen over of maken deze bekend aan externe dienstverleners (en hun dochterondernemingen en gelieerde ondernemingen) die door ons worden ingeschakeld om onze interne nevenprocessen te ondersteunen. Wij schakelen bijvoorbeeld dienstverleners in voor de levering, het beheer en de ondersteuning van onze IT-infrastructuur (zoals identiteitsbeheer, hosting, gegevensanalyse, back-up, beveiliging en cloudopslagdiensten) en voor de opslag en veilige verwijdering van onze papieren bestanden. Het is ons beleid om alleen gebruik te maken van externe dienstverleners die gebonden zijn aan het handhaven van passende niveaus van gegevensbescherming, beveiliging en vertrouwelijkheid, en die voldoen aan alle toepasselijke wettelijke vereisten voor de overdracht van persoonsgegevens buiten het rechtsgebied waar deze oorspronkelijk zijn verzameld.

Voor zover persoonsgegevens zodanig zijn geanonimiseerd dat u of uw apparaat redelijkerwijs niet meer te identificeren zijn, zal dergelijke informatie worden behandeld als niet-persoonlijke gegevens en zullen de voorwaarden van deze Privacymededeling niet van toepassing zijn.

Voor gegevens die verzameld worden in de Europese Economische Ruimte (EER) of die betrekking hebben op personen in de EER, vereist EY een geschikt overdrachtsmechanisme zoals nodig is om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving. De overdracht van persoonsgegevens van de Tool naar RECSOLU, Inc, DBA Yello, en van de Tool naar TCS, wordt geregeld door een overeenkomst tussen EY en de dienstverlener waarin standaardclausules voor gegevensbescherming zijn opgenomen die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd.

7. Bewaring van gegevens

Het is ons beleid om persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig is voor de doeleinden die worden beschreven in het gedeelte "Waarom hebben wij uw persoonsgegevens nodig". Bewaartermijnen variëren in verschillende rechtsgebieden en worden vastgesteld in overeenstemming met de lokale wettelijke en professionele bewaarvereisten.

Om te voldoen aan onze professionele en wettelijke vereisten, om onze wettelijke rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen, en voor archiverings- en historische doeleinden, moeten wij informatie gedurende aanzienlijke perioden bewaren.

Het beleid en/of de procedures voor het bewaren van persoonsgegevens in de Tool zijn:

8. Beveiliging

EY beschermt de vertrouwelijkheid en veiligheid van informatie die het in het kader van zijn activiteiten verkrijgt. De toegang tot dergelijke informatie is beperkt en er gelden beleidsregels en procedures die erop gericht zijn de informatie te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde openbaarmaking. Meer informatie over onze aanpak van gegevensbescherming en informatiebeveiliging is te vinden in onze brochure Protecting your data (pdf) .

9. Beheer van uw persoonsgegevens

EY zal uw persoonsgegevens niet aan derden doorgeven (met uitzondering van de in punt 6 genoemde externe partijen), tenzij wij uw toestemming hebben of daartoe wettelijk verplicht zijn.

U hebt het wettelijke recht om nadere gegevens op te vragen over de persoonsgegevens die EY over u heeft.

Om te bevestigen of uw persoonsgegevens in de tool worden verwerkt of om toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens in de tool of (indien van toepassing) om uw toestemming in te trekken, kunt u contact opnemen met uw gebruikelijke EY-vertegenwoordiger of uw verzoek e-mailen naar gegevensbeschermingsteam.

10. Bezwaar, rectificatie, uitwissing, beperking van de verwerking of gegevensoverdraagbaarheid

U kunt bevestigen dat uw persoonsgegevens juist en actueel zijn. U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of verzoeken om rectificatie, wissing, beperking van de verwerking of een gemakkelijk overdraagbare kopie van uw persoonsgegevens door contact op te nemen met uw gebruikelijke EY-vertegenwoordiger of door een e-mail te sturen naar gegevensbeschermingsteam.

11. Klachten

Indien u bezorgd bent over een vermeende inbreuk op de privacywetgeving of andere regelgeving, kunt u contact opnemen met de Global Privacy Leader van EY, Office of the General Counsel, 6 More London Place, Londen, SE1 2DA, Verenigd Koninkrijk of via e-mail op data protection team of via uw gebruikelijke EY-vertegenwoordiger. Een EY Privacy Leader zal uw klacht onderzoeken en informatie verstrekken over de wijze waarop de klacht zal worden behandeld en opgelost.

Als u niet tevreden bent met de manier waarop EY uw klacht heeft opgelost, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit van uw land. U kunt de zaak ook voorleggen aan een bevoegde rechtbank.

Bepaalde EY-lidfirma's in landen buiten de Europese Unie (EU) hebben een vertegenwoordiger in de EU aangesteld om namens hen op te treden als en wanneer zij gegevensverwerkingsactiviteiten uitvoeren waarop de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU van toepassing is. Meer informatie en contactgegevens van deze vertegenwoordigers zijn hier te vinden.

12. Neem contact met ons op

Als u nog vragen of twijfels hebt, neem dan contact op met uw gebruikelijke EY-vertegenwoordiger of stuur een e-mail naar gegevensbeschermingsteam.