Bereid aankomende veranderingen in loonheffingen nu al goed voor

Werkgever moet reizen naar werkplek registreren

Een ander onderwerp waarvan veel werkgevers zich in het nieuwe jaar nog niet bewust zullen zijn, is volgens haar de reiskostenvergoeding naar rato van de realiteit. “De werkgever kan een vaste onbelaste vergoeding krijgen op basis van 214 reisdagen per jaar. Dit mag nog steeds, mits de werknemer in fulltime dienst vier of vijf dagen per week naar het werk komt. Reist de medewerker meer dan 128 dagen naar de vaste werkplek, maar mag die kiezen om thuis te werken, dan vervalt de vaste vergoeding, is het standpunt van de Belastingdienst. Dat komt er in de praktijk op neer dat de vaste vergoeding nog in weinig situaties toepasbaar is. De werkgever moet gaan bijhouden wanneer er wél en wanneer er niet naar de werkplek is gereisd. Is er een reisdag, dan mag de onbelaste vergoeding van € 2,15 voor thuiswerken niet worden betaald. Dus ook het voorkomen van die samenloop moet de werkgever bijhouden en aantonen.”  

Zijn zzp’ers nu wel of niet in dienst?

Een kwestie die al jaren boven de markt zweeft, maar nu snel tot concrete wetgeving zal leiden, is het al dan niet vermeende dienstverband van zzp’ers. “In 2016 is de Verklaring Arbeidsrelatie afgeschaft. Een zzp’er kon daarmee aan de opdrachtgever aantonen dat hij of zij een eigen bedrijf heeft. De opdrachtgever hoeft dan geen loonbelasting in te houden. Die verklaring is afgeschaft vanwege fraudegevoeligheid in met name de bouw, maar dat blijkt in de praktijk best mee te vallen. De achtste voortgangsbrief schetst de kaders van de nieuwe wetgeving, maar nieuwe wetgeving is echter nog steeds niet afgerond.”

Check of de zzp’er doet wat is afgesproken

Jansen verwacht dat aan de hand van die uitspraak duidelijk wordt wanneer je als zzp’er al dan niet bent ingebed in de organisatie. “Als dat het geval is, gaat het om een dienstverband in plaats van een zzp’er. Dan zal bijvoorbeeld het merendeel van de zorginstellingen die nu nog zzp’ers inhuren loonheffing moeten gaan inhouden. Zo zullen er aan de hand van de uitspraak van de Hoge Raad meer sectorspecifieke richtlijnen volgen waar wetgeving voor moet komen. Een werkgever kan in afwachting daarvan nu niet veel meer doen dan rondkijken in de organisatie of er een goedgekeurde modelovereenkomst is afgesloten met een zzp’er en of die daadwerkelijk doet wat er is afgesproken. Is dat niet het geval, dan moet de werkgever nagaan of de werkwijze leidt tot een al dan niet fictieve dienstbetrekking.”

ESG-registratie kan gaan schuren met AVG

Een onderwerp dat volgens Jansen al snel tot extra administratieve lasten gaat zorgen, is de rapportageverplichting op het gebied van ESG. “Een afgeleide daarvan is de rapportageverplichting voor werkgevers op het gebied van CO2. Ze moeten bijvoorbeeld met ingang van 1 juli 2023 gaan bijhouden van welk transportmiddel werknemers gebruikmaken. Een auto van de zaak, inclusief de daarbij geldende brandstof, of het openbaar vervoer, de fiets of te voet? Zo moet alle zakelijke verkeer worden bijgehouden, waarbij ook alle woon-werkverkeer als zakelijk wordt gezien. Hier moeten werkgevers echt mee aan de bak. Terwijl dit kan schuren met de AVG, want je zult iets van bewijs nodig hebben. Gegevens van pasjes en dergelijke worden na verloop van tijd gewist. En wat doe je als een werknemer de eigen auto gebruikt? De werkgever heeft immers niets te maken met het gebruik van de privéauto.”