Werknemers werken graag vanuit het buitenland. Heeft u als werkgever alle administratieve en financiële gevolgen in beeld?
Veel werknemers zullen er wel eens over gedacht hebben, werken terwijl je op vakantie bent. Vooral in deze koude winterdagen is het goed voor te stellen dat werknemers vanuit een zonovergoten vakantieplek hun werkzaamheden willen verrichten. Of juist vanuit een skigebied. Het voordeel? Je hoeft geen vakantiedagen op te nemen! Gevolgen? Die kunnen er zijn, ook voor de werkgever.
Workation maakt onderdeel uit van het werken van nu, maar er moet een balans gevonden worden tussen de flexibiliteit voor werknemers en de zekerheid voor werkgevers. Vooral in deze krappe arbeidsmarkt kan het aanbieden van workation als arbeidsvoorwaarde werknemers over de streep trekken. Om preventief in te spelen op de eventuele verplichtingen en risico’s in het andere land is het goed om een remote work beleid te hebben en voorwaarden te stellen aan de workation. Hierbij kan gedacht worden aan de volgende vragen:
· Hoe lang mag een workation duren?
· Welke werkzaamheden mag de werknemer in het buitenland verrichten?
· Welke landen zijn geschikt voor een workation?
De bovenstaande vragen zijn relevant om te bepalen welke verplichtingen en risico’s de workation met zich meebrengt in het andere land. Maar weet u als werkgever wel waar uw werknemers hun werkzaamheden uitvoeren? Er kunnen verplichtingen en risico’s in een ander land ontstaan voor u als werkgever en voor de werknemer. Dit zijn bijvoorbeeld immigratieregels, belastingen, sociale zekerheid, maar er kan ook een vaste inrichting voor u als werkgever ontstaan in het andere land. Het hebben van een vaste inrichting in het ander land leidt tot verschillende administratieve verplichtingen én kan tot financiële verplichtingen leiden voor de werkgever en de werknemer. Het hebben van een inhoudingsplicht voor de loonbelasting in het andere land is mogelijk één van de gevolgen, maar het kan zelfs ook gevolgen hebben voor de vennootschapsbelasting.
Als u als werkgever besluit om een werknemer vanuit zijn of haar vakantieadres te laten werken, dan is een remote work beleid essentieel om de eventuele risico’s en verplichtingen in het andere land in beheersbaar te houden. Tegenwoordig zijn er een groot aantal hotels die het combineren van werken en vakantie mogelijk maken. De verleiding voor de werknemers wordt dus steeds groter. Het is daarom van belang om in het remote work beleid op te nemen welke voorwaarden u als werkgever stelt aan de workation. U kunt bijvoorbeeld de maximale duur van de workation vastleggen, waarbij u deze vaststelt aan de hand van een inventarisatie van de gevolgen/verplichtingen in verschillende landen. Aan de hand daarvan kunt u als werkgever bepalen wat u wel wilt en wat u niet wilt toestaan. U kunt dan bepalen wat het beste bij u past als organisatie.
Naast administratieve en/of financiële overwegingen, zijn er ook andere aandachtspunten, zoals bijvoorbeeld de bereikbaarheid van de werknemer, qua IT-voorzieningen maar ook met het oog op mogelijk verschillende tijdszones. Als sprake is van een groot tijdsverschil, kan dit mogelijk lastig zijn. Bedient hij of zij klanten en moet hij of zij beschikbaar zijn gedurende een bepaalde tijd, bijvoorbeeld 9 tot 5 Nederlandse tijd? Plaats-onafhankelijk werken brengt een grote verantwoordelijkheid met zich mee. Wij kunnen u helpen om de verantwoordelijkheden helder in kaart te brengen en uw sparringpartner te zijn om te bepalen wat u als werkgever wilt om uw werknemers tevreden te houden.
Hoe kunnen wij u hierbij helpen?
· Wij kunnen u helpen met het opstellen van een remote work beleid dat past bij uw organisatie;
· Wij kunnen in kaart brengen welke gevolgen er voor u als werkgever en de werknemer zijn met betrekking tot inkomstenbelasting, loonbelasting en sociale zekerheid in het buitenland;
· Wij kunnen met u onze marktinzichten delen op het gebied van beleid rondom workation.
