Vijf aandachtspunten bij schaduwpayrolling

Wat zijn de risico's wanneer verhoogde wereldwijde personeelsmobiliteit wordt gekoppeld aan strengere eisen voor payrolling?

Wanneer een werknemer een internationale opdracht uitvoert waarbij wordt geëist dat hij moet worden toegevoegd aan de payroll in het gastland, wordt vaak gebruikgemaakt van een 'schaduwpayroll'. Dat wil zeggen dat de werkgever parallelle payrollingprocessen moet uitvoeren, één in het eigen land om de werknemer te blijven betalen en een andere 'schaduwpayroll' in het gastland om te voldoen aan de belastingverplichtingen.

Meer dan een trend

Schaduwpayrolling is altijd al een complex proces geweest. Maar tegenwoordig neemt het aantal gevallen toe waarin deze methode moet worden toegepast. Niet alleen is een groter percentage van de werknemers tegenwoordig mobiel en over de hele wereld werkzaam, maar gastlanden eisen ook steeds vaker dat zij worden toegevoegd aan de lokale payroll.

Lokale belastingdiensten erkennen dat ze hun eigen kosten aanzienlijk kunnen verlagen door de belastingtaken naar werkgevers te verleggen. Dus eisen de belastingdiensten dat de betreffende belastingen automatisch worden ingehouden via de payroll, en niet via een jaarlijks of driemaandelijks afstemmings- en betalingsproces. Dit houdt in dat gastlanden steeds meer werknemers willen opnemen in de lokale payrolls, het liefst zo snel mogelijk.

Wat kan er misgaan?

De vraag is wat de risico's zijn wanneer zoveel mobiliteit wordt gecombineerd met strengere eisen aan payrolling. Wat gebeurt er als bedrijven de belastingkwesties rondom hun mobiele personeel niet goed in de gaten houden?

Wat er gebeurt, is dat er allerlei risico's ontstaan. Een belangrijk risico heeft te maken met boetes. Zo stuurde een werkgever talloze werknemers op pad voor een groot aantal korte tot middellange internationale opdrachten. De werkgever nam aan dat de problemen met de loonbelasting tezijnertijd wel konden worden opgelost. Toen de belastingdienst de zaak onderzocht, bleek dat het bedrijf de uitgezonden werknemers veel sneller dan verwacht had moeten opnemen in de lokale payroll, met als gevolg een aanzienlijke boete voor het bedrijf.

Een ander bedrijf betaalde de socialezekerheidsbijdragen van de werknemers in het thuisland niet op tijd terwijl zij in het buitenland werkten. Een aantal werknemers kwam hierdoor in de problemen.

Daarnaast lopen bedrijven het risico te veel te betalen. We hebben al veel gevallen gezien waarin een bedrijf de loonbelasting van de werknemers dubbel betaalt, zowel in het eigen land als in het land waar zij tijdelijk werken.  In veel gevallen kunnen de te veel betaalde bedragen niet worden teruggevorderd.

De beste aanpak

Een werkgever kan de valkuilen van schaduwpayrolling op meerdere manieren vermijden:

• Op de hoogte blijven: de regels zijn ingewikkeld en veranderen continu. Bedrijven kunnen het feit dat ze niet op de hoogte zijn van veranderingen, niet ter verdediging aanvoeren, waardoor niet-naleving van belastingregels kan leiden tot boetes of erger. Daarom moeten werkgevers ervoor zorgen dat ze over betrouwbare bronnen beschikken die volledig op de hoogte zijn en die klaarstaan om waar nodig te adviseren.
• Een internationaal beleid ontwikkelen: zorg ervoor dat de organisatie deze problemen begrijpt en weet met wie contact moet worden opgenomen wanneer dit soort opdrachten of uitzendingen gaat plaatsvinden of wordt gepland. De grootste fout die werkgevers vaak maken, is een afwachtende houding aannemen en alleen reageren als er een probleem optreedt. Dit kan al snel een dure fout worden. Het is veel beter om een standaardbenadering te ontwikkelen die moet worden toegepast wanneer grensoverschrijdende opdrachten of zakelijke bezoeken plaatsvinden.
• Weten wat belangrijk is: verschillende factoren kunnen ertoe leiden dat een werknemer zich moet aanmelden bij een lokale payroll. Wat voor werk doet deze werknemer en wie betaalt de opdracht? Verblijft de werknemer in een hotel of in een gehuurde of gekochte woning? Zorg ervoor dat u deze informatie routinematig vastlegt en waar nodig deelt met het lokale payroll- en belastingteam zodat dit u kan helpen de juiste beslissingen te nemen.
• Voorbereid zijn op wijzigingen in plannen:  projecten kunnen achterlopen op schema, worden vergroot, of beide. Een uitzending die naar verwachting minder dan 30 dagen zou duren, kan veranderen in een project van drie tot zes maanden. Zorg ervoor dat u in dergelijke gevallen de ontwikkelingen volgt en waar nodig kunt ingrijpen.
• Investeren in technologie: internationale mobiliteit is tegenwoordig aan de orde van de dag. Voeg hier schaduwpayrolling aan toe en er ontstaan processen met meerdere veranderende onderdelen in een enorme hoeveelheid datastromen. Bedrijven waar dergelijke beheertaken en compliancerisico's steeds groter worden, doen er waarschijnlijk goed aan hiervoor software te gebruiken.

Een uitgebreidere analyse van technologie

Dergelijke software moet bijzonder gespecialiseerd zijn. Daarnaast moet de software een aantal belangrijke functies hebben, zoals degelijke gegevensbeveiliging (het gaat tenslotte om gevoelige en sterk gereguleerde persoonlijke gegevens) en eenvoudige, wederzijdse gegevensuitwisseling tussen de gast- en thuislanden.

Het loont ook om een tool te zoeken die kan helpen te bepalen hoeveel belasting er moet worden betaald. Het systeem moet de belastingbedragen bepalen op basis van de huidige rekenregels en kan daarmee lokale payrollteams helpen die misschien minder bekend zijn met de vereisten van een schaduwpayroll. Andere nuttige tools zijn dashboards die waarschuwingen kunnen geven, zoals: 'Deze persoon dreigt te lang te blijven' of 'Een andere werknemer moet binnenkort aan de payroll worden toegevoegd'.

Bedrijven met een degelijk, op data gebaseerd mobiliteitsproces en bijbehorende tools kunnen uiteindelijk enorm profiteren van geavanceerde data-analyse. Dergelijke bedrijven kunnen ingewikkelde kostenanalyses uitvoeren waarmee het wereldwijde menselijk kapitaal op een veel effectievere manier kan worden geoptimaliseerd. Ze zullen ook weinig te vrezen hebben van de fiscale risico's die komen kijken bij een internationaal mobiel personeelsbestand. Het is dus tijd om tot actie over te gaan.