SAF-T – Digitale kontroller fra 2017!

Er du klar?

  • Share

Verden blir stadig mer digitalisert, og norske skattemyndigheter ønsker enklere tilgang til bedriftenes regnskapsmateriale. Digitale innsendinger og analyser av data vil bli den nye hverdagen for de aller fleste bedrifter. Allerede fra 1.1.2017 vil OECD-standarden SAF-T (Standard Audit File – Tax) kunne bli innført i Norge.
Er din bedrift klar?

Hva er SAF-T?
► SAF-T (Standard Audit File – Tax) er en internasjonal OECD-anbefaling for elektronisk utveksling av et definert sett av regnskapsdata i et standardisert, men ikke teknisk spesifikt, format. Norge har valgt å benytte standarden med XML-skjema. Hovedformålet med innføringen av SAF-T er å forenkle og kvalitetssikre utvekslingen av informasjon med kontrollmyndigheter, revisorer og andre. Dette skal gjøres ved at bedrifter må konvertere regnskapsdata til et XML-format, for deretter å oversende denne datafilen elektroniske til myndighetene.

Når blir det innført?
► Finansdepartementet sendte den 28. juni 2016 ut et høringsnotat angående SAF-T (kan leses her). Finansdepartementet foreslår å innføre SAF-T fra og med regnskapsperioden som starter 1.1.2017. Høringsfristen utløper 1. oktober 2016, og det er ventet at et vedtak fra Finansdepartementet vil finne sted i nær fremtid etter dette.

Hvilke data skal inkluderes i SAF-T-filen?
► SAF-T vil bli innført i flere faser. I første fase, som trolig blir innført fra 1.1.2017, vil obligatorisk innhold til filen være hovedbok, kunde- og leverandørspesifikasjoner, mva-koder og faste data.
Fremtidige versjoner i Fase 2 og 3 vil inneholde mer omfattende regnskapsdata som f.eks. detaljerte fakturaopplysninger, varelager, særavgifter, anleggsmidler mv. I fremtidige versjoner vil det også trolig bli obligatorisk å sende inn datafilen hver termin sammen med merverdiavgiftsoppgaven.

Hvem er omfattet av det nye regelverket?
► Det er foreslått at alle bokføringspliktige som har regnskapsdata elektronisk tilgjengelig skal omfattes. Det er riktig nok et par unntak dersom man har mindre enn 5 millioner kroner i omsetning eller har mindre enn 600 bilag i året. Men dersom man er omfattet av et av unntakene og samtidig har bokførte opplysninger elektronisk tilgjengelig vil man likevel omfattes av SAF-T kravet.

Når skal man sende inn SAF-T filen?
► SAF-T filen skal sendes inn dersom man får en kontroll av skattemyndighetene, og dersom myndighetene etterspør slike data. Gitt at SAF-T blir innført 1.1.2017, vil første mulige tidspunkt for kontroll være 10.4.2017.

Hvordan blir bedriften klar for SAF-T?
► I første omgang er det viktig å ha en dialog med systemleverandøren sin, og rådgivere. De aller fleste systemleverandører vil levere moduler som muliggjør generering av XML-filen, og EY er i tett dialog med flere av de største leverandørene.

Det er imidlertid viktig å huske på at slike moduler også må implementeres i ERP-systemet og at dette kan ta tid. Vi anbefaler derfor at alle som kan bli omfattet av SAF-T regelverket starter planleggingen av dette så snart som mulig slik at leveringstidspunkt fra systemleverandører kan samkjøres med selskapet som skal implementere løsningen.

Hva hvis vi ikke klarer å implementere SAF-T innen fristen?
► Dersom man ikke klarer å implementere SAF-T innen fristen, som trolig vil være 10.4.2017, og får en kontroll, vil man måtte gå i en dialog med skattemyndighetene. I disse tilfellene hvor det haster med å få frem data i riktig format har EY utviklet et konverteringsverktøy som kan håndtere konvertering av data fra de aller fleste ERP-systemer og over til XML-formatet som kreves av kontrollmyndighetene. EY har benyttet dette konverteringsverktøyet i andre land som har innført SAF-T, og har god erfaring på området. Dette er imidlertid kun en kortsiktig nødløsning og vil ikke kunne erstatte en ordinær oppdatering av ERP-systemet.

Vet du egentlig hvilke data du har i regnskapet ditt?
► Et viktig element som mange glemmer og overser er at dataene som sendes inn til myndighetene vil nødvendigvis kunne inneholde feil. Dette kan være alt i fra feil bruk av mva-koder, feil fradragsføring, eller rene følgefeil i ERP-systemet som alltid har vært der uten at man nødvendigvis har oppdaget det.

Myndighetene kan også benytte anledningen til å bruke dataene i filen til å se på helt andre områder enn det den opprinnelige kontrollen var tiltenkt. Får man en kontroll på f.eks. merverdiavgiftsområdet vil det nå være svært enkelt for myndighetene å samtidig kjøre en analyse som kan avdekke feil på andre områder som f.eks. selskapsskatt eller transfer pricing.

Vi anbefaler derfor at alle har et bevisst forhold til dataene sine, og at man regelmessig utfører analyse av dataene internt for å forsikre seg om at man hele tiden har korrekte data og er klar for en elektronisk kontroll.

EY har, i tillegg til i Norge, gjennomført slike dataanalyser i en rekke andre Europeiske land som allerede har innført SAF-T. Her har vi ikke bare avdekket feil, men også funnet direkte besparelser, forbedret selskapsstrukturer og vareflyt, og bidratt til store kostnadsbesparelser for selskaper som har gjennomført slike analyser.

Andre viktige hendelser!
► Det er viktig å huske at det skjer flere tilknyttede lovendringer i 2017 og i de nærmeste årene som kommer.

Fra 2017 vil det bli innført ny omsetningsoppgave for merverdiavgift. Den nye såkalte «skattemelding for merverdiavgift» vil inneholde flere poster enn i den gamle, og vil bl.a. inneholde ny ordning for import av varer, som ikke lenger skal betales til Tollvesenet men i stedet rapporteres i skattemeldingen.

Det vil også bli innført nye mva-koder og en tosifret kontoplan. Dette er også endringer som må foretas i ERP-systemet. De aller fleste systemleverandører vil komme med oppdaterte løsninger for dette, men enkelte som i dag ikke benytter standard mva-koder eller kontoplaner kan få en manuell jobb med å oppdatere systemene. Det kan derfor være lurt å ha disse endringene i bakhodet når man snakker med systemleverandøren sin og planlegger for SAF-T.

Videre vil det komme nye krav til kassasystemer i perioden 2017 til 2019, med regler basert på SAF-T Cash Register, samt nytt ISO 20022 betalingsformat for fakturering i EUR. Dette er også hendelser som man bør ha en tett dialog med systemleverandørene og sine rådgivere.

► Har du spørsmål angående SAF-T, implementering, dataanalyse, nye mva-koder eller bare ønsker et uforpliktende møte hvor vi kan se nærmere på ERP-systemet og løsningene i din virksomhet kan EY bistå på alle områder.

Kontaktperson:
Magnus Jones
magnus.jones@no.ey.com
922 22 345