Varslere sentrale for å oppdage misligheter

  • Share

Undersøkelser fra næringslivet viser at over 40 prosent av alle misligheter oppdages på grunn av interne varslere.

Økonomiske misligheter utgjør en høyst reell og operasjonell risiko som kan medføre store kostnader for virksomheten. Ett av tre norske foretak har vært utsatt for økonomisk kriminalitet det siste året. I tillegg til direkte økonomisk tap, kan konsekvensen være omdømmetap, utestengelse fra anbud og tap av andre forretningsmuligheter.

– Manglende tillit til at varsling kan skje anonymt er en viktig årsak til at misligheter ikke blir rapportert, sier Ole Jakob Øglænd i EYs granskingsteam. EY har en granskingsenhet lokalisert i Bjørvika i Oslo, og som ledes av Frode Skårmo Krabbesund. Enheten er en del av EYs globale granskingsnettverk (Fraud Investigation and Dispute Services – FIDS), og omfatter flere enn 4 000 spesialister i over 70 land.
Dette miljøet har høy fagkompetanse innen gransking, forebyggende og avdekkende tjenester, samt juridiske tjenester, som er relevante i forbindelse med varslingssaker.

Uavhengige ordninger skaper tillit
– Fordi saker som utløser varsling ofte er sensitive og krevende for varsleren, er det enklere å få tillit til en ekstern varslingskanal som er utenfor og uavhengig av egen virksomhet, sier Øglænd. Medarbeiderne i EYs granskningsteam har bred erfaring med håndtering av varslingsmottak på vegne av kunder, herunder drift av ekstern varslingskanal.

– Vi har en sikker og kryptert teknisk løsning for mottak av varsler som ivaretar behovet for å tilby alle ansatte og eksterne en forsvarlig tilrettelagt varslingskanal. Noe annet som er nødvendig er kompetanse i gjennomføring av intervjuer av personer som befinner seg i en vanskelig situasjon, som både varslere og de det varsles om, vil kunne oppleve å befinne seg i. Vi benytter en internasjonal og anerkjent intervjumetodikk for å sikre en god håndtering av alle involverte, sier Øglænd.

EYs team har erfaring fra blant annet advokatvirksomhet, politi, revisjon, internkontroll, dataetterforskning, offentlig forvaltning og tilsynsmyndigheter.
Varslingstjenesten som EY tilbyr ivaretar arbeidsmiljølovens krav. Tverrfagligheten gjør EY i stand til å kunne vurdere mottatte opplysninger og kartlegge hva som faktisk har skjedd, hvordan det kunne skje og hvordan man kan forhindre tilsvarende hendelser i fremtiden.

Skånsomhet viktig
– Vi vektlegger god ivaretakelse av alle involverte i et varsel. Både ved mottak av varsel, og eventuelle påfølgende utdypende undersøkelser etter avtale med oppdragsgiver, vil vi utføre vårt arbeid på en skånsom måte som bidrar til tillit til undersøkelsen og resultatet av denne. Avdekking av misligheter oppleves i mange tilfeller som en akutt krisesituasjon for virksomheten, og det er viktig raskt å få oversikt over hva som har skjedd.

– Hva slags prosedyrer følger dere når en varsler tar kontakt?
– Ved gjennomføring av våre oppdrag vil vi ta utgangspunkt i vår egen varslings- og granskingsmetodikk, som også ivaretar relevante lovreguleringer og retningslinjer for granskinger. En viktig forutsetning for å kartlegge fakta på en objektiv og effektiv måte er å gjøre de rette handlingene i riktig rekkefølge. I tillegg vil metoden sikre anledning til umiddelbar respons, slik at viktig informasjon blir sikret og at involverte parter ikke unødvendig utsettes for mistanke eller ulempe.

– Hvilken sikkerhet har en varsler for at hans eller hennes identitet ikke blir kjent?
– Vår løsning for mottak av varsler sikrer forsvarlig håndtering og oppfyller alle lovkrav med hensyn til oppbevaring og behandling av personopplysninger. EY benytter en sikker og kryptert nettløsning som gir mulighet for anonym varsling. Varsler kan videre mottas per telefon, også anonymt, per brev eller etter avtale ved personlig oppmøte.
Departements-godkjent

Web-løsningen som EY benytter tilfredsstiller Datatilsynets strenge krav til forsvarlig håndtering av sensitive personopplysninger. Systemet er testet og godkjent av Justis- og beredskapsdepartementet i forbindelse med EYs engasjement som ekstern varslingskanal for justissektoren.

Det er lovpålagt at arbeidstakere skal kunne varsle om kritikkverdige forhold uten frykt for represalier. EYs elektroniske løsning har funksjoner som sikrer dette. Det er en kryptert løsning som sikrer at varsleren forblir anonym og at ingen uvedkommende får tak i innholdet i et varselet. Ved anonyme varsler blir ingen identifiserbar informasjon, som for eksempel nettlesertype og -versjon, IP-adresse, operativsystem eller e-postadresse, lagret sammen med varselet.

Varsel sendt til EY kan ikke påvirkes eller stanses av utenforstående, og sikrer at kritikkverdige forhold avdekkes også på ledernivå i virksomheten

– Når det gjelder den videre oppfølging av saker som meldes inn i denne tjenesten; hvordan ivaretar dere rettighetene til den som det er varslet mot?
– Hovedregelen er at alle parter, både den som varsler, den det varsles mot og andre berørte, skal gis anledning til å fremme sitt syn i saken, understreker Øglænd.
Han oppfordrer bedrifter som ønsker bistand til å vurdere sin varslingsordning til å ta kontakt.

Kontakt: Ole Jakob Øglænd
Mobil: +47 95800293
ole.jakob.oglend@no.ey.com