Elektroniske eller fysiske møter? Reglene endres permanent

De midlertidige reglene for elektronisk avholdelse av styremøter og generalforsamling mv. blir permanente fra 1. juni 2021.

Da pandemien traff Norge i mars 2020, hadde vi ikke regler som åpnet for gjennomføring av elektroniske møter for styre, generalforsamling, årsmøte og selskapsmøte. Regjeringen innførte derfor midlertidige unntak fra kravene om fysiske møter. Det ble da åpnet for bruk av elektroniske møter på visse områder. Unntakene ble hjemlet i koronaloven, og skulle gjelde så lenge koronaloven gjelder.

Næringslivet har ivret etter modernisering av reglene for gjennomføring av møter en stund. Det er således en god nyhet at regjeringen nå har vedtatt nye, permanente regler om adgang til bruk av elektroniske møter. De nye reglene gjelder fra 1. juni 2021, og vil gi selskapene selv mulighet til å ta stilling til om de vil avholde møtene fysisk eller elektronisk. Den økte fleksibiliteten skal ikke gå på bekostning av eiernes mulighet til å utøve sine eierrettigheter – den skal fortsatt ivaretas på en god måte.

Næringsdepartementet har i sin pressemelding uttalt at de «vil gi foretakene fleksibilitet til selv å avgjøre hvordan de skal avholde møtene sine». Det innføres et krav om at saksbehandlingen skal være forsvarlig både i møter med eiere og medlemmer, og i styremøter. 

Hvem omfattes?

Nye regler for gjennomføring av møter er vedtatt for følgende selskapstyper:

• ansvarlige selskaper
• aksjeselskaper
• allmennaksjeselskaper
• statsforetak
• stiftelser
• samvirkeforetak
• finansforetak

Ansvarlige selskaper

Den nye loven klargjør at selskapsmøtet skal gjennomføres som fysisk eller elektronisk møte. Den som innkaller selskapsmøtet bestemmer møteformen, men deltakere og andre med møterett eller -plikt kan likevel kreve behandling av saken i fysisk møte.

Styremøter skal gjennomføres fysisk eller elektronisk. Det er styrets leder som bestemmer møteformen, men flertallet av styremedlemmene kan likevel kreve at møtet blir holdt som fysisk eller elektronisk møte.

Aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper

Generalforsamlingen skal gjennomføres enten fysisk eller elektronisk, og det er styret som bestemmer møteformen. Dersom generalforsamlingen blir avholdt som fysisk møte er det gitt visse føringer for hvor det skal skje, samt åpnet for at aksjeeiere normalt vil ha rett til å delta elektronisk. Ved valg av elektronisk møte for generalforsamlingen, gir loven visse retningslinjer for å sikre at lovens krav til generalforsamling er gjennomført. 

For styremøter er det lagt opp til at styrets leder i utgangspunktet bestemmer møteformen, men flertallet av styremedlemmene kan kreve at møtet blir avholdt enten fysisk eller elektronisk.