Los equipos virtuales y las nuevas formas de organización del trabajo

Publicado Gan@Más, Enero 2015

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Mauro Ugaz
Socio del Área Laboral

Hoy en día, las empresas con presencia internacional requieren de una estructura organizativa que les permitan interactuar a nivel global.  Precisamente, dicho contexto, es propicio para la existencia de equipos virtuales, los cuales tienen por finalidad implementar proyectos que respondan a un mercado o necesidad global.  En ese sentido, los equipos virtuales de trabajo permiten a las compañías afrontar sus procesos de internacionalización y obtener la mejor mezcla de talentos, superando las restricciones geográficas.

Ahora bien, un equipo virtual requiere de personas que laboran en diferentes escenarios geográficos y de tiempo, que comparten un propósito común y que usan las tecnologías disponibles en una determinada organización.

Muchos de estos equipos se crean en el marco de los denominados Centros de Servicios Compartidos, que consisten en detectar funciones que son transversales a diversas organizaciones vinculadas (filiales o grupos de empresa de multinacionales) a fin de concentrarlas en un solo equipo.

Como es obvio, con los equipos virtuales se espera lograr la coordinación necesaria para llevar a cabo los procesos de manera adecuada y así responder a los objetivos organizacionales. Por ello, la elección de la sede que administrará el equipo virtual es de vital importancia: se requieren empleados calificados, bilingües, contar con excelente infraestructura de comunicación, un huso horario adecuado, fuerza de trabajo flexible y costes competitivos en el mercado.

Esto permitirá que la organización del trabajo se flexibilice: los equipos virtuales permiten la conexión de los trabajadores pese a las distancias, horarios, cultura o idiomas, creando alternativas que se traducen en “cualquier persona/en cualquier momento/en cualquier lugar” en comparación al tradicional “mismo tiempo/mismo lugar”.

Asimismo, tales equipos aminoran los costos y permiten contar con un equipo altamente especializado para atender una misma demanda, mejorando el control de las atenciones que se brindan al usuario y estandarizando el proceso para todas las organizaciones o filiales.

Sin embargo, al no contar con formas tradicionales de comunicación (comunicación presenciales, es decir, discusiones cara a cara, reuniones de equipo, entre otros) el funcionamiento del equipo se basará, casi en una totalidad, en las formas electrónicas de comunicación, lo que requiere de un alto nivel de confianza y de entrenamiento.

Lograr la sincronía, confianza y generar vínculos que favorezcan el clima laboral virtual se convierten en factores de suma relevancia para el ámbito de los recursos humanos.

De ese modo, el éxito en la gestión de los equipos virtuales proviene, no sólo de la tecnología sino de la aplicación de reglas y modos de funcionamiento diferentes a la gestión de los equipos tradicionales localizados en el mismo lugar.

Una de esas reglas, por ejemplo, es contar con un plan específico de comunicación orientado al desarrollo de altos niveles de confianza entre los miembros del equipo, que generalmente exige un cierto nivel de interacción y conocimiento cara a cara antes de las fases de trabajo intenso. Otra, es la introducción y aceptación de un régimen específico de disciplina y control diferente al tradicional centrándose en el cumplimiento de la planificación de las tareas y la práctica de la comunicación efectiva.

Definitivamente, los equipos virtuales serán cada vez más importantes a medida que aumentan las necesidades de integrar los negocios a los mercados globales, lo que exigirá una nueva forma de organización en las empresas.