Kontrola pod kontrolą

Możesz kontrolować sytuację. Odpręż się, doradcy EY wszystkim się zajmą. Zespół EY częściej niż raz w tygodniu wygrywa sprawę sądową w imieniu swojego klienta.

  • Podziel się

Kontrole ZUS często są bagatelizowane przez przedsiębiorców, tymczasem niejednokrotnie ich konsekwencje mogą być równie poważne, jak w przypadku weryfikacji rozliczeń podatkowych bądź nawet poważniejsze. Przedsiębiorcy, u których zostaną stwierdzone nieprawidłowości w zakresie ubezpieczeń społecznych, muszą liczyć się nie tylko z odpowiedzialnością finansową i karną, ale również z pracochłonnymi korektami. Warto jest mieć świadomość istnienia ryzyk związanych z kontrolami ZUS – dzięki tej wiedzy można odpowiednio przygotować się do wizyty kontrolujących.

Kiedy przedawniają się zobowiązania z tytułu składek ZUS?

Terminy przedawnienia poszczególnych okresów składkowych 

Obecnie ZUS może kontrolować poprawność deklarowanych składek aż 10 lat wstecz. Przykładowo, we wrześniu 2015 r. przedawnią się dopiero składki należne za sierpień 2005 r. 

W związku z nowelizacją, której skutki zostały odsunięte w czasie, okres przedawnienia został skrócony o połowę – tj. do 5 lat, licząc od dnia, w którym dane składki stały się wymagalne.

 Przepisy przejściowe mogą powodować pewne trudności interpretacyjne, dlatego w tabeli  przedstawiamy terminy przedawnienia przykładowych okresów składkowych:

OKRES SKŁADKOWY

TERMIN PRZEDAWNIENIA

Lipiec 2005

15 sierpnia 2015 r.

Sierpień 2005

15 września 2015 r.

(…)

(…)

Listopad 2006

15 grudnia 2016 r.

Grudzień 2006 – Listopad 2011

1 stycznia 2017 r.

Grudzień 2011

15 stycznia 2017 r.

Styczeń 2012

15 lutego 2017 r.

Zastosowana przez ustawodawcę konstrukcja prawna oznacza, że 1 stycznia 2017 r. przedawnią się składki za okresy od grudnia 2006 r. do listopada 2011 r. W efekcie w ciągu jednego dnia ulegnie przedawnieniu 60 okresów składkowych.

Na czym koncentruje się ZUS, kontrolując płatników składek?

Obszary zainteresowania urzędników podczas kontroli

Obecnie widoczne jest wzmożone zainteresowanie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych umowami o dzieło zawieranymi przez kontrolowane podmioty, jak również prawidłowością rozliczania świadczeń pochodzących z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS).

Umowy o dzieło

Rozróżnienie umowy o dzieło a umowy zlecenie na gruncie przepisów prawa cywilnego ma niebagatelne znaczenie także w obszarze ubezpieczeń społecznych. Przedsiębiorca zawierając umowę o dzieło nie jest zobowiązany do odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne jako płatnik. Dlatego taka forma współpracy cieszy się dużym zainteresowaniem przedsiębiorców, mimo że w niektórych przypadkach przedmiot umowy wskazywałby raczej na zasadność zawarcia umowy o świadczenie usług.
 
W  konsekwencji, w trakcie przeprowadzanych kontroli ZUS weryfikuje, czy korzystniejsza z perspektywy obciążeń składkowych forma współpracy nie jest nadużywana i nie służy unikaniu płacenia składek na ubezpieczenie. Często ZUS kwestionuje zasadność zawarcia umowy o dzieło i kwalifikuje je jako umowy zlecenia lub częściej – umowy o świadczenie usług, do których zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Oczywiście, w niektórych przypadkach takie „przekwalifikowanie” charakteru umowy na potrzeby naliczenia składek jest w pełni uzasadnione, niemniej każda sytuacja wymaga indywidualnej oceny.
 
Wydatkowanie środków ZFŚS

W wyniku przeprowadzanych kontroli ZUS często kwestionuje zastosowanie do świadczeń pochodzących z ZFŚŚ zwolnienia wynikającego z rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Mimo, że co do zasady podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód osiągany u pracodawcy, to niektóre kategorie przychodów, takie jak np. świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, korzystają z wyłączenia z podstawy wymiaru składek.

Zwolnienie takie jest jednak uzależnione od spełniania szeregu warunków, w tym uzależnienia wysokości przyznawanych świadczeń od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej każdego z pracowników.
 
W przypadku gdy pracodawca, dystrybuując środki z funduszu zaniechał zbadania sytuacji socjalnej indywidualnie dla każdego pracownika (np. poprzez zebranie oświadczeń o dochodzie przypadającym na członka rodziny), ZUS traktuje świadczenia wypłacone z funduszu jako dodatkowy składnik wynagrodzenia, co wiąże się z koniecznością zapłaty od wypłaconych świadczeń składek wraz z odsetkami.

Również na tym tle występuje sporo niejednoznacznych stanów faktycznych, które mogą budzić wątpliwości. Niekiedy podejście kontrolujących bywa nadmiernie rygorystyczne, niemniej w przypadku skorzystania ze środków zaskarżenia, sprawa może trafić przed sąd, który ostatecznie wypowie się w sprawie.

Co można zrobić, gdy kontrola ZUS stwierdzi nieprawidłowości?

Procedura odwoławcza od rozstrzygnięć ZUS

Kontrola przeprowadzana przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych kończy się wydaniem protokołu kontroli. Jeżeli kontrolerzy stwierdzą jakiekolwiek nieprawidłowości u płatnika składek, zostaną one opisane w tym dokumencie. Kontrolowany ma jednak możliwość odwołania się od tych ustaleń i złożenia pisemnych zastrzeżeń, a także wskazania dowodów na poparcie swych twierdzeń.

Termin na wniesienie zastrzeżeń wynosi 14 dni i liczony jest od daty doręczenia protokołu. Natomiast kontrolujący są zobowiązani do poinformowania na piśmie o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń do protokołu kontroli.

Po otrzymaniu protokołu kontroli płatnik może złożyć korekty deklaracji rozliczeniowych – skorygowanych zgodnie ze wskazaniami protokołu. W przypadku niezłożenia stosownych korekt protokół kontroli stanowić będzie podstawę do wydania decyzji, w szczególności w zakresie ustalenia wymiaru składek.

Decyzja ZUS

Praktyką ZUS jest wydawanie osobnej decyzji określającej prawidłową podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne w odniesieniu do każdego ubezpieczonego, dla którego zdaniem ZUS podstawa wymiaru składek została określona przez płatnika w nieprawidłowej wysokości. Kopie tych decyzji są doręczane również płatnikowi składek, czyli przedsiębiorcy.

W przypadku, gdy ZUS kontroluje duży podmiot i zamiast rozliczeń poszczególnych ubezpieczonych zakwestionuje systemowe rozwiązanie u danego płatnika (np. w obszarze zakładowego funduszu świadczeń socjalnych), możliwe są przypadki, gdzie ZUS wydaje nawet kilkaset bądź kilka tysięcy analogicznych decyzji.

Odwołanie się od decyzji ZUS

Od decyzji wydanej przez ZUS płatnikowi przysługuje odwołanie do właściwego sądu okręgowego. Co istotne, od tego momentu zaczyna być stosowana procedura określona w Kodeksie postępowania cywilnego  ze wszystkimi tego konsekwencjami. Na tym etapie nie ma jeszcze obowiązkowej reprezentacji przez radcę prawnego lub adwokata, niemniej samodzielne występowanie przed sądem może być o tyle trudne, że ZUS przeważnie jest reprezentowany przez profesjonalnego pełnomocnika.

Odwołanie składa się w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji za pośrednictwem jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała decyzję.

Jeżeli Zakład Ubezpieczeń Społecznych uzna odwołanie za słuszne, to zmienia lub uchyla swoją decyzję niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dnia wniesienia odwołania. W takim wypadku odwołaniu nie nadaje się dalszego biegu, a sprawa w ogóle nie trafia do sądu. Jeżeli natomiast odwołanie nie zostanie w całości lub w części uwzględnione, ZUS przekazuje sprawę do sądu i wyznaczany jest termin rozprawy.

Rola sądu

Sąd po rozpoznaniu odwołania od decyzji ZUS może:

  • oddalić je – jeżeli nie znajdzie podstaw do jego uwzględnienia
  • zmienić w całości lub w części zaskarżoną decyzję wydaną przez ZUS – jeżeli sąd uzna odwołanie za uzasadnione

Zarówno płatnik jak i Zakład Ubezpieczeń Społecznych mają prawo wniesienia apelacji od wyroku sądu okręgowego w terminie dwutygodniowym od dnia doręczenia odpisu wyroku wraz z uzasadnieniem.

W przypadku uznania stanowiska ZUS za prawidłowe przez wszystkie instancje sądowe bądź w przypadku rezygnacji z kontynuowania przez przedsiębiorcę postępowania odwoławczego i w konsekwencji uprawomocnienia się decyzji – płatnik będzie zobowiązany do dokonania stosownych korekt.

W jaki sposób można uzyskać interpretację przepisów z zakresu ubezpieczeń społecznych?

Tryb wnioskowania o wydanie przez ZUS interpretacji indywidualnej

Przedsiębiorcy (zarówno spółki jak i osoby prowadzące indywidualną działalność gospodarczą) mogą zwracać się do ZUS z wnioskami o wydanie interpretacji przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych. Warto rozważyć takie rozwiązanie w przypadku wątpliwości co do prawidłowego stosowania przepisów. Otrzymana interpretacja nie jest bowiem dla przedsiębiorcy wiążąca, a jednocześnie gwarantuje ochronę w przypadku zastosowania się do przedstawionego w niej stanowiska organu.

Zgodnie z przepisami ustawy o swobodzie działalności gospodarczej przedsiębiorca może złożyć do właściwego organu administracji publicznej, w swojej indywidualnej sprawie, wniosek o wydanie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów, z których wynika obowiązek świadczenia przez przedsiębiorcę daniny publicznej oraz składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne.

Adresaci wniosków

Oddziałami Zakładu Ubezpieczeń Społecznych właściwymi do wydawania takich interpretacji są oddziały ZUS w Gdańsku oraz w Lublinie, których właściwość ustala się na podstawie adresu przedsiębiorcy. Pomyłka w tym zakresie nie powoduje poważnych konsekwencji, ponieważ nawet w przypadku złożenia wniosku do niewłaściwej jednostki ZUS, pismo z urzędu zostanie przekazane do oddziału właściwego do jego rozpatrzenia.

Jak złożyć wniosek o wydanie interpretacji

Wniosek można złożyć na urzędowym formularzu lub w formie pisma, w którym zostanie opisany zaistniały stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe, a także własne stanowisko przedsiębiorcy w danej sprawie.

Dodatkowo wniosek musi zawierać następujące dane:

  • nazwę firmy przedsiębiorcy
  • oznaczenie siedziby i adresu firmy albo miejsca zamieszkania i adresu przedsiębiorcy
  • numer identyfikacji podatkowej (NIP)
  • numer w rejestrze przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym albo w Ewidencji Działalności Gospodarczej
  • adres do korespondencji w przypadku, gdy jest on inny niż adres siedziby albo adres zamieszkania przedsiębiorcy

Wniosek podlega opłacie w wysokości 40 zł od każdego z przedstawionych we wniosku stanów faktycznych bądź zdarzeń przyszłych. Opłatę uiszcza się na rachunek właściwego oddziału ZUS.

Wydana interpretacja ma postać decyzji. Jeżeli wnioskodawca jest niezadowolony z rozstrzygnięcia, przysługuje mu odwołanie do właściwego sądu okręgowego.

Jak odwołać się od niekorzystnej interpretacji wydanej przez ZUS?

W przypadku wątpliwości co do prawidłowego stosowania przepisów z zakresu ubezpieczeń społecznych, ZUS – na  wniosek przedsiębiorcy – wydaje interpretację indywidualną tych przepisów w formie decyzji. Nawet jeżeli stanowisko Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przedstawione w decyzji odbiega od oczekiwań przedsiębiorcy, to droga do uzyskania pozytywnego rozstrzygnięcia ciągle pozostaje otwarta. Przedsiębiorca, który nie zgadza się ze stanowiskiem ZUS, może bowiem odwołać się do właściwego sądu okręgowego.

Co istotne, od tego momentu zaczyna być stosowana procedura określona w Kodeksie postępowania cywilnego  ze wszystkimi tego konsekwencjami. Na tym etapie nie ma jeszcze obowiązkowej reprezentacji przez radcę prawnego lub adwokata, niemniej samodzielne występowanie przed sądem może być o tyle trudne, że ZUS przeważnie jest reprezentowany przez profesjonalnego pełnomocnika.

Odwołanie składa się w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji za pośrednictwem jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała decyzję.

Jeżeli ZUS uznałby odwołanie za słuszne, zmienia lub uchyla decyzję niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dnia wniesienia odwołania. W takim wypadku odwołaniu nie nadaje się dalszego biegu, a sprawa w ogóle nie trafia do sądu. Jeżeli natomiast odwołanie nie zostanie w całości lub w części uwzględnione, ZUS przekazuje sprawę do sądu i wyznaczany jest termin rozprawy.

Rola sądu

Sąd po rozpoznaniu odwołania od decyzji ZUS może:

  • oddalić je – jeżeli nie znajdzie podstaw do jego uwzględnienia
  • zmienić w całości lub w części zaskarżoną decyzję wydaną przez ZUS – jeżeli sąd uzna odwołanie za uzasadnione

Zarówno płatnik jak i ZUS mają prawo wniesienia apelacji od wyroku sądu okręgowego w terminie dwutygodniowym od dnia doręczenia odpisu wyroku wraz z uzasadnieniem.

Co może grozić za naruszenie przepisów z zakresu ubezpieczeń społecznych?

Indywidualna odpowiedzialność karna i wykroczeniowa

Za naruszenie przepisów z zakresu ubezpieczeń społecznych odpowiada płatnik składek albo osoba zobowiązana do działania w jego imieniu. W przypadku płatnika, który nie jest osobą fizyczną (głównie spółki) odpowiedzialność może ponieść członek zarządu odpowiadający za sprawy dotyczące ubezpieczeń społecznych bądź osoba, która została zobowiązana przez płatnika do podejmowania w jego imieniu czynności z zakresu ubezpieczeń społecznych, o ile taka osoba została wyznaczona.

Warto wiedzieć, że negatywne konsekwencje związane z naruszeniem przepisów z zakresu ubezpieczeń społecznych wynikają nie tylko z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, ale także z przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) czy z kodeksu karnego.

Odpowiedzialność na podstawie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Do katalogu czynności i zaniechań, które stanowią wykroczenie w świetle ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych należą m.in.

  • niedopełnienie obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne w przewidzianym przepisami terminie
  • udaremnianie lub utrudnianie przeprowadzenia kontroli
  • niezgłaszanie wymaganych ustawą danych, zgłaszanie nieprawdziwych danych albo udzielanie w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawianie ich udzielenia
  • niedopełnianie obowiązku wypłacania świadczeń z ubezpieczeń społecznych i zasiłków finansowanych z budżetu państwa albo wypłacanie ich nienależnie
  • nieprowadzenie dokumentacji związanej z obliczaniem składek oraz z wypłatą świadczeń z ubezpieczeń społecznych
  • niedopełnianie obowiązku przesyłania deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów miesięcznych w przewidzianym terminie

Maksymalna kara grzywny, jaka może zostać nałożona na podstawie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych  to 5 tys. zł.

Odpowiedzialność wynikająca z ustawy o ZFŚS

Możliwość nałożenia na pracodawcę lub osobę zobowiązaną do działania w jego imieniu kary grzywny wynika także z ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – w przypadku niewykonywania przepisów tej ustawy albo podejmowania działań niezgodnych z przepisami ustawy.
 
Odpowiedzialność wynikająca z przepisów kodeksu karnego

Na podstawie przepisów kodeksu karze podlega:

  • złośliwe lub uporczywe naruszanie prawa pracownika wynikającego ze stosunku pracy lub ubezpieczenia społecznego
  • naruszanie przepisów prawa o ubezpieczeniach społecznych polegające na niezgłoszeniu, nawet za zgodą zainteresowanego, wymaganych danych albo zgłoszeniu nieprawdziwych danych mających wpływ na prawo do świadczeń albo ich wysokość

Powyższe czyny podlegają już surowszym karom: grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat.