Działalność audytu wewnętrznego w dobie COVID-19 – Badanie EY

Publikacja zawiera kluczowe obszary wymagające zaadresowania w związku z COVID-19.

Zarządy spółek oczekują od audytów wewnętrznych zrozumienia wyzwań związanych z otoczeniem, na które istotny wpływ ma obecnie COVID-19, zrozumienia mechanizmów efektywności planów ciągłości działania oraz procesów i projektów realizowanych w celu podejmowania, często nowych dla organizacji projektów i działań.

W związku z powyższym audyty wewnętrzne powinny zintensyfikować działania mające na celu identyfikację i zrozumienie nowych obszarów ryzyk związanych z realizacją tych działań przez organizację, a często również zmienić metody i techniki swojego działania.

Przedstawiamy Państwu wybrane wyniki badania ankietowego EY, dotyczącego gotowości funkcji audytu wewnętrznego do działalności w dobie COVID-19, aktualnych wyzwań z jakimi mierzy się audyt wewnętrzny i planów na przyszłość.

Badanie zostało przeprowadzone w czerwcu 2020 r., wśród spółek notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie, które wchodzą w skład indeksów WIG20 i MWIG40, poza spółkami z sektora bankowego i ubezpieczeniowego.

W badaniu wzięło udział 32% spółek z powyższej grupy, w których na podstawie dostępnych informacji można stwierdzić, że funkcjonuje audyt wewnętrzny.

Na ile Państwa funkcja audytu wewnętrznego była przygotowana na kryzys spowodowany COVID-19?

Uczestnicy badania wskazali, że funkcje audytu wewnętrznego były raczej dobrze przygotowane do zaistniałej sytuacji. Jest to spójne z odpowiedziami na kolejne pytania, które wskazują, że zarówno od strony posiadanych kompetencji, jak i technicznych możliwości audytowania w trybie zdalnym, ponad 90% uczestników badania w chwili obecnej nie identyfikuje luk, które ujawniłaby bieżąca sytuacja.

Czy kierujący komórką audytu wewnętrznego uczestniczy w pracach sztabu kryzysowego w Państwa organizacji?

Jednocześnie jednak uczestnicy badania w większości wskazali, że nie uczestniczą w pracach sztabu kryzysowego lub sztab taki nie został w ich organizacjach powołany. Nasze rozmowy z kierującymi audytami wewnętrznymi polskich spółek wskazują, że uczestniczenie w pracach sztabów kryzysowych może przyczynić się do zwiększenia wartości, jaką audyt wewnętrzny wnosi do organizacji swoimi działaniami i jednocześnie zwiększenia szybkości reakcji audytu na bieżące wyzwania.

Jak duży wpływ obecna sytuacja ma lub będzie miała na Państwa plan audytu na rok 2020?

Połowa uczestników badania stwierdziła, że zmianie ulegnie więcej niż 20% planu audytu. W dużej mierze zmiana ta wynika ze zwiększonych oczekiwań organizacji w zakresie realizacji zadań doradczych i audytu obszarów, w których zidentyfikowano nowe, istotne ryzyka, o czym będziemy pisali w dalszej części artykułu.

Jakie są aktualnie kluczowe oczekiwania Komitetu Audytu/ Rady Nadzorczej w kontekście działań realizowanych przez audyt wewnętrzny?

Analizując zakres zadań audytu wewnętrznego i zmiany do planów audytu konieczne jest wzięcie pod uwagę oczekiwań Komitetu Audytu i Rady Nadzorczej. Uczestnicy badania wskazali, że aktualnie Komitety Audytu/Rady Nadzorcze oczekują między innymi aktualizacji planów audytu i uwzględnienia w nich ryzyk, które wynikają z bieżącej sytuacji.

Jednocześnie jednym z kluczowych obszarów zainteresowania pozostaje dla Komitetów Audytów/Rad Nadzorczych obszar finansowy, w tym procesy sprawozdawczości finansowej.

Jakie kluczowe obszary identyfikują Państwo aktualnie w swojej organizacji, które znajdą się w zakresie badań audytu wewnętrznego w tym lub przyszłym roku?

Plany ciągłości działania, płynność i cyberbezpieczeństwo to jedne z kluczowych aktualnie wyzwań dla organizacji, co potwierdzają odpowiedzi dotyczące priorytetów dla audytu wewnętrznego.

Jednocześnie uczestnicy badania wskazywali, że istotne ryzyka, na które powinien zwrócić uwagę audyt wewnętrzny, mogą wiązać się z uelastycznieniem/uproszczeniem podejścia do realizacji kontroli przez organizację w ramach pierwszej linii obrony np. autoryzacji, czy akceptacji nowych klientów.

Jaki wpływ obecna sytuacja ma na Państwa działania audytowe i doradcze?

Obecna sytuacja spowodowała głównie konieczność przejścia na pracę zdalną, co wiąże z sobą wiele wyzwań. Jednocześnie uczestnicy badania wskazywali, że obecna sytuacja ma wpływ między innymi na:

• rozszerzenie zakresu działalności doradczej,
• realizację przez audyt wewnętrzny  przeglądów wprowadzanych rozwiązań, które wynikają z obecnej sytuacji np.: związanych z pracą zdalną, w tym bezpieczeństwem teleinformatycznym,
• uelastycznienie podejścia do realizacji audytów poprzez podział ich programów na część, którą można zrealizować w obecnych warunkach i część do realizacji po zakończeniu obowiązujących ograniczeń.

Na jakie działania związane ze wzmocnieniem zasobów/ metod pracy audytu wewnętrznego aktualnie kładą Państwo nacisk?

Uczestnicy badania kładą aktualnie nacisk przede wszystkim na rozwój metod i narzędzi pracy zdalnej, zarówno w kontekście prowadzonych prac audytowych, jak również np. rozwoju kompetencji zespołów audytowych. Zwrócono również uwagę na zwiększenie częstotliwości wymiany informacji pomiędzy audytem wewnętrznym, a funkcjami 2. linii obrony.

Czy rozpoczęli Państwo rozmowy ze swoim audytorem zewnętrznym w kontekście wpływu COVID-19 na sytuację spółki i realizację prac audytowych?

Większość uczestników badania nie rozpoczęła jeszcze rozmów ze swoim audytorem finansowym w kontekście wpływu COVID-19 na sytuację spółki.

Obecna sytuacja wpłynęła na wiele procesów i kontroli w procesach finansowych takich jak: zawiązywanie rezerw, windykacja należności, zarządzanie płynnością, utrata wartości aktywów, rotowanie zapasów, rachunkowość zabezpieczeń, szacowanie wartości firmy, czy procesy związane z rozpoznawaniem przychodów.

Są to jedynie przykłady tematów, które mogą być aktualnie przedmiotem zainteresowania audytu wewnętrznego i ewentualnych rozmów z audytorem finansowym.

Jeżeli tematyka zagadnień, jakie audyt wewnętrzny może w obecnej sytuacji omówić z audytorem zewnętrznym jest dla Państwa interesująca, zapraszamy do lektury artykułu

Jak zidentyfikować konieczne zmiany w planie audytu wewnętrznego

Jakie są aktualnie kluczowe wyzwania dla audytu wewnętrznego w Państwa organizacji?

Kluczowym wyzwaniem dla audytów wewnętrznych jest aktualnie prowadzenie efektywnych audytów w trybie pracy zdalnej. Uczestnicy badania wskazywali między innymi na konieczność zmian programów rozpoczętych audytów w celu dopasowania do sytuacji, utrudnienia w  dostępie do danych i pracowników, wydłużony czas realizacji audytów, konieczność zapewnienia bezpiecznych form komunikacji, prowadzenie audytów w spółkach grupy w tym zagranicznych.

Do wyzwań należy również zaliczyć zwiększone oczekiwania Zarządów/ Komitetów Audytu/ Rady Nadzorczych związane z realizacją dodatkowych zadań np. doradczych, przy braku zwiększania zasobów audytu wewnętrznego.