25 kwi 2022
kobieta uzywajaca tabletu

COVID-19: Jak zarządzać zdalnym zespołem, zlecać zadania i wspólnie realizować cele?

Autor Radosław Frańczak

EY Polska, Technology Consulting, Partner, CESA Consulting SAP Leader

Radosław uważa, że bycie liderem oznacza sprzyjać rozwojowi i dawać impuls do przekraczania ograniczeń. Pasjonat technologii. Kapitan zespołu, którego celem jest poszerzanie horyzontów.

25 kwi 2022

Obecna, dynamiczna sytuacja spowodowała, że zdecydowana większość firm pracuje w trybie zdalnym. Skala tego zjawiska zaskoczyła nie tylko organizacje, gdzie jest to zupełnie nowe doświadczenie, ale również te, w których model home office był już częściowo wykorzystywany. To nie jest kwestia wyboru, ale już przymusu i nie dotyczy tylko osób poddawanych obowiązkowej kwarantannie.

Pierwszy tydzień był sprawdzianem zarówno dla pracowników jak i managerów. Opinie wydają się jednoznaczne: pracujemy więcej, ale zdecydowanie mniej efektywnie. Nadmierna liczba telekonferencji w połączeniu ze znacznym przyrostem korespondencji mailowej spowodowały chaos w działaniach operacyjnych. Ponadto, pozbawienie prostych i czytelnych reguł powoduje nie tylko spadek efektywności, ale również narastającą frustrację, zwłaszcza najbardziej zaangażowanych pracowników.

 Dla kogo HomeOffice ToolBox?

  • duże i średnie przedsiębiorstwa
  • firmy pracujące zdalnie lub posiadające zdalne zespoły
  • firmy działające w modelu projektowym (projekty wew. i zew.) lub z wydzielonymi zespołami w ww. trybie

HomeOffice ToolBox

  • Znacznie ogranicza wymianę wiadomości e-mail i papierowych wniosków Pozwala wykonywać zadania z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie
  • Pozwala skutecznie koordynować podział zadań między aktorami procesów Zapewnia centralną komunikację
  • Umożliwia planowanie i monitorowanie przebiegu realizacji zadań
  • Ogranicza błędy dzięki predefiniowanym regułom oraz automatycznym obliczeniom
  • Redukuje czas potrzebny do wykonywania powtarzalnych, rutynowych czynności
  1. Czy połączenia telekonferencyjne są konieczne do codziennych czynności operacyjnych tj. zlecanie, wykonywanie, monitorowanie i rozliczanie zadań?
  2. Czy dystrybucja dokumentacji oraz ważnych procedur musi wiązać się z nadmierną wymianą e-maili? Czy w związku z tym, potrzebujesz narzędzia, które umożliwia potwierdzenie zapoznania się z tego typu dokumentami, a następnie ich archiwizacją?
  3. Czy nie potrzebujesz stałej, pełnej informacji o obłożeniu oraz utylizacji członków Twojego zespołu? Czy potwierdzanie obecności “w pracy” wymaga każdorazowo kolejnego maila lub rozmowy telefonicznej?
  4. Czy planowanie czasu pracy członków zespołu oznacza każdorazowo wspólne „spotkania”? A może dostrzegasz nadmiar połączeń telekonferencyjnych raportujących Twoje poczynania lub ustalenia zespołu?
  5. Czy odnosisz wrażenie, że liczba telekonferencji wynika ze wzmożonej potrzeby planowania i kontroli postępu prac, co w konsekwencji ogranicza (a wręcz uniemożliwia Ci) faktyczną realizację zadań?

ProjectTool

Aplikacja dedykowana do zarządzania strukturami projektowymi oraz krótkoterminowymi, indywidualnymi zadaniami. Pozwala na:

  •  efektywne koordynowanie zadań podzielonych między pracownikami oraz monitorowanie przebiegu realizacji każdego z nich,
  •  tworzenie budżetów projektowych, określanie faz projektu oraz planowanie poszczególnych zadań,
  •  elastyczne definiowanie workflow procesów i ich „aktorów”,
  • płynną wymianę informacji między zlecającym a pracownikiem,
  •  monitorowanie rzeczywistego czasu poświęconego na realizację dzięki wbudowanemu narzędziu Timesheet,
  • dostęp do kalendarza zespołu i informacji nt. realizowanych zadań - dla managerów lub (opcjonalnie) innych członków zespołu,
  • dostęp do kalendarza zespołu, który zapewnia czytelne raportowanie poziomu utylizacji zasobów, a także statusu realizacji zadań,
  • definiowanie różnych grafików czasu pracy i przypisywanie ich pracownikom,
  • obsługę rejestracji absencji, w tym m.in. wnioskowanie w trybie self-service.

DocsTool

Rozwiązanie umożliwia elektroniczną dystrybucję dokumentacji projektowej. Zawiera szereg funkcjonalności istotnych w obsłudze np. ważnych procedur lub rozporządzeń wewnętrznych, w tym: • dostarczanie wybranym pracownikom dedykowanej dla nich dokumentacji,

  •  pobieranie dokumentów, a następnie potwierdzanie zapoznania się z nimi – bez względu na miejsce czy czas,
  • uzależnienie procesów w innych aplikacjach (np. ProjectTool) od kompletności potwierdzonych procedur lub innych dokumentów,
  • monitorowanie czasu pobrania dokumentu oraz akceptacji jego zawartości, • czytelne i transparentne raporty.

TrackTool

Aplikacja służy do potwierdzania obecności pracownika w każdym dniu pracy, bez względu na jego położenie i czas (nie wymaga fizycznej obecności, jak standardowa ewidencja czasu pracy).

  • Proste, szybkie i intuicyjne potwierdzanie obecności.
  • Opcjonalnie, w przypadku mobilnego dostępu, wskazuje lokalizację, z której potwierdzono obecność.
  • Posiada opcję zgłaszania braku pracy lub przekazywania innych istotnych informacji dla pracodawcy (np. brak możliwości powrotu z wyjazdu zagranicznego lub zgłoszenie kwarantanny).
  • Pracownik ma możliwość złożenia elektronicznego wniosku o narzędzia, dokumenty, informacje, etc. w tym np. zaświadczenie o zarobkach, dostęp do zasobów, zgłoszenie zapotrzebowania na narzędzia lub aplikacje.

 W wersji PRO: zarządzanie czasem pracy zgodnie z polskim prawem, dla wszystkich systemów czasu pracy (KCP) HomeOffice ToolBox łączy zespół, a Ty możesz nadal współpracować, zarządzać i śledzić pracę na jednej, łatwej w obsłudze platformie - gdziekolwiek jesteś, be względu na czas.

Bezpośrednio na maila

Bądź na bieżąco i subskrybuj newsletter EY

Subskrybuj

Podsumowanie

Potrzebujesz więcej informacji? Jesteśmy gotowi aby wspomóc Ciebie i Twoją firmę w kluczowych obszarach, wymagających obecnie szczególnego wsparcia.

Kontakt

Porozmawiaj z jednym z naszych specjalistów o tym, jak możemy wesprzeć Cię podczas epidemii COVID-19.

 

Informacje

Autor Radosław Frańczak

EY Polska, Technology Consulting, Partner, CESA Consulting SAP Leader

Radosław uważa, że bycie liderem oznacza sprzyjać rozwojowi i dawać impuls do przekraczania ograniczeń. Pasjonat technologii. Kapitan zespołu, którego celem jest poszerzanie horyzontów.

  • Facebook
  • LinkedIn
  • Twitter