Kluczowe wyzwania biznesowe: Jak przygotować się na niespodziewane?

Autor

EY Polska

Firma doradcza. Audyt, doradztwo podatkowe, consulting, strategia i transakcje.

Firma EY jest światowym liderem rynku usług profesjonalnych obejmujących usługi audytorskie, doradztwo podatkowe, consulting oraz doradztwo strategiczne i transakcyjne.

17 mar 2020
Powiązane tematy COVID-19 Strategia

 

O
becna sytuacja jest całkowicie bezprecedensowa, przy czym zarządzanie kryzowe w stabilnej gospodarce nie od dzisiaj było elementem marginalizowanym. Według badania EY Global Risk Survey 2020, które objęło 500 członków zarządu i dyrektorów generalnych na całym świecie - prawie 4 na 5 badanych stwierdziło, że ich organizacje nie są dobrze przygotowane, by poradzić sobie w sytuacjach kryzysowych. Podczas gdy nieprzygotowane organizacje zostały zaskoczone przez sytuację, firmy, które będą realizować odpowiedni plan działania, mogą zyskać przewagę nad konkurencją. Odpowiednio szybka reakcja na zapotrzebowanie rynku pozwoli na wzmocnienie pozycji oraz zwiększenie udziału w rynku.

Firmy oferujące rozrywkę w domu czy aplikacje społecznościowe odnotowują wzrost przychodów, ponieważ coraz większa część osób pozostaje w domu, pracując zdalnie. Firmy oferujące wideokonferencje odnotowały więcej aktywnych użytkowników już w pierwszych dwóch miesiącach tego roku niż w 2019 r. w związku z obawami dotyczącymi rozprzestrzeniania się COVID-19.

Kluczowe wyzwania

Firmy muszą stawić czoła wielu wyzwaniom - zaczynając od kwestii ochrony zdrowia pracowników, przez zakłócenia w łańcuchu dostaw i niedobory kapitału obrotowego, aż po całkowite zamknięcie działalności. Raporty i doświadczenia z pracy z klientami z całego świata wskazują powtarzające się obszary, które wymagają analizy i przygotowania. 

  • Zdrowie i bezpieczeństwo

    Biorąc pod uwagę obawy dotyczące bezpieczeństwa klientów i pracowników, miejsca publiczne o funkcji rozrywkowej (kina, teatry) czy sportowej (siłownie, baseny) tymczasowo wstrzymują swoje funkcjonowanie. Dzieje się to zarówno w Azji, jak i w Europie. Podobnie coraz więcej firm zamyka swoje biura i fabryki nie tylko z powodu blokad regulacyjnych, ale także ze względu na zachowanie zasad bezpieczeństwa.

  • Cyberbezpieczeństwo

    Centra monitorowania bezpieczeństwa w obszarach dotkniętych COVID-19 zostały zamknięte przez co wiele firm zostało wystawionych na zagrożenie. Część z nich doświadczyła cyberataku, co naraziło na niebezpieczeństwo posiadane przez nie wrażliwe dane. Co więcej, cyberprzestępcy udając przedstawicieli Światowej Organizacji Zdrowia (WHO) wysyłają fałszywe wiadomości e-mail na temat COVID-19. Otworzenie takiego maila umożliwia im kradzież poufnych informacji.

  • Pracownicy

    Branże, w których pracownicy nie mogą uniknąć kontaktu fizycznego z klientem, zgłaszają wyższy niż zwykle poziom nieobecności pracowników, którzy boją się zarażenia wirusem. Wiele firm wprowadza ograniczenia w zakresie podróży służbowych, co ma niestety negatywny wpływ na przyszłe i obecne operacje biznesowe. Większość firm pozwala pracownikom na pracę zdalną, co w dłuższej perspektywie może mieć wpływ na efektywność organizacyjną i wydajność. 

  • Społeczna odpowiedzialność

    Wiele firm ubezpieczeniowych działających na obszarach dotkniętych COVID-19 wyszła naprzeciw potrzebom swoich klientów, wprowadzając dodatkowe świadczenia dla osób, u których zdiagnozowano wirusa. Kilka organizacji współpracuje ze społecznościami i rozszerzeniem wsparcia na tych, którzy najbardziej go potrzebują. Takie działania budują zaufanie, wzmacniają reputację i tworzą długoterminową wartość społeczną.

  • Prawo

    W wyniku zakłóceń w dostawach usług i nieobecności pracowników, przedsiębiorcy zaczynają szukać możliwości w obszarze regulacji prawnych, często wsparciem są tutaj rządowe ulgi i ułatwienia. Tak też dzieje się w Polsce. Branże biznesu, które są regulowane odczuwają pierwsze skutki. Firmy ubezpieczeniowe odnotowały ogromny skok w zakresie otrzymywanych zgłoszeń. Pojawiają się roszczenia ubezpieczonych związane z przerwami w działaniu ich biznesu oraz jako skutek konieczności odwoływania organizowanych wydarzeń. W związku z kryzysem w Azji, miejscowa organizacja promocji handlu tylko od początku lutego 2020 r wydała ponad 1500 certyfikatów dla firm, które świadczą o wpływie tzw. siły wyższej. Wszystko po to, by uchronić firmy przed ponad 15 mld USD strat finansowych.

  • Oczekiwania konsumentów

    Spadek popytu na usługi zgłasza nie tylko branża rozrywkowa, turystycznohotelarska czy transportowa. Malejące zapotrzebowanie rynku odczuwalne jest również w handlu detalicznym, w tym na towary luksusowe czy energię. Międzynarodowe Zrzeszenie Przewoźników Powietrznych (IATA) ostrzega, że spadająca liczba pasażerów może kosztować przemysł ponad 29 mld USD strat w tegorocznych przychodach. Co więcej, konsumenci zamiast tradycyjnych kanałów coraz częściej wybierają drogę online - np. bankowość i zakupy elektroniczne. To wymaga od firm natychmiastowej korekty tych kanałów i poszerzenia oferowanych usług w tym zakresie.

  • Łańcuch dostaw

    Aby zoptymalizować koszty, organizacje przez lata budowały skoncentrowane łańcuchy dostaw z ograniczonym poziomem elastyczności. Część firm prowadzi swój biznes, w dużej mierze polegając tylko na kilku dostawcach, nie robiąc dużych zapasów. Jeśli dotychczasowi dostawcy zamkną swoją działalność, firmy te będą zmagały się z problemem w płynności operacyjnej i finansowej. Problemem mogą stać się również zamknięte kanały transportu. Jako przykład może posłużyć jeden z największych światowych producentów w Azji, którego działalność została wstrzymana z powodu braku komponentów do produkcji.

  • Kapitał obrotowy

    Wydłużony czas wysyłki towaru, spadające możliwości produkcyjne, odwlekanie zakupów przez klientów w połączeniu z opóźnieniem w płatnościach powodują ogromny stres w sprawie krótkoterminowych wymogów kapitałowych dla przedsiębiorstw na całym świecie. Przykłady są bardzo wymowne: europejska firma chemiczna zleciła transport wysokiej wartości przesyłki. Przesyłka trafiła na statek poddany kwarantannie w Azji, bez wyznaczonego terminu wydania. Firma zmuszona była poinformować akcjonariuszy, że opóźnienie może mieć istotny wpływ na jej zdolność do zarządzania zobowiązaniami finansowymi. 

Potencjał ryzyka

Pojawienie się koronawirusa (COVID-19) dotknęło społeczności na całym świecie. Jego gwałtowne rozprzestrzenianie się wpływa na zdrowie pracowników, ciągłość działania firm i światowy rynek gospodarczy. Globalnie zintegrowane modele łańcucha dostaw zostały zakłócone, co grozi spowolnieniem finansowym. Ze względu na szybkość rozprzestrzeniania się wirusa i szerokie skutki społeczne, wiele organizacji i firm nie jest gotowych na szybkie reagowanie w obliczu tak zmiennej i nieprzewidywalnej sytuacji. 

Rekomendowane działania

Ocena powinna koncentrować się na obecnym i przyszłym wpływie na biznes w kontekście zupełnie różnych scenariuszy. Obejmuje to geograficzną segmentację funkcji i działań, w tym ludzi, podaży, popytu, kapitału czy technologii. Powinna określać również, czy istnieją plany reagowania na sytuacje kryzysowe oraz na ile są one aktualne.

Warto odpowiedzieć sobie na pytania:

  • Jaki wpływ na pracowników ma obecny kryzys: ewentualne kwarantanny, ewakuacje, podróże i alternatywne metody pracy? 
  • Jak sytuacja wpływa na klientów, dostawców i możliwości produkcyjne? 
  • Jakie są najważniejsze funkcje, procesy i kluczowi partnerzy biznesowi, w szczególności jeśli działanie firmy dotyczy obszarów o największej intensywności działania wirusa?
  • Jak wyglądają zobowiązania prawne firmy?
  • Jak sytuacja zewnętrzna i otoczenie prawne wpływają na wynik finansowy? Czy i jak zmienia to krótkoi długoterminowe potrzeby kapitałowe?

Kluczowe znaczenie ma szybkość podejmowania decyzji. Odpowiedzi powinny uwzględniać działania mające na celu utrzymanie ciągłości działania przedsiębiorstwa oraz demonstrację społecznej odpowiedzialności i uwzględniać potencjał oddziaływania na reputację firmy. Warto również wziąć pod uwagę możliwość współpracy z innymi firmami z branży.

Warto odpowiedzieć sobie na pytania:

  • Czy w swoim myśleniu stosujesz zasadę “najpierw ludzie”? Koncentrując się na bezpieczeństwie i dobrym samopoczuciu swoich pracowników?
  • Czy tworzysz zespół dowodzenia kryzysowego, który jest upoważniony do podejmowania szybkich decyzji w sytuacjach wyjątkowych?
  • Czy przyjęta strategia pozwala na szybkie wypełnianie powstałych luk w zapotrzebowaniu oraz na uruchomienie alternatywnych kanałów obsługi, by sprostać potrzebom klientów?
  • Czy komunikujesz się ze swoimi interesariuszami, w tym pracownikami, klientami czy organami regulacyjnymi w zaufany i przejrzysty sposób?
  • Czy prowadzone działania obejmują dostosowania krótkoi długoterminowe, które są dopasowane do przyjętego modelu biznesowego?

Rekomendacje Organizacje powinny wprowadzić elastyczne procedury analizy i wykrywania ryzyka, aby określić, czy ich plany są nadal odpowiednie i skuteczne.

Warto odpowiedzieć sobie na pytania:

  • Czy Twoja firma dysponuje systemem do identyfikacji i pomiaru poziomu ryzyka?
  • Czy najważniejsze procesy są cyklicznie testowane pod kątem skuteczności operacyjnej?
  • Czy otrzymujesz okresowe aktualizacje na temat nowo pojawiających się zagrożeń, które mogą zakłócić działalność firmy?
  • Jak wygląda ryzyko dotyczące braku odpowiedniego dostosowania sposobu zarządzania w obliczu kryzysu?
  • Czy na bieżąco przeglądacie zgromadzone wyniki, wydając rekomendacje prowadzące do poprawy planów zarządzania kryzysowego?

Bezpośrednio na maila

Bądź na bieżąco i subskrybuj newsletter EY

Subskrybuj

7 kluczowych działań w obliczu kryzysu COVID-19

Nawet jeśli sytuacja kryzysowa przesłania bieżącą ocenę działania, w przyszłości zarządy będą musiały odpowiedzieć sobie na pytanie, czy i w jaki sposób poradziły sobie z pojawiającymi się wyzwaniami oraz jakich dokonywały wyborów. Świadoma reakcja może budować zaufanie wobec marki, podczas gdy złe decyzje będą stanowić realne ryzyko utraty reputacji. Lista rekomendacji powstała na bazie praktyk rynkowych w obecnym kryzysie oraz doświadczeń wewnętrznych EY.

  • Zbuduj zaufany zespół

    Stwórz Zespół ds. Zarządzania kryzysowego, który będzie mógł decydować o m.in. bieżącej strategii, a także podejmowanych działaniach w zakresie HR, komunikacji wewnętrznej i na zewnętrznej, spraw korporacyjnych, prawnych, a także zarządzać ryzykiem. Upoważnij zespół do szybkiego podejmowania decyzji i ich wdrażania.

  • Bądź na bieżąco i informuj

    Trzymaj rękę na pulsie, gromadząc aktualne i dokładne informacje z zaufanych oficjalnych źródeł - w tym raportów i wypowiedzi ekspertów. Rozpowszechniaj te fakty wewnątrz firmy - dzięki temu zbudujesz poczucie bezpieczeństwa wśród pracowników, nie pozwalając na rozpowszechnianie się paniki.

  • Przejrzyj aktualne plany i możliwości

    Dokonaj natychmiastowego przeglądu wszelkich istniejących lub wdrażanych planów działania i planów awaryjnych. Sytuacja jest zmienna i szybko ewoluuje, dlatego warto wziąć pod uwagę zarówno czynniki wewnętrzne, jak i zewnętrzne. Plany będą musiały zostać odświeżone, a braki uzupełnione. Zwróć szczególną uwagę na obecność planów ciągłości działania w kontekście pandemii lub niedyspozycji personelu w tym: listy zastępstw dla kluczowych pracowników, macierz kompetencji w zespołach, dostosowanie procedur do możliwości pracy zdalnej, zasady dystrybucji środków ochrony osobistej, środków dezynfekujących, itp.

  • Stwórz lub ulepsz proces reagowania kryzysowego

    Dokonaj analizy obowiązujących planów ciągłości działania oraz procesu utrzymywania PCD. Zweryfikuj skuteczność przeprowadzenia testów ciągłości działania na wszystkich poziomach, czyli: systemów i usług IT, procesów biznesowych, bezpieczeństwa personelu, jak również ćwiczeń sztabowych. Upewnij się, że zostały określone zasady komunikacji z zewnętrznymi partnerami na wypadek wdrożenia planu ciągłości działania. Wdrażaj wnioski z przeprowadzonych testów i zmaterializowanych sytuacji kryzysowych do planów ciągłości działania.

  • Miej świadomość wystawienia na ryzyko wpływu z zewnątrz

    Sprawdź obecność w bieżących planach ciągłości działania scenariusza niedostępności u kluczowego dostawcy usług. Zobacz, czy planowane mechanizmy ograniczające i wynikające z tego ryzyko są wystarczające. Uwzględnij takie środki zaradcze jak: dywersyfikacja dostawców usług, ubezpieczenie od konsekwencji handlowych, monitorowanie skuteczności oraz plany ciągłości działania realizowane przez dostawców. Oceniając ryzyko utraty kluczowych dostawców usług, warto wziąć pod uwagę ryzyko, na jakie są narażeni.

  • Utrzymuj rzetelną wyważoną komunikację z pracownikami i rynkiem

    Pracownicy, dostawcy i klienci mają ogromny wpływ na Twoją firmę:

    • Angażuj pracowników w konsekwentny dialog na temat twoich działań w kwestii ich ochrony i wsparcia,
    • Współdziałaj z dostawcami, aby jak najdokładniej wskazać istotną ekspozycję na ryzyko i wspólnie określać pojawiające się ograniczenia,
    • Informuj swoich klientów oraz interesariuszy i buduj zaufanie do swojej firmy, dzięki jasnym i spójnym komunikatom.

     

  • Nie czekaj aż staniesz w obliczu braku wyboru

    Unikaj czekania na nowe decyzje lub działania podyktowane czynnikami zewnętrznymi - lepiej, jeśli to Twoja firma dokona wyboru, a nie będzie zmuszona. Nie reaguj jednak zbyt pochopnie.

Podsumowanie

W czasach COVID-19 firmy stają przed wieloma wyzwaniami, przedstawiamy 7 kluczowych działań, które należy podjąć w obliczu obecnego kryzysu.

Kontakt

Porozmawiaj z jednym z naszych specjalistów o tym, jak możemy wesprzeć Cię podczas epidemii COVID-19.

Informacje

Autor

EY Polska

Firma doradcza. Audyt, doradztwo podatkowe, consulting, strategia i transakcje.

Firma EY jest światowym liderem rynku usług profesjonalnych obejmujących usługi audytorskie, doradztwo podatkowe, consulting oraz doradztwo strategiczne i transakcyjne.

Related topics COVID-19 Strategia