Stan zagrożenia epidemicznego wymusza rewolucję informatyczną w zatrudnianiu cudzoziemców

W czasie trwającej epidemii, wiele urzędów ograniczyło przyjmowanie, bądź całkowicie zamknęło osobistą obsługę klientów z zewnątrz. Stało się to również w wydziałach urzędów wojewódzkich w całej Polsce, zajmujących się obsługą spraw dotyczących pracy i pobytu cudzoziemców. W przypadku spraw dotyczących zezwoleń na pobyt, urzędy nie mają narzędzi do przyjmowania spraw przez internet.

Od lat słyszy się o wprowadzeniu systemu, który pozwoliłby przynajmniej częściowo, składać wnioski przez internet, jednak procedury w dalszym ciągu opierają się wyłącznie na dokumentacji papierowej.

Kwestia legalizacji pracy cudzoziemców była, przed kryzysem epidemiologicznym, o krok do przodu. Na Mazowszu już od dłuższego czasu było możliwe (i wymagane przez urząd) wypełnienie wniosku za pomocą funkcjonalnego portalu, chociaż w dalszym ciągu formularz uzupełniony poprzez portal należało wydrukować i w wersji papierowej przynieść na wyznaczone spotkanie. Mazowiecki Urząd Wojewódzki, w dobie epidemii, zmienił te zasady i dzisiaj można składać pełne wnioski, wraz z załącznikami, przez internet. Podobnie działał już wcześniej Urząd Pracy m. st. Warszawy w zakresie rejestracji Oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, dotyczących obywateli wybranych państw.

Ten niespodziewany test może wnieść dodatkową jakość do obsługi pracodawców przez urzędy wojewódzkie i ułatwić proces składania wniosków, bez konieczności podróżowania nie tylko do urzędu w Warszawie, ale i oddalonych delegatur, jak np. na Mazowszu, gdzie pracodawca mógł mieć wyznaczoną wizytę w takich miejscowościach jak Ostrołęka, Radom, Siedlce czy Płock. Przedstawiciel spółki musiał stawić się w wyznaczonym terminie w delegaturze, aby złożyć wniosek.

Nie mniej jednak nadal pozostają skomplikowane przepisy, w których pracodawca musi się odnaleźć czy wyzwania takie jak skompletowanie odpowiednich dokumentów, często zależnych od wymogów danego urzędu wojewódzkiego. Trudno też będzie przewidzieć, w jakiej formule Urząd Wojewódzki będzie rozpatrywał wnioski złożone przez internet. Do tej pory wnioski złożone pocztą lub na kancelarię były rozpatrywane w czasie znacząco dłuższym niż przy składaniu osobiście poprzez tzw. obsługę koordynowaną, czyli wizyty osobiste w urzędzie.

Autor: Michał Gwiazda, konsultant ds. imigracyjnych EY People Advisory Services w zespole People Advisory Services, EY