Primum non nocere: wyzwania biznesowej codzienności

Biznes musi zwinnie zaadaptować się do nowej rzeczywistości, a na dodatek sprawnie przewidywać przyszłość. 

Biznes musi zwinnie i sprawnie zaadaptować się do nowej rzeczywistości, a na dodatek sprawnie przewidywać przyszłość.

W sytuacji, gdy Twoja firma z przyczyn obiektywnych nie jest w stanie wywiązać się z zobowiązań umownych, nie zaniedbuj rzetelnej dokumentacji.

Wraz z nadejściem pandemii znaleźliśmy się w sytuacji, w której brakuje jasnych zasad i schematów postępowania. Społeczeństwa, organizacje i podmioty gospodarcze dostały do rozwiązania równanie z wieloma niewiadomymi. Niestety jedyne narzędzia, jakimi dysponują, to wzajemne zaufanie i odpowiedzialność. Spółki w przyspieszonym tempie analizują możliwości rynkowe i szukają odpowiednich rozwiązań. Biznes musi zwinnie i sprawnie zaadoptować się do nowej rzeczywistości, a na dodatek sprawnie przewidywać przyszłość.

W atmosferze ogólnej dezorientacji warto pamiętać o kilku podstawowych zasadach zabezpieczających biznes:

1. Chaos rodzi chaos. Nie podejmuj gwałtownych decyzji na bazie emocji, ale nie unikaj trudnych rozmów. Nie zrywaj kontaktów biznesowych i kontraktów. Pamiętaj, że wielu kontrahentów będzie teraz skłonniejszych do renegocjacji warunków umowy, aby ją utrzymać. Efekt motyla w skali mikro nie jest wykluczony, a utracone zaufanie będzie trudno odzyskać.
2. Nie licz na sytuacje win-win, ale nie dopuszczaj do sytuacji lose-lose. Ograniczenie portfela dostawców do najtańszych może przejściowo pomóc nieco zaoszczędzić, ale oszczędności nie powinny odbywać się kosztem jakości, do której są przyzwyczajeni klienci. Eliminowanie z biznesu wybranych podmiotów może skutkować brakiem wyboru w perspektywie długoterminowej, a przecież nikomu nie jest po drodze z monopolistami. Zadbaj o przejrzystą komunikację z partnerami biznesowymi. Empatyczna narracja może pomóc uniknąć problemów w Twojej spółce.
3. Zadbaj o płynność finansową i oszczędnie gospodaruj gotówką. Zabezpiecz przypływ gotówki oraz ogranicz jej wypływ, ale przede wszystkim unikaj jej braku. Przedsiębiorstwa nie wpadają w problemy wyłącznie ze względu na niską rentowność, ale głównie z powodu braku płynności.
4. Umiesz liczyć, licz na siebie: zabezpiecz swoje zapasy i wyroby gotowe. Przede wszystkim zabezpiecz surowce poprzez rewizję łańcucha dostaw. Jeśli musisz zerwać kontrakt, zastanów się, jak zrobić to najmniej dotkliwie dla siebie i kontrahenta. Ostatnią rzeczą, której teraz potrzebujesz są roszczenia z tego tytułu czy kary umowne.
5. Miej oczy szeroko otwarte, ufaj i kontroluj. Statystyki dowodzą, a historia uczy, że kryzys sprzyja działaniom nieetycznym i nadużyciom. Właśnie znaleźliśmy się w takiej sytuacji.
6. Sprawdź, czy i jak możesz skorzystać z pomocy rządowej, w tym z dostępnych ulg fiskalnych oraz  zbadaj jakie obowiązki wynikają z korzystania z Tarczy Antykryzysowej. Upewnij się, że jesteś w stanie je spełnić.
7. Monitoruj oraz dokumentuj straty i potencjalnie utracone korzyści spowodowane bezpośrednio i pośrednio pandemią. Zorientuj się, które straty można zaliczyć do kategorii „covidowych”. Zastanów się, jak możesz je minimalizować i odzyskiwać. Odśwież korespondencję z ubezpieczycielem. W sytuacji gdy Twoja firma z przyczyn obiektywnych nie jest w stanie wywiązać się z zobowiązań umownych, nie zaniedbuj rzetelnej dokumentacji. 
8. Straty dokumentuj rzetelnie i na bieżąco na wypadek ewentualnych procesów sądowych, przyszłych roszczeń czy kontroli. Jednocześnie miej na uwadze, że jeśli Twoja sprawa trafi teraz na wokandę, to czas jej rozpatrzenia może się istotnie wydłużyć. Rozważ, jakie korzyści w wymiarze materialnym, ale też niematerialnym może przynieść Twojej spółce profesjonalny arbitraż. Wypracowane w tej formie rozwiązania często potrafią pozytywnie zaskoczyć.
9. Nie poddawaj się łatwo i nie rezygnuj pochopnie ze swojego biznesu. Sprawdź, na czym możesz zaoszczędzić. Tam, gdzie możesz, zaciśnij pasa, renegocjuj warunki – często mniej korzystne od optymalnych, ale jednocześnie miej pewność, gdzie absolutnie nie możesz iść na kompromis. Zastanów się, jak możesz być konkurencyjny w czasie po kwarantannie oraz z jakimi nowymi ryzykami będziesz musiał się zmierzyć.
10. Podsumuj, czego nauczył Cię COVID-19. Na wypadek kolejnego kryzysu zastanów się nad wypracowaniem lub zaktualizowaniem planu kontynuacji działalności szytego na miarę Twojego biznesu.

W dobie niepewności, w której mamy więcej pytań niż odpowiedzi, postaw na to, co sprawdzone. Chroń fundament swojego biznesu, czyli zaufaną załogę. Pamiętaj, że zastosowane teraz rozwiązania, dotyczące zarówno motywacji, jak i monitorowania powierzonych zadań, muszą być szyte na miarę potrzeb i sytuacji. Ze sprawdzonymi, lojalnymi i zaangażowanymi ludźmi na pokładzie łatwiej będzie przeprowadzić spółkę przez ciężkie czasy. Valeriu Butulescu mówił, że rafę koralową tworzy solidarność małych zwierzątek budujących skały, o które nierzadko rozbijały się wielkie żaglowce. Jak wielki byłby rozmach i skuteczność podobnego przedsięwzięcia przełożonego na realia biznesowe?