3 min. czytania 22 gru 2020
paperless

Świat pełen drzew zależy wyłącznie od zmiany naszego sposobu myślenia

Autor Michał Piętka

EY Polska, EYnovation Leader

Wspiera lokalne korporacje i przedsiębiorstwa. W EY odpowiada za program rozwojowy dla startupów i firm technologicznych.

3 min. czytania 22 gru 2020
Powiązane tematy Innowacje

Idąc z duchem czasu, klienci coraz częściej starannie i świadomie weryfikują informacje o działaniach jakie dany producent lub usługodawca egzekwuje w dziedzinie CSR.

Oceniane są planowane lub zrealizowane inicjatywy na rzecz ochrony środowiska naturalnego, wsparcia lokalnej społeczności czy prowadzenia działalności w zgodnie z planem zrównoważonego rozwoju. Wszystkie te i inne działania pozwalają kupującym znaleźć odpowiedzi jak aktywność danego przedsiębiorcy wpisuje się odpowiedzialność społeczną oraz czy zasługują oni na to, by produkty lub usługi przez niego oferowane znalazły uznanie w oczach potencjalnych nabywców.

Z tego punktu widzenia, firmy, które wciąż wykorzystują archaiczną komunikacje z klientem na papierze, powoli zaczynają przechodzić do lamusa. Postępuje gwałtowny wzrost odpowiedzialności konsumenckiej i własnych praw.  Rosnący eko-trend jest drugim po obecności wirusa Sars-Cov-2 czynnikiem, który wymusza jeszcze szybsze wdrażanie zaawansowanych technologicznie narzędzi. Ich obecność na długo przed pandemią umożliwiły wielu przedsiębiorcom wykonywanie pracy poza biurem np. w trybie zdalnym. Bez użycia kartki papieru. Ta najprostsza transformacja zwiększyła jakość obsługi klienta oraz zmniejszyła koszty funkcjonowania organizacji. Uratowane przed wycinkom zostały, przede wszystkim, setki drzew zamienianych na kolejne ryzy biurowej makulatury.  

 

Bezpośrednio na maila

Bądź na bieżąco i subskrybuj newsletter EY 

Subskrybuj

Wejście w nową erę dzielenia się informacją, bez zużywania do tego celu ton papieru, zapewnia całe spektrum bezpiecznych i zaawansowanych technologicznie narzędzi. Do ich implementacji wystarczy zaangażowanie, konsekwencja, doświadczenie w zarządzaniu zmianą oraz determinacja organów zarządczych. Najprostszym do zastosowania rozwiązaniem jest całkowita rezygnacja z papierowego obiegu dokumentacji tzw. idea paperless oraz cyfryzacja i digitalizacja tych materiałów, których swobodniejsza i szybsza dystrybucja możliwa jest poprzez kanały elektroniczne. Kluczem do zarządzania procesami wewnątrz firmy pozostaje więc odpowiednie zarządzenie informacją.

W praktyce papierowy obieg dokumentów wciąż pozostaje jednak bardzo dużym problemem dla wielu przedsiębiorców. Coraz większy odsetek rozważa możliwość wyeliminowania lub ograniczenia tego procesu. Wymaga to jednak usystematyzowania danych w oparciu o modele cyfrowe. Systematyczne odchodzenie od analogowej pracy zmienia postrzeganie tradycyjnego procesu obiegu dokumentów bez względu na profil czy rozmiar działalności przedsiębiorstwa. Firmy zaczynają działać coraz bardziej efektywnie wdrażając zaawansowane technologicznie rozwiązania IT, które służą digitalizacji ich procedur.

Najczęściej firmy te sięgają po narzędzia w dziedzinie optymalizacji finansowej, na przykład, wykorzystując coraz powszechniej elektroniczny obieg faktur czy zamówień. Niemniej zasięg tych zmian wewnątrz firm obejmuje dużo szersze spektrum. Obecnie obserwujemy duży wzrost zainteresowania posługiwaniem się różnego typu umowami on-line. Od momentu ich powstawania, poprzez opiniowanie, aż po złożenie pod nimi podpisu elektronicznego. Również coraz więcej działów kadr, w związku z zeszłoroczną zmianą przepisów, przechodzi na tą formę pracy.

Przeszkodą do jeszcze pełniejszego wykorzystania tego typu narzędzi są wymogi prawne związane z uzyskaniem podpisu kwalifikowanego czy innego podpisu elektronicznego. Dlatego w takim wypadku część dokumentacji musi pozostać zachowana – na mocy różnych ustaw – w tradycyjnej papierowej formie. Świadczy o tym, że wejście na ścieżkę cyfrową, zwłaszcza w dziedzinie ograniczenia papierowych wersji, może nadal stanowić wyzwanie.     

Nie mniej jednak, w wielu firmach już całe obiegi dokumentów odbywają się wyłącznie drogą elektroniczną poprzez wykorzystanie dedykowanych systemów do ich zarządzania. Bezbolesne przejście na pracę zdalną możliwe było tylko dzięki wdrożeniu tego typu narzędziom. Zmiany wprowadzone w tym zakresie mają charakter trwały. Pokazuje to, że wielu pracowników nie będzie musiało na stałe wracać do biura, gdyż z powodzeniem poradzą sobie oni ze zdalnym wykonywaniem obowiązków. Odejście od tradycyjnych metod wykorzystania papieru ułatwia im realizacje wielu spraw i szybsze podejmowanie decyzji biznesowych. Niemniej dla wielu firm to wciąż wyzwanie i ogromne pole do edukacji w tym zakresie.

Digitalizacja procesów: jak być organizacją „paperless”?

EY StartUp Talk: Covid Edition 

Obejrzyj nagranie

Podsumowanie

Wejście w nową erę dzielenia się informacją, bez zużywania do tego celu ton papieru, zapewnia całe spektrum bezpiecznych i zaawansowanych technologicznie narzędzi. Do ich implementacji wystarczy zaangażowanie, konsekwencja, doświadczenie w zarządzaniu zmianą oraz determinacja organów zarządczych.

Choć w praktyce papierowe obiegi dokumentów wciąż pozostają dużym problemem dla wielu przedsiębiorców, coraz większy ich odsetek rozważa możliwość wyeliminowania lub ograniczenia tego procesu. Wymaga to jednak usystematyzowania danych w oparciu o modele cyfrowe. Systematyczne odchodzenie od analogowej pracy zmienia postrzeganie tradycyjnego procesu obiegu dokumentów bez względu na profil czy rozmiar działalności przedsiębiorstwa.

Informacje

Autor Michał Piętka

EY Polska, EYnovation Leader

Wspiera lokalne korporacje i przedsiębiorstwa. W EY odpowiada za program rozwojowy dla startupów i firm technologicznych.

Powiązane tematy Innowacje
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Twitter

Kontakt

Chcesz dowiedzieć się więcej?
Skontaktuj się z nami.