EY StartUp Talk: Zrównoważony rozwój w HR – jaką wartość dla organizacji ma eTeczka?

Zapraszamy do wysłuchania kolejnego odcinka EY StartUp Talk, który tym razem przygotowaliśmy dla Państwa w nowej i wygodnej formie podcastu. Do rozmowy zaprosiliśmy przedstawicieli firm, którzy dzielą się z nami wiedzą, doświadczeniem i własną perspektywą dotyczącą wdrożenia technologii w zarządzaniu tzw. teczkami personalnymi. 

Naszymi gośćmi są: 

→ Gabriela Wróbel, Dyrektor ds. Wynagrodzeń i Świadczeń Pracowniczych w Grupie Veolia,

→ Kamil Dubaniowski, Konsultant ds. systemu obiegu dokumentacji w firmie technologicznej Astrafox.

Droga słuchaczko i drogi słuchaczu, interesują cię innowacje i nowoczesne technologie? Szukasz nowatorskich rozwiązań, które mogłyby być przydatne w działalności twojej firmy? Chcesz poznać narzędzia, które z sukcesem zostały wdrożone w innych organizacjach? Jeśli tak, to właśnie dla ciebie stworzyliśmy podcast EY Startup Talk. Nazywam się Michał Piętka i serdecznie zapraszam cię do wysłuchania ciekawej rozmowy na temat innowacyjnych technologii dla biznesu. Jestem głęboko przekonany, że znajdziesz w nim odpowiedź na nurtujące Cię pytania.

Michał: Dzień dobry. Witam serdecznie w kolejnym odcinku EY Startup Talk. Rozmawiamy o rozwiązaniach technologicznych, które w wielu obszarach zmieniają rzeczywistość firm. Dzisiaj będziemy rozmawiać o efektywnym i nowoczesnym zarządzaniu teczkami personalnymi w duchu zrównoważonego rozwoju. Moimi gośćmi są: Gabriela Wróbel, dyrektor do spraw wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych w grupie Veolia, organizacji, która procesy digitalizacyjne ma już za sobą. Witaj Gabrielo.

Gabriela: Dzień dobry.

Michał: Oraz Kamil Dubaniowski, konsultant w firmie technologicznej Astrafox, organizacji, która dostarcza firmom narzędzia wspomagające administrację i zarządzanie dokumentami pracowniczymi. Cześć Kamilu.

Kamil: Witam.

Michał: Drodzy, dziękuję wam za przyjęcie zaproszenia do rozmowy. Bardzo się cieszę, że w takim gronie będziemy mogli porozmawiać o wyzwaniach wielu przedsiębiorstw zarówno z perspektywy organizacji, która jakiś czas temu sama mierzyła się z potrzebami digitalizacji dokumentów, jak i dostawcy technologii, który takie procesy wspiera. Stosy dokumentów i godziny spędzone w archiwach w poszukiwaniu jednego czy czasami wielu dokumentów to wciąż wyzwania i codzienność wielu pracowników zespołu HR. Nie bójmy się o tym powiedzieć świat wciąż potrzebuje papieru, a jego produkcja wcale nie jest prosta. Rocznie produkujemy go około 300 milionów ton. Do produkcji jednej tony potrzebujemy 17 drzew, których okres życia nie powinien być krótszy niż 8 lat. W świetle zmian klimatycznych, ograniczonych zasobów i dostępności samego papieru coraz więcej organizacji deklaruje potrzeby harmonizacji wewnętrznych procesów biznesowych, jak i potrzeby dbałości o środowisko. Kiedy ja myślę o dokumentacji pracowniczej moim pierwszym skojarzeniem są półki uginające się pod ciężarem segregatorów i mnóstwa czasu poświęconego na właściwe nimi zarządzanie. Aż trudno jest mi sobie wyobrazić zespoły HR pozbawione papieru. Gabrielo czy twoja organizacja mierzyła się z podobnymi wyzwaniami?

Gabriela: Tak. Tony papieru, którzy zalega na półkach, w archiwach, który na co dzień procesujemy, który służby HR procesują, aby tego naszego pracownika obsłużyć w jego cyklu zatrudnienia. Natomiast w naszym przypadku doszedł jeszcze jeden czynnik bardzo istotny. To rozproszenie geograficzne w jakim my pracujemy. Veolia w Polsce zatrudnia ponad 4,5 tysiąca pracowników w ponad 70 lokalizacjach to oznacza, że w każdej z tych lokalizacji są pracownicy i każdego z tych pracowników należy właściwie obsłużyć, zaopiekować się pod kątem procesów HR-owych. Służby HR nie zawsze są dostępne w każdej z lokalizacji. W naszym przypadku logistyka związana również z obsługą tego, przepływ dokumentów między lokalizacjami, między pracownikami a służbami HR również okazał się dosyć trudny czasami i czasochłonny powiedziałabym do obsłużenia. I to był też bardzo istotny czynnik, dlatego zdecydowaliśmy się zrobić coś z tym, pójść w jakąś stronę nowoczesności, innowacyjnych rozwiązań i postanowiliśmy upłynnić te procesy i po prostu zdigitalizować to, co na danym etapie moglibyśmy zrobić i zdigitalizować. I to był jeden też z bodźców po naszej stronie, dlaczego zdecydowaliśmy się na ten krok.

Michał: Bardzo ci dziękuję. Kamilu, a jak to wygląda z twojej perspektywy? Czy z przytoczonymi przeze mnie scenariuszami spotykasz się w tych organizacjach, które być może już wdrażają albo które rozważają wdrażanie elektronicznej teczki.

Kamil: Skala z jaką mieliśmy okazję się mierzyć może przerastać możliwości magazynowe klienta i często przerastała. Przypadkiem, który mieliśmy okazję tutaj obsłużyć jest sytuacja ponad 2 milionów dokumentów, które po prostu już nie mieściły się w lokalizacji naszego klienta, skorzystali sobie tutaj z archiwum zewnętrznego, a więc kolejny dostawca, który odpowiadał za przechowywanie tej dokumentacji. Po prostu przestrzeń prywatna przestała wystarczać. Więc co do spostrzeżeń odnośnie skali myślę, że zgadzamy tutaj. One faktycznie pokrywają się z rzeczywistością. W perspektywie moich doświadczeń i moich spostrzeżeń klienci mają nie tylko problem z samą skalą, ale mierzą się także z pewnymi obawami. Główną obawą jest trwałość samego nośnika jakim jest nośnik papierowy. Powiedziałeś, że trudno jest wyobrazić sobie zespół HR bez papieru, na podstawie moich doświadczeń powiem, że niektóre organizacje nie mogą sobie wyobrazić i w tym momencie HR bez cyfrowych odzwierciedleń takiej dokumentacji pracowniczej i już podchodziły do tego zanim takie rozwiązanie zostało prawnie jakby zaakceptowane, zanim taka dokumentacja elektroniczna została objęta rozporządzeniem i stałą się uregulowana prawnie. Więc myślę, że jak najbardziej tony papieru powoli odchodzą stają się mam nadzieję przyszłością.

Michał: Gabrielo.

Gabriela: Jedna jeszcze dodatkowa rzecz do tego mi przychodzi do głowy, bardzo istotna, z która wszyscy mamy do czynienia to jest rewolucja cyfrowa w jakiej my funkcjonujemy już od jakiegoś czasu i której świadkami jesteśmy. Ta rewolucja cyfrowa nauczyła nas szybkiego dostępu do informacji, do danych, do płynności przekazywania tych danych i myślę, że stało się faktem, że oczekujemy tego samego na gruncie pracy. I zarówno my jako służby HR czy jako pracownicy oczekujemy, że dostęp do danych naszych czy w ogóle związanych z naszym zatrudnieniem będzie po prostu szybszy i bardziej płynny, bardziej dostępny. Także to też ma duże znaczenie w przejściu na właśnie te nowe, innowacyjne sposoby pracy w HR.

Michał: O tej transformacji porozmawiamy sobie jeszcze za chwilę, o tym bezpieczeństwie i o przepływie informacji wewnątrz organizacji. Kamil nawiązał do rozporządzenia, które stało się po części rozwiązaniem tych wyzwań, z którymi mierzą się zespoły HR. Odwołajmy się na chwilę do jego treści. Od 1 stycznia 2019 roku każda z organizacji w Polsce zyskała możliwość digitalizacji czy cyfryzacji akt personalnych swoich pracowników. Rozporządzenie zmieniło obowiązujące od 1996 roku przepisy, między innymi w zakresie prowadzenia akt osobowych pracowników, które do tej pory zakazywało pracodawcom gromadzenia dokumentów wyłącznie w wersji elektronicznej bardziej traktując je jako dokumenty zapasowe. Kamilu, rozporządzenie dotyczy każdej firmy, ale czy każda firma powinna od razu zastosować się do aktualnie obowiązujących przepisów i rozważyć wdrożenie teczki?

Kamil: Rozporządzenie nadal daje możliwość przechowywania dokumentacji papierowej, więc nie każda, ale moim zdaniem każda, nawet najmniejsza zobaczy zalety rozwiązania, a niekoniecznie wyjdzie ono drożej niż faktycznie dostosowanie się do nowych przepisów, które weszły też życie w stosunku do dokumentacji papierowej. Więc odpowiadając na pytanie każda widząca u siebie, że zaczyna mieć problem z przepełnionymi archiwami, z czasem jaki poświęca na odnalezienie dokumentów czy koniecznością pracy z dokumentami z różnych lokalizacji. Często dokumentacja pracownicza w takiej formie papierowej jest ograniczona do wglądu tylko przez działy kadr, powoduje to dodatkową pracę dla tych działów, gdzie każdy z przełożonych pracownik czasami potrzebuje odwołać się do tej dokumentacji. Więc tutaj wychodzimy troszeczkę szczerzej i ta dokumentacja może być udostępniona poza dział kadr z odpowiednimi oczywiście obostrzeniami, zabezpieczeniami. Teraz każda firma, która nie tylko szuka udogodnień, ale ma obawy, że to, jak przechowują dokumentację obecnie naraża ich na przykład na kary, ponieważ nie spełniają wymogów, które też są dosyć restrykcyjne w stosunku do dokumentacji papierowej, chociażby temperaturę w jakiej musi być przechowywana taka dokumentacja papierowa czy stopień wilgotności. Myślę, że jakby dostrzegą zalety digitalizacji tych dokumentów. Chciałbym poruczyć jeszcze jedną kwestię. Organizacja planując przejście na w pełni elektroniczną dokumentację pracowniczą może mieć obawy co do skali całego przedsięwzięcia, nie tyle skali dokumentów jakie muszą tutaj sobie zdigitalizować, ale skali samego przedsięwzięcia i wymóg chociażby informowania pracowników o zmianie formy prowadzenia ich dokumentacji z papierowej na elektroniczną może być dużym przedsięwzięciem logistycznym. Więc tutaj też warto zauważyć, że przechodząc na taką formę elektroniczną nie mamy obowiązku zrobić tego stuprocentowo w jednym dniu dla całej organizacji, możemy sobie stosować tutaj różne podejścia i myślę, że dobierzemy je odpowiednio do skali samej firmy ilości pracowników. Co mam tutaj na myśli? Możemy przejść od razu z całą firmą, zarówno z zatrudnionymi pracownikami jak i pracownikami już zwolnionymi, możemy ich digitalizować równolegle, przesłać do wszystkich informację. Natomiast przy skali, która tutaj już padła, 4,5 tysiąca pracowników każdy z nich może się odezwać do nas z prośbą o wydanie dokumentacji pracowniczej. Więc tutaj już już jest pewne zagrożenie. Więc zalecalibyśmy robienie tego jednak partiami. Partiami w tym znaczeniu, że przejście może odbyć się we wskazanych działach na początek. Czy jeśli skala aktualnie zatrudnionych pracowników jest dosyć mała możemy zdigitalizować tylko zatrudnionych, a zwolnionych zostawić sobie na później. Jakby tutaj prawo oczekuje od nas, że dokumentacja konkretnego pracownika będzie prowadzona tylko i wyłącznie w jednej formie albo elektronicznie albo papierowo.

Michał: OK, czyli samo rozporządzenie nie zamyka nam konieczności przejścia wyłącznie na wersję elektroniczną, to już w gestii każdego przedsiębiorcy i każdego zespołu HR jest odpowiednie dostosowanie tych wewnętrznych standardów pod zarządzanie czy administrowanie tą dokumentacją. Powiedziałeś o bardzo ważnej kwestii, to znaczy o skali i wdrażania i tego czy pracodawcy decydują się zastosować technologie wyłącznie do dokumentów, które aktualnie dotyczą ich grup pracowników, które zatrudniają, czy można czym rozporządzeniem objęte są również teczki pracowników, którzy już nie są w naszej organizacji, ale pracowali czy byli związani z tą organizacją w przeciągu 5, 10 może nawet 15 ostatnich lat. Gabrielo, z co z perspektywy samej Vaoli zyskaliście na tym rozporządzeniu? Czy mogłabyś nam powiedzieć jaka w ogóle po waszej stronie była skala tego wdrażania? Bo Kamil przytoczył nam pewną statystykę 2 milionów przetworzonych dokumentów jakie mieli z jednym z klientów.

Gabriela: Ja muszę powiedzieć, że rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z grudnia 2018 roku, bo o tym prawda mówimy z naszej perspektywy wprowadziło pewną jasność w podejściu do zarządzania dokumentacją pracowniczą. Jakby rozporządzenie dawało nam jasne możliwości w jaki sposób ta dokumentacja może być prowadzona. Dzięki temu rozporządzeniu wiedzieliśmy, że wersja elektroniczna jest na równi z wersją papierową, jest tak samo traktowana z punktu widzenia prawa, oczywiście przy spełnieniu wszystkich warunków podanych przez rozporządzenie i to dla nas był klucz tak naprawdę. Ja spotkałam się wielokrotnie z firmami, które właśnie na tej wersji można powiedzieć hybrydowej pracują. Czyli mają i wersję papierową i wersję elektroniczną i jednak obsługa dwóch wersji to jednak był wzmożony czas pracy, więcej też logistyki z tym związanej i tak dalej. My postanowiliśmy przejść na wersję elektroniczną właśnie z tego względu, żeby zaoszczędzić sobie jakby czasu i energii związanej z utrzymaniem wersji papierowej i po prostu jakby wejść w jedną wersję elektroniczną co dawało w naszym odczuciu większe możliwości zabezpieczenia tych danych z punktu widzenia dostępności, z punktu widzenia właśnie to o czym powiedział Kamil tych warunków takich PPOŻ, BHP i związanych z przetrzymywaniem dokumentacji papierowej. To po prostu wydawało się dla nas bardziej oczywiste i łatwiejsze w prowadzeniu. Więc tak, rozporządzenie wprowadziło pewną jasność i uregulowało to w sposób bardziej przystępny bym powiedziała.

Michał: Powiem szczerze, że ta cała statystyka 4,5 tysiąca pracowników, jeżeli byśmy przyjęli jakieś założenie, że każdy pracownik to co najmniej 10 kartek papieru, czy nawet i więcej to mówimy o bardzo dużej skali dokumentów. 2 miliony przetworzonych dokumentów. Powiedziałeś też Kamil o pewnych wymogach, bo samo rozporządzenie to nie tylko korzyści dla organizacji związanych z digitalizacją czy cyfryzacją tego typu dokumentów, ale również wymogi do spełnienia przez pracodawcę. Z jakimi wymogami musiała zmierzyć się Veolia jeżeli myślała o wdrożeniu e-teczki?

Gabriela: Jeśli chodzi o te statystyki to jeszcze do tego wrócę. W naszym przypadku my zdigitalizowaliśmy około 700 tysięcy dokumentów pracowników, także skala jest naprawdę ogromna. Podeszliśmy do pracowników, których mamy zatrudnionych na dzień uruchomienia projektu. Na razie nie zajmowaliśmy się pracownikami zwolnionymi czy tymi, którzy odeszli z organizacji, ci którzy są na pokładzie i których obsługujemy na bieżąco byli naszym jakbym tutaj podmiotem w projekcie. Jeśli chodzi o wyzwania muszę powiedzieć tak, szereg wymogów musiało być spełnione, które na początku wydawało się nam dosyć oczywiste i dosyć nawet powiedziałbym proste do przebrnięcia tylko kwestia zaplanowania tych kroków. Natomiast okazało się w praktyce, że jest tego trochę więcej i są to jednak tak zazębiające się elementy, że ta praca nas pochłaniała znacznie w projekcie. Mówię tutaj po pierwsze o wymogach prawa pracy i rozporządzenia, gdzie na przykład technologia, którą chcieliśmy zastosować do e-teczki musiała spełnić konkretne techniczne wymagania, choćby właśnie przygotowanie plików z metadanymi, plików XML, które są stałą częścią tego rozwiązania i które muszą zapewniać transfer tych danych między różnymi systemami informatycznymi. Po drugie kwestia RODO, całej tej dostępności do danych wrażliwych, kwestie zaopiekowania zarządzania uprawnieniami, kwestia nadawania tych uprawnień i po prostu całe przepisy związane z wymogami RODO. Po trzecie bardzo ważny dla nas aspekt wiedza ekspercka naszych pracowników HR i to w jaki sposób my obsługujemy tą dokumentację w naszej grupie i jak to przenieść do rozwiązania, żeby to było spójne kompatybilne, ale też i prostsze i łatwiejsze w użyciu. Więc to są kolejne elementy, które się na to składały. Czwarty jeszcze dorzucę do tego, nie mniej istotny, to są wymogi bezpieczeństwa, które postawiło nam IT, gdzie zgodnie ze standardami grupy musieliśmy po prostu wdrożyć takie rozwiązanie, które będzie zgodne i będzie się trzymało tych wytycznych. Także to bezpieczeństwo z kolei tutaj technologii znowu było bardzo istotnym czynnikiem. Te wszystkie wymogi złożyły się na gro spotkań, rozmów, konsultacji z różnymi działami, żeby wypracować jedno wspólne rozwiązanie dla e-teczki.

Michał: Kamilu, w wypowiedzi Gabrieli ewidentnie słyszymy jak bardzo te wymogi wpływają na efekt końcowy, czyli wdrożenie tej e-teczki pracowniczej. Ja chciałbym Ciebie zapytać z kolei o efekt powdrożeniowy. Załóżmy, że jest jakiś klient, który wdrożył waszą technologię, jest z niej zadowolony, ale w trakcie tej współpracy z wami przepisy ulegają kolejnym zmianą, dochodzą nowe wymogi wobec stosowania e-teczki. Jaki ma możliwości dostosowania ten klient tego narzędzia do aktualnie obowiązujących przepisów?

Kamil: Podzieliłbym to na dwa przypadki. Pierwszy, kiedy to faktycznie zmieniają się przepisy prawa i Amodit jako samo platforma, którą my oferujemy, gdzie jednym z jej elementów możliwym do wdrożenia jest e-teczka nie obsługuje jakiejś funkcjonalności, która jest wymagana do spełnienia przez narzucone przepisy. W tym przypadku, jako że jesteśmy producentem rozwiązania klient może liczyć na nasz dział rozwoju i rozwój samej platformy, czyli samego produktu jakim jest Amodit. Wspomniałem, że część naszych klientów digitalizowała dokumentację zanim było to unormowane prawnie, więc mieliśmy już wdrożenia, gdzie takie dokumenty były z digitalizowane, ale to nie były e-teczki. Później weszło w życie rozporządzenie, które dało pewne nowe możliwości, ale narzuciło też właśnie wspomniane tutaj wymagania, więc podjęliśmy temat dostosowania naszego rozwiązania, samej aplikacji Amodit pod aktualne realia. Rozbudowaliśmy ją o funkcjonalności wymagane do tego, aby zdigitalizowane wcześniej dokumenty mogły stać się pełnoprawnymi e-teczkami. Mowa tu na przykład o możliwości odebrania opatrywania zeskanowanych dokumentów podpisem kwalifikowanym. Wcześniej nie mieliśmy takiej funkcjonalności, pojawiły się przepisy, każdy dokument digitalizowany musi być opatrzony podpisem kwalifikowanym, została rozbudowana platforma Amodit. Z tych podpisów kwalifikowanych w tym wypadku jest to tak, że możemy korzystać tylko w e-teczce. Wdrażając inne procesy, które będziemy sobie obsługiwać w Amodit te podpisy już są częścią naszej platformy, więc można je wykorzystywać w innych wdrożeniach. Więc dostosowaliśmy się do rozporządzenia by nasi klienci poszli sobie krok dalej z tymi dokumentami już zdigitalizowanymi. Drugi przypadek jaki chciałem omówić to już nie tyle co zmiany prawne, ale inne, które też zachodzą i z pewnością nie jest tak, że po wdrożeniu tylko zmiany prawne mogą wymóc na organizacji wprowadzenie zmian we wdrożonych już procesach. Organizacje naszych klientów się zmieniają, a więc często zmieniają się też procesy. Wraz ze wzrostem mogą pojawiać się nowe procesy, które wcześniej w ogóle nie były planowane. Posiadając platformę możemy je obsłużyć. W tym przypadku zachodzą także zmiany niezależne od klienta ani też od przepisów prawa, chociażby aktualna sytuacja pandemiczna. Tutaj jakby digitalizacja poszła do przodu, nie jest to wymóg prawa, ale procesy mogą się zmienić. Procesy już wdrożone funkcjonujące u naszych klientów do tej pory elektronicznie, natomiast jakby sama specyfika pracy w trakcie Covidu mogła je w pewnym stopniu zmienić. Właśnie dlatego jakby tworzymy Amodit jako elastyczną platformę low code w zależności od tego co zmieni się klienta, klient sam może dostosować istniejące już procesy do aktualnych wymagań, czyli ma platformę, a procesy dostosowuje do tego jak zmienia się jego organizacja.

Michał: Bardzo mnie uspokoiłeś dlatego, że nie wyobrażałem sobie, żeby pewne procesy biegły już nowym trybem, a pewne procesy nadal były obsługiwane manualnie czy nadal byśmy mieli przetwarzanie tego papieru. Mówię tak nie bez przyczyny dlatego, że w mojej głowie utrwaliły się pewne obrazy i zdarzenia związane z pracą wykonywaną przez wszystkie osoby, które odpowiedzialne są za zarządzanie dokumentacją w organizacjach. Bardzo dobrze na własnym przykładzie pamiętam kartony dokumentów po sufit wypełnione i przechowywane na korytarzach, dziesiątki tysięcy stron dokumentów przygotowanych do ich transportu do archiwum. Kamilu, na ile dzisiaj te nowoczesne systemy do zarządzania dokumentacją są w stanie sobie poradzić z tak dużą skalą akt? Bo nie mówimy tylko o tych dokumentach, które dotyczą pracowników aktualnie zatrudnionych, ale w przyszłości będziemy mówić również o tych osobach, które będą kandydatami dla naszej organizacji, jak również o tych pracownikach, którzy już nie będą związani z tą organizacją. Gdzie są te przewagi konkurencyjne?

Kamil: W przypadku wdrożeń e-teczki tak jak powiedziałeś, musimy radzić sobie ze skalą i to już jest duże wyzwanie. Natomiast musimy również spełniać te wymogi prawa, o których wcześniej wspominaliśmy. Skupiając się na skali, aby rozwiać pewne obawy naszych klientów przechodziliśmy testy wydajnościowe naszego rozwiązania. Zdarzali się również klienci, którzy po prostu zmieniali rozwiązanie do digitalizacji dokumentów właśnie z powodu wydajności. Więc tutaj jakby to często jest kluczowym elementem decyzji na temat wyboru rozwiązania. Więc przechodziliśmy takie testy wydajnościowe. Wspominałem już tutaj wcześniej o tej skali 2 milionów dokumentów, to jest właśnie przypadek, gdzie poprzedni system przestał dawać sobie z tą skalą radę, więc pierwszym elementem jaki tutaj mieliśmy w tym wdrożeniu były właśnie takie testy wydajnościowe i nie docelowymi dokumentami, ale dokumentami testowymi Amodit został zasilony w tej samej skali jaką powinniśmy móc obsłużyć. Ta skala to był stan na dzień rozpoczęcia wdrożenia. To wdrożenie się wydarzyło, ono już działa sobie produkcyjnie, działa właściwie od 2-3 lat, czyli ta skala 2 milionów w tym momencie to już jest 2 miliony 400 tysięcy dokumentów blisko więc jakby przyrost tutaj jest od razu widoczny. Taka skala to nie tylko tematy wydajnościowe, więc to jest nie jedyny temat, z którym musimy się mierzyć. I jakby rozwiązania Amodit nie jest jedynie dedykowane dla obsługi dokumentacji pracowniczej i e-teczek. Dlatego też tutaj warto zwrócić uwagę na to, że w organizacji może być w przyszłości konieczność wdrożenia zupełnie innych procesów. Do tego jakby tutaj warto też zwrócić uwagę na to, że dostarczamy platformę. Przytoczone już wiele razy 2 miliony dokumentów to dużo danych, te dane dają dużo wartości. Czyli też warto zwrócić uwagę na to, jak będziemy mogli sobie te dane prezentować. Jakby w naszym rozwiązaniu oferujemy moduł raportowy więc nie tylko same dane, nie tylko to, że mamy je w wersji elektronicznej, nie tylko to, że możemy się do nich łatwo dostać, ale możemy na podstawie tych danych wyciągać dużo wniosków nie korzystając z żadnych innych dodatkowych aplikacji, te raportowania realizujemy w naszym produkcie. Dużą zaletą, która też wychodziła tutaj, jeśli chodzi o kwestie raportowe jest możliwość zestawienia tych danych już gromadzonych w Amodicie z danymi z innych systemów. Czyli tutaj mam na myśli chociażby zestawienie danych, które mamy o pracowniku na podstawie jego dokumentacji z danymi, które są w systemach kadrowych. Patrząc na Amodit jako platformę w tym wypadku możemy prezentować dane z zupełnie innych systemów, z których na co dzień ci ludzie nie korzystają. Jakby nie wyobrażam sobie, żeby każdy pracownik miał dostęp do systemu kadrowego, ale są tam pewne dane, które mogą mu się przydać, czy też już tutaj po stronie kadr fajnie byłoby je sobie zestawić z danymi właśnie o tych dokumentach pracowniczych, które są w Amodicie. Więc mamy możliwość też łączenia tych źródeł danych z źródłami zewnętrznymi. Skala, o której tutaj mówimy na pewno dotyka klienta, jeśli chodzi o wyszukiwanie tych dokumentów. Czyli odnalezienie dokumentu, który jest mi teraz potrzebny przy skali 2 milionów może być trudne, więc te raporty to jest raz wartość dodana jako same dane, natomiast oferujemy też tutaj wyszukiwanie pełnotekstowe chociażby, gdzie dokument możemy znaleźć po dowolnej treści, dowolnym słowie jakie tylko zapamiętaliśmy z tego dokumentu. Czyli pamiętając nazwisko pracownika możemy użyć wyszukiwania pełnotekstowego i odnaleźć to nazwisko we wszystkich dokumentach spośród tych 2 milionów. Już zmieniając troszeczkę może temat samego raportowania i wyszukiwania tych dokumentów standardem jest wdrożenie Amodita w organizacji, gdzie już pewne rozwiązania technologiczne funkcjonują. Obawą jaką mógłbym tutaj mógłbym dostrzec i to z czym nasi klienci do nas przychodzą to są właśnie te rozwiązania i nasze możliwości integracji z tymi rozwiązaniami. Mówiłem już dzisiaj o podpisie kwalifikowanym i to jest jeden z przykładów. Klienci często przechodząc już do nas chcąc wdrożyć e-teczkę posiadają pewne, wybrane podpisy, mamy kilka na rynku, kilka dostępnych rozwiązań i jakby przy tej skali nie wyobrażam sobie zeby cała firma gdzieś przenosiła się na inne wskazane przez nas rozwiązanie więc ważna jest też integracja z dostępnymi na rynku rozwiązaniami i to po prostu robimy.

Gabriela: Chciałam dorzucić do tego, że to jest właśnie przypadek nasz, kiedy my właśnie mamy zastosowany nasz podpis elektroniczny wewnętrzny, mamy dwa rodzaje już od lat stosowane i taki właśnie został zastosowany w naszej e-teczce, zaimplementowany i tym podpisujemy właśnie dokumenty, tak to działa I to naprawdę tutaj bardzo pomaga jakby w prowadzeniu tych procesów.

Michał: Z tobą chciałbym za chwilę porozmawiać o transformacji cyfrowej, zanim jednak o tym porozmawiamy chciałbym wrócić do wypowiedzi Kamila, dlatego, że on poruszył kilka istotnych kwestii. Po pierwsze digitalizacja samych dokumentów nie załatwia sprawy, bo to, co jest istotne w całej tej digitalizacji to wyciągnięcie tych wszystkich informacji, które możemy zaczytać do systemu i sprawić, że ten przepływ informacji wewnątrz tej organizacji będzie dużo szybszy. Jednocześnie bardzo dużo powiedziałeś też o samej wydajności, zwróciłeś na to szczególną uwagę dlatego, że organizacje same wdrażając nowoczesne rozwiązania technologiczne zwracają uwagę na to, żeby dynamika, możliwość wyciągnięcia tych danych i z nimi się zapoznania była jak najwyższa. A z drugiej strony powiedziałeś też o tym, że nowoczesne technologie to jest wpisanie się w wyzwania elektronicznej archiwizacji i pełnej kontekstowość przeszukiwania danego dokumentu dlatego, że już nie musimy szukać jakiejś sygnatury tego dokumentu, już nie musimy szukać po jego nazwie, wystarczy, że będziemy szukać po danym haśle, kluczu z tego dokumentu, który może być dla nas interesujący. Ale z drugiej strony zarządzanie tak dużą ilością dokumentów i tak dużą ilością danych świetnie do tego nawiązałeś to jest to raportowanie, ale z drugiej strony to jest też big data, czyli przetwarzanie tak bardzo dużej ilości danych, które później pozwalają nam prowadzić różne analityki. Gabrielo, Ciebie teraz chciałbym zapytać, zaczęłaś już mówić o transformacji cyfrowej, gdybyś mogła mi powiedzieć, jak ona wpłynęła na waszą organizację, w szczególności interesuje mnie to jak to wpłynęło na pracowników, ich podejście do codziennych obowiązków, nawyki czy samo nastawienie do codziennej pracy.

Gabriela: Przede wszystkim to był bardzo ważny krok i teraz to widzimy, jakby jak zmieniło to sposób obsługi i dostępność do danych dla naszych pracowników, bo to oni są tutaj podmiotem pamiętajmy cały czas. Odejście od papierowej dokumentacji, przejście na elektroniczną formę dało nam możliwość przede wszystkim stworzenia jednego miejsca na dokumenty dla pracownika. Z samoobsługą pracownika to znaczy, że każdy może sam zalogować się do swojej e-teczki i zobaczyć te dokumenty, w każdym miejscu, w każdym czasie, kiedykolwiek jakby ma na to ochotę czy potrzebuję. Po drugie dostęp służb HR do tych samych dokumentów od strony właśnie jakby ich potrzeb i obsługi pracownika. Prace nad e-teczką zakończyliśmy w trakcie pandemii, ale już w trakcie projektu czuliśmy korzyści jakie płynęły z tego projektu i tą szybką dostępność do danych z każdej lokalizacji to, co mówiłam na początku, wiele lokalizacji, nie zawsze służby HR są dostępne w danej lokalizacji, bez zbędnego oczekiwania oczywiście. Wdrożenie e-teczki umożliwiło nam wypracowanie też nowego standardu obsługi kadrowej, który został przyjęty dla całej grupy w oparciu o pewne zasady, założenia, wytyczne, ale pomogło nam też wystandaryzować ten sposób obsługi w związku z czym pracujemy tak samo dla wszystkich organizacji, które w grupie mamy. To daje nowe podejście obsługi do pracy W HRze, zarówno dla służb HR, ale też i dla pracowników, dlatego w ślad za tym uruchomiliśmy szereg instruktaży, szkoleń i dla pracowników i dla służb HR jak z tą e-teczką, jak z tą dokumentacją się obyć, jak ją obsłużyć, jak na niej pracować, bo jest to zmiana. Spotykamy się z pozytywnym odbiorem ze strony pracowników, mówią no fajnie, mogę wejść i wszystko widzę, gdzie do tej pory nawet często nie zaglądałem, bo jak ten papier gdzieś tam był, ta teczka schowana w archiwum to wiadomo nie zawsze była szybko dostępna. Teraz pracownicy mówią, że fajnie, że mają do tego dostęp.

Michał: Dobrze i tu na chwilę się zatrzymajmy. Chciałbym zapytać o portal pracownika i dostęp właśnie do tych poufnych bądź może wrażliwych danych o tym pracowniku. Szczególnie interesuje mnie bezpieczeństwo przechowywania i przetwarzania danych personalnych. Czy technologia w jakiś sposób pomogła wam zabezpieczyć się przed wystąpieniem sytuacji takich, w których błędy ludzkie są rzeczą naturalną? Nikt z nas przecież nie jest nieomylny, a udostępnienie poufnych informacji osobom trzecim może mieć miejsca.

Gabriela: Te względy bezpieczeństwa są bardzo ważne i przede wszystkim tak, sama platforma, samo rozwiązanie jakby spełnia wymagania bezpieczeństwa IT i wytycznych z tym związanych. Tak mówiłam wcześniej to podstawowa rzecz. Druga sprawa to jest zarządzanie uprawnieniami do systemu i to jest bardzo ważny element na etapie projektu. Czyli zaplanowanie tych uprawnień, zdefiniowanie ról przede wszystkim w systemie, odpowiednio zgodnie z procesem, zgodnie z potrzebami później zarządzanie tymi uprawnieniami i nadanie dostępu. Ja muszę powiedzieć, że tutaj wspólnie właśnie z Kamilem i zespołem bardzo dużą wagę do tego przykładaliśmy, aby przy nadawaniu uprawnień kwestie dostępności były wielokrotnie weryfikowane na etapie projektu to jest bardzo ważne. Oczywiście zawsze może zdarzyć się błąd ludzki. Jeśli dopilnujemy tych kroków, o którym powiedziałam wcześniej, zdefiniowanie ról, zarządzanie uprawnieniami, może to bardzo dobrze zadziałać, natomiast zawsze jest czynnik ludzki, bo ktoś o tym na końcu decyduje, prawda? Więc na ten czynnik ludzki szczególnie trzeba zwrócić i po prostu zweryfikować jakby ten proces kilkukrotnie w naszym przypadku, żeby nie doszło do pomyłki.

Michał: Kamilu, dostępność czy nadawanie uprawnień to jedna rzecz, ale co ponadto co powiedziała Gabriela daje nam jeszcze technologia? Czym ona wygrywa dzisiaj w tej roli jaką pełni człowiek w zespołach HR?

Kamil: Jeśli chodzi o przewagę samej technologii i wrócę tutaj na chwilkę jeszcze do tych uprawnień, mając dokumentację w formie papierowej przechowujemy ją we wspomnianych już dzisiaj magazynach, musielibyśmy w jakiś sposób dzielić sobie przestrzeń magazynową tak, żeby do odpowiednich teczek mieli dostęp odpowiedni ludzie, czyli takich realnych papierowych dokumentach nie tyle, że musimy przechowywać te dokumenty, ale w jakiś sposób je zabezpieczać przed niepowołanymi osobami. Więc mieliśmy też przypadki, gdzie to działy HR były wręcz w pewnym stopniu nieupoważniona do wglądu w część dokumentów, bo opiekowali się konkretnymi działami w organizacji, do reszty nie powinni mieć dostępu. W takich realiach papierowych jest to dosyć ciężkie. W realiach naszej technologii myślę, że to jest już duże ułatwienie, jakby nie obawiamy się, że ktoś nam wejdzie do magazynu, a nie powinien tam wejść, czy wejdzie do tego magazynu i zajrzy do teczki, do której nie powinien, ponieważ jakby to obsługują właśnie wspomniane tutaj uprawnienia. Same kwestie bezpieczeństwa, już idąc w ten temat, papier to nie jest coś, co uważamy za trwały nośnik. Nie musimy tutaj jakby szukać czynników ludzkich, zagubienia tego dokumentu, ale wyobraźmy sobie sytuację, gdzie tracimy całe archiwum z niezależnych od nas powodów, zalanie, pożar. I to jest też moim zdaniem przewaga technologii i dokumentacji w wersji cyfrowej. Jak to może wyglądać? Dużo zależy od tego jaką ścieżkę wybierze sobie klient. Wdrażamy to na naszej chmurze, gdzie to my jesteśmy odpowiedzialni za tą dokumentację i u nas to wygląda w ten sposób, ze ten sam dokument jest przechowywany kilkukrotnie, w dwóch różnych lokalizacjach, w dwóch różnych serwerowniach na terenie Unii Europejskiej, to też jest istotny argument często i pytanie od klientów, więc to zaznaczę, ale wdrażamy też naszą e-teczkę, naszego Amodita na serwerach dostarczonych przez klienta czy jego prywatnych czy takich, który oni sobie wybrali od jakiegoś dostawcy. Więc tam już jakby ingerencji w to nie mamy za dużej, te warunki bezpieczeństwa musi zapewnić sobie sama firma bądź właśnie dostawca, ale jakby sama technologia daje wiele więcej możliwości niż dokumenty w formie papierowej, chociażby backupy. Wyobraźmy sobie sytuację, że przechodzimy na wersję cyfrową, część dokumentów pracowniczych została już fizycznie usunięta i do nich nie wrócimy. Dokumenty usunięte cyfrowo są jeszcze możliwe do uzyskania, w momencie będziemy mówili o błędzie ludzkim. To są główne z przewag technologicznych, jeśli chodzi o formę cyfrową takiej dokumentacji i możliwości jej przechowywania.

Michał: Dobrze. I teraz ja bym chciał, żebyśmy zatoczyli koło do początku naszego spotkania. Na początku powiedziałem, że nie wyobrażam sobie zespołów HR w których nie ma papieru, a teraz porozmawiamy o przyszłości dalszej lub tej bliższej. Czy rzeczywiście jest tak, że w przyszłości będziemy mówić o zespołach HR w pełni zautomatyzowanych, w których nie ma papieru?

Kamil: W mojej ocenie to już się dzieje. Jeszcze pewnie znajdzie się niejedno ograniczenie może w kwestii prawnej, natomiast tak jak w przy digitalizacji teczek, dokumentacji pracowniczej przed 2019 ona się działa i ona dawała już w tym momencie jakieś pozytywne odczucia, pozytywne doświadczenia z pracy w takim środowisku. Więc moim zdaniem to już się dzieje i taka dokumentacja jest tylko wstępem, ale każdy dokument wpinany do tej teczki w formie cyfrowej to jest pewien proces. Wyobraźmy sobie dokument umowy o pracę, jakby to nie jest tylko wpięcie tego dokumentu, wokół tego dzieje się mnóstwo rzeczy, które też da się zdigitalizować. Już poczynając od samego zgłoszenia przez przełożonego danego działu, że potrzebuje nowego pracownika. Idąc krok dalej samozatrudnienie tego pracownika, podpisanie z nim umowy może odbywać się już w pełni cyfrowo. Czyli tutaj właściwie dopiero zaczynamy mówić o takim zautomatyzowaniu i o tym paper less, ponieważ nie mają obudowanych tych procesów wokół e-teczki nadal tworzymy papier, on jest później niszczony, on później jest wydawany pracownikowi, ale on nadal powstaje, my go po prostu nie przechowujemy. Tych procesów akurat w obrębie HR myślę, że jest mnóstwo. Ile dokumentów przechowujemy w tej teczce tyle procesów moglibyśmy w tym momencie rozpocząć digitalizować.

Michał: Gabriela chciałaś uzupełnić wypowiedź Kamila, ale czy mogłabyś mi powiedzieć, gdzie jest dzisiaj największy potencjał do transformacji? Nie pytam tylko z punktu widzenia Veolii.

Gabriela: Z naszej perspektywy przejście na elektroniczną dokumentacją pracownika dało nam możliwość dalszej digitalizacji dokumentacji. To jest początek, przekroczenie rubikonu, jakby potencjał jest jeszcze większy i tworzymy jedno miejsce z e-dokumentacją dla pracownika, gdzie chcemy digitalizować kolejne dokumenty. Na przykład aktualnie pracujemy nad e-paskiem dla wszystkich, pracujemy nad e-pitem dla wszystkich. Mało tego świat zewnętrzny coraz bardziej nam to umożliwia. Wypełnienie pitu elektronicznie, przesłanie do urzędu skarbowego jest już faktem. Wszyscy to robimy, więc po co ten PIT nadal drukować jako przykład. Wiele z nas korzysta z uwierzytelnienia ePuap, czy podpisu przez e-dowód, który już wchodzi na rynek i to jest nasza rzeczywistość, w której zaczynamy funkcjonować. Także widzimy tutaj duży potencjał. Nasz projekt HR bez Papieru trwa, dalej pracujemy nad procesami HR nad kolejną partią dokumentów, które możemy zdigitalizować i widzimy tutaj dużą przestrzeń. Ja chciałabym jeszcze dodać, że praktycznie 95 % dokumentów może być zdigitalizowanych w HR-ze. Przeanalizowaliśmy bardzo dokładnie to z prawnikami, natomiast bariera tkwi trochę w naszych głowach, przyzwyczailiśmy się, że na przykład taka umowa o pracę fajnie jak jest podpisana tak odręcznie, bo to fajnie wygląda i w ogóle tak fajnie mieć ten dokument, a wcale tak nie musi być. Wystarczy, że zapewnimy tutaj wymogi związane z rozporządzeniami, z przepisami i podpiszemy je podpisem kwalifikowanym, co oczywiście po stronie pracodawcy jest możliwe, bo ma taką technologię, po stronie pracownika jeszcze nie wszyscy tym dysponujemy. Więc tutaj są pewne ograniczenia trochę technologiczne, ale też trochę w naszych głowach, żeby przestawić się po prostu na nowe.

Kamil: Może jeszcze dodam do tej ostatniej kwestii jakby podpisania umowy, bo myślę, że jest to dość istotne. Chciałbym zaznaczyć, że to też już się dzieje, jakby nie ma tutaj żądnych przeciwskazań, żeby taką umowę podpisać z pracownikiem, bardziej chodzi o dostępność tego podpisu kwalifikowanego, który tutaj jako jedyny jest uznawany prawnie jako taki podpis odręczny. On jest równoznaczny z podpisem odręcznym. To jest jedyny sposób podpisania takiego dokumentu elektronicznego, ale spotkaliśmy się już z wieloma opiniami prawnymi, gdzie pracownik może podpisać się pod tą umową podpisem zaawansowanym., Mamy tutaj na myśli właśnie ten e-dowód wspomniany, czy podpis potwierdzony kodem sms, gdzie tutaj już mamy pewną weryfikacją, że to jest faktycznie dana osoba, ponieważ ten numer należy do niej, ona nam go podała i podpis kwalifikowany jest wtedy wymagany tylko i wyłącznie na poziomie pracodawcy. Czyli pracownik podpisuje się podpisem zaawansowanym, nie musi mieć tego podpisu kwalifikowanego, który jest powiedzmy kosztowny i jego wyrobienie jest czasochłonne, chociaż to też się już zmienia. Podpisy kwalifikowane w tym momencie też idą troszeczkę do przodu. Mamy do czynienia z podpisem kwalifikowanym jednorazowym, tymczasowym, który jest wydawany na podstawie autoryzacji, tak jak teraz działają banki, czyli łączymy gdzieś z jakimiś konsultantem, czy aplikacja, która każe nam odpowiednie ruchu wykonać, pokazać dowód do kamerki i na tej podstawie taki podpis kwalifikowany tymczasowy jest wydawany. Także technologia idzie do przodu.

Gabriela: Chciałabym dodać do tego jedną rzecz, że właśnie ostatnio odkryłam nową funkcjonalność w swoim banku, który zaoferował mi właśnie podpis kwalifikowany. Jest on dostępny jednorazowy. Można wejść do banku, zakupić go za niewielką kwotę i podpisać jednorazowo dokument podpisem kwalifikowanym. Także to jest zmiana.

Michał: Tak, te zmiany, o których mówicie i ten wpływ innowacji technologicznych na wewnętrzne procesy na pewno jest znaczący, dlatego że jeżeli mówimy o innowacjach technologicznych to mówimy o optymalizacjach tych najbardziej czasochłonnych procesów, ale z drugiej strony to co się dzieje to, że wolne moce osobowe przesuwane są zupełnie do innych projektów, gdzie do tej pory mieliśmy potrzebę posiadania tych ludzi, ale nie mogliśmy ich zatrudniać z zewnątrz. Zostawiłem na koniec jeszcze po jednym pytaniu, dlatego, że cała nasza rozmowa choć ona jest bardzo ciekawa, zmierza już ku końcowi. Chciałbym was poprosić, żebyśmy ją podsumowali. Gabrielo zacznijmy od Ciebie, co poradziłabyś słuchającym nas osobom, gdzie powinny zacząć, na jakie pytania powinny poszukać sobie odpowiedzi i być może nad czym powinny się zastanowić, jeżeli w ogóle myślą o digitalizacji dokumentów?

Gabriela: Znaczy z mojej perspektywy najważniejsze jest przygotowanie. Przygotowanie to jest najlepsze co możemy zrobić. Mam na myśli tutaj zarówno dokumentację pracowniczą, którą należy przygotować do takiego procesu, bo przez lata w teczkach pracowniczych też mogą się nazbierać różnego rodzaju dokumenty, które już teraz pod kątem aktualnych przepisów, do których musimy się zastosować, nie muszą w tej teczce być. W związku z czym nie trzeba też ich digitalizować. Więc jakby przygotowanie tego procesu jest bardzo istotne. Później będzie nam łatwiej, kiedy będziemy to digitalizować. To jest jedna rzecz. Druga rzecz z mojej perspektywy to jest przygotowanie rozwiązania technologicznego, zarówno pod kątem właśnie wymogów tego rozporządzenia, o którym mówiliśmy, ono musi jakby w 100 % spełnione. A po drugie taka przyjazność rozwiązania. To jest bardzo istotny czynnik, który myślę, że czasami jest troszeczkę pomijany, ale to w jaki sposób pracujemy na narzędziu, na aplikacji czy systemie, czy ono jest przyjazne czy nam pomaga jest bardzo istotne w codziennym funkcjonowaniu i to jest duża część, w ogóle zarządzenia są zmianą, żeby chcieć się przyłączyć na to nowe. Także to są z takie z naszej strony jako Veolia doświadczenia i myślę, że warto na to zwrócić uwagę.

Michał: To ja może tylko uzupełnię to Twoją wypowiedź, że czasami w tej teczce może znaleźć się dokument, który nie jest powiązany z tą osobą, a znalazł się tam zupełnie przypadkowo.

Gabriela: To jest właśnie element tego przygotowania i upewnienia się, że takich błędów po prostu nie będziemy mieć.

Michał: Tak, a z drugiej strony na pewno kluczowy jest dobór dostawcy tej technologii. Kamil ostatnie pytanie do Ciebie, jak przekonać, jakich argumentów użyć, aby przekonać te osoby, które dzisiaj zwlekają z decyzją?

Kamil: Padło tutaj w całej naszej rozmowie dużo pozytywnych cech tego rozwiązania, ale pojawiały się też obawy z jakimi do nas klienci przychodzili. Więc jakby z mojej perspektywy podsumowaniem tego, jakby rozwianiem tych obaw jest z pewnością to, że to nie jest sytuacja, gdzie mówimy "OK, robimy digitalizację i ten papier usuwamy bezpowrotnie". Jakby możemy zrobić to na próbę. To nadal może być takim elementem przejściowym, to jest fajne. Możemy wybrać dedykowany dział, który sobie po prostu spróbujemy wdrożyć to rozwiązanie i zobaczymy, jak to działa i czy faktycznie korzyści, o których my dzisiaj mówiliśmy, są rzeczywiste. Przekonując niezdecydowanych zaznaczam, że to nie jest przejście, z którego nie da się wycofać. Wiec, jeśli z jakiegoś powodu, jednak uznamy, że to nie jest to, to zawsze możemy wrócić do papieru, ale myślę, że to się nie wydarzy.

Michał: Dziękuje Wam bardzo. Pula moich pytań się wyczerpała. Bardzo dziękuje Wam za tą rozmowę i wszelkie cenne informacje.

Kamil: Dziękujemy.

Gabriela: Dziękujemy.

Michał: Wszystkim osobom, które nas słuchały dziękuje i do usłyszenia w kolejnym odcinku EY Startup Talk.