Liderzy finansowi powinni już teraz podjąć działania mające na celu przetestowanie procesu zamknięcia ksiąg rachunkowych w warunkach skrajnych i zapobieżenie powstaniu opóźnień lub zniekształceń w sprawozdawczości finansowej.
Potrzeba szybkich reakcji
Liderzy finansowi powinni już teraz podjąć działania mające na celu przetestowanie procesu zamknięcia ksiąg rachunkowych w warunkach skrajnych i zapobieżenie powstaniu opóźnień lub zniekształceń w sprawozdawczości finansowej. Należy rozważyć podjęcie następujących działań:
- Ustanowienie wirtualnego centrum zarządzania procesem zamknięcia ksiąg rachunkowych – przygotowanie się do rozwiązywania kwestii w zakresie rachunkowości, podatków, systemów informatycznych, zarządu i innych kwestii o charakterze interdyscyplinarnym w czasie rzeczywistym.
- Ponowne zaplanowanie procedur zamknięcia – dostosowanie terminarzy i dodanie do procesu zamknięcia ksiąg rachunkowych tzw. próbnego zamknięcia. Analiza możliwości wprowadzenia zmian do przyjętych szacunków i poziomów istotności w celu przyspieszenia procesu tam, gdzie jest to możliwe.
- Przewidywanie szczegółowych wymogów — określenie, gdzie trzeba dołożyć dodatkowych starań w celu weryfikacji prawidłowości sald kont w obecnych okolicznościach. Należy być gotowym na to, aby powiedzieć zarządowi, co zamierzamy zrobić z kluczowymi obszarami ryzyka oraz nawiązać ścisłą współpracę z audytorami w celu przeprowadzenia zdalnego procesu.
Jak przeprowadzić zdalnie proces zamknięcia ksiąg rachunkowych w firmie prywatnej(pdf) szczegółowo opisuje dalsze działania, które powinni Państwo rozważyć. Choć teraz mamy bez wątpienia trudny czas, to gdy Wasz zespół powróci do typowego, biurowego stylu pracy, będziecie mieli już za sobą cenne lekcje, które pozwolą Wam działać efektywniej i wydajniej - w lepszych okolicznościach.
Lokalna perspektywa
Zgodnie z ustawą o rachunkowości w Polsce jednostki których rok obrotowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, zamykają księgi rachunkowe za 2019 rok na dzień 31 grudnia 2019 roku. Powinno to nastąpić najpóźniej 31 marca 2020 roku. Następnie roczne sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego (art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Oznacza to, że sprawozdanie finansowe za 2019 rok trzeba zatwierdzić do 30 czerwca 2020 roku a ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Stanowi o tym art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości.
Jakkolwiek w odpowiedzi na zaistniałą sytuację pandemii koronawirusa, w Polsce, w ramach tzw. tarczy antykryzysowej Minister Finansów wydał przepisy wydłużające terminy sporządzania, zatwierdzania i udostępniania sprawozdań finansowych. Zgodnie z tymi zapisami wydłużone zostały terminy:
- zamknięcia ksiąg rachunkowych - o 3 miesiące, a w przypadku emitentów o 2 miesiące (z obecnych 3 miesięcy od dnia bilansowego do 6 miesięcy dla innych jednostek oraz do 5 miesięcy dla emitentów),
- sporządzenia jednostkowego oraz skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, oświadczenia na temat informacji niefinansowych, sprawozdania z płatności jednostek działających w przemyśle wydobywczym lub zajmujących się wyrębem lasów pierwotnych – o 3 miesiące, a w przypadku emitentów o 2 miesiące (z obecnych 3 miesięcy od dnia bilansowego do 6 miesięcy dla innych jednostek oraz 5 miesięcy dla emitentów),
- zatwierdzenia sprawozdań finansowych - o 3 miesiące, a w przypadku emitentów o 2 miesiące (z obecnych 6 miesięcy od dnia bilansowego do 9 miesięcy dla innych jednostek oraz 8 miesięcy dla emitentów).
Wydłużenie terminów w dużej mierze dało więcej czasu kierownictwu na spełnienie powyższych obowiązków. Warto jednak pamiętać, że to na kierownictwu spoczywa w tym zakresie odpowiedzialność.
Kontakt
Jerzy Buzek
EY Polska, Audyt, PartnerPodsumowanie
Finansowi liderzy firm prywatnych powinni rozważyć wprowadzenie natychmiastowych zmian w procesie zamknięcia ksiąg rachunkowych za bieżący okres, z uwzględnieniem potencjalnych braków w personelu pracowniczym i dostępnych danych, a wszystko to w sytuacji, gdy gospodarka chwieje się pod ich stopami. Powinni oni już teraz podjąć działania w celu przetestowania w warunkach skrajnych procesu zamknięcia ksiąg rachunkowych i zapobieżenia powstaniu opóźnień lub zniekształceń w sprawozdawczości finansowej.
