Dywizja Kryminalna Departamentu Sprawiedliwości Stanów Zjednoczonych opublikowała zaktualizowaną wersję zasad dotyczących oceny programów compliance spółek, w których przeprowadzane jest dochodzenie.
Zasady te powinny być wzięte pod uwagę w trakcie przeprowadzania dochodzenia w celu określenia, czy niezbędne będzie postawienie zarzutów. Obejmują adekwatność i efektywność systemu compliance obowiązującego w spółce oraz wysiłki naprawcze, mające na celu implementację odpowiedniego i efektywnego systemu compliance.
Celem publikacji dokumentu jest wsparcie prokuratorów w podejmowaniu decyzji w przedmiocie oceny efektywności systemu compliance obowiązującego w spółce w momencie popełnienia czynu zabronionego, a także ocena jego efektywności w momencie wydawania decyzji w przedmiocie stawiania zarzutów.
Ponadto, prokuratorzy powinni wziąć pod uwagę, czy spółka poczyniła znaczące inwestycje oraz ulepszenia swojego systemu compliance i systemu kontroli wewnętrznych. Istotne jest także dokonanie weryfikacji czy działania naprawcze wprowadzone w compliance spółki zostały przetestowane w celu weryfikacji lub będą w stanie zapobiec bądź wykryć podobne nadużycia w przyszłości.
Departament Sprawiedliwości określa trzy podstawowe pytania, które powinni zadać prokuratorzy:
- Czy system compliance spółki jest dobrze zaprojektowany?
- Czy system compliance został wdrożony w sposób rzetelny i w dobrej wierze?
- Czy system compliance spółki działa w praktyce?
Odpowiedzi na poszczególne pytania powinny pomóc prokuratorom w ocenie systemu compliance spółki.
Czy system compliance spółki jest dobrze zaprojektowany?
Krytycznym czynnikiem w ocenie programu compliance jest to, czy został odpowiednio zaprojektowany w celu maksymalizacji efektywności zapobiegania i wykrywania nadużyć. Ponadto, kluczowe jest dokonanie weryfikacji, czy osoby zarządzające spółką wdrożyły ten system i czy w milczący sposób nie zachęcają pracowników do nadużyć.
Początkiem weryfikacji systemu compliance w tym zakresie powinno być dokonanie oceny ryzyka spółki w celu uzyskania zrozumienia, dlaczego spółka zdecydowała się na wprowadzenie go w taki, a nie inny sposób.
Niezbędne jest także sprawdzenie czy ocena ryzyka spółki jest aktualna oraz czy podlega regularnym przeglądom.
Prokuratorzy powinni również dokonać weryfikacji kroków podjętych przez spółkę w celu zapewnienia implementacji polityk w organizacji, w tym także zapewnienia regularnych szkoleń i certyfikacji wszystkim dyrektorom, osobom zarządzającym, istotnym pracownikom, oraz, gdzie jest to odpowiednie, agentom i partnerom biznesowym.
Sprawdzeniu podlega też sposób zarządzania zgłoszeniami ewentualnych nadużyć. Prokuratorzy powinni skontrolować czy osoby zarządzające spółką stworzyły atmosferę bez strachu przed akcjami odwetowymi, wspartą odpowiednim systemem do składania zgłoszeń o potencjalnych nieprawidłowościach oraz proces mający na celu ochronę sygnalistów.
Czy system compliance został wdrożony w sposób rzetelny i w dobrej wierze?
Prokuratorzy zostali poinstruowani by sprawdzić czy program compliance jest „tylko na papierze”, czy też został wdrożony, jak i podlega ocenie i aktualizacjom.
Ocenie podlega także to, czy spółka posiada przejrzyste procedury dyscyplinarne, współmierne do nadużyć. Należy sprawdzić, czy spółka w jasny sposób komunikuje, że zachowania nieetyczne nie będą tolerowane i pociągną za sobą współmierne konsekwencje, bez względu na pozycję czy tytuł osoby w nie zaangażowanej.
Czy system compliance spółki działa w praktyce?
Ze względu na retroaktywną naturę pytania, jest to jedne z najtrudniejszych pytań, na jakie muszą odpowiedzieć prokuratorzy. Kluczowa jest weryfikacja, czy system compliance działał w odpowiedni sposób w czasie popełnienia nadużycia, zwłaszcza, jeśli nie zostało ono natychmiast wykryte.
W celu oceny powyższego, prokuratorzy powinni dokonać analizy tego, kiedy i w jaki sposób nadużycie zostało wykryte, jakie środki zostały użyte do przeprowadzenia wewnętrznego dochodzenia, a także naturę i dogłębność wprowadzonych działań naprawczych podmiotu.
Weryfikacji podlegać będzie sposób analizy oraz metody działań naprawczych podjęte przez spółkę. Jednym z przykładów dostępnych działań naprawczych dla spółki jest podjęcie działań dyscyplinarnych oraz wprowadzenie niezbędnych ulepszeń do systemu compliance.
Bez wątpienia wytyczne opublikowane przez departament sprawiedliwości mogą wskazać drogę postępowania wszystkim spółkom, które zostały dotknięte nadużyciami.
Szczegółowe wytyczne można znaleźć na stronie internetowej Departamentu (1).
