Emitenci papierów wartościowych mają obowiązek posiadania procedury zgłaszania przez nieprawidłowości sygnalistów.
5 listopada br. Prezydent RP podpisał nowelizację ustawy o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych. Jednym z elementów zawartym w nowych przepisach są sygnaliści.
Ostatnie tygodnie obfitują w informacje dotyczące nowych przepisów, dzięki, którym chronieni są sygnaliści.
W ramach nowelizacji(1) dodano do ustawy o ofercie publicznej art. 97d nakładający na emitentów obowiązek posiadania procedury anonimowego zgłaszania przez pracowników wskazanemu członkowi zarządu (a w niektórych przypadkach radzie nadzorczej) m.in. naruszeń ustawy jak również procedur i standardów etycznych. Wprowadzenie tej regulacji, jak można przeczytać w uzasadnieniu(2) do projektu ustawy, ma na celu zapewnienie stosowania przepisu art. 41 ust. 4 rozporządzenia UE 2017/1129(3). Wymaga on od „pracodawców zaangażowanych w działalność, która jest regulowana do celów usług finansowych” ustanowienia specjalnego, niezależnego i odrębnego kanału zgłaszania rzeczywistych bądź potencjalnych nieprawidłowości.
Odpowiednie wdrożenie procedury zgłaszania nieprawidłowości rodzi szereg wyzwań przed emitentami. Jednym z nich jest odpowiednie zaprojektowanie, ustanowienie i obsługiwanie kanałów przyjmowanie zgłoszeń w sposób zapewniający anonimowość osobom zgłaszającym naruszenia. Kanały te mogą przyjąć różnorodną formę:
- zgłoszenia pisemnego – w formie elektronicznej lub listem tradycyjnym,
- zgłoszenia ustnego – za pośrednictwem telefonu lub innych systemów komunikacji głosowej,
- spotkania osobistego – na wniosek osoby zgłaszającej naruszenie.
Istotne jest również wyznaczenie odpowiedniej osoby (lub działu) właściwych do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań w związku ze zgłoszeniami. Tymi działaniami są m.in.:
- wstępna weryfikacja zgłoszenia,
- opracowanie strategii działania, zaplanowanie i przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego
- raportowanie, na które składa się podsumowanie ustaleń oraz wnioski końcowe i dalsze rekomendacje.
Zaniedbanie powyższych elementów może przełożyć się na niską skuteczność i brak zaufania pracowników do sytemu zgłaszanie nieprawidłowości. Co istotne, system taki powinien być jednym z elementów konsekwentnie budowanej przez firmę kultury etycznej i zaufania do instytucji sygnalisty.
Dodajmy, że w przypadku spółek notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie, już od ponad roku funkcjonują przyjęte przez GPW Standardy rekomendowane dla systemu zarządzania zgodnością(4). Zalecają one spółkom wdrażanie wewnętrznych procedur regulujących zasady zgłaszania informacji o nieprawidłowościach i nadużyciach prawa lub naruszeniu wewnętrznych regulacji.
Wracając do nowelizacji, należy podkreślić, że ustawa wchodzi w życie już po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. Oznacza to w praktyce, że emitenci powinni być już pod koniec listopada br. gotowi na wprowadzenie procedur dla zgłaszania przez sygnalistów rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów ustawy.
Zobacz również
Wstecz