Mimo to prawie 9 na 10 respondentów (87%) zgłosiło, że w ciągu ostatnich pięciu lat znacznie wzrosła ilość zleconej pracy dla działów prawnych.
Te przeciwności prawdopodobnie jeszcze bardziej zwiększą poziom presję wywieraną na działy prawne, szczególnie biorąc pod uwagę oczekiwany przez respondentów poziom obniżenia kosztów.
Firmy planują zmniejszyć koszty o średnio 11%. Ten odsetek jest większy w niektórych regionach świata i zmienia się w zależności od wielkości firmy. W Ameryce Północnej firmy planują obniżyć koszty średnio o 13% - a wartość może być wyższa w przypadku większych firm.
Redukcja kosztów
15%oznacza średnią redukcję kosztów planowaną na działy prawne w firmach o liczbie pracowników przekraczającej 1000 osób.
Aby sprostać zwiększonemu zapotrzebowaniu na obsługę przez działy prawne przy jednoczesnymobniżeniu wydatków ponoszonych na te działy, firmy prawdopodobnie zwiększą nacisk na ponowną ocenę modeli operacyjnych, co może skutkować zwiększeniem ilości zleceń na zewnątrz firmy.
Nasze badanie wskazuje, że działy prawne osiągają punkt krytyczny. Rekomendujemy szeroko zakrojoną analizę sytuacji w firmie, która pomoże zmodernizować działy prawne. Niewskazane za to jest poleganie na pracy mniejszych zespołów, których zadaniem ma być kontynuowania działalności na poziomach powyżej średniej.
2. Konieczność wykorzystania technologii
Choć gotowość na digitalizację i zastosowanie nowych technologii jest niezbędna dla wydajności operacyjnej, odpowiedzi z ankiety wskazują, że zmiany wprowadzane w działach prawnych mogą być wprowadzane później niż w takich działach jak HR, IT czy finanse.
Rzeczywiście, prawie dwie trzecie (64%) respondentów uważa, że inne działy przedsiębiorstwa, takie jak finanse, skorzystały bardziej na innowacjach dzięki wdrożeniu najnowszych technologii lub wyższym finansowaniu innowacji.
Nasze badanie wykazało również, że istnieje szereg barier we wdrażaniu innowacji do działów prawnych. Największe spośród nich to „ciągła presja na model business-as-usual”, na którą powołuje się 36% respondentów, a następnie „ograniczenia budżetowe” (32%). To ostatnie jest zrozumiałe, biorąc pod uwagę presję na obniżanie wydatków przedstawioną powyżej.
Bariera dla innowacji
28%respondentów wskazało „brak umiejętności / zainteresowania w zarządzaniu” jako barierę we wdrażaniu innowacji.
Liderzy działów prawnych powinni zacząć planować zmiany
Badanie wykazało, że kierownictwo może nie mieć wystarczających umiejętności, by wprowadzić innowacyjne zmiany w firmie - może to być na przykład brak odpowiedniej wiedzy technologicznej lub brak zdolności do zarządzania zmianą. Brak „zainteresowania” wprowadzaniem zmian może wskazywać również na to, że kierownictwo ma odmienne priorytety.
Niewdrażanie innowacyjnych technologii może sprawić, że działy prawne staną się słabym ogniwem w łańcuchu operacyjnym. Firmy, które zmieniają swój model operacyjny, aby czerpać korzyści z postępu technologicznego, mogą polepszyć wydajność operacyjną, a także zredukować koszty. Wydajniejsze firmy będą najlepiej przygotowane do uzyskania przewagi konkurencyjnej, niezależnie od tego, czy jest to szybkość wprowadzania na rynek nowych usług, czy szybsze dostosowanie do nowych przepisów. Im firmy stają się sprawniejsze w erze cyfryzacji, tym bardziej potrzebują działów prawnych, aby dotrzymać tempa zmianom.
Proste, krótkoterminowe środki obniżające koszty, takie jak zmniejszenie liczby pracowników, wydają się powszechnie stosowane. Nasze doświadczenie pokazuje jednak, że dopóki nie odblokuje się przepływu pracy, problemy działów prawnych pozostaną nierozwiązane.
Lokalna perspektywa
Jak dodaje dr Karol Raźniewski,trzeba również umiejętnie dostosować tempo zmian oraz metody ich wprowadzania. Aby to zrobić nalęzy zacząć od diagnozy istoty samej zmiany, tzn. czy jest ona nieunikniona, czy są alternatywy, czy posiadamy zasoby niezbędne do jej przeprowadzenia. Mając te informacje można zaplanować działania. Mając dobry plan działania można przystąpić do efektywnej komunikacji z tymi, którzy w procesie zmian odegrają, lub mogą odegrać istotne role. Wszystko to z kolei ma szanse powodzenia tylko, jeśli będzie poparte autentycznym zaangażowaniem kierownictwa.
Kontakt
Artur Miernik
EY Polska, Partner, Lider Zespołu People Consulting3. Zaufanie do ustawodawcy
Działania ustawodawcy w ostatnich latach stanowią duże wyzwanie, a tempo zmian regulacyjnych nie wykazuje oznak spowolnienia.
Pomimo powszechnej niepewności dotyczącej przepisów prawnych, działy prawne twierdzą, że są przygotowane na nadchodzące zmiany prawa, w tym nowe zasady dotyczące ochrony danych osobowych i rozporządzania nimi, żądania danych osób trzecich oraz inne wydarzenia, takie jak amerykańska reforma podatkowa i BEPS.
Zaufanie do gotowości do zmian jest najniższe w przypadku Brexitu - co nie jest zaskakujące, ponieważ w momencie przeprowadzania ankiety był to obszar, w którym odnotowano największy brak pewności.
Pomimo pozornej pewności co do szeregu kwestii regulacyjnych, firmy muszą stale zapewniać odpowiednie możliwości technologiczne do skutecznego monitorowania, oceny i reagowania na poważne zmiany legislacyjne na całym świecie.
Nacisk na obniżenie wydatków, połączony z niedociągnięciami technologicznymi mogą sprawić, że będzie to dla działów prawnych trudniejsze niż się spodziewano.
4. Wyzwania związane z przyciąganiem talentów
Podczas gdy maksymalne wykorzystanie talentów z każdego działu jest kluczem do optymalizacji operacji biznesowych, nasze badanie wskazuje na niektóre spośród rosnących wyzwań, przed którymi stoją działy prawne.
Firmy nie tylko mają trudności ze znalezieniem odpowiednich pracowników, ale także z efektywnym wdrożeniem do pracy nowych.
Prawie trzy na pięć firm (59%) zgłosiło, że napotyka wyzwania związane z retencją nowych pracowników.
Mądrze wykorzystuj swoje zasoby
Dodatkowo, wydaje się, że firmy tracą czas i wysiłek swoich pracowników na rutynowe zadania o niskiej wartości.
Czas spędzony na zadaniach o niskiej wartości
27%wszystkich godzin spędzonych na rutynowych działaniach związanych z przestrzeganiem przepisów i niskiej wartości w ramach funkcji prawnej.
Powyższe potwierdza potrzebę zmian, które firmy muszą wprowadzić w trybie pilnym. Jednym z rozwiązań może być poprawa wewnętrznych programów szkoleniowych, ale są to zazwyczaj rozwiązania średnio- i długoterminowe. W związku z tym, prawdopodobnie działy prawne będą starały się korzystać z usług osób zewnętrznych, szczególnie w odniesieniu do rutynowych zadań. Działy prawne muszą zagwarantować, że ich postępowanie jest zgodne z szerszą wizją biznesową firmy oraz że wyciągnęli oni wnioski z zachodzących zmian.
5. Ponowna ocena działających modeli
Biorąc pod uwagę tło, na którym zespoły prawne działają, zrozumiałe jest, jak wiele z nich jest stale narażonych na ocenę ich modelu operacyjnego. Jest to szczególnie spotykane w obszarach outsourcingu i zamówień.
Nasze badanie pokazuje, że chociaż średnio 33% przedsiębiorstw zleca osobom z zewnątrz szeroki zakres zadań z działów prawnych, takich jak obsługę zarządzania mieniem i compliance, to coraz większa liczba podmiotów rozważa taką możliwość.
Powiązany artykuł
Procesy outsourcingowe
41%przedsiębiorstw rozważyłoby outsourcing rutynowych czynności prawnych.
Przy zamawianiu zewnętrznych usług prawnych ważniejsza jest jakość, a nie niższa cena
Zmieniają się również modele zamówień publicznych, przy czym większą uwagę zwrócono na alternatywnych dostawców usług prawnych (ALSP) i zleceniobiorców usług prawnych.
Chociaż dotyczy to wszystkich firm, to jest to szczególnie ważne w przypadku tych mniejszych, przy czym 60% firm o liczbie pracowników mniejszej niż 1 000 osób rozważa zatrudnienie ALSP lub zlecenie obsługi prawnej zewnętrznym zleceniobiorcom.
Skuteczne działy prawne oferują przedsiębiorstwom efektywne świadczenie usług. W świetle obecnych nacisków, którym są poddawane, działy te muszą ciągle szukać optymalnych rozwiązań, które pozwalają im sprostać złożonym i zmieniającym się wymaganiom.
Wnioski
Wyniki naszego badania wskazują, że działy prawne poddawane są presji ze wszystkich stron, a to napędza zmiany.
Potrzeba zaspokojenia rosnącego popytu stoi w bezpośredniej sprzeczności z przewidywanymi obniżkami kosztów, dlatego też działy prawne muszą uważnie przyjrzeć się modelom operacyjnym, aby spełnić te przeciwstawne oczekiwania.
Naturalnie oczekuje się, że innowacja technologiczna i talent optymalizacyjny staną się częścią rozwiązania, ale działy prawne przyznają, że mają problemy w obu tych obszarach. W rezultacie wielu rozważa obecnie outsourcing i zamówienia zewnętrzne.
Oczywiste jest, że działy prawne przechodzą przez trudny okres. Więcej szczegółów na ten temat przedstawiamy w naszym pełnym raporcie z badań.
Kluczowe działania
- Uwzględnij wewnętrzne działy prawne w ramach większych inicjatyw transformacyjnych
- Bezzwłocznie zbadaj obszary innowacji, aby uniknąć powiększania się luk między działami prawnymi a strategią biznesową
- Przyciągaj, a co ważniejsze, skutecznie wykorzystuj utalentowanych pracowników
- Uważnie monitoruj globalne i regionalne wyzwania regulacyjne
- Ponownie oceń model operacyjny działu prawnego, aby uzyskać maksymalną wartość
Podsumowanie
Presja na działy prawne wywierana jest ze wszystkich stron, a to napędza zmiany w dzisiejszej erze cyfryzacji.
