10 min. czytania 17 cze 2019
Biznesmen dający prezentację

Nowa wizja działów prawnych w erze cyfrowej

Autor Cornelius Grossmann

EY Global Law Leader

Global Law Leader. Passionate about integrity and diversity. Father of five. Fond of classical music.

Kontakt lokalny

EY Polska, Partner, Lider Praktyki Workforce Advisory w ramach People Advisory Services

Artur wspiera Klientów w procesach transformacji wewnątrzorganizacyjnej, zwłaszcza w aspekcie kapitału ludzkiego.

10 min. czytania 17 cze 2019

Globalne badanie EY wykazało, że działy prawne muszą zmienić swoje modele operacyjne, aby zmaksymalizować ich wartość w czasach cyfrowej transformacji.

Najnowsze badanie EY, przeprowadzone wśród 1058 starszych prawników z firm z całego świata, pokazuje presję na działy prawne i jej wpływ na zmianę modeli operacyjnych. Było to jedno z najbardziej kompleksowych badań dotyczących działów prawnych, jakie kiedykolwiek przeprowadzono, a odpowiedzi ankietowanych wykazały, że wspomniane działy muszą zrównoważyć wzrost popytu na ich usługi, przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów. Wciąż powinny także być na bieżąco z trudnymi i ciągle zmieniającymi się przepisami prawnymi. Jednocześnie działy prawne borykają się z problemami związanymi z postępem technologicznym oraz mają trudności z przyciągnięciem i wykorzystaniem nowych talentów.

W rezultacie wiele działów prawnych przyznaje, że ich model operacyjny może wymagać zmiany - w szczególności może to spowodować większe zapotrzebowanie na zlecanie pracy osobom z zewnątrz. A wszystko to w celu sprostania nowym wyzwaniom.

  • Nasza metodologia

    Badanie zostało przeprowadzone przez Euromoney Institutional Investor Thought Leadership pod koniec 2018 r. Objęło swoim zasięgiem działy prawne dużych przedsiębiorstwach z różnych sektorów (w tym produktów konsumenckich i przemysłowych), a także w sektorze rządowym i publicznym.

Na podstawie danych z ankiety można wyodrębnić 5 kluczowych trendów:

1. Presja obniżenia kosztów napędza zmianę

Z odpowiedzi na pytania z ankiety wynika, że działy prawne powinny mieć więcej obowiązków w ramach niższego wynagrodzenia.

Istotnie, wyniki badania wskazują, że w ciągu najbliższych 24 miesięcy 82% firm planuje obniżyć koszty przeznaczane na działy prawne.

Mimo to prawie 9 na 10 respondentów (87%) zgłosiło, że w ciągu ostatnich pięciu lat znacznie wzrosła ilość zleconej pracy dla działów prawnych.

Te przeciwności prawdopodobnie jeszcze bardziej zwiększą poziom presję wywieraną na działy prawne, szczególnie biorąc pod uwagę oczekiwany przez respondentów poziom obniżenia kosztów.

Firmy planują zmniejszyć koszty o średnio 11%. Ten odsetek jest większy w niektórych regionach świata i zmienia się w zależności od wielkości firmy. W Ameryce Północnej firmy planują obniżyć koszty średnio o 13% - a wartość może być wyższa w przypadku większych firm.

Redukcja kosztów

15%

oznacza średnią redukcję kosztów planowaną na działy prawne w firmach o liczbie pracowników przekraczającej 1000 osób.

Aby sprostać zwiększonemu zapotrzebowaniu na obsługę przez działy prawne przy jednoczesnymobniżeniu wydatków ponoszonych na te działy, firmy prawdopodobnie zwiększą nacisk na ponowną ocenę modeli operacyjnych, co może skutkować zwiększeniem ilości zleceń na zewnątrz firmy.

Nasze badanie wskazuje, że działy prawne osiągają punkt krytyczny. Rekomendujemy szeroko zakrojoną analizę sytuacji w firmie, która pomoże zmodernizować działy prawne. Niewskazane za to jest poleganie na pracy mniejszych zespołów, których zadaniem ma być kontynuowania działalności na poziomach powyżej średniej.

2. Konieczność wykorzystania technologii

Choć gotowość na digitalizację i zastosowanie nowych technologii jest niezbędna dla wydajności operacyjnej, odpowiedzi z ankiety wskazują, że zmiany wprowadzane w działach prawnych mogą być wprowadzane później niż w takich działach jak HR, IT czy finanse.

Rzeczywiście, prawie dwie trzecie (64%) respondentów uważa, że inne działy przedsiębiorstwa, takie jak finanse, skorzystały bardziej na innowacjach dzięki wdrożeniu najnowszych technologii lub wyższym finansowaniu innowacji.

Nasze badanie wykazało również, że istnieje szereg barier we wdrażaniu innowacji do działów prawnych. Największe spośród nich to „ciągła presja na model business-as-usual”, na którą powołuje się 36% respondentów, a następnie „ograniczenia budżetowe” (32%). To ostatnie jest zrozumiałe, biorąc pod uwagę presję na obniżanie wydatków przedstawioną powyżej.

Bariera dla innowacji

28%

respondentów wskazało „brak umiejętności / zainteresowania w zarządzaniu” jako barierę we wdrażaniu innowacji.

Liderzy działów prawnych powinni zacząć planować zmiany

Badanie wykazało, że kierownictwo może nie mieć wystarczających umiejętności, by wprowadzić innowacyjne zmiany w firmie - może to być na przykład brak odpowiedniej wiedzy technologicznej lub brak zdolności do zarządzania zmianą. Brak „zainteresowania” wprowadzaniem zmian może wskazywać również na to, że kierownictwo ma odmienne priorytety.

Niewdrażanie innowacyjnych technologii może sprawić, że działy prawne staną się słabym ogniwem w łańcuchu operacyjnym. Firmy, które zmieniają swój model operacyjny, aby czerpać korzyści z postępu technologicznego, mogą polepszyć wydajność operacyjną, a także zredukować koszty. Wydajniejsze firmy będą najlepiej przygotowane do uzyskania przewagi konkurencyjnej, niezależnie od tego, czy jest to szybkość wprowadzania na rynek nowych usług, czy szybsze dostosowanie do nowych przepisów. Im firmy stają się sprawniejsze w erze cyfryzacji, tym bardziej potrzebują działów prawnych, aby dotrzymać tempa zmianom.

Proste, krótkoterminowe środki obniżające koszty, takie jak zmniejszenie liczby pracowników, wydają się powszechnie stosowane. Nasze doświadczenie pokazuje jednak, że dopóki nie odblokuje się przepływu pracy, problemy działów prawnych pozostaną nierozwiązane.

Local Perspective IconLokalna perspektywa

Jak dodaje dr Karol Raźniewski,trzeba również umiejętnie dostosować tempo zmian oraz metody ich wprowadzania. Aby to zrobić nalęzy zacząć od diagnozy istoty samej zmiany, tzn. czy jest ona nieunikniona, czy są alternatywy, czy posiadamy zasoby niezbędne do jej przeprowadzenia. Mając te informacje można zaplanować działania. Mając dobry plan działania można przystąpić do efektywnej komunikacji z tymi, którzy w procesie zmian odegrają, lub mogą odegrać istotne role. Wszystko to z kolei ma szanse powodzenia tylko, jeśli będzie poparte autentycznym zaangażowaniem kierownictwa. 

Kontakt

Artur Miernik
EY Polska, Partner, Lider Praktyki Workforce Advisory w ramach People Advisory Services

3. Zaufanie do ustawodawcy

Działania ustawodawcy w ostatnich latach stanowią duże wyzwanie, a tempo zmian regulacyjnych nie wykazuje oznak spowolnienia.

Pomimo powszechnej niepewności dotyczącej przepisów prawnych, działy prawne twierdzą, że są przygotowane na nadchodzące zmiany prawa, w tym nowe zasady dotyczące ochrony danych osobowych i rozporządzania nimi, żądania danych osób trzecich oraz inne wydarzenia, takie jak amerykańska reforma podatkowa i BEPS.

Zaufanie do gotowości do zmian jest najniższe w przypadku Brexitu - co nie jest zaskakujące, ponieważ w momencie przeprowadzania ankiety był to obszar, w którym odnotowano największy brak pewności.

Pomimo pozornej pewności co do szeregu kwestii regulacyjnych, firmy muszą stale zapewniać odpowiednie możliwości technologiczne do skutecznego monitorowania, oceny i reagowania na poważne zmiany legislacyjne na całym świecie.

Nacisk na obniżenie wydatków, połączony z niedociągnięciami technologicznymi mogą sprawić, że będzie to dla działów prawnych trudniejsze niż się spodziewano.

4. Wyzwania związane z przyciąganiem talentów

Podczas gdy maksymalne wykorzystanie talentów z każdego działu jest kluczem do optymalizacji operacji biznesowych, nasze badanie wskazuje na niektóre spośród rosnących wyzwań, przed którymi stoją działy prawne.

Firmy nie tylko mają trudności ze znalezieniem odpowiednich pracowników, ale także z efektywnym wdrożeniem do pracy nowych.

Prawie trzy na pięć firm (59%) zgłosiło, że napotyka wyzwania związane z retencją nowych pracowników.

Mądrze wykorzystuj swoje zasoby

Dodatkowo, wydaje się, że firmy tracą czas i wysiłek swoich pracowników na rutynowe zadania o niskiej wartości.

Czas spędzony na zadaniach o niskiej wartości

27%

wszystkich godzin spędzonych na rutynowych działaniach związanych z przestrzeganiem przepisów i niskiej wartości w ramach funkcji prawnej.

Powyższe potwierdza potrzebę zmian, które firmy muszą wprowadzić w trybie pilnym. Jednym z rozwiązań może być poprawa wewnętrznych programów szkoleniowych, ale są to zazwyczaj rozwiązania średnio- i długoterminowe. W związku z tym, prawdopodobnie działy prawne będą starały się korzystać z usług osób zewnętrznych, szczególnie w odniesieniu do rutynowych zadań. Działy prawne muszą zagwarantować, że ich postępowanie jest zgodne z szerszą wizją biznesową firmy oraz że wyciągnęli oni wnioski z zachodzących zmian.

5. Ponowna ocena działających modeli

Biorąc pod uwagę tło, na którym zespoły prawne działają, zrozumiałe jest, jak wiele z nich jest stale narażonych na ocenę ich modelu operacyjnego. Jest to szczególnie spotykane w obszarach outsourcingu i zamówień.

Nasze badanie pokazuje, że chociaż średnio 33% przedsiębiorstw zleca osobom z zewnątrz szeroki zakres zadań z działów prawnych, takich jak obsługę zarządzania mieniem i compliance, to coraz większa liczba podmiotów rozważa taką możliwość.

Procesy outsourcingowe

41%

przedsiębiorstw rozważyłoby outsourcing rutynowych czynności prawnych.

Przy zamawianiu zewnętrznych usług prawnych ważniejsza jest jakość, a nie niższa cena

Zmieniają się również modele zamówień publicznych, przy czym większą uwagę zwrócono na alternatywnych dostawców usług prawnych (ALSP) i zleceniobiorców usług prawnych.

Chociaż dotyczy to wszystkich firm, to jest to szczególnie ważne w przypadku tych mniejszych, przy czym 60% firm o liczbie pracowników mniejszej niż 1 000 osób rozważa zatrudnienie ALSP lub zlecenie obsługi prawnej zewnętrznym zleceniobiorcom.

Skuteczne działy prawne oferują przedsiębiorstwom efektywne świadczenie usług. W świetle obecnych nacisków, którym są poddawane, działy te muszą ciągle szukać optymalnych rozwiązań, które pozwalają im sprostać złożonym i zmieniającym się wymaganiom.

Wnioski

Wyniki naszego badania wskazują, że działy prawne poddawane są presji ze wszystkich stron, a to napędza zmiany.

Potrzeba zaspokojenia rosnącego popytu stoi w bezpośredniej sprzeczności z przewidywanymi obniżkami kosztów, dlatego też działy prawne muszą uważnie przyjrzeć się modelom operacyjnym, aby spełnić te przeciwstawne oczekiwania.

Naturalnie oczekuje się, że innowacja technologiczna i talent optymalizacyjny staną się częścią rozwiązania, ale działy prawne przyznają, że mają problemy w obu tych obszarach. W rezultacie wielu rozważa obecnie outsourcing i zamówienia zewnętrzne.

Oczywiste jest, że działy prawne przechodzą przez trudny okres. Więcej szczegółów na ten temat przedstawiamy w naszym pełnym raporcie z badań.

Kluczowe działania

  • Uwzględnij wewnętrzne działy prawne w ramach większych inicjatyw transformacyjnych
  • Bezzwłocznie zbadaj obszary innowacji, aby uniknąć powiększania się luk między działami prawnymi a strategią biznesową
  • Przyciągaj, a co ważniejsze, skutecznie wykorzystuj utalentowanych pracowników
  • Uważnie monitoruj globalne i regionalne wyzwania regulacyjne
  • Ponownie oceń model operacyjny działu prawnego, aby uzyskać maksymalną wartość

Podsumowanie

Presja na działy prawne wywierana jest ze wszystkich stron, a to napędza zmiany w dzisiejszej erze cyfryzacji.

Informacje

Autor Cornelius Grossmann

EY Global Law Leader

Global Law Leader. Passionate about integrity and diversity. Father of five. Fond of classical music.

Kontakt lokalny

EY Polska, Partner, Lider Praktyki Workforce Advisory w ramach People Advisory Services

Artur wspiera Klientów w procesach transformacji wewnątrzorganizacyjnej, zwłaszcza w aspekcie kapitału ludzkiego.

  • Facebook
  • LinkedIn
  • Twitter