6 min. czytania 2 lut 2021
Jak w kilku krokach zapewnić płynność finansową firmie?

Jak w kilku krokach zapewnić płynność finansową Twojej firmie?

Autorzy
Karolina Siepielska

EY Polska, Strategia i Transakcje, Manager w Zespole Wycen, Modelowania i Analiz Ekonomicznych

Ekspert w zakresie wycen i modelowania finansowego. Prywatnie kibic siatkówki, miłośniczka biegania, podróży i książek.

Marta Przytuła

EY Polska, Business Consulting, Manager w Zespole Finance Transformation

Doświadczony konsultant w obszarze optymalizacji kapitału obrotowego, tranzycji finansowych i zarządzaniu implementacją systemów ERP. Prywatnie miłośniczka rowerowych wycieczek i biegania.

6 min. czytania 2 lut 2021

Firmy, które chcą zachować płynność finansową w czasie pandemii nie mogą starać się jedynie przetrwać. Muszą poszukać nowych rozwiązań zapewniających dostęp do gotówki, a przede wszystkim działać.

Z każdym dniem coraz trudniej przypomnieć sobie jak wyglądała rzeczywistość przed wybuchem pandemii. „Nowa” sytuacja sprawia, że problemy z zarządzaniem płynnością finansową dotyczą coraz szerszego grona firm. Organizacje, by móc dalej funkcjonować są zmuszone do wprowadzenia zmian w sposobie zarządzania kapitałem obrotowym.


By utrzymać płynność finansową firmy konieczna jest koncentracja na trzech kluczowych obszarach:

• redukcji kosztów,

• zmianie modelu operacyjnego,

• optymalizacji przepływów pieniężnych.


Czy Twój kapitał pracujący rzeczywiście pracuje na płynność finansową Twojej firmy?

Firmy potrzebują gotówki, a w dobie zwiększonej niepewności i ciągłych zmian ma ona jeszcze większą wartość. Każdy słaby element w obszarze kapitału pracującego może w obecnej sytuacji przyczynić się do nagłego pogorszenia się sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, a w efekcie   zahamować jego wzrost. Dlatego dobrze przemyślane i ustrukturyzowane zarządzanie płynnością finansową w przedsiębiorstwie wsparte nowymi technologiami jest tak ważne.

Dodatkowa gotówka jaką można uwolnić z kapitału pracującego pozwala przedsiębiorcom na nowe inwestycje, rozwój czy akwizycje bez konieczności zadłużania się w instytucjach finansowych lub na rynku papierów wartościowych. Ponadto, umożliwia ona spłatę zobowiązań czy dotrzymanie kowenantów finansowych oraz tworzy „poduszkę bezpieczeństwa” na kolejne miesiące.

Temat optymalizacji kapitału pracującego jest na agendzie przedsiębiorstw również z innej przyczyny. Przedsiębiorcy oczekują zwiększenia przewidywalności i kontroli nad zapotrzebowaniem na kapitał obrotowy. Chcą precyzyjnie go prognozować zarówno w krótkim jak i długim terminie.

Zobacz także: Cash management i zarządzanie kapitałem pracującym.

Zarządzanie płynnością finansową - jakie zmiany warto wprowadzić?

Niektóre zmiany w obszarze kapitału pracującego są proste i można je wprowadzić bardzo szybko. Mowa tutaj między innymi o renegocjacji wybranych warunków handlowych, poprawie ściągalności należności od kontrahentów czy śledzeniu podstawowych wskaźników obrotowości. Nie są one jednak wystarczające, aby zmienić podejście do zarządzania kapitałem pracującym oraz w sposób kompleksowy go zoptymalizować, uwalniając tym samym dodatkową gotówkę.

Konieczna jest zmiana podejścia całej organizacji i równoległe prowadzenie działań w wielu obszarach. Nadrzędnym celem jest natomiast usprawnienie egzekwowania należności, bardziej efektywne wykorzystanie zobowiązań handlowych do finansowania działalności oraz poprawa zarządzania zapasami. Dzięki temu powinna nastąpić poprawa płynności finansowej w firmie, szczególnie gdy skorzystamy ze wsparcia nowych technologii.

Czy wiesz, jak skutecznie poprawić płynność finansową Twojej firmy?

Dowiedz się, jakie kroki powinieneś podjąć.
Pobierz PDF

Kilka porad, jak poprawić płynność finansową w Twojej firmie

1.     Egzekwuj należności

Nasze doświadczenia wskazują, że najszybciej gotówkę można uwolnić w obszarze należności handlowych.

Najważniejsze obszary, na których należy się skupić, w zarządzaniu płynnością finansową w przedsiębiorstwie, to:

·       opracowanie i wprowadzenie standardowych terminów płatności,

·       przyspieszenie fakturowania oraz wdrożenie ustrukturyzowanego procesu ściągania należności i zarządzania sporami,

·       spójna strategia, która ukierunkowana jest na redukcję poziomu zaległych płatności,

·       segmentacja klientów wg określonych kryteriów (np. wg historycznego profilu dokonywania płatności),

·       szybka identyfikacja i reakcja na problemy w fakturowaniu.

Wewnętrzne procedury zarządzania płynnością finansową powinny być jednak ukierunkowane na klienta, dzięki czemu zespoły odpowiedzialne za sprzedaż, fakturowanie i ściąganie należności będą lepiej reagować na jego potrzeby, jednocześnie dbając o sprawne egzekwowanie płatności.

Ważnym elementem jest również odpowiednie onarzędziowanie procedur. Warto w tym uwzględnić opracowanie listy kluczowych wskaźników efektywności procesów, które powinny być na bieżąco śledzone przez dedykowane do tego osoby oraz aktualizowane w miarę zapotrzebowania np. zmiany procedur. Istotne jest również motywowanie zespołu przez wprowadzenie KPI powiązanych z obszarem kapitału pracującego, by nadać odpowiedni kierunek wykonywanej przezeń pracy.

Rozwiązania te pozwolą na zoptymalizowanie poziomu należności handlowych, adresując jednocześnie braki w obszarze ludzi, procesów i technologii. W dłuższej perspektywie: pozytywnie wpłyną na poprawę płynności finansowej firmy.

2.     Finansuj się zobowiązaniami handlowymi

W przypadku zobowiązań handlowych kwestia optymalizacji ich poziomu nie jest taka oczywista. Konieczne jest wyznaczenie priorytetów i odpowiedzenie sobie na pytanie: co jest dla nas ważniejsze - marża czy gotówka.

Jeżeli dojdziemy do wniosku, że to drugie, wówczas powinniśmy wdrożyć takie rozwiązania, które umożliwią nam wydłużenie terminów płatności zobowiązań i zwiększenie ich salda – takie jak:

·       próba renegocjacji warunków handlowych,

·       wprowadzenie standardowych warunków płatności,

·       weryfikacja: czy częstotliwość dokonywania płatności za faktury nie jest zbyt duża.

Może się okazać, że płatności niepotrzebnie dokonywane są przed terminem lub zbyt często. Dodatkowo, w sytuacji problemów z płynnością finansową, pomocnym rozwiązaniem może być segmentacja dostawców i nadanie priorytetu płatnościom dla najważniejszych kontrahentów.

Przedsiębiorcy powinni również uwzględnić usprawnienie i automatyzację procesów związanych z płatnościami. Dobrym przykładem jest popularyzacja e-faktur, dzielenie się informacjami między zespołami, a także wprowadzenie procesu i narzędzi cyfrowych do sprawnego zarządzania pracą. Pomocne mogą być przy tym narzędzia do diagnozowania procesów oparte na kluczowych wskaźnikach efektywności, pozwalające na szybką identyfikację problemów i ich natychmiastowe adresowanie.

3.     Lepiej zarządzaj zapasami

Obniżenie poziomu zapasów w przedsiębiorstwie to zwykle najtrudniejsze i najbardziej czasochłonne zadanie. Z uwagi na rosnącą niepewność, jak będą wyglądały przyszłe zamówienia klientów i dynamicznie zmieniające się otoczenie, kwestia dostosowania polityki zarządzania zapasami do nowych warunków rynkowych jest konieczna, by utrzymać płynność finansową.

Nowe warunki gospodarcze sprawiły, że przedsiębiorcy zdali sobie sprawę z konieczności dywersyfikacji łańcucha dostaw. Przede wszystkim warto skoncentrować się na:

·       dostosowaniu poziomu utrzymywanych zapasów do nowego popytu - jeżeli oceniamy ryzyko spadku sprzedaży jako wysokie, a potrzebna nam jest gotówka, powinniśmy zastanowić się czy nie lepiej zaczekać z zakupem wybranych materiałów, towarów czy innych potrzebnych komponentów, zabezpieczając sobie jednocześnie ich dostawy i wypracowując nowe formuły współpracy z kontrahentami,

·       dywersyfikacji dostawców, by zniwelować ryzyko braku dostępności poszczególnych komponentów (niezbędnych np. do produkcji naszego towaru),

·       niezbędnych zmianach w organizacji – ważne jest wprowadzenie jasnego podziału odpowiedzialności wszystkich działów za poziom zapasów, zapewniając dostępu do bieżącej informacji na temat realizowanych i planowanych zamówień oraz stanów magazynowych,

·       analizie ewentualnych inwestycji w automatyzację i transformację cyfrową, których znaczenie zdecydowanie rośnie.

4.     Zainwestuj w nowe technologie

Z naszych rozmów z przedsiębiorcami wynika, że:

·       wielu z nich nie ma możliwości śledzenia zamówień w czasie rzeczywistym,

·       dodatkowym utrudnieniem jest dla nich wyższa niż dotychczas i nieprzewidywalna zmienność popytu na produkty i związany z tym problem z precyzyjnym planowaniem sprzedaży i produkcji, a przez to również zapotrzebowaniem na kapitał obrotowy,

·       w efekcie powyższego: trudne staje się utrzymanie płynności finansowej firmy.

Prognozowanie w dobie pandemii stało się jeszcze trudniejsze i bardziej złożone. Jednakże, dzięki dostępności coraz większej ilości danych i zastosowaniu nowych technologii, w tym uczenia maszynowego (ang. machine learning), prognozowanie może być bardziej precyzyjne i mniej czasochłonne.

Nowe technologie mogą również wspierać proces optymalizacji kapitału pracującego. Dają one wiele możliwości – m.in.:

·       agregują duże ilości danych z różnych źródeł i umożliwiają ich łatwą i dokładną analizę w czasie rzeczywistym – dotyczy to zarówno zapasów, jak i należności od klientów czy zobowiązań wobec dostawców,

·       poprzez wdrożenie analityki predykcyjnej pozwalają na określanie niezbędnego poziomu zapasów oraz zapotrzebowania na gotówkę,

·       są wykorzystywane do automatyzacji procesu fakturowania i poprawy efektywności egzekwowania płatności od klientów oraz zmniejszenia ryzyka związanego z nieściągalnymi należnościami,

pozwalają na przygotowanie przejrzystych i zrozumiałych wizualizacji danych (nawet dużych ilości), w oparciu o które kalkulowane są wskaźniki dostępne dla specjalistów różnych działów, co wpływa na wzrost świadomości znaczenia gotówki w firmie wśród wszystkich jej pracowników.

 

Poprawa płynności finansowej dzięki zmianie kultury organizacji

Zmiana kultury organizacji sama w sobie może być jednym ze sposobów na optymalizację kapitału pracującego. Zaangażowanie pracowników, odpowiednia komunikacja i wprowadzenie systemów motywacyjnych opartych m.in. o wskaźniki w obszarze kapitału obrotowego, mogą całkowicie zmienić dotychczasową percepcję pracowników i ich priorytety. Zaczną oni bardziej uważnie i świadomie podejmować decyzje, które będą przekładały się na poziom płynności finansowej w przedsiębiorstwie.

Bezpośrednio na maila

Bądź na bieżąco i subskrybuj newsletter EY

Subskrybuj

Podsumowanie

Nigdy wcześniej działania podejmowane w obszarze zarządzania kapitałem obrotowym nie były tak ważne jak obecnie. Pojawienie się COVID-19 spowodowało problemy wśród wielu przedsiębiorstw, takich jak: zachwiana płynność finansowa, brak pieniędzy na spłatę zobowiązań czy inwestycje.

Obawy przedsiębiorców potęguje fakt, że wciąż nie są nam znane konsekwencje przedłużającej się pandemii. Jak wiele firm przetrwa ten trudny czas? Jak zmieni się popyt? Na ile trwałe okażą się zmiany w zachowaniu konsumentów? Dlatego tak ważne jest wykorzystanie tego czasu na zbudowanie odpowiednich fundamentów.

Przedsiębiorcy, którzy nie prześpią tego czasu i wdrożą różne inicjatywy optymalizacyjne również w obszarze kapitału obrotowego, będą najlepiej przygotowani na nową rzeczywistość „po pandemii”.

Kontakt

Chcesz dowiedziec sie wiecej?

Skontaktuj sie z nami.

Informacje

Autorzy
Karolina Siepielska

EY Polska, Strategia i Transakcje, Manager w Zespole Wycen, Modelowania i Analiz Ekonomicznych

Ekspert w zakresie wycen i modelowania finansowego. Prywatnie kibic siatkówki, miłośniczka biegania, podróży i książek.

Marta Przytuła

EY Polska, Business Consulting, Manager w Zespole Finance Transformation

Doświadczony konsultant w obszarze optymalizacji kapitału obrotowego, tranzycji finansowych i zarządzaniu implementacją systemów ERP. Prywatnie miłośniczka rowerowych wycieczek i biegania.