e-Faktury ustrukturyzowane w pytaniach i odpowiedziach

W celu odpowiedzi na pytanie, kluczowe jest ustalenie, czy posiada on stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT na terytorium kraju oraz czy uczestniczy w analizowanych transakcjach. Kwestia samej rejestracji dla celów VAT w Polsce nie jest więc w tym zakresie decydująca.

Jak podkreśla MF, wprowadzenie e-Faktur nie zmieni dotychczasowej praktyki polskich organów podatkowych w zakresie okoliczności pozwalających stwierdzić istnienie lub brak stałego miejsca prowadzenia działalności – dalej FE, ang. fixed establishment – (które budziły jednak dotychczas wiele wątpliwości ze strony podatników); nie planuje również publikować dodatkowych wyjaśnień/ interpretacji ogólnej w tym zakresie. Ustawodawca odszedł również od rozważanego w trakcie procesu legislacyjnego regulującego KSeF wprowadzenia ogólnodostępnego oznaczenia (na tzw. Białej liście), czy dany podmiot zagraniczny posiada w Polsce FE. Oznacza to, że jedyną wiążącą formą potwierdzenia swojego statusu w tym zakresie pozostaje dla firm zagranicznych i ich kontrahentów uzyskanie indywidualnej interpretacji podatkowej. 

Formularz kontaktowy

Tak. Rozwiązanie przewiduje możliwość wystawiania faktur w ramach samofakturowania, czyli wystawiania przez nabywcę faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Zgodnie z wyjaśnieniami MF w pierwszej kolejności sprzedawca będzie musiał nadać nabywcy uprawnienie do samofakturowania w KSeF-ie. Następnie e-Faktury będą mogły być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę lub przez podmioty uprawnione przez niego w tym zakresie.

Zgodnie z aktualną wersją schemy, która zgodnie z zapowiedziami MF nie powinna już ulec zmianie do czasu wejścia w życie obowiązkowego KSeF-u, nie ma możliwości dołączenia żadnych załączników w postaci zewnętrznych plików do faktur wystawionych w KSeF-ie. Stąd wszelkie dodatkowe informacje „podpinane” dotychczas pod faktury (np. specyfikacje zafakturowanych towarów czy protokoły) albo będą musiały być albo wysyłane odrębnie od faktury, poza tym systemem, czyli np. e-mailowo, albo faktura po wystawieniu w KSeF-ie będzie przekazywana poza systemem razem z odpowiednimi załącznikami.

Dodatkowym rozwiązaniem może być umieszczenie załączników w dedykowanym repozytorium, przygotowanym przez wystawcę faktury i umieszczanie indywidualnych linków do załączników w treści faktury wystawianej w KSeF-ie, co pozwoli odbiorcy na szybkie pobranie i jednoznaczne przyporządkowanie odpowiednich załączników do faktur.

Jako namiastkę załączników można potraktować węzeł DodatkowyOpis (który dla każdej faktury może wystąpić do 12 razy). Element ten składa się z par znaczników Klucz-Wartość, w których podawać można dowolne wartości tekstowe. W takiej sytuacji, jeżeli tylko dane, które miałyby znaleźć się w załączniku da się przedstawić za pomocą tekstu, wymieniony węzeł może stanowić pewne ułatwienie w omawianym zakresie. Brak jest natomiast możliwości powiązania e-Faktury z odrębnym plikiem mającym stanowić załącznik.

W pierwszej kolejności zasadne jest wskazanie, że przepisy wprowadzające KSeF nie określają nowych elementów, które powinny znajdować się w treści faktury. Podatnik nie jest zobowiązany zatem przy stosowaniu e-Faktur do raportowania danych w zakresie szerszym niż te wymagane ustawą o VAT.

Jednocześnie zakres informacji wymaganych w ramach schemy e-Faktury jest szerszy niż zakres danych raportowanych w JPK_VAT, JPK_V7M czy nawet JPK_FA.

Wiele z pól w schemie faktury ustrukturyzowanej to pola opcjonalne, czyli ich nieuzupełnienie nie będzie stanowić problemu pod względem technicznym, związanego z walidacją pliku (nawet bez uzupełnienia tych pól faktura zostanie przez system przyjęta). Zgodnie z opublikowanymi odpowiedziami Ministerstwa Finansów wśród tych pól są także tzw. dodatkowe elementy faktury, które nie wynikają z przepisów VAT. Ich zastosowanie nie jest zabronione, ale w pełni dobrowolne. Pola opcjonalne dotyczą jednak także informacji wymaganych od strony merytorycznej (analogicznie jak w przypadku schemy JPK_FA) czy biznesowej. Mając to na uwadze, bardzo ważna na etapie przygotowania do wdrożenia jest odpowiednia identyfikacja i klasyfikacja wspomnianych pól opcjonalnych.

Zasadne jest jednoczesne wskazanie, że każda e-Faktura musi odpowiadać strukturze logicznej – aktualnie jest to FA(2), a ewentualne błędy (jak np. niewypełnienie wszystkich pól, które w ramach struktury są obowiązkowe) rodzić będą skutek w postaci odrzucenia e-Faktury. Warto również zwrócić uwagę na fakt, że wspomniana struktura zawiera pola, które staną się obligatoryjne dopiero z momentem wypełnienia określonych węzłów/sekwencji (mimo, że zasadniczo są one fakultatywne), które zawierają te pola, pomimo że dotyczą elementów niewymaganych przez ustawę o VAT. W konsekwencji w przypadku wypełniania fakultatywnych węzłów zawartych w fakturze pola obowiązkowe w tym węźle muszą zostać wypełnione dla skuteczności wysyłki pliku faktury.

Formularz kontaktowy

Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa każdorazowa zmiana danych w związku z fakturą wystawioną w systemie KSeF możliwa jest jedynie poprzez wystawienie faktury korygującej. Oznacza to, że aby odwrócić skutki wystawionej faktury, która została prawidłowo wystawiona (otrzymała numer w KSeF-ie), powinna ona zostać skorygowana do wartości 0.

Co do zasady tak. Trzeba mieć jednak na uwadze takie sytuacje, gdzie przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania tego typu dokumentów przez okres dłuższy niż 10 lat. E-faktury będą bowiem przechowywane w KSeF-ie przez okres 10 lat. Po upływie tego okresu podatnik będzie musiał zapewnić możliwość przechowywania e-Faktur we własnym zakresie (z zachowaniem oczywistych wymagań dot. przechowywania faktur elektronicznych).

W tym miejscu warto wspomnieć, że system dopuszcza możliwość masowego pobieranie faktur, co z pewnością ułatwi późniejsza archiwizację e-Faktur. Należy mieć jednak na uwadze, że pobieranie e-Faktur w ww. sposób możliwe będzie tylko w formacie xml. W konsekwencji, ewentualne masowe generowanie plików PDF z widokiem faktury będzie musiało odbyć się poza standardową funkcjonalnością systemem KSeF.

Tak. Nawet jeśli podatnik nie będzie gotowy do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, od 1 stycznia 2022 r. może już takie faktury odbierać, jeśli zostaną wystawione przez jego kontrahentów w KSeF-ie.

Dodatkowo warto zaznaczyć, że sam proces pobierania faktur może również budzić wątpliwości i wymagać odpowiedniego ustawienia/dostosowania procesów w przedsiębiorstwie.

Faktury zakupowe w imieniu firmy będą pobierane przez podatnika lub podmiot uprawniony przez podatnika. Podmiotem uprawnionym może być zarówno pracownik przedsiębiorcy jak i biuro rachunkowe, które zostało przez podatnika upoważnione. Faktury wystawiane są pomiędzy przedsiębiorcami (spółkami), co oznacza, że dostępy dla podmiotów uprawnionych będą przypisywane (i odbierane) z poziomu spółki. Co istotne – możliwe będzie ograniczenie roli użytkownika tylko do określonych działań (np. ograniczenie roli księgowego/biura rachunkowego tylko do dostępu do faktur, bez możliwości ich wystawiania).

Planowane jest także umożliwienie „anonimowego” dostępu do widoku faktury za pośrednictwem linku, który będzie mógł być generowany przez wystawcę faktury za pośrednictwem API. Każdy posiadacz tego linku, niezależnie od posiadania konta w KSeF-ie, będzie miał wówczas dostęp do wystawionej faktury.

Ponadto, zgodnie z obecnie projektowanym Rozporządzeniem, taki anonimowy dostęp ma być w pierwszej kolejności dostępny dla każdego posiadacza szeregu informacji identyfikujących daną fakturę, to jest:

1) numeru identyfikującego fakturę w  KSeF;

2) numeru faktury;

3) numeru (NIP) lub innego identyfikatora nabywcy albo informacji o braku identyfikatora;

4) imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy albo informacji o braku tych danych;

5) kwoty należności ogółem.

Faktury wystawione w systemie KSeF będą musiały być korygowane za pośrednictwem KSeF-u. Korekta wystawiona w inny sposób (np. bezpośrednio w systemach F/K spółki) nie będzie mieć żadnych skutków gospodarczych ani prawnych.

Jednym z pierwszych kroków, które warto podjąć, jest wstępna ocena na ile złożone i skomplikowane będzie wdrożenie nowego sposobu obsługi e-Faktur, np. ilu i jakich działów dotknie ta zmiana, jaki jest wolumen transakcji dokumentowanych fakturami, a jaki zdarzeń niedokumentowanych fakturami, ale wpływających na rozliczenia VAT, ile jest typów dokumentów, na ile zróżnicowana jest prowadzona działalność i proces wystawiania faktur. Istotne jest również, jaka jest skala faktur korygujących, jak często zdarzają się przypadki anulowania faktur, jakie informacje zawarte są w załącznikach do faktur, jakie kluczowe lub specyficzne ustalenia mamy z kontrahentami pod kątem treści zawartych na fakturach. Kluczowym elementem określającym trudność wdrożenia jest również ustalenie, na ile szczegółowe, a także w jakim stopniu stosowane są w praktyce procedury wewnętrzne obiegu dokumentów i procedury prowadzenia rozliczeń podatkowych.

W przypadku projektów o dużej złożoności niejednokrotnie może się pojawiać konieczność wsparcia zewnętrznego np. punktowo, w zakresie: prawnym, podatkowym, systemowym, IT lub holistycznie, poprzez zapewnienie pełnego wsparcia prawno-biznesowego, jak również elementu zarządzania projektem.

Z pewnością zakres niezbędnych prac będzie musiał obejmować zagadnienia merytoryczne, tj. takie, które pozwolą osobom zaangażowanym w proces fakturowania zrozumieć e-Faktury przeanalizowanie procedur wewnętrznych oraz stosowanych systemów i określenie, w których obszarach wymagają one dostosowania do nowych wymogów oraz przeprowadzenie odpowiedniego mapowania danych pomiędzy schematem e-Faktur a gromadzonymi przez firmę informacjami dot. zawieranych transakcji.

Istotnym punktem w planie projektu powinno być również skonsultowanie się z kontrahentami w zakresie przejścia na e-Faktury i wypracowanie stosownych warunków w ramach danej relacji biznesowej.

Formularz kontaktowy

Poza zaangażowaniem ze strony działu podatków wymagane będzie zaangażowanie osób odpowiedzialnych za realizowanie działań operacyjnych, odpowiedzialnych za księgowanie faktur zakupu oraz sprzedaży. Częstą praktyką jest wystawianie faktur przez pracowników działów sprzedaży oraz zakupów, którzy będą musieli zmienić model swojego działania i obsługiwać nową formę fakturowania. Niezbędne może okazać się również dostosowanie procedury obiegu dokumentów w organizacji.

Konieczne może okazać się również zaangażowanie działów IT, specjalistów od systemów księgowo-rozliczeniowych, specjalistów systemów ERP oraz osób odpowiedzialnych za relacje z kontrahentami, szczególnie w momencie, gdy wymagane będzie wystawianie faktur na rzecz podmiotów zewnętrznych np. w procesie samo-fakturowania.  

Niezbędne jest również dostosowanie systemów informatycznych z zachowaniem zdolności operacyjnych do realizacji procesów biznesowych, a mapowanie danych źródłowych do schemy e-Faktury uwzględniało wszystkie wymagane transakcje, jakie podatnik prowadzi w ramach swojej działalności.

Nie można wykluczyć zaangażowania pracowników IT oraz konsultantów odpowiedzialnych za utrzymanie systemu po implementacji rozwiązania w związku z aktualizacjami i zmianami wymagań ze strony Ministerstwa Finansów.

Ważnym aspektem jest również uwzględnienie zmian na poziomie uprawnień użytkowników do systemu oraz zachowania bezpieczeństwa w zakresie dostępu do danych. Podatnik powinien uważnie rozważyć kto będzie posiadał uprawnienia do KSeF-u oraz w jaki sposób zapewnić by przekazywane do KSeF-u dane były bezpieczne i niedostępne dla osób nieuprawnionych.

Formularz kontaktowy

Mapowanie danych przeprowadza się na potrzeby przygotowania systemów finansowo-księgowych do wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej. Wymaga analizy zarówno systemów, przepisów podatkowych, jak i potrzeb biznesowych, a sam proces mapowania wymaga koordynacji pracy działu podatkowo-księgowego i dostawcy rozwiązań IT. Jego celem jest zidentyfikowanie w systemach finansowo-księgowych wszystkich danych, które docelowo mają znaleźć się na e-Fakturze wystawianej przez przedsiębiorcę. Proces mapowania może również objąć stronę zakupową – w przypadku chęci automatyzacji umieszczania w systemie danych z faktur zakupowych również ta część procesu powinna zostać objęta mapowaniem w ramach prac wdrożeniowych.

Poza polami wymaganymi od strony technicznej, przedsiębiorcy powinni przeanalizować także pozostałe pola, oceniając ich obligatoryjność od strony przepisów prawa (przede wszystkim podatkowego), a także ich biznesowej potrzeby. Dokonanie analizy pól pod kątem biznesowym jest istotne zwłaszcza dlatego, że nie ma możliwości dodania załączników do e-Faktury. Dopiero analiza wszystkich pól schematu pozwoli na określenie pełnego zakresu danych, które trzeba będzie umieszczać na dokumentach wystawianych w nowej formie.

Następnie dane, które zostały zidentyfikowane jako podstawa do wystawienia e-Faktury, należy przyporządkować z systemu finansowo-księgowego spółki do poszczególnych pól schematu FA(2), pamiętając przy tym o konieczności spełnienia wymogów technicznych narzucanych przez schemat, takich jak zapewnienie właściwego formatu danych, czy maksymalnej liczby znaków.

Aktualne wymogi w zakresie KSeF-u uwzględniają specyfikę grup VAT i JST.

Na uwagę zasługuje przede wszystkim szczególny rodzaj uprawnień mający odniesienie do jednostek scentralizowanych w ramach jednostki samorządu terytorialnego, a także podmiotów wchodzących w skład grupy VAT. Możliwe jest nadawanie uprawnień o ograniczonym charakterze jednostce wewnętrznej JST lub członkowi grupy VAT oraz osobom reprezentującym te jednostki.

Takie uprawnienia pozwolą:

• zarządzać uprawnieniami w danej jednostce wewnętrznej JST/ podmiocie będącym członkiem grupy VAT,
• ograniczyć uprawnienia do wglądu w faktury tylko do jednego konkretnego podmiotu (jednostki wewnętrznej JST/ podmiotu będącego członkiem grupy VAT).

Odnosząc się natomiast do samej struktury logicznej FA(2), należy zwrócić uwagę na element fakultatywny o nazwie Podmiot3, który ma zawierać dane wszelkich podmiotów trzecich, innych niż Podmiot1 i Podmiot2, które są związane z fakturą. Tak więc faktury wystawiane na grupę VAT jako podatnika będą zawierać dane identyfikujące tę grupę, w tym jej NIP. Poza danymi grupy mogą zawierać dane podmiotów ekonomicznie wykonujących czynności w ramach grupy (członków grupy) jako dane dodatkowe w polu Podmiot3.

Celem wprowadzenia powyższego rozwiązania jest kontynuacja dotychczasowej praktyki, polegającej na dobrowolnym wskazywaniu na fakturze takich danych, jak np.: dane płatnika, odbiorcy towaru, faktora, spółki przejmowanej czy też właśnie członków grupy VAT lub JST. 

Wdrożenie KSeF-u uwzględnia samofakturowanie. Z wyjaśnień resortu finansów wynika, że w takim przypadku sprzedawca będzie musiał nadać nabywcy odpowiednie uprawnienia w systemie do samofakturowania. Faktury w ramach tej procedury będą mogły być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę oraz przez podmioty uprawnione przez niego do wystawiania faktur w KSeF-ie. Dodatkowo schema .xsd zobowiązuje wystawcę faktury do oznaczenia jej znacznikiem, który stanowi o tym, że dokument dotyczy samofakturowania.